Proces obiegu faktur kosztowych

Proces obiegu faktur kosztowych

Proces obiegu faktur kosztowych, to jeden z najbardziej istotnych elektronicznych procesów biznesowych w każdej firmie. Istotność jego wynika z faktu, że dotyczy kosztów, jednej z kluczowych kwestii każdej firmy. I ich kontroli. Zarządzania nimi w połączeniu z budżetowaniem. Głównym elementem obiegu faktur kosztowych jest faktura kosztowa od dostawcy.

Aplikacja obieg faktur kosztowych ułatwia zarządzanie procesem. W prosty, przejrzysty sposób pozwala każdej zaangażowanej w proces osobie dokonać czynności, za które odpowiada. Prostota i czytelność aplikacji jest kluczowa. Wynika to z faktu, że korzystają z niej osoby o bardzo różnym doświadczeniu. W wielu wypadkach osoby, które nie posiadają wiedzy o finansach przedsiębiorstw. Osoby posiadające różne doświadczenie i poziom wykształcenia.

obieg faktur kosztowych, proces

Definicja proces obiegu faktur kosztowych

Proces obiegu faktur kosztowych to zespół następujących po sobie lub równoległych aktywności. Efektem aktywności jest uzyskanie wszystkich, niezbędnych informacji, potrzebnych do właściwego zaksięgowania i opisania faktury kosztowej. Zgodnie z specyficznymi wymogami firmy lub organizacji.

Celem procesu obiegu faktur kosztowych jest usprawnienie, zwiększenie efektywności pracy pracowników zaangażowanych w ten obieg. Oszczędności czasu i energii niezbędnej do realizacji podstawowych aktywności biznesowych.

Dużym usprawnieniem i ułatwieniem procesu obiegu faktur kosztowych jest połączenie faktur z wystawionymi zamówieniami lub zapotrzebowaniami. Użytkownicy chcąc zakupić produkt, tworzą zamówienie. Wybierają dostawcę, określają wartość. Aplikacja obieg faktur kosztowych tworzy unikalny numer zamówienia.

Poniżej w kilku punktach przedstawiamy proces obiegu faktur kosztowych. Jest on modelowy. Aplikacja obieg faktur kosztowych dotyczy firmy, uprawnień jej pracowników. Kompetencji i sposobu zarządzania. Stąd w każdej firmie obiegu faktur kosztowych wygląda inaczej.

Proces obiegu faktur kosztowych Etap 1 – Rejestracja faktury

Faktura kosztowa jest rejestrowana w aplikacji. Rejestracji może dokonać zarówno osoba pracująca w sekretariacie, jak również każda inna posiadająca odpowiednie uprawnienia. Rejestracja faktury kosztowej odbywa się poprzez wypełnienie kilku poł, oraz dodanie skanu faktury w postaci pliku .pdf, .jpeg, .png. pliku. W sytuacji w której faktura kosztowa dotyczy zakupu produktów, na które zostało wystawione zamówienie, użytkownik wybiera numer zamówienia z listy. Wyświetlają mu się tylko te zamówienia, które dotyczą jego osoby lub zespołu, w którym pracuje.

Osoby w dziale księgowości drukują na drukarce kody kreskowe. Do tego celu wykorzystują dedykowaną aplikację. Wraz z drukiem nalepki aplikacja generuje unikatowy numer, który jest w niej przechowywany. Każdy numer jest inny, co pozwala zachować ciągłość rejestracji faktur kosztowych. Kody kreskowe drukowane są bądź na papierze, bądź na etykietach adresowych.

Po wydrukowaniu nalepki w postaci kodu kreskowego jest ona przylepiana do oryginału faktury kosztowej, którą otrzymała Firma. Oznaczenie każdej faktury kodem kreskowym umożliwia wykorzystanie skanerów do procesu automatyzacji rejestracji faktur z dokumentami je opisującymi znajdującymi się w aplikacji.

Proces obiegu faktur kosztowych Etap 2 – Skanowanie faktury

W sytuacji, w której faktura kosztowa jest rejestrowana w firmie, w sekretariacie, dziale finansowym. Faktura kosztowa z nalepionym kodem kreskowym skanowana jest w skanerze. Specjalny moduł umożliwiający odczytywanie kodów kreskowych rozpoznaje ‘kreski’ i zamienia je na ciąg cyfr. Podczas skanowania skaner automatycznie tworzy plik elektroniczny skanu faktury w jednym z wybranych formatów (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP). Plik jest na tyle mały, aby duża liczba faktur nie powodowała znacznego wzrostu objętości bazy danych (ok. 20kB). Poprzez automatyczne odczytanie kodu kreskowego informacja o nadanym unikalnym numerze faktury według Firmy wprowadzana jest do odpowiedniego pola w aplikacji. Skan faktury kosztowej jest dołączany automatycznie do dokumentu, który ją opisuje.

