Różnica między zapotrzebowaniem na zakup a zamówieniem zakupu

Różnica między zapotrzebowaniem na zakup a zamówieniem zakupu

Zamówienia zakupu

Naszym celem jest wyjaśnienie podstaw dotyczących zamówieniem zakupu a zapotrzebowaniem na zakup (Purchase Order - PO vs. Purchase Requisition - PR), a także podzielenie się kilkoma wskazówkami na temat optymalizacji procesu zamówień zakupu dla tych, którzy specjalizują się w finansach lub zaopatrzeniu.

Zamówienie zakupu vs. zapotrzebowaniem na zakup

Zanim zagłębimy się w szczegóły, ważne jest, aby zdefiniować istotną rolę, jaką odgrywają w przedsiębiorstwach działy zakupów i zaopatrzenia, ponieważ mają one decydujące znaczenie dla zarządzania kosztami. Mówiąc prościej, działy te ustalają politykę i procedury zakupowe dla firm. Ich zadaniem jest zapewnienie, że zakupy dokonywane w całej firmie są opłacalne i zatwierdzane przez odpowiednie strony.

Mając na uwadze ten ważny kontekst dotyczący zakupów i zaopatrzenia, zamówienia zakupu i zlecenia zakupu są kluczowymi dokumentami, których firmy używają, aby pomóc w zarządzaniu kosztami. Istnieją dwa kluczowe powody, dla których firmy korzystają z tych dokumentów:

  • Większa kontrola nad wydatkami pracowników.
  • Większe prawdopodobieństwo otrzymania rabatów na towary lub usługi, ponieważ istnieje większa przejrzystość zakupów.
Zamówienie zakupu vs. zapotrzebowaniem na zakup

Kluczową różnicą pomiędzy tymi dwoma dokumentami jest to, że zamówienie zakupu dotyczy pozwolenia, a zapotrzebowaniem na zakup dotyczy zakupu. Przeanalizujmy te dokumenty po kolei.

Co to jest zamówienie zakupu?

Proces zamówienia zakupu rozpoczyna się od formularza zamówienia zakupu, dokumentu tworzonego przez nabywcę i przekazywanego do działu odpowiedzialnego za finanse. Jest to ta część procesu zakupowego, w której otrzymuje się zgodę na zakup pożądanych przez siebie towarów i usług. Tak naprawdę niczego nie zamawiasz, tylko uzyskujesz zgodę na taki zakup. Zamówienie zakupu służy jako pierwszy krok w efektywnej ścieżce audytu dla zakupów.

Co to jest zapotrzebowania na zakup?

Zapotrzebowania na zakup są często wymagane dla towarów powyżej pewnego progu wartości. Na przykład, dział zakupów w firmie logistycznej wymaga od nabywców złożenia wniosku o zakup towarów i usług powyżej 50 000 złotych. Podczas gdy zamówienia zakupu mogą się różnić w zależności od potrzeb biznesowych, zazwyczaj składają się z następujących informacji: lokalizacja nabywcy lub dział wewnętrzny, ilość i ogólny opis żądanych dostaw, nazwa dostawcy, który dostarcza towary i cena.

Zamówienie zakupu zawierałoby lokalizację nabywcy, ilość i opis żądanych materiałów, nazwę dostawcy, który dostarcza towary, cenę i żądaną datę dostawy. Następnie firma przekaże, udostępni w aplikacji zamówienie zakupu,  ten dokument bezpośrednio do działu zakupów w celu zatwierdzenia, odrzucenia lub dalszej dyskusji.

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienie zakupu (PO) jest miejscem, w którym dokonuje się zakupu. Gdy dział zakupów lub zaopatrzenia zatwierdzi zapotrzebowanie na zakup i zaakceptuje da, byś kupił pożądane towary i usługi, wystawia zamówienie zakupu dla logistyka. Zamówienia zakupu są zazwyczaj tworzone przy użyciu elektronicznych systemów zakupów, dedykowanych aplikacji internetowych, które umożliwiają firmom śledzenie zamówień zakupu i składanie ich drogą elektroniczną.

Informacje mogą się różnić, ale zamówienia zakupu zazwyczaj zawierają nazwę firmy nabywającej towary lub usługi, opis i ilość towarów lub usług, cenę, adres pocztowy, informacje o płatności i warunkach, adres faktury oraz numer zamówienia zakupu.

Przykład zamówienia zakupu (PO)

W przypadku naszego klienta firmy leasingowej zamówienie zakupu zawierałoby nazwę firmy nabywającej towary lub usługi (Leasing XYZ), opis i ilość towarów lub usług (500 samochodów BMW x4), cenę jednostkową (250 000 złotych netto), adres korespondencyjny (ul. Leasingowa 1, Warszawa, 01- 234), warunki płatności (płatność w ciągu 30 dni), adres do wystawienia faktury (taki sam jak adres korespondencyjny) oraz numer zamówienia zakupu (x4123).

Zamówienia zakupu są ważnym dokumentem również dla sprzedawców. Sprzedawcy używają ich do realizacji zamówień i przetwarzania płatności. Po złożeniu zamówienia, sprzedawca zgłasza wszelkie wątpliwości. Wszelkie kwestie są rozpatrywane, zamówienie jest wysyłane. Następnie sprzedawca wysyła fakturę za towary lub usługi, którą opłaca nabywca.

Dlaczego zamówienia zakupu i zlecenia zakupu są istotne?

Firmy radzą sobie z tworzeniem i monitorowaniem zamówień zakupu i zamówieniami na zakupu na wiele sposobów, ale najbardziej efektywne jest posiadanie aplikacji informatycznej zamówienia zakupu, która wpiera cały proces zarządzania zamówieniami zakupów, może być zintegrowana z innymi systemami finansowymi.

Firmy, które korzystają z aplikacji zamówienia zakupu zamiast polegać na Excelu i poczcie elektronicznej do tworzenia, udostępniania i śledzenia tych dokumentów, cieszą się znaczną redukcją kosztów, większą kontrolą nad wydatkami firmy i bardziej usprawnionymi procesami.

Niezależnie od stosowanego procesu, zamówienia zakupu i zlecenia zakupu są krytyczną częścią zarządzania wydatkami. Pomagają one nie tylko w zarządzaniu kosztami i zapasami, ale także w unikaniu duplikatów lub brakujących zamówień, wyjaśnianiu ważnych szczegółów, ochronie przed audytami finansowymi oraz ochronie zarówno nabywców, jak i sprzedawców.

Powiązane artykuły