Opis aplikacji obiegu faktur kosztowych

Opis aplikacji obiegu faktur kosztowych

POZIOM ADMINISTRACJA:

uprawnienia

  • możliwość wprowadzania faktur
  • możliwość przeglądania faktur (niektóre kolumny)

zadania

  • wprowadzenie dokumentu do programu
  • przekazanie do osoby odpowiedzialnej za zamówienie  (przekazanie do osoby odpowiedzialnej jest równoznaczne z potwierdzeniem odbioru faktury przez tą osobę)
POZIOM ZAMÓWIENIE:

uprawnienia

  • możliwość przeglądania faktur
  • możliwość edycji faktur już wprowadzonych
  • możliwość zwrotu faktury do administracji

zadania

  • dodanie opisu faktury
  • dodanie karty środków trwałych
  • dodanie opisu z centrami kosztowymi
  • przekazanie faktury do osoby odpowiedzialnej za budżet
POZIOM BUDŻET

uprawnienia

  • możliwość zwrotu faktury do osoby odpowiedzialnej za zamówienie
  • możliwość przeglądania faktur

zadania

  • akceptacja kosztu w ramach swojego budżetu
POZIOM FINANSE

uprawnienia

  • możliwość wprowadzania faktur (faktury poufne)
  • możliwość edycji faktur
  • możliwość zwrotu faktury do wszystkich osób powyżej
  • możliwość przeglądania faktur

zadania

  • sprawdzenie faktury pod względem formalnym
  • uszczegółowienie opisów
  • sprawdzenie formy płatności (barter, pobrano z wpływów, itp.)
  • przekazanie faktury do zapłaty/oznaczenie jako zapłacono
ADMINISTRACJA

1) WPROWADZENIE DOKUMENTU DO SYSTEMU:
Z tego poziomu administracja może fakturę usunąd, zmienid – poprawid lub przekazad dalej

ZAMÓWIENIE

1) EDYCJA FAKTURY
w tym miejscu powinny byd do wyboru tylko dwa przyciski: „Zmieo” (gdy osoba z tego poziomu zauważyła błąd w danych wprowadzonych do tego momentu i chce go poprawid) i „Odrzud” (zwrot do administracji)

2) DODANIE OPISU DO FAKTURY

3) DODANIE KARTY ŚRODKA TRWAŁEGO
Przycisk „środek trwały” otwiera dodatkowe okno z przygotowanym arkuszem kalkulacyjnym, ilośd wierszy dodaje się automatycznie.

4) DODANIE OPISU Z CENTRAMI KOSZTOWYMI
Przycisk „centra kosztowe” otwiera dodatkowe okno z przygotowanym arkuszem kalkulacyjnym, ilośd wierszy dodaje się automatycznie.

5) PRZEKAZANIE FAKTURY DO OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA BUDŻET
Dwie opcje do wyboru:

  • Akceptacja jednosobowa
  • Akceptacja wieloosobowa

Przez wybranie centrum kosztowego wskazujemy na osobę która do tego centrum jest przypisana (osoba odpowiedzialna za budżet w danym dziale). Po naciśnięciu przycisku „Przekaż” faktura zostaje do tej osoby lub do tych osób wysłana.

POZIOM BUDŻET

Podgląd faktury powinien byd rozszerzony o informacje które dodała osoba odpowiedzialna za zamówienie czyli centra kosztowe i w razie potrzeby dane środków trwałych.
Akcje: „Akceptuj”, „Odrzud”

Osoba odpowiedzialna za budżet ma trzy możliwości:

  • może zaakceptowad fakturę przez naciśniecie przycisku „Akceptuj”
  • cofnąć fakturę do osoby potwierdzającej fakturę za zgodnośd z zamówieniem dodając komentarz (np. proszę zmienid podział na centra, akceptuję całą wartośd faktury z mojego budżetu itp.)
  • może przekazad fakturę do akceptacji innej osobie

Fakturę uważa się za zamkniętą gdy:

  • osoba odpowiedzialna za budżet zaakceptuje ją w całości
  • wszystkie wskazane osoby odpowiedzialne za budżet zaakceptują ją w częściach
POZIOM FINANSE

Powyżej zilustrowany podgląd faktury jest rozszerzony o informacje które dodała osoba odpowiedzialna za zamówienie czyli centra kosztowe i w razie potrzeby dane środków trwałych, następnie informację kto i kiedy zaakceptował fakturę (w przypadku wieloosobowej akceptacji – wszystkie nazwiska).
Chodzi o to aby na tym podglądzie były widoczne wszystkie procesy którym podlegała ta faktura.
Jeżeli osoba odpowiedzialna za zgodnośd z zamówieniem poprawiała dane wprowadzone wcześniej przez administrację to powinna byd informacja o modyfikacji dokumentu.

Możliwe działania:

  • edycja faktury, wprowadzanie dodatkowych informacji
  • przekazanie do wskazanej osoby np. celem uzupełnienia opisu – pole wyboru osoby + przycisk „Przekaż” + uwagi
  • akceptacja faktury z jednoczesnym skierowaniem faktury do zapłaty – przycisk „Zatwierdź i przekaż do zapłaty”
  • akceptacja faktury bez skierowania do zapłaty – przycisk „Zatwierdź” + pole wyboru sposobu rozliczenia faktury+uwagi