Osoba w dziale księgowości wypełnia  pola dokumentu opisującego fakturę kosztową. Wprowadza następujące dane: data wystawienia faktury kosztowej, wystawca, kwota netto, zamawiający, numer zamówienia (w oparciu, o które faktura została wystawiona), opis produktu.

Po wypełnieniu wymaganych pól osoba w dziale księgowości rozpoczyna proces obiegu faktur kosztowych, który zawiera link do widoku faktury. Dokument trafia do skrzynki poczty elektronicznej osoby, która ma zaakceptować fakturę. Powiadomienia push w apliakcji obieg faktur kosztowych, są innym sposobem informowania osób o konieczności wykonania działań związanych z procesem akceptacji faktur kosztowych.

Proces obiegu faktur kosztowych Etap 3 - Akceptacja faktury

Adresat, do którego została wysłana faktura kosztowa do akceptacji otrzymuje informacje w skrzynce pocztowej, że pojawiła się nowa faktura kosztowa do akceptacji. Otwierając ten dokument adresat automatycznie przekierowywany jest ze swojej skrzynki pocztowej do aplikacji obieg faktur kosztowych. Adresat wypełnia pola określające (MPK - miejsce powstawania kosztów), konto, na jakim ma być zaksięgowana faktura kosztowa. Adresat opisuje te elementy, które jego dotyczą.

Aplikacja obieg faktur kosztowych jest tak zaprojektowana, że pozwala wziąć udział w procesie akceptacji faktury kosztowych kilku osobom. Aplikacja pozwala jednocześnie każdej z nich dodać informacje pozwalające lepiej określić, w jaki sposób faktura kosztowa powinna być rozliczona i zaksięgowana.

Akceptacja faktury kosztowej polega na przesłaniu linku lub powiadomienia push  do dokumentu ją opisującego do kolejnej osoby biorącej udział w procesie jej akceptacji.

W każdej chwili osoby odpowiedzialne za księgowanie faktur mają możliwość sprawdzenia etapu, na jakim znajduje się proces akceptacji każdej faktury kosztowej. Automatyczny mechanizm przypominający pozwala generować automatyczne przypomnienia do osób, które za długo ‘przetrzymują’ fakturę kosztową.

Cały czas faktura kosztowa znajduje się w segregatorze w księgowości. Każda osoba biorąca udział w procesie jej akceptacji ma możliwość zapoznania się z jej realnym wyglądem.

Proces obiegu faktur kosztowych Etap 4 - Księgowanie faktury

Wyrażenie zgody na zapłacenie faktury przez ostatnią osobę biorącą udział w procesie akceptacji faktury powoduje automatyczne wysłanie emaila. Emaile otrzymują zarówno odpowiednia osoba w dziale księgowości oraz pierwsza osoba, która opisywała fakturę. Osoba, która jako pierwsza otrzymała fakturę do zaakceptowania otrzymuje informację, że proces akceptacji faktury się zakończył.

Dokument pokazujący osoby, daty oraz czas, w którym została wyrażona akceptacja na akceptację faktury kosztowej jest drukowany w dziale księgowości. Dokument taki dołączany jest do realnego oryginału faktury. Bazując na nim, upoważniona osoba podpisuje fizycznie fakturę zgodnie z wymogami określonymi w ustawie ości.

Proces obiegu faktur kosztowych, opinie
  • Obieg faktur kosztowych oszczędza mi wiele problemów i chroni mnie przed zmartwieniami. Teraz nie muszę sprawdzać każdego procesu, czy ma potrzebne zgody i czy budżet przydzielony na dany zakup nie został przekroczony. Teraz zawsze otrzymuję właściwie wypełnione i zaaprobowane faktury kosztowe, mogę szybko rozpocząć proces ich realizacji.
  • Wszystkie dane są w czytelny sposób widoczne na zamówieniu, a moja praca polega obecnie na podpisaniu faktury kosztowej i wysłaniu do właściwego dostawcy.
  • Faktury kosztowe są przekierowywane do działu księgowości gdzie są skanowane a następnie wykorzystując numer z aplikacji elektroniczny obieg faktur kosztowych dołączane i wysyłane w aplikacji do właściwej osoby w celu akceptacji. 
  • Jestem zawsze w drodze, więc aplikacja obieg faktur kosztowych jest wręcz stworzona dla mnie. Wykorzystując dostęp do internetu, nie ważne czy na laptopie czy w telefonie komórkowym, mogę w każdym miejscu rozpocząć proces wygenerowania potrzebnych raportów, analiz. Bez konieczności zbierania podpisów od wszystkich osób zaangażowanych w proces .
  • Moduł do zarządzania obiegiem faktur kosztowych pozwala wszystkim osobom w moim dziale akceptować faktury. Nie muszą one teraz czekać aż ktoś złoży na nich swój podpis. Każdy z nas może zaakceptować fakturę kosztową korzystając z notebooka i będąc setki kilometrów od firmy. 
  • To wspaniale posiadać na biurku narzędzie do zarządzania zakupami. Dzięki aplikacji obieg faktur kosztowych, mogę szybko sprawdzić każdą fakturę kosztową, którą ktoś wysłał do mnie. Poprzez kliknięcie mogę ją zaakceptować lub poprosić zamawiającego o jej wyjaśnienie.
  • Dla wszystkich pracowników wypełnianie pół w aplikacji obieg faktur kosztowych jest łatwiejsze niż wypełnianie formularzy ręcznie. Mając dostęp do wszystkich zamówień w jednym miejscu oraz powiązanych z nimi fakturami mogę szybko posortować je według dostawcy, działu zamawiającego czy też daty dostawy. Takie dane pozwalają mi wiedzieć jak dużo wydajemy i od kogo kupujemy. Mogę porównać faktury kosztowe fakturami, które przychodzą i sprawdzić ich poprawność z zamówieniem.

