Opis aplikacji obiegu faktur kosztowych

POZIOM ADMINISTRACJA:

uprawnienia

  • możliwość wprowadzania faktur
  • możliwość przeglądania faktur (niektóre kolumny)

zadania

  • wprowadzenie dokumentu do programu
  • przekazanie do osoby odpowiedzialnej za zamówienie  (przekazanie do osoby odpowiedzialnej jest równoznaczne z potwierdzeniem odbioru faktury przez tą osobę)

POZIOM ZAMÓWIENIE:

uprawnienia

  • możliwość przeglądania faktur
  • możliwość edycji faktur już wprowadzonych
  • możliwość zwrotu faktury do administracji

zadania

  • dodanie opisu faktury
  • dodanie karty środków trwałych
  • dodanie opisu z centrami kosztowymi
  • przekazanie faktury do osoby odpowiedzialnej za budżet

POZIOM BUDŻET

uprawnienia

  • możliwość zwrotu faktury do osoby odpowiedzialnej za zamówienie
  • możliwość przeglądania faktur

zadania

  • akceptacja kosztu w ramach swojego budżetu

POZIOM FINANSE

uprawnienia

  • możliwość wprowadzania faktur (faktury poufne)
  • możliwość edycji faktur
  • możliwość zwrotu faktury do wszystkich osób powyżej
  • możliwość przeglądania faktur

zadania

  • sprawdzenie faktury pod względem formalnym
  • uszczegółowienie opisów
  • sprawdzenie formy płatności (barter, pobrano z wpływów, itp.)
  • przekazanie faktury do zapłaty/oznaczenie jako zapłacono

ADMINISTRACJA

1) WPROWADZENIE DOKUMENTU DO SYSTEMU:
Z tego poziomu administracja może fakturę usunąd, zmienid – poprawid lub przekazad dalej

ZAMÓWIENIE

1) EDYCJA FAKTURY
w tym miejscu powinny byd do wyboru tylko dwa przyciski: „Zmieo” (gdy osoba z tego poziomu zauważyła błąd w danych wprowadzonych do tego momentu i chce go poprawid) i „Odrzud” (zwrot do administracji)

2) DODANIE OPISU DO FAKTURY

3) DODANIE KARTY ŚRODKA TRWAŁEGO
Przycisk „środek trwały” otwiera dodatkowe okno z przygotowanym arkuszem kalkulacyjnym, ilośd wierszy dodaje się automatycznie.

4) DODANIE OPISU Z CENTRAMI KOSZTOWYMI
Przycisk „centra kosztowe” otwiera dodatkowe okno z przygotowanym arkuszem kalkulacyjnym, ilośd wierszy dodaje się automatycznie.

5) PRZEKAZANIE FAKTURY DO OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA BUDŻET
Dwie opcje do wyboru:

  • Akceptacja jednosobowa
  • Akceptacja wieloosobowa

Przez wybranie centrum kosztowego wskazujemy na osobę która do tego centrum jest przypisana (osoba odpowiedzialna za budżet w danym dziale). Po naciśnięciu przycisku „Przekaż” faktura zostaje do tej osoby lub do tych osób wysłana.

POZIOM BUDŻET

Podgląd faktury powinien byd rozszerzony o informacje które dodała osoba odpowiedzialna za zamówienie czyli centra kosztowe i w razie potrzeby dane środków trwałych.
Akcje: „Akceptuj”, „Odrzud”

Osoba odpowiedzialna za budżet ma trzy możliwości:

  • może zaakceptowad fakturę przez naciśniecie przycisku „Akceptuj”
  • cofnąć fakturę do osoby potwierdzającej fakturę za zgodnośd z zamówieniem dodając komentarz (np. proszę zmienid podział na centra, akceptuję całą wartośd faktury z mojego budżetu itp.)
  • może przekazad fakturę do akceptacji innej osobie

Fakturę uważa się za zamkniętą gdy:

  • osoba odpowiedzialna za budżet zaakceptuje ją w całości
  • wszystkie wskazane osoby odpowiedzialne za budżet zaakceptują ją w częściach

POZIOM FINANSE

Powyżej zilustrowany podgląd faktury jest rozszerzony o informacje które dodała osoba odpowiedzialna za zamówienie czyli centra kosztowe i w razie potrzeby dane środków trwałych, następnie informację kto i kiedy zaakceptował fakturę (w przypadku wieloosobowej akceptacji – wszystkie nazwiska).
Chodzi o to aby na tym podglądzie były widoczne wszystkie procesy którym podlegała ta faktura.
Jeżeli osoba odpowiedzialna za zgodnośd z zamówieniem poprawiała dane wprowadzone wcześniej przez administrację to powinna byd informacja o modyfikacji dokumentu.

