Proces obiegu faktur kosztowych

Proces obiegu faktur kosztowych
 Proces obiegu faktur kosztowych Etap 1 – Rejestracja faktury

Osoby w dziale księgowości drukują na drukarce kody kreskowe. Do tego celu wykorzystują dedykowaną aplikację. Wraz z drukiem nalepki aplikacja generuje unikatowy numer, który przechowywany jest w aplikacji. Każdy numer jest inny, co pozwala zachować ciągłość rejestracji dokumentów. Kody kreskowe drukowane są bądź na papierze, bądź na etykietach adresowych.

Po wydrukowaniu nalepki w postaci kodu kreskowego jest ona przylepiana do oryginału faktury kosztowej, którą otrzymała Firma. Oznaczenie każdej faktury kodem kreskowym umożliwia wykorzystanie skanerów do procesu automatyzacji rejestracji faktur z dokumentami je opisującymi znajdującymi się w aplikacji.

Proces obiegu faktur kosztowych Etap 2 – Skanowanie faktury

Faktura z nalepionym kodem kreskowym skanowana jest w skanerze. Specjalny moduł umożliwiający odczytywanie kodów kreskowych rozpoznaje ‘kreski’ i zamienia je na ciąg cyfr. Podczas skanowania skaner automatycznie tworzy plik elektroniczny skanu faktury w jednym z wybranych formatów (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP). Plik jest na tyle mały, aby duża liczba faktur nie powodowała znacznego wzrostu objętości bazy danych (ok. 20kB). Poprzez automatyczne odczytanie kodu kreskowego informacja o nadanym unikalnym numerze faktury według Firmy wprowadzana jest do odpowiedniego pola w aplikacji. Skan faktury jest dołączany automatycznie do dokumentu, który ją opisuje.

Osoba w dziale księgowości wypełnia ‘ręcznie’ pola dokumentu opisującego fakturę. Wprowadza następujące dane: data wystawienia faktury, wystawca, kwota netto, zamawiający, numer zamówienia (w oparciu, o które faktura została wystawiona), opis produktu.

Po wypełnieniu wymaganych pól osoba w dziale księgowości rozpoczyna proces obiegu dokumentu aplikacji zawierającego link do widoku faktury. Dokument trafia do skrzynki poczty elektronicznej osoby, która ma zaakceptować fakturę.

Proces obiegu faktur kosztowych Etap 3 - Akceptacja faktury

Adresat, do którego została wysłana faktura do akceptacji otrzymuje informacje w skrzynce pocztowej, że pojawiła się nowa faktura do akceptacji. Otwierając ten dokument adresat automatycznie przekierowywany jest ze swojej skrzynki pocztowej do aplikacji ‘Obieg Faktur’. Adresat wypełnia pola określające (MPK - miejsce powstawania kosztów), konto, na jakim ma być zaksięgowana faktura. Adresat opisuje te elementy, które jego dotyczą.

Aplikacja jest tak zaprojektowana, że pozwala wziąć udział w procesie akceptacji faktury kilku osobom, pozwalając jednocześnie każdej z nich dodać informacje pozwalające lepiej określić, w jaki sposób faktura powinna być zaksięgowana.

Akceptacja faktury polega na przesłaniu linku do dokumentu ją opisującego do kolejnej osoby biorącej udział w procesie jej akceptacji.

W każdej chwili osoby odpowiedzialne za księgowanie faktur mają możliwość sprawdzenia etapu, na jakim znajduje się proces akceptacji każdej faktury. Automatyczny mechanizm przypominający pozwala generować automatyczne przypomnienia do osób, które za długo ‘przetrzymują’ fakturę.

Cały czas faktura znajduje się w segregatorze w księgowości i każda osoba biorąca udział w procesie jej akceptacji ma możliwość zapoznania się z jej realnym wyglądem.

Proces obiegu faktur kosztowych Etap 4 - Księgowanie faktury

Wyrażenie zgody na zapłacenie faktury przez ostatnią osobę biorącą udział w procesie akceptacji faktury powoduje automatyczne wysłanie emaila. Emaile otrzymują zarówno odpowiednia osoba w dziale księgowości oraz pierwsza osoba, która opisywała fakturę. Osoba, która jako pierwsza otrzymała fakturę do zaakceptowania otrzymuje informację, że proces akceptacji faktury się zakończył.

Dokument pokazujący osoby, daty oraz czas, w którym została wyrażona akceptacja na akceptację faktury jest drukowany w dziale księgowości. Dokument taki dołączany jest do realnego oryginału faktury. Bazując na nim, upoważniona osoba podpisuje fizycznie fakturę zgodnie z wymogami określonymi w ustawie ości.

ComminT Obieg faktur - workflow oszczędza mi wiele problemów i chroni mnie przed zmartwieniami. Teraz nie muszę sprawdzać każdego Obieg dokumentów - workflow  czy ma potrzebne zgody i czy budżet przydzielony na dany zakup nie został przekroczony. Teraz zawsze otrzymuję właściwie wypełnione i zaaprobowane Obieg dokumentów - workflow  więc mogę szybko rozpocząć proces ich realizacji.

Wszystkie dane są w czytelny sposób widoczne na zamówieniu a moja praca polega obecnie na podpisaniu Obieg dokumentów - workflow i wysłaniu do właściwego dostawcy.

Faktury przychodzące wraz z produktami są przekierowywane do działu księgowości gdzie są skanowane a następnie wykorzystując numer naszego Obieg dokumentów - workflow  dołączane do Obieg dokumentów - workflow  i wysyłane pocztą elektroniczną do właściwej osoby w celu akceptacji. 

Jestem zawsze w drodze, więc ComminT Obieg dokumentów - workflow  jest wręcz stworzony dla mnie. Wykorzystując replikę na moim notebooku mogę w każdym miejscu rozpocząć proces wygenerowania Obieg dokumentów - workflow , bez konieczności zbierania podpisów.
Moduł do zarządzania obiegiem faktur pozwala wszystkim osobom w moim dziale akceptować faktury. Nie muszą one teraz czekać aż ktoś złoży na nich swój podpis. Każdy z nas może zaakceptować fakturę korzystając z notebooka i będąc setki kilometrów od Organizacji. 

To wspaniale posiadać na biurku narzędzie do zarządzania zakupami. Dzięki ComminT Obieg dokumentów - workflow  mogę szybko sprawdzić każde zamówienie, które ktoś wysłał do mnie. Poprzez kliknięcie mogę je zaakceptować lub poprosić zamawiającego o jego wyjaśnienie.

Dla wszystkich pracowników wypełnianie Obieg dokumentów - workflow  w ComminT Obieg dokumentów - workflow  jest łatwiejsze niż wypełnianie formularzy ręcznie. Poprzez posiadanie wszystkich zamówień w jednym miejscu mogę szybko posortować je według dostawcy, działu zamawiającego czy też daty dostawy. Takie dane pozwalają mi wiedzieć jak dużo wydajemy i od kogo kupujemy. Mogę porównać Obieg dokumentów - workflow  z fakturami, które przychodzą i sprawdzić ich poprawność z zamówieniem.

ComminT Obieg dokumentów - workflow  to wspaniałe narzędzie szczególnie dla naszego działu zakupów. Zamiast poświęcać czas na sprawdzenie poprawności wypełnienia wniosku o zakup oraz delegacji finansowych każdej z osób pracownicy tego działu mogą więcej czasu poświęcić na negocjację lepszych warunków handlowych.