Obieg faktur kosztowych pytaniaAby przygotować się do wdrożenia aplikacji Obieg faktur kosztowych, proszę zastanów się nad odpowiedziami na zagadnienia:

Gdzie prowadzona jest księgowość (w centrali, w oddziałach, w zewnętrznej firmie, zagranicą)?

Czy masz w firmie wdrożoną i przestrzeganą instrukcję obiegu dokumentów księgowych?

Jak oceniasz zaangażowanie pracowników w zakresie opisywania i akceptowania faktur kosztowych (pozytywne, niechęć, niemiły obowiązek)?

W jaki sposób faktury kosztowe trafiają do organizacji, w której pracujesz (przez sekretariat / kancelarię, bezpośredni do zamawiających, działu księgowości, zewnętrznej firmy księgowej, oddziałów, wszędzie)?

Mając w sumie do rozdysponowania 100 pkt przypisz ile faktur trafia do jakiego miejsca.

Co stanowi największy problem w Twojej firmie w zakresie obiegu faktur kosztowych (nieterminowe płatności, zagubione dokumenty, złe opisywanie faktur, brak nadzoru nad procesem akceptacji merytorycznej, brak nadzoru nad procesem akceptacji formalnej)?

Czy dokumenty przychodzące do Twojej firmy są skanowane i przechowywane w formie elektronicznej?

Jaka jest liczba faktur kosztowych w ciągu miesiąca?

Czy istnieje formalna i przestrzegana struktura organizacyjna firmy, która jest powszechnie znana i zaakceptowana?

Czy istnieje system poczty elektronicznej z integracją kalendarzy i zarządzaniem zastępstwami?

Kto (nazwa stanowiska pracownika, nie imię i nazwisko) wykonuje poszczególne czynności w procesie obiegu faktury (obiegu takiego jaki jest obecnie), rejestracja, dekretacja, wskazanie stanowisk osób opisujących fakturę pod względem formalnym i merytorycznym, opis faktury, akceptacja faktury)?

Czego najczęściej brakuje osobom w dziale księgowości w chwili gdy faktura trafia do tego działu (uwagi merytoryczne, uwagi formalne, konto MPK, osoby, nr konta, blokada płatności, nr zamówienia, jakość dokumentu, termin dostarczenia dokumentu)?

Ilu pracowników jest zaangażowanych w proces obiegu faktur kosztowych (opis, dekretację, skanowanie, akceptację)?

Kiedy następuje zatwierdzenie faktury do zapłaty (po opisaniu faktury przez pracownika, po opisaniu merytorycznym, po akceptacji zamówienia, po otrzymaniu produktu)?

Kto ostatecznie akceptuje fakturę do zapłaty (kilka osób razem, dowolna osoba mająca dostęp do aplikacji, zarząd, osoba z działu księgowości, każda faktura jest akceptowana w inny sposób, zamawiający, kierownicy działów)?

Czy w Twojej firmie wdrożony jest i działa system delegacji finansowych?

Kto i w jakich warunek posiada wiedzę w zakresie ile faktur trafiło do firmy, na jakie kwoty i kiedy nastąpi termin ich zapłaty?

Jak często firma prosi dostawcę o duplikat faktury?

Co daje Tobie i Twojej firmie wiedza na temat ile jakich faktur dotarło do firmy?

Ile dni średnio mija od dnia dostarczenia faktury do firmy do zakończenia całego procesu jej akceptacji?

Który etap procesu akceptacji faktury trwa najdłużej (opis, skanowanie, dekretacja merytoryczna, dekretacja formalna, księgowanie, połączenie z zamówieniem, połączenie z zamawiającym, dostarczenie do centrali)?

Który etap procesu akceptacji faktury przysparza najwięcej problemów (opis, skanowanie, dekretacja merytoryczna, dekretacja formalna, księgowanie, połączenie z zamówieniem, połączenie z zamawiającym, dostarczenie do centrali)?

