Obieg faktur kosztowych pytania

Obieg faktur kosztowych pytania

Aby przygotować się do wdrożenia aplikacji obieg faktur kosztowych, proszę zastanów się nad odpowiedziami na zagadnienia:

Gdzie prowadzona jest księgowość (w centrali, w oddziałach, w zewnętrznej firmie, zagranicą)?

Czy masz w firmie wdrożoną i przestrzeganą instrukcję obiegu dokumentów księgowych?

Jak oceniasz zaangażowanie pracowników w zakresie opisywania i akceptowania faktur kosztowych (pozytywne, niechęć, niemiły obowiązek)?

W jaki sposób faktury kosztowe trafiają do organizacji, w której pracujesz (przez sekretariat / kancelarię, bezpośredni do zamawiających, działu księgowości, zewnętrznej firmy księgowej, oddziałów, wszędzie)?

Mając w sumie do rozdysponowania 100 pkt przypisz ile faktur trafia do jakiego miejsca.

Co stanowi największy problem w Twojej firmie w zakresie obiegu faktur kosztowych (nieterminowe płatności, zagubione dokumenty, złe opisywanie faktur, brak nadzoru nad procesem akceptacji merytorycznej, brak nadzoru nad procesem akceptacji formalnej)?

Czy dokumenty przychodzące do Twojej firmy są skanowane i przechowywane w formie elektronicznej?

Jaka jest liczba faktur kosztowych w ciągu miesiąca?

Czy istnieje formalna i przestrzegana struktura organizacyjna firmy, która jest powszechnie znana i zaakceptowana?

Czy istnieje system poczty elektronicznej z integracją kalendarzy i zarządzaniem zastępstwami?

Kto (nazwa stanowiska pracownika, nie imię i nazwisko) wykonuje poszczególne czynności w procesie obiegu faktury (obiegu takiego jaki jest obecnie), rejestracja, dekretacja, wskazanie stanowisk osób opisujących fakturę pod względem formalnym i merytorycznym, opis faktury, akceptacja faktury)?

Czego najczęściej brakuje osobom w dziale księgowości w chwili gdy faktura trafia do tego działu (uwagi merytoryczne, uwagi formalne, konto MPK, osoby, nr konta, blokada płatności, nr zamówienia, jakość dokumentu, termin dostarczenia dokumentu)?

Ilu pracowników jest zaangażowanych w proces obiegu faktur kosztowych (opis, dekretację, skanowanie, akceptację)?

Kiedy następuje zatwierdzenie faktury do zapłaty (po opisaniu faktury przez pracownika, po opisaniu merytorycznym, po akceptacji zamówienia, po otrzymaniu produktu)?

Kto ostatecznie akceptuje fakturę do zapłaty (kilka osób razem, dowolna osoba mająca dostęp do aplikacji, zarząd, osoba z działu księgowości, każda faktura jest akceptowana w inny sposób, zamawiający, kierownicy działów)?

Czy w Twojej firmie wdrożony jest i działa system delegacji finansowych?

Kto i w jakich warunek posiada wiedzę w zakresie ile faktur trafiło do firmy, na jakie kwoty i kiedy nastąpi termin ich zapłaty?

Jak często firma prosi dostawcę o duplikat faktury?

Co daje Tobie i Twojej firmie wiedza na temat ile jakich faktur dotarło do firmy?

Ile dni średnio mija od dnia dostarczenia faktury do firmy do zakończenia całego procesu jej akceptacji?

Który etap procesu akceptacji faktury trwa najdłużej (opis, skanowanie, dekretacja merytoryczna, dekretacja formalna, księgowanie, połączenie z zamówieniem, połączenie z zamawiającym, dostarczenie do centrali)?

Który etap procesu akceptacji faktury przysparza najwięcej problemów (opis, skanowanie, dekretacja merytoryczna, dekretacja formalna, księgowanie, połączenie z zamówieniem, połączenie z zamawiającym, dostarczenie do centrali)?

Który element procesu akceptacji faktur kosztowych jest najbardziej dokuczliwy (czas opisywania faktury, czas akceptacji faktury, brak wiedzy o otrzymaniu faktury, zgubienie faktury, nieczytelny opis, nieczytelna informacja o zamawiającym, nieobecność osób akceptujących fakturę w firmie)?

Co jest dla Ciebie najbardziej istotne w procesie usprawnienia obiegu faktur (czas, bezpieczeństwo i poufność, ograniczenie dodatkowych kosztów i odsetek, eliminacja zgubionych faktur, zmniejszenie kosztów administracji, usprawnienie zarządzania, usprawnienie kontroli)?