Aplikacja zarządzania wiedzą
Jednym z podstawowych zadań każdej firmy jest rozwój. Zasada współczesnego rynku jest fakt, że kto idzie do przodu to się cofa, bo inni w tym samym...
Aplikacja workflow
Jakie obszary firmy warto informatyzować w zakresie aplikacji workflow? Jakie obszary firmy warto informatyzować w zakresie aplikacji obiegu...
Aplikacja obieg dokumentów
Celem aplikacji obieg dokumentów jest ich gromadzenie w strukturze folderów. Udostępnianie ich użytkownikom oraz zarzadzanie nimi. Celem do...
Obieg faktur kosztowych pytania
Aby przygotować się do wdrożenia aplikacji obieg faktur kosztowych, proszę zastanów się nad odpowiedziami na zagadnienia: Obieg faktur kosztowych...
Proces obiegu faktur kosztowych
Proces obiegu faktur kosztowych, to jeden z najbardziej istotnych elektronicznych procesów biznesowych w każdej firmie. Istotność jego wynika z...

Podkategorie

Korzyści z wdrożenia aplikacji Obieg Faktur

Aplikacja Obieg fakturAplikacja usprawnia obieg faktur kosztowych. W miejsce tradycyjnego, fizycznego przekazywania dokumentu z działu do działu faktura cały czas znajduje się w dziale księgowości. Taki sposób przechowywania faktury ułatwia zlokalizowanie jej oraz zmniejsza prawdopodobieństwo zagubienia. Automatyczne przypominanie o konieczności zaakceptowania faktury usprawnia szybkość obiegu dokumentu.

Cechy aplikacji Obieg Faktur:
  • Rejestracja faktur przychodzących
  • Pełna kontrola miejsca przechowywania faktur
  • Pełna kontrola nad procesem akceptacji faktur
  • Łączenie faktur z osobami zamawiającymi produkty lub numerem zamówienia, w oparciu o który faktura została wystawiona
  • Zarządzanie czasem przeznaczonym na akceptowanie faktur
  • Zestawienia faktur według: daty, etapu w procesie akceptacji, rodzajów kosztów, poszczególnych projektów
  • Poufność faktur
Opis aplikacji Obieg Faktur

Aplikacja Obieg Faktur upraszcza proces obiegu faktur przychodzących do organizacji. Po otrzymaniu faktury przez dział księgowości ręcznie nadawany jest jej numer. Następnie faktura jest skanowana i dołączana do odpowiedniej formatki opisującej ją. W ten sposób tworzy się dokument elektroniczny, który w swojej nazwie posiada numer faktury.

W oparciu o wiedzę osób w dziale księgowości lub danych zawartych na fakturze takich jak numer zamówienia, osoba zamawiająca, nazwa projektu, którego faktura dotyczy jest ona przesyłana do odpowiedniej osoby do akceptacji. W oparciu o bazę delegacji finansowej, która obowiązuje w firmie osoba akceptująca fakturę ma możliwość ostatecznej jej akceptacji (jeżeli posiada odpowiednią delegację finansową) lub przysyła ją do przełożonego lub osoby posiadającej wyższą delegację finansową. Po zaakceptowaniu przez osobę posiadającą uprawnienia do ostatecznej akceptacji faktury zmienia się jej status w bazie. Użytkownik, który rozpoczął proces akceptacji otrzymuje powiadomienie o ostatecznym zaakceptowaniu faktury do swojej skrzynki pocztowej. Dział księgowości drukuje dokument wyrażający zgodę na akceptację faktury i w oparciu o ten dokument faktura jest fizycznie opisywana co wymagane jest przez prawo.

W trakcie całego procesu zbierania akceptacji, faktura znajduje się w jednym miejscu w dziale księgowości. Osoby chcące zobaczyć fakturę widzą jej formę zeskanowaną poprzez naciśnięcie przycisku „widok” na formatce dokumentu. Jeżeli którakolwiek z osób biorących udział w procesie akceptacji faktury przekroczy czas jaki został jej przydzielony na wykonanie odpowiedniej czynności, otrzymuje automatycznie przypomnienie ponaglające do zaakceptowania faktury.