Obieg faktur kosztowych to prosta aplikacja. Przeznaczona dla wielu, różnych użytkowników. Szczególnie dla naszego działu zakupów. Zamiast poświęcać czas na sprawdzenie poprawności wypełnienia wniosku o zakup oraz delegacji finansowych każdej z osób pracownicy tego działu mogą więcej czasu poświęcić na negocjację lepszych warunków handlowych.

Wdrożenie aplikacji obiegu faktur kosztowych

Wdrożenie aplikacji obiegu faktur kosztowych w firmie jest bardzo proste z jednego powodu, dotyczy finansów. W tym obszarze biznesu obowiązują zupełnie inne reguły niż w działach marketingu czy sprzedaży. W dziale finansowym wszystko jest zmierzone i policzalne, konkretne, poukładane, precyzyjne. Każda faktura dotyczy ściśle określonego budżetu, projektu, zagadnienia. Każdy dokument ktoś musi zatwierdzić, wyrazić akceptację na określony wydatek. Płatność, o ściśle określonej wartości, która ma nastąpić określonego dnia.

Wszystkie obiekty i atrybuty aplikacji obiegu faktur kosztowych w firmie są określone. Nie ma tutaj miejsca na dowolność, uznaniowość. Stąd aplikację można określić, jako prostą w swojej początkowej wersji. Oczywiście, zawsze jest miejsce na rozbudowę, integrację aplikacji z innymi systemami informatycznymi, tworzeniem skomplikowanych, wieloetapowych procesów obiegu faktur koszowych. Jeżeli ktoś ma taką potrzebę, są możliwości, jest przestrzeń, aby to wykonać.

Elastyczna firma

Stwórz elastyczną firmę. Zamiast rozbudowywać swoje centrale lub tworzyć oddziały, coraz więcej firm tworzy firmy rozproszone. Firmy, które preferują pracowników pracujących w domu lub blisko domu. Firmy chcą być agile. Pragną, by to pracownicy wybierali sposób, w jaki chcą pracować. Sposób, gdzie chcą wykonywać swoje zadania.

Z tym rozproszonym stylem pracy. Tworzenia wielu, lokalnych miejsc związane są wydatki. Wydatki, które ponoszą pracownicy kupując potrzebne im produkty i usługi. Generując koszty firmowe pracownicy otrzymują faktury, które muszą gromadzić. Wysyłać do centrali firmy raz na jakiś czas.

Pracownicy wysyłają faktury do centrali firmy raz w miesiącu. Przeważnie w pierwszych dniach kolejnego miesiąca. Dla firmy taki sposób otrzymywania faktur kosztowych powoduje istotne spiętrzenie pracy. Firma musi zadekretować, a później zaksięgować wszystkie faktury kosztowe w czasie tylko kilku dni. W sytuacji, gdy do centrali firmy trafia kilkanaście lub kilkadziesiąt listów z fakturami koszowymi. Listów, w których znajdują się dziesiątki i setki faktur.

Fakturami, które muszą być szybko i sprawnie wprowadzone do systemu finansowo księgowego. Faktur, które muszą być prawidłowo zaksięgowane. Faktu, o których istnieniu, poza zamawiającym, może nikt, nic nie wiedzieć.

Aplikacja obieg faktur kosztowych w firmie wielooddziałowej

Aplikacja obieg faktur kosztowych w firmie wielooddziałowej może rozwiązać ten problem. Szczególnie w sytuacji, w której jest to dobrze zaprojektowana, prosta aplikacja internetowa. Z której każdy chce korzystać. Z której każdy może korzystać posiadając tylko telefon komórkowy i dostęp do internetu.