Możliwe działania:

  • edycja faktury, wprowadzanie dodatkowych informacji
  • przekazanie do wskazanej osoby np. celem uzupełnienia opisu – pole wyboru osoby + przycisk „Przekaż” + uwagi
  • akceptacja faktury z jednoczesnym skierowaniem faktury do zapłaty – przycisk „Zatwierdź i przekaż do zapłaty”
  • akceptacja faktury bez skierowania do zapłaty – przycisk „Zatwierdź” + pole wyboru sposobu rozliczenia faktury+uwagi

Aktualności

  • Outsourcing informatyczny

    Bez względu na warunki ekonomiczne, każda firma potrzebuje lepszych rozwiązań, aby unowocześnić ofertę handlowa lub zmniejszyć koszty operacyjne. ComminT pomaga swoim klientom poprawić wyniki biznesowe poprzez oferowanie usług dostosowanych do ich potrzeb i możliwości. ComminT oferuje usługi on-demand, czy wtedy i w takiej liczbie w jakiej są potrzebne. Wybierając ComminT…

    Więcej o: Outsourcing informatyczny

     
  • Czynniki sukcesu outsourcingu IT

    Czynniki decydujące o sukcesie Outsourcingu informatycznego Czynniki mające wpływ na sukces współpracy klienta z firmą świadczącą usługi outsourcingu IT: Zaangażowanie kierownictwa wysokiego i średniego szczebla firmy w chęć osiągnięcia wspólnego sukcesu. Kierownictwo firmy musi zadać i umieć odpowiedzieć sobie na pytania: Czy jestem konkurencyjny na moim rynku? Czy wiem co…

    Więcej o: Czynniki sukcesu outsourcingu IT

     
  • Ryzyka usług outsourcingowych

    Jak zminimalizować ryzyka związane z realizacją kontraktu w ramach Outsourcing IT? Po pierwsze trzeba je znać i mieć ich świadomość. Outsourcing IT generuje wiele emocji. Szczególnie widoczne jest to w małych i średnich firmach. Duże firmy i korporacje już sobie poradziły z tym zagadnieniem i korzystają z usług outsourcingu IT…

    Więcej o: Ryzyka usług outsourcingowych

     
  • ROI w outsourcingu IT

    Return on outsourcing – zwrot z inwestycji w outsourcing informatyczny Wprowadzenie Aby pomóc klientom w procesie dokonania najlepszej decyzji ComminT opracował i przygotował metodologię, która umożliwia rzetelną ocenę zysków wynikających z wdrożenia outsourcingu usług informatycznych. Aby przedstawić zyski z wdrożenia outsourcingu informatycznego proszę zapoznać się z tym dokumentem. Ten krótki…

    Więcej o: ROI w outsourcingu IT

     
  • Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?

    Zrozum potrzeby klientów, czyli użytkowników, przed podjęciem decyzji o wdrożeniu VoIP. Zastanów się, jakie są potrzeby i oczekiwania obecnie w Twojej firmie. Zidentyfikuje cele biznesowe, jakie masz osiągnąć poprzez wdrożenie usług VoIP: Zwiększenie produktywności Poprawa jakości obsługi klientów Redukcja kosztów Większość firm, nie dokonuje żadnej analizy swoich oczekiwań. Koncentrując swoją…

    Więcej o: Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?

     
  • Firmy korzystające z outsourcingu IT w Warszawie

      Artykuł opisuje wyniki działań w obszarze sprzedaży i telemarketingu. Nie jesteśmy firmą badawczą. Pomysł napisania artykułu wynika z chęci podzielenia się danymi, które pozyskaliśmy w procesach telemarketingu i sprzedaży. Okres zbierania danych: okres, w którym skontaktowaliśmy się z firmami od 01.02 do 30.11 2015 roku. Metoda:zebraliśmy informacje od firm…

    Więcej o: Firmy korzystające z outsourcingu IT w Warszawie

Kontakt

ComminT Sp. z o.o.
Al. Lotników 1
02-668 Warszawa
T. +48 22 750 52 96

Pracujemy: od pn do pt
W godzinach: 8.00 - 17.00

Kontakt