Etap 1Proces obiegu faktur kosztowych – Rejestracja faktury

Osoby w dziale księgowości drukują na drukarce kody kreskowe. Do tego celu wykorzystują dedykowaną aplikację. Wraz z drukiem nalepki aplikacja generuje unikatowy numer, który przechowywany jest w aplikacji. Każdy numer jest inny, co pozwala zachować ciągłość rejestracji dokumentów. Kody kreskowe drukowane są bądź na papierze, bądź na etykietach adresowych.

Po wydrukowaniu nalepki w postaci kodu kreskowego jest ona przylepiana do oryginału faktury kosztowej, którą otrzymała Firma. Oznaczenie każdej faktury kodem kreskowym umożliwia wykorzystanie skanerów do procesu automatyzacji rejestracji faktur z dokumentami je opisującymi znajdującymi się w aplikacji.

Etap 2 – Skanowanie faktury

Faktura z nalepionym kodem kreskowym skanowana jest w skanerze. Specjalny moduł umożliwiający odczytywanie kodów kreskowych rozpoznaje ‘kreski’ i zamienia je na ciąg cyfr. Podczas skanowania skaner automatycznie tworzy plik elektroniczny skanu faktury w jednym z wybranych formatów (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP). Plik jest na tyle mały, aby duża liczba faktur nie powodowała znacznego wzrostu objętości bazy danych (ok. 20kB). Poprzez automatyczne odczytanie kodu kreskowego informacja o nadanym unikalnym numerze faktury według Firmy wprowadzana jest do odpowiedniego pola w aplikacji. Skan faktury jest dołączany automatycznie do dokumentu, który ją opisuje.

Osoba w dziale księgowości wypełnia ‘ręcznie’ pola dokumentu opisującego fakturę. Wprowadza następujące dane: data wystawienia faktury, wystawca, kwota netto, zamawiający, numer zamówienia (w oparciu, o które faktura została wystawiona), opis produktu.

Po wypełnieniu wymaganych pól osoba w dziale księgowości rozpoczyna proces obiegu dokumentu aplikacji zawierającego link do widoku faktury. Dokument trafia do skrzynki poczty elektronicznej osoby, która ma zaakceptować fakturę.

Etap 3 - Akceptacja faktury

Adresat, do którego została wysłana faktura do akceptacji otrzymuje informacje w skrzynce pocztowej, że pojawiła się nowa faktura do akceptacji. Otwierając ten dokument adresat automatycznie przekierowywany jest ze swojej skrzynki pocztowej do aplikacji ‘Obieg faktur’. Adresat wypełnia pola określające (MPK - miejsce powstawania kosztów), konto, na jakim ma być zaksięgowana faktura. Adresat opisuje te elementy, które jego dotyczą.

Aplikacja jest tak zaprojektowana, że pozwala wziąć udział w procesie akceptacji faktury kilku osobom, pozwalając jednocześnie każdej z nich dodać informacje pozwalające lepiej określić, w jaki sposób faktura powinna być zaksięgowana.

Akceptacja faktury polega na przesłaniu linku do dokumentu ją opisującego do kolejnej osoby biorącej udział w procesie jej akceptacji.

W każdej chwili osoby odpowiedzialne za księgowanie faktur mają możliwość sprawdzenia etapu, na jakim znajduje się proces akceptacji każdej faktury. Automatyczny mechanizm przypominający pozwala generować automatyczne przypomnienia do osób, które za długo ‘przetrzymują’ fakturę.

Cały czas faktura znajduje się w segregatorze w księgowości i każda osoba biorąca udział w procesie jej akceptacji ma możliwość zapoznania się z jej realnym wyglądem.

Etap 4 - Księgowanie faktury

Wyrażenie zgody na zapłacenie faktury przez ostatnią osobę biorącą udział w procesie akceptacji faktury powoduje automatyczne wysłanie emaila. Emaile otrzymują zarówno odpowiednia osoba w dziale księgowości oraz pierwsza osoba, która opisywała fakturę. Osoba, która jako pierwsza otrzymała fakturę do zaakceptowania otrzymuje informację, że proces akceptacji faktury się zakończył.

Dokument pokazujący osoby, daty oraz czas, w którym została wyrażona akceptacja na akceptację faktury jest drukowany w dziale księgowości. Dokument taki dołączany jest do realnego oryginału faktury. Bazując na nim, upoważniona osoba podpisuje fizycznie fakturę zgodnie z wymogami określonymi w ustawie ości.

ComminT Obieg faktur - workflow oszczędza mi wiele problemów i chroni mnie przed zmartwieniami. Teraz nie muszę sprawdzać każdego Obieg dokumentów - workflow  czy ma potrzebne zgody i czy budżet przydzielony na dany zakup nie został przekroczony. Teraz zawsze otrzymuję właściwie wypełnione i zaaprobowane Obieg dokumentów - workflow  więc mogę szybko rozpocząć proces ich realizacji.

Wszystkie dane są w czytelny sposób widoczne na zamówieniu a moja praca polega obecnie na podpisaniu Obieg dokumentów - workflow i wysłaniu do właściwego dostawcy.

Faktury przychodzące wraz z produktami są przekierowywane do działu księgowości gdzie są skanowane a następnie wykorzystując numer naszego Obieg dokumentów - workflow  dołączane do Obieg dokumentów - workflow  i wysyłane pocztą elektroniczną do właściwej osoby w celu akceptacji. 