Wystarczy dosłownie tylko kilka niezbędnych pól, aby usprawnić proces obiegu faktur kosztowych. Zmniejszyć obciążenie pracą pracowników działu finansowego. Zniwelować natłok pracy na początku każdego miesiąca. Lepiej zarządzać budżetem. Posiadać pełną wiedzę o wykorzystaniu budżetu Wydatkach, które już zostały rozliczone, wydatkach, które mogą się pojawić.

Wdrożenie aplikacji obiegu faktur kosztowych w firmie pozwala zwiększyć efektywność pracy pracowników. Każda, nawet prosta jest lepsza niż rozwiązanie tradycyjne. Istotne jest, że aplikacja rozwiązuje jeden, istotny problem. Aplikacja obieg faktur kosztowych, jak żadna inna jest w stanie usprawnić proces.

Korzyści wdrożenia aplikacji obiegu faktur kosztowych w firmie

Aplikacja usprawnia obieg faktur kosztowych. W miejsce tradycyjnego, fizycznego przekazywania dokumentu z działu do działu faktura kosztowa cały czas znajduje się w dziale księgowości. Taki sposób przechowywania faktur kosztowych ułatwia zlokalizowanie jej oraz zmniejsza prawdopodobieństwo zagubienia. Automatyczne przypominanie o konieczności zaakceptowania faktury kosztowej usprawnia szybkość obiegu dokumentu.

  • Lepsze relacje z dostawcami, którzy otrzymują płatności na czas.
  • Lepsze stosunki personalne w firmie, poprzez rozłożenie obowiązków na w dłuższym okresie czasu.
  • Minimalizacja szczytów, natłoków pracy związanej z rozliczaniem faktur.
  • Minimalizacja zatorów akceptacyjnych, poprzez odpersonalizowanie procesu akceptacji faktur, który polega na akceptacji ich przez różne poziomy zarządzania, a nie, określone osoby.
  • Mniejsze nieporozumienia wśród pracowników. Pracownicy działu finansowego, nie muszą prosić współpracowników o terminowe dosyłanie faktur.
  • Pełna kontrola nad stopniem wykorzystania budżetu. W każdej chwili osoba zarządzająca budżetem ma pełną wiedzę o rozliczonych kosztach, wielkości niewykorzystanej kwoty. Fakturach, które maja się pojawić w firmie do już zaakceptowanych wydatków.
  • Kontrola procesu obiegu faktur. Z podaniem czasu i użytkowników ją akceptujących.
  • Oszczędność czasu, który jest niezbędny, aby znaleźć fakturę. Wszystkie faktury kosztowe, po zeskanowaniu trafiają do działu księgowości. W aplikacji obieg faktur kosztowych, cały czas przechowywany jest skan faktury, oraz informacje na temat procesu jej akceptacji.
Definicja elektroniczny obieg faktur kosztowych

Aplikacja obieg faktur kosztowych to automatyzacja procesu biznesowego, podczas którego informacje o fakturze kosztowej są uzupełniane według określonego procesu przez różne osoby, posiadające różne uprawnienia i kompetencje. Aplikacja elektroniczny obiegu faktur kosztowych ma na celu maksymalne usprawnienie procesu, zgromadzenia wiedzy i informacji w jednym miejscu na temat zasadności, właściwości poniesionego wydatku finansowego.

Zastosowanie aplikacji elektroniczny obieg faktur kosztowych

Aplikacja elektroniczny obiegu faktur kosztowych ma zastosowanie szczególnie w przypadkach, w których:

  • Firma zatrudnia tak dużą liczbę pracowników, że zasadne jest posiadanie aplikacji.
  • Zdecydowana większość osób uczestniczących w procesie posiada dostęp do niej.
  • Liczba faktur kosztowych jest na tyle duża, że uzasadnia posiadanie aplikacji obieg faktur kosztowych.
  • Użytkownicy posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie, aby poprawnie wypełnić określone pola w aplikacji.
Cechy aplikacji obieg faktur kosztowych :
  • Poufność faktur kosztowych.
  • Rejestracja przychodzących faktur kosztowych.
  • Pełna kontrola miejsca przechowywania faktur kosztowych
  • Pełna kontrola nad procesem akceptacji faktur kosztowych.
  • Zarządzanie czasem przeznaczonym na akceptowanie faktur kosztowych.
  • Łączenie faktur kosztowych z osobami zamawiającymi produkty lub numerem zamówienia, w oparciu o który faktura została wystawiona.
  • Zestawienia faktur kosztowych według: daty, etapu w procesie akceptacji, rodzajów kosztów, poszczególnych projektów.