Zamówienia zakupu, automatyzacja procesu

Zarabianie na wybranym segmencie rynku jest niezaprzeczalnie satysfakcjonującą częścią każdego biznesu. Ale budowanie silnego wsparcia back office i istotnej przewagi konkurencyjnej opiera się na cięciu kosztów, tak samo jak zgarnianie przychodów, a jednym z najlepszych sposobów, aby to zrobić jest optymalizacja procesów biznesowych. Jednym z najprostszych i najskuteczniejszych sposobów osiągnięcia tego celu jest automatyzacja procesu zatwierdzania zamówienia zakupu.

Zamówienia zakupu, czyli co?

Zamówienia zakupu muszą przejść przez proces, aby stać się aktywne - lub przynajmniej prawdziwą i wiążącą umową prawną pomiędzy sprzedawcą a kupującym. Elektroniczny obieg dokumentów zatwierdzenia zamówienia zakupu następuje po ustalonej sekwencji:

• Osoba lub dział potrzebujący towarów lub usług składa szczegółowy wniosek o przedmiot lub usługę do strony zatwierdzającej (takiej jak przełożony, kierownik, itp.) lub bezpośrednio do działu zaopatrzenia. W tym pierwszym przypadku wniosek może wymagać wielu zatwierdzeń, w zależności od ilości towarów i usług lub ceny. Po zatwierdzeniu wniosku o zamówieniu zakupu, jest on kierowany do działu zaopatrzenia.
• Wniosek zamówienia zakupu jest przeglądany przez dział zaopatrzenia pod kątem dokładności informacji, formatowania i zgodności z polityką, procedurami i wymogami prawnymi. Zespół zakupowy weryfikuje również, czy budżet strony wnioskującej może zaakceptować zakup.
• Na podstawie zebranych informacji, możliwości budżetowych i przeglądu procedur, zespół zakupowy albo zatwierdza wniosek, albo go odrzuca. Jeśli wniosek o zakup jest odrzucony z powodów pozabudżetowych (np. brakujące lub nieprawidłowe informacje), może zostać zwrócony do wnioskodawcy w celu skorygowania i ponownego złożenia.
• Zatwierdzone zamówienia zakupu otrzymują numer zamówienia zakupu i są przygotowane do złożenia u sprzedawcy. Zawierają one istotne informacje związane z zamówieniem, w tym:
  • Pełny adres i informacje kontaktowe kupującego.
  • Pełny adres i dane kontaktowe sprzedawcy.
  • Ilość i jakość zamawianych towarów i usług.
  • Informacje dotyczące płatności, warunki dostawy i warunki specyficzne zarówno dla samego zamówienia, jak i wszelkich wynegocjowanych zobowiązań umownych między dwiema stronami.

Kiedy zamówienie zakupu jest gotowe, jest ono dwukrotnie sprawdzane pod kątem poprawności, a następnie przekazywane dostawcy.

• Aby stać się prawnie wiążącą umową, zamówienie zakupu musi zostać zatwierdzone przez dostawcę. Po otrzymaniu zamówienia zakupu, sprzedawcy na ogół albo:
  • Sprawdzają poprzednie zakupy i wszelkie istniejące zaległe salda dla klientów
  • lub potwierdzają dane kontaktowe i płatnicze kupującego, a w niektórych przypadkach jego zdolność kredytową (w przypadku nowych klientów).

Po przetworzeniu i zatwierdzeniu przez sprzedawcę, zamówienie zakupu jest umową pomiędzy Twoją firmą a sprzedawcą.

W erze tabelek Excela, papieru i ołówka (która, prawdę mówiąc, nadal jest tą erą dla wielu firm), proces zatwierdzania zamówienia zakupu był czasochłonny, pracochłonny i wiązał się z marnowaniem zasobów. Ale nawet jeśli nadal nie korzystasz z wdrożonego systemu It zamówienia zakupu, cały proces jest nadal pełen potencjalnych problemów i zagrożeń.

Wdrożenie systemu IT zamówienia zakupu z elektronicznym obiegiem dokumentów przynosi wiele korzyści, w tym:

• Większa szybkość i mniej wąskich gardeł dzięki automatycznemu trasowaniu, powiadomieniom push i przypomnieniom oraz dostępowi z telefonów i tabletów (poprzez aplikację mobilną) oraz komputerów PC. Podejmowanie decyzji jest szybsze i bardziej strategiczne niż w przypadku nieprzejrzystych rozwiązań.
• Mniej błędów i wyższa dokładność poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów które automatycznie wypełniają pola danych i automatycznie dostarczają odpowiednich informacji oraz zapewniają dostęp w oparciu o role i obowiązki użytkowników.
• Zwiększona produktywność i wydajność w firmie dzięki usprawnionemu procesowi zatwierdzania zamówień zakupu, zmniejszona ekspozycja na ryzyko poprzez eliminację nieuczciwych zachowań oraz mniejsza liczba godzin pracy i zasobów personelu poświęconych na zadania o niskiej wartości, takie jak wprowadzanie danych i poprawianie błędów. Zużycie papieru (i odpadów) jest znacznie zmniejszone dzięki cyfrowemu tworzeniu i dystrybucji wszystkich dokumentów.