Jestem zawsze w drodze, więc ComminT Obieg dokumentów - workflow  jest wręcz stworzony dla mnie. Wykorzystując replikę na moim notebooku mogę w każdym miejscu rozpocząć proces wygenerowania Obieg dokumentów - workflow , bez konieczności zbierania podpisów.
Moduł do zarządzania obiegiem faktur pozwala wszystkim osobom w moim dziale akceptować faktury. Nie muszą one teraz czekać aż ktoś złoży na nich swój podpis. Każdy z nas może zaakceptować fakturę korzystając z notebooka i będąc setki kilometrów od Organizacji. 

To wspaniale posiadać na biurku narzędzie do zarządzania zakupami. Dzięki ComminT Obieg dokumentów - workflow  mogę szybko sprawdzić każde zamówienie, które ktoś wysłał do mnie. Poprzez kliknięcie mogę je zaakceptować lub poprosić zamawiającego o jego wyjaśnienie.

Dla wszystkich pracowników wypełnianie Obieg dokumentów - workflow  w ComminT Obieg dokumentów - workflow  jest łatwiejsze niż wypełnianie formularzy ręcznie. Poprzez posiadanie wszystkich zamówień w jednym miejscu mogę szybko posortować je według dostawcy, działu zamawiającego czy też daty dostawy. Takie dane pozwalają mi wiedzieć jak dużo wydajemy i od kogo kupujemy. Mogę porównać Obieg dokumentów - workflow  z fakturami, które przychodzą i sprawdzić ich poprawność z zamówieniem.

ComminT Obieg dokumentów - workflow  to wspaniałe narzędzie szczególnie dla naszego działu zakupów. Zamiast poświęcać czas na sprawdzenie poprawności wypełnienia wniosku o zakup oraz delegacji finansowych każdej z osób pracownicy tego działu mogą więcej czasu poświęcić na negocjację lepszych warunków handlowych.

Aktualności

  • Outsourcing informatyczny

    Bez względu na warunki ekonomiczne, każda firma potrzebuje lepszych rozwiązań, aby unowocześnić ofertę handlowa lub zmniejszyć koszty operacyjne. ComminT pomaga swoim klientom poprawić wyniki biznesowe poprzez oferowanie usług dostosowanych do ich potrzeb i możliwości. ComminT oferuje usługi on-demand, czy wtedy i w takiej liczbie w jakiej są potrzebne. Wybierając ComminT…

    Więcej o: Outsourcing informatyczny

     
  • Czynniki sukcesu outsourcingu IT

    Czynniki decydujące o sukcesie Outsourcingu informatycznego Czynniki mające wpływ na sukces współpracy klienta z firmą świadczącą usługi outsourcingu IT: Zaangażowanie kierownictwa wysokiego i średniego szczebla firmy w chęć osiągnięcia wspólnego sukcesu. Kierownictwo firmy musi zadać i umieć odpowiedzieć sobie na pytania: Czy jestem konkurencyjny na moim rynku? Czy wiem co…

    Więcej o: Czynniki sukcesu outsourcingu IT

     
  • Ryzyka usług outsourcingowych

    Jak zminimalizować ryzyka związane z realizacją kontraktu w ramach Outsourcing IT? Po pierwsze trzeba je znać i mieć ich świadomość. Outsourcing IT generuje wiele emocji. Szczególnie widoczne jest to w małych i średnich firmach. Duże firmy i korporacje już sobie poradziły z tym zagadnieniem i korzystają z usług outsourcingu IT…

    Więcej o: Ryzyka usług outsourcingowych

     
  • ROI w outsourcingu IT

    Return on outsourcing – zwrot z inwestycji w outsourcing informatyczny Wprowadzenie Aby pomóc klientom w procesie dokonania najlepszej decyzji ComminT opracował i przygotował metodologię, która umożliwia rzetelną ocenę zysków wynikających z wdrożenia outsourcingu usług informatycznych. Aby przedstawić zyski z wdrożenia outsourcingu informatycznego proszę zapoznać się z tym dokumentem. Ten krótki…

    Więcej o: ROI w outsourcingu IT

     
  • Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?

    Zrozum potrzeby klientów, czyli użytkowników, przed podjęciem decyzji o wdrożeniu VoIP. Zastanów się, jakie są potrzeby i oczekiwania obecnie w Twojej firmie. Zidentyfikuje cele biznesowe, jakie masz osiągnąć poprzez wdrożenie usług VoIP: Zwiększenie produktywności Poprawa jakości obsługi klientów Redukcja kosztów Większość firm, nie dokonuje żadnej analizy swoich oczekiwań. Koncentrując swoją…

    Więcej o: Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?

     
  • Firmy korzystające z outsourcingu IT w Warszawie

      Artykuł opisuje wyniki działań w obszarze sprzedaży i telemarketingu. Nie jesteśmy firmą badawczą. Pomysł napisania artykułu wynika z chęci podzielenia się danymi, które pozyskaliśmy w procesach telemarketingu i sprzedaży. Okres zbierania danych: okres, w którym skontaktowaliśmy się z firmami od 01.02 do 30.11 2015 roku. Metoda:zebraliśmy informacje od firm…

    Więcej o: Firmy korzystające z outsourcingu IT w Warszawie

Kontakt

ComminT Sp. z o.o.
Al. Lotników 1
02-668 Warszawa
T. +48 22 750 52 96

Pracujemy: od pn do pt
W godzinach: 8.00 - 17.00

Kontakt