Opis aplikacji obiegu faktur kosztowych

POZIOM ADMINISTRACJA:

uprawnienia

  • możliwość wprowadzania faktur
  • możliwość przeglądania faktur (niektóre kolumny)

zadania

  • wprowadzenie dokumentu do programu
  • przekazanie do osoby odpowiedzialnej za zamówienie  (przekazanie do osoby odpowiedzialnej jest równoznaczne z potwierdzeniem odbioru faktury przez tą osobę)

POZIOM ZAMÓWIENIE:

uprawnienia

  • możliwość przeglądania faktur
  • możliwość edycji faktur już wprowadzonych
  • możliwość zwrotu faktury do administracji

zadania

  • dodanie opisu faktury
  • dodanie karty środków trwałych
  • dodanie opisu z centrami kosztowymi
  • przekazanie faktury do osoby odpowiedzialnej za budżet

POZIOM BUDŻET

uprawnienia

  • możliwość zwrotu faktury do osoby odpowiedzialnej za zamówienie
  • możliwość przeglądania faktur

zadania

  • akceptacja kosztu w ramach swojego budżetu

POZIOM FINANSE

uprawnienia

  • możliwość wprowadzania faktur (faktury poufne)
  • możliwość edycji faktur
  • możliwość zwrotu faktury do wszystkich osób powyżej
  • możliwość przeglądania faktur

zadania

  • sprawdzenie faktury pod względem formalnym
  • uszczegółowienie opisów
  • sprawdzenie formy płatności (barter, pobrano z wpływów, itp.)
  • przekazanie faktury do zapłaty/oznaczenie jako zapłacono

ADMINISTRACJA

1) WPROWADZENIE DOKUMENTU DO SYSTEMU:
Z tego poziomu administracja może fakturę usunąd, zmienid – poprawid lub przekazad dalej

ZAMÓWIENIE

1) EDYCJA FAKTURY
w tym miejscu powinny byd do wyboru tylko dwa przyciski: „Zmieo” (gdy osoba z tego poziomu zauważyła błąd w danych wprowadzonych do tego momentu i chce go poprawid) i „Odrzud” (zwrot do administracji)

2) DODANIE OPISU DO FAKTURY

3) DODANIE KARTY ŚRODKA TRWAŁEGO
Przycisk „środek trwały” otwiera dodatkowe okno z przygotowanym arkuszem kalkulacyjnym, ilośd wierszy dodaje się automatycznie.

4) DODANIE OPISU Z CENTRAMI KOSZTOWYMI
Przycisk „centra kosztowe” otwiera dodatkowe okno z przygotowanym arkuszem kalkulacyjnym, ilośd wierszy dodaje się automatycznie.

5) PRZEKAZANIE FAKTURY DO OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA BUDŻET
Dwie opcje do wyboru:

  • Akceptacja jednosobowa
  • Akceptacja wieloosobowa

Przez wybranie centrum kosztowego wskazujemy na osobę która do tego centrum jest przypisana (osoba odpowiedzialna za budżet w danym dziale). Po naciśnięciu przycisku „Przekaż” faktura zostaje do tej osoby lub do tych osób wysłana.

POZIOM BUDŻET

Podgląd faktury powinien byd rozszerzony o informacje które dodała osoba odpowiedzialna za zamówienie czyli centra kosztowe i w razie potrzeby dane środków trwałych.
Akcje: „Akceptuj”, „Odrzud”

Osoba odpowiedzialna za budżet ma trzy możliwości:

  • może zaakceptowad fakturę przez naciśniecie przycisku „Akceptuj”
  • cofnąć fakturę do osoby potwierdzającej fakturę za zgodnośd z zamówieniem dodając komentarz (np. proszę zmienid podział na centra, akceptuję całą wartośd faktury z mojego budżetu itp.)
  • może przekazad fakturę do akceptacji innej osobie

Fakturę uważa się za zamkniętą gdy:

  • osoba odpowiedzialna za budżet zaakceptuje ją w całości
  • wszystkie wskazane osoby odpowiedzialne za budżet zaakceptują ją w częściach

POZIOM FINANSE

Powyżej zilustrowany podgląd faktury jest rozszerzony o informacje które dodała osoba odpowiedzialna za zamówienie czyli centra kosztowe i w razie potrzeby dane środków trwałych, następnie informację kto i kiedy zaakceptował fakturę (w przypadku wieloosobowej akceptacji – wszystkie nazwiska).
Chodzi o to aby na tym podglądzie były widoczne wszystkie procesy którym podlegała ta faktura.
Jeżeli osoba odpowiedzialna za zgodnośd z zamówieniem poprawiała dane wprowadzone wcześniej przez administrację to powinna byd informacja o modyfikacji dokumentu.