Automatyzacja procesu zamówienia zakupu

Bez względu na to, w jaki sposób Twoja firma podchodzi do zamówienia zakupu, integracja automatyzacji z istniejącym procesem zamówień jest łatwiejsza niż mogłoby się wydawać. Masz wiele opcji, jeśli chodzi o wybór sytemu IT. Aplikacja zamówienia zakupu zapewnia scentralizowane, oparte na chmurze zarządzanie dokumentami i danymi oraz zawiera aplikację mobilną dla użytkowników z różnych urządzeń.

Po wdrożeniu systemu IT zamówienia na zakup, następnym krokiem jest przestrzeganie kilku prostych najlepszych praktyk, aby zapewnić płynne i udane przejście do większej wydajności i efektywności.

• Przejrzyj istniejący elektroniczny obieg dokumentów zatwierdzania zamówienia zakupu. Udokumentuj drogę przebytą przez każde zamówienie zakupu i zidentyfikuj wszelkie spójne punkty problemów lub wąskie gardła. Określ główne i pomocnicze role zakupowe i zatwierdzające w celu integracji z systemem IT i wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów.
• Ustal KPI i standardy wydajności, niezawodności i efektywności. Dotyczy to wydajności dostawców, wewnętrznych praktyk biznesowych i ogólnej funkcjonalności zaopatrzenia. Ponieważ będziesz mieć dostęp do każdego aspektu danych transakcyjnych w całym procesie, możesz wykorzystać analizę danych, aby uzyskać wgląd w ogólną skuteczność przepływu pracy i odkryć przeoczone wyzwania (i możliwości dalszych oszczędności).
• Ustanowienie standardowych i spójnych kategorii produktów z powiązanymi sprzedawcami. Uporządkuj i uszereguj dostawców pod względem warunków umowy, ceny i niezawodności. Utwórz elektroniczne obiegi dokumentów, aby uwzględnić niezbędne zakupy i utrzymać produkcję, jeśli główni dostawcy nie są dostępni lub nie są w stanie zaspokoić popytu. Standaryzacja dostawców eliminuje również nieuczciwe wydatki poprzez wprowadzenie wszystkich zakupów do systemu w celu ich śledzenia i weryfikacji.
• Wykorzystanie standardowych kategorii produktów do identyfikacji potencjalnych możliwości renegocjacji kontraktów z preferowanymi dostawcami. Oprócz rabatów, strategiczni dostawcy mogą pomóc wzmocnić relacje z kolejnymi dostawcami i ułatwić integrację dostawców z funkcjami zaopatrzenia, zarządzania zapasami i planowania finansowego. Może to nawet stworzyć możliwości współpracy z kluczowymi dostawcami w zakresie wspólnych inicjatyw.
• Tworzenie elektronicznych obiegów dokumentów, tworzenie przepływów pracy w celu zarządzania jednorazowymi zamówieniami. Zintegruj obowiązki i role związane z zamawianiem i zatwierdzaniem zakupów nietypowych. Dodaj przepływ pracy dla takich zakupów, aby zapewnić zgodność z istniejącą polityką i procedurami, a jednocześnie umożliwić zakupy uznaniowe lub zmianę priorytetów wydatków (np. opóźnienie małych, ale niekrytycznych zakupów w celu sfinansowania większych, bardziej pilnych).
• Po zaprojektowaniu przepływu pracy związanego z zakupami, zapewnij szkolenia i zasoby wsparcia. Twój nowy system IT zamówienia zakupu będzie skuteczny tylko wtedy, gdy będzie używany. Upewnij się, że każdy, kto korzysta z systemu IT odbył szkolenie jeszcze w trakcie konfiguracji (i na długo przed uruchomieniem). Ponadto, upewnij się, że użytkownicy są dobrze zaznajomieni z ich loginami zanim wdrożysz system IT. Skontaktuj się z działem IT, aby upewnić się, że wszyscy posiadają dostęp do aplikacji. Zapewnij bieżące wsparcie w czasie rzeczywistym w przypadku pytań oraz szkolenia odświeżane co kilka miesięcy po uruchomieniu systemu IT, aby upewnić się, że nikt nie pozostanie w tyle. Upewnij się, że instrukcja obsługi, FAQ i inne zasoby dla użytkowników są dostępne na serwerze i za pośrednictwem aplikacji zamówienia zakupu.
• Audytuj przepływy pracy w celu ciągłego doskonalenia. Wdrożenie systemu IT zamówienia zakupu to dopiero pierwszy krok. Możesz kontynuować udoskonalanie procesów biznesowych, zwracając uwagę na potencjalne problemy związane z konkretnymi dostawcami, produktami lub przepływami pracy, a następnie dostosowywać je tak, aby były zgodne z ustalonymi wzorcami. Im bardziej wydajny i dokładny jest Twój elektroniczny obieg dokumentów, tym większe są Twoje oszczędności.

Uproszczenie w celu uzyskania mocniejszego, płynniejszego przepływu pracy związanego z zatwierdzaniem zamówienia zakupu

Po co zadowalać się nieefektywnym i pełnym błędów procesem przetwarzania zamówienia zakupu, który marnuje czas, pracę i zasoby? Spraw, aby automatyzacja oparta na sztucznej inteligencji stała się częścią procesu zamówień zakupu, a zyskasz możliwość ciągłego doskonalenia procesu zaopatrzenia w celu osiągnięcia maksymalnej wartości przy minimalnych wydatkach.