Poprzez system praw dostępu do dokumentów tylko osoby biorące udział w procesie akceptacji konkretnej faktury mają dostęp do jej widoku. Nie ma możliwości aby osoby niepowołane mogły zobaczyć faktury, które ich nie dotyczą. Istnieje możliwość aby osoby spoza działu księgowości miały wgląd do wszystkich informacji dotyczący obiegu faktur.

 

Aplikacja zarządzanie wiedząKorzyści z wdrożenia aplikacji zarządzania wiedzą

  • Szybki dostęp do właściwych informacji
  • Szybki dostęp do ekspertów
  • Łatwy sposób komunikacji się z ekspertem
  • Aktualność informacji
  • Uzyskanie przewagi konkurencyjnej poprzez lepsze wykorzystanie posiadanych i dostępnych zasobów
  • Automatyzacja procesu korzystania z zasobów wiedzy
Cechy aplikacji zarządzanie wiedzą
Cechy aplikacji konowledge management
  • Zaawansowane metryki dokumentów
  • Narzędzia udostępniania dokumentów i monitorowania ich wykorzystywania
  • System oceniania dokumentów i informacji
  • Intuicyjny system wyszukiwania zasobów
  • Lokalizacja dokumentów
  • Lokalizacja autorów publikacji
  • Integracja z innymi aplikacji
  • Ocena informacji
  • Określenie związku informacji z tematem
  • Analiza źródeł wiedzy i luk wiedzy w firmie
  • Analiza i ocena autorów publikacji
  • Ochrona dokumentów
  • Analiza stanu wiedzy, procesu zdobywania nowych informacji oraz zaangażowania ekspertów
  • Praca grupowa
  • Mapa wiedzy (knowledge map) – interface użytkownika, który wyświetla zebrane informacje z wielu źródeł. W mapach wiedzy użytkownicy mogą rozbudowywać i ponownie wykorzystywać wiedzę i doświadczenia firmy, nie dopuszczając do sytuacji, w której firma 'ponownie wymyśli koło'.
  • Automatyczne generowanie map wiedzy – aplikacja analizuje i grupuje podobne dokumenty, osoby oraz miejsca w związki.
  • Analiza merytoryczna – nadaje wartości dla zasobów informacji powiązanych z aktywnością w firmie
  • Edytowanie map wiedzy – narzędzie dla administratorów, które umożliwia edycje zawartości map wiedzy, umożliwiając im dostosowanie nazw kategorii i struktur w taki sposób, aby dopasować konkretny zasób słów i wzorców użytkownika do potrzeb firmy.
  • Poziom istotności wiedzy – przypisuje wartości dokumentom i ich autorom w powiązaniu z obszarami w mapie wiedzy. Hierarchia istotności informacji umożliwia użytkownikom korzystanie z pierwszej kolejności z informacji najbardziej istotnych.
  • Podsumowania dokumentów – wyświetlają najważniejsze pojęcia znajdujące się w treści dokumentu – Tagi. Użytkownicy mają dostęp do najbardziej istotnych zagadnień poruszonych w dokumencie.
  • Profile użytkowników – poprzez portal mapa wiedzy inni użytkownicy mają dostęp do informacji o wiedzy innych użytkowników aplikacji.
  • Automatyczne profilowanie ekspertyz – na podstawie aktywności użytkowników tworzone są automatycznie mapy ich kompetencji oraz zainteresowań.
  • Prywatność – profile użytkowników zawierają informację na temat powiązań, udziałów w projektach, rodzajach wykonanych zadań. Aplikacja umożliwia upublicznienie lub zachowanie tych informacji tylko dla osoby, której dotyczą.

 

Strona 1 z 2