Możliwe działania:

  • edycja faktury, wprowadzanie dodatkowych informacji
  • przekazanie do wskazanej osoby np. celem uzupełnienia opisu – pole wyboru osoby + przycisk „Przekaż” + uwagi
  • akceptacja faktury z jednoczesnym skierowaniem faktury do zapłaty – przycisk „Zatwierdź i przekaż do zapłaty”
  • akceptacja faktury bez skierowania do zapłaty – przycisk „Zatwierdź” + pole wyboru sposobu rozliczenia faktury+uwagi

Aktualności

  • Czynniki sukcesu outsourcingu IT

    Czynniki decydujące o sukcesie Outsourcingu informatycznego Czynniki mające wpływ na sukces współpracy klienta z firmą świadczącą usługi outsourcingu IT: Zaangażowanie kierownictwa wysokiego i średniego szczebla firmy w chęć osiągnięcia wspólnego sukcesu. Kierownictwo firmy musi zadać i umieć odpowiedzieć sobie na pytania: Czy jestem konkurencyjny na moim rynku? Czy wiem co…

    Więcej o: Czynniki sukcesu outsourcingu IT

     
  • Proces realizacji usług outsourcingowych

    Proces Outsourcingu IT Dlaczego managerowie stale współpracują z usługodawcami w zakresie outsourcingu IT? Dlatego, że są osoby, które mogą daną pracę wykonać lepiej, szybciej, bardziej sprawnie, angażując mniej zasobów. Dlatego, że zlecający mogą w tym czasie wykonać inne, bardziej istotne z ich punktu widzenia działania. Dlatego, że każda chwila poświecona…

    Więcej o: Proces realizacji usług outsourcingowych

     
  • Ryzyka usług outsourcingowych

    Jak zminimalizować ryzyka związane z realizacją kontraktu w ramach Outsourcing IT? Po pierwsze trzeba je znać i mieć ich świadomość. Outsourcing IT generuje wiele emocji. Szczególnie widoczne jest to w małych i średnich firmach. Duże firmy i korporacje już sobie poradziły z tym zagadnieniem i korzystają z usług outsourcingu IT…

    Więcej o: Ryzyka usług outsourcingowych

     
  • ROI w outsourcingu IT

    Return on outsourcing – zwrot z inwestycji w outsourcing informatyczny Wprowadzenie Aby pomóc klientom w procesie dokonania najlepszej decyzji ComminT opracował i przygotował metodologię, która umożliwia rzetelną ocenę zysków wynikających z wdrożenia outsourcingu usług informatycznych. Aby przedstawić zyski z wdrożenia outsourcingu informatycznego proszę zapoznać się z tym dokumentem. Ten krótki…

    Więcej o: ROI w outsourcingu IT

     
  • Obsługa informatyczna firm

    Obsługa informatyczna firm na własność czy w formie usługi? Obsługa informatyczna Tradycyjna metoda organizowania działu informatyki ustępuje miejsca tańszym i skuteczniejszym rozwiązaniom w postaci outsourcingu usług IT. Sposób obsługi pracowników w zakresie usług informatycznych i jakość tych usług mają istotny wpływ na działalność firmy. Mają wpływ na sposób funkcjonowania całej…

    Więcej o: Obsługa informatyczna firm

     
  • Pomoc zdalna IT warszawa

    Obsługa informatyczna firm na własność czy w formie usługi? Rozproszeni konsultanci IT Firmy skłaniają się do nowego sposobu komunikacji z konsultantami w zakresie IT dążąc do usprawnienia sposobu realizacji usług wsparcia informatycznego. Dla firmy informatycznej realizacja pomocy zdalnej poprzez Teamviewer umożliwia lepsze wykorzystanie konsultantów. Nie marnują oni czasu potrzebnego na…

    Więcej o: Pomoc zdalna IT warszawa

Kontakt

ComminT Sp. z o.o.
Al. Lotników 1
02-668 Warszawa
T. +48 22 750 52 96

Pracujemy: od pn do pt
W godzinach: 8.00 - 17.00

Kontakt