Który element procesu akceptacji faktur kosztowych jest najbardziej dokuczliwy (czas opisywania faktury, czas akceptacji faktury, brak wiedzy o otrzymaniu faktury, zgubienie faktury, nieczytelny opis, nieczytelna informacja o zamawiającym, nieobecność osób akceptujących fakturę w firmie)?

Co jest dla Ciebie najbardziej istotne w procesie usprawnienia obiegu faktur (czas, bezpieczeństwo i poufność, ograniczenie dodatkowych kosztów i odsetek, eliminacja zgubionych faktur, zmniejszenie kosztów administracji, usprawnienie zarządzania, usprawnienie kontroli)?

Aktualności

  • Czynniki sukcesu outsourcingu IT

    Czynniki decydujące o sukcesie Outsourcingu informatycznego Czynniki mające wpływ na sukces współpracy klienta z firmą świadczącą usługi outsourcingu IT: Zaangażowanie kierownictwa wysokiego i średniego szczebla firmy w chęć osiągnięcia wspólnego sukcesu. Kierownictwo firmy musi zadać i umieć odpowiedzieć sobie na pytania: Czy jestem konkurencyjny na moim rynku? Czy wiem co…

    Więcej o: Czynniki sukcesu outsourcingu IT

     
  • Proces realizacji usług outsourcingowych

    Proces Outsourcingu IT Dlaczego managerowie stale współpracują z usługodawcami w zakresie outsourcingu IT? Dlatego, że są osoby, które mogą daną pracę wykonać lepiej, szybciej, bardziej sprawnie, angażując mniej zasobów. Dlatego, że zlecający mogą w tym czasie wykonać inne, bardziej istotne z ich punktu widzenia działania. Dlatego, że każda chwila poświecona…

    Więcej o: Proces realizacji usług outsourcingowych

     
  • Ryzyka usług outsourcingowych

    Jak zminimalizować ryzyka związane z realizacją kontraktu w ramach Outsourcing IT? Po pierwsze trzeba je znać i mieć ich świadomość. Outsourcing IT generuje wiele emocji. Szczególnie widoczne jest to w małych i średnich firmach. Duże firmy i korporacje już sobie poradziły z tym zagadnieniem i korzystają z usług outsourcingu IT…

    Więcej o: Ryzyka usług outsourcingowych

     
  • ROI w outsourcingu IT

    Return on outsourcing – zwrot z inwestycji w outsourcing informatyczny Wprowadzenie Aby pomóc klientom w procesie dokonania najlepszej decyzji ComminT opracował i przygotował metodologię, która umożliwia rzetelną ocenę zysków wynikających z wdrożenia outsourcingu usług informatycznych. Aby przedstawić zyski z wdrożenia outsourcingu informatycznego proszę zapoznać się z tym dokumentem. Ten krótki…

    Więcej o: ROI w outsourcingu IT

     
  • Obsługa informatyczna firm

    Obsługa informatyczna firm na własność czy w formie usługi? Obsługa informatyczna Tradycyjna metoda organizowania działu informatyki ustępuje miejsca tańszym i skuteczniejszym rozwiązaniom w postaci outsourcingu usług IT. Sposób obsługi pracowników w zakresie usług informatycznych i jakość tych usług mają istotny wpływ na działalność firmy. Mają wpływ na sposób funkcjonowania całej…

    Więcej o: Obsługa informatyczna firm

     
  • Pomoc zdalna IT warszawa

    Obsługa informatyczna firm na własność czy w formie usługi? Rozproszeni konsultanci IT Firmy skłaniają się do nowego sposobu komunikacji z konsultantami w zakresie IT dążąc do usprawnienia sposobu realizacji usług wsparcia informatycznego. Dla firmy informatycznej realizacja pomocy zdalnej poprzez Teamviewer umożliwia lepsze wykorzystanie konsultantów. Nie marnują oni czasu potrzebnego na…

    Więcej o: Pomoc zdalna IT warszawa

Kontakt

ComminT Sp. z o.o.
Al. Lotników 1
02-668 Warszawa
T. +48 22 750 52 96

Pracujemy: od pn do pt
W godzinach: 8.00 - 17.00

Kontakt