Aplikacja obieg dokumentów

Aplikacja obieg dokumentów

Celem aplikacji obieg dokumentów jest ich gromadzenie w strukturze folderów. Udostępnianie ich użytkownikom oraz zarzadzanie nimi.

Celem do archiwizacji dokumentów jest gromadzenie dokumentów w strukturze folderów. Udostępnianie ich użytkownikom oraz zarzadzanie nimi.

Opis aplikacji do archiwizacji dokumentów

Moduły aplikacji:

  • Użytkownicy
  • Tagi
  • Pliki

Uprawnienie: Administrator:

  • dodaje usuwa użytkowników
  • nadaje użytkownikom poziomy uprawnień (admin, Tagi + Pliki, Pliki)
  • tworzy, edytuje tagi wszystkie, jakie są w aplikacji
  • definiuje, kto ma dostęp do danych tagów wszystkich, jakie są w aplikacji
  • tworzy, edytuje pliki wszystkie, jakie są w aplikacji

Uprawnienie: Tagi + Pliki:

  • tworzy, edytuje tagi - do których ma dostęp, (czyli do tych, co sam utworzył albo, które administracja utworzyła i dała do nich dostęp)
  • definiuje, kto ma dostęp do w/w tagów
  • tworzy, edytuje pliki, które są powiązane z tagami, do których ma dostęp

Uprawnienie: Pliki:

  • tworzy, edytuje pliki tylko te, które są powiązane z tagami, do których ma dostęp
Ważne uwagi na temat aplikacji .

Przypisanie jednego pliku do kilku tagów sprawi, że dostęp do niego będą miały wszystkie osoby z obu tagów. To oznacza, że jeżeli jeden tag będzie miał ograniczony dostęp a drugi będzie publiczny to dane pliki powiązane z oboma tymi tagami i tak będą dostępne dla wszystkich. Warto, zatem pliki przypisywać do tagów "liści”, czyli będących na wierzchołku drzewa i to im ograniczać dostęp.

Użytkownik o uprawnieniu Tagi + Pliki sam może zabrać sobie dostęp do danego tagu.

Jedyną drogą przywrócenia tego jest wtedy Administrator, który może wszystko.

Skasowanie tagu, który ma dzieci spowoduje że wszystkim jego dzieciom rodzic ustawi się na null co poskutkuje tym że staną się one tagami na równi najwyższymi w drzewie (root). Potem można je przypisać do innego tagu w drzewie, co znacznie ułatwi przenoszenie całych sekcji plików.

Usunięcie wartości słownikowej spowoduje że pliki które jej używają są wciąż dostępne, ale podczas edycji trzeba daną wartość zmienić na inną bo usunięta jest niedostępna.

Wartości słownikowe mogą być o tej samej nazwie.

Na widoku pliku (plik - show) Widzimy wszystkie poprzednie wersje pliku.

Pliki są wersjonowane to znaczy, że każda edycja zapisuje się w nowej rewizji.

Tagi nie są wersjonowane nie widać kto dany tag utworzył ani kto go edytował i ile razy. Po prostu widać kto ma do niego dostęp i te osoby mogą nim w pełni zarządzać.

Mogą być pliki niepowiązane z żadnym tagiem wtedy są to pliki dostępne dla każdego, luźne, nie są zorganizowane za pomocą zadanego tagu.

Na liście plików wyszukiwarka przeszukuje wszystkie dostępne dla danego użytkownika pliki chyba że zaznaczone są na drzewie jakieś tagi. Wtedy wyszukiwanie jest tylko wśród plików o tym tagu.

Uwagi techniczne

Skasowanie tagu do którego przypisane są pliki musi skutkować ze skasowaniem wpisów w tabeli TAG_FILE (nastąpi odłączenie plików od danego tagu).

Tagi jest to praktycznie rzecz ujmując folder.

Ze względu na trochę inne podejście zapadła decyzja nazwać je tagami.

Do jednego pliku może być przypisane wiele tagów.

Pomagają one utrzymać pliki w pewnej strukturze i zarządzać uprawnieniami dla każdego z nich.

Tagi

Tagi są powiązane ze sobą w strukturze drzewa.

Każdy tag ma uprawnienia pliki o tym tagu mogą być dla wszystkich lub dla wybranych grup użytkowników.

To znaczy jeżeli utworzymy tag o nazwie faktury ograniczymy dostęp do plików z tym tagiem do 3 użytkowników to tylko ci użytkownicy zobaczą dane pliki.

Tagi są w strukturze drzewa tylko po to żeby można było łatwo je uporządkować, ale to że dany nadrzędny tag jest ograniczony dla wybranej grupy. To nie znaczy, że jak pod nim są publiczne tagi dostępne dla wszystkich to ze dziedziczą one ograniczenie z wyższego bo tak nie jest.

Plik
  • tag
  • tag
  • tag
  • tag
  • tag
Powiązanie pliku z użytkownikiem na potrzebę widoku pliki index gdy plik zastrzeżony

 Wybierz takie pliki gdzie brak tagu

lub powiązany tag jest publiczny

lub powiązany tag jest prywatny ale wśród przypisanych userow jest obecnie żądający dostępu

Trzeba złączyć TAG_FILE z TAG z TAG_USER i odseparować niepasujące rekordy typu:

private:1 i user id niezgodne

pozostałe przypadki przechodzą

Widoki

Użytkownicy – index

  • Użytkownik o uprawnieniu administrator przegląda tutaj listę wszystkich użytkowników i ich uprawnień.
  • Może usuwać uzytkowników.

 Użytkownicy - create

  • Formularz dodawania użytkownika.

Użytkownicy – edit

  • Formularz edycji użytkownika.
  • Można tutaj zmienić email użytkownika
  • Administrator może zmienić hasło użytkownikowi jeżeli ten zapomni.
  • Po zalogowaniu na dane hasło użytkownik sam może sobie zmienić hasło na swoje.

Użytkownicy – user

  • Widok dla zalogowanego użytkownika gdzie może zmienić sobie hasło.

Pliki – index

  • Lista wszystkich plików.

Pliki – create

  • Formularz tworzenia nowego pliku

Pliki - edit

  • Formularz umożliwiający edycje istniejącego pliku

Pliki – show

  • Widok prezentacyjny pliku - jego aktualny stan proste wyświetlenie wszystkich danych a pod spodem tabelka z listami rewizji pliku kto kiedy

Tagi – index

  • Lista wszystkich tagów.

Tagi – create

  • Formularz tworzenia nowego tagu

Tagi – edit

  • Formularz edycji istniejącego tagu

Słowniki – index

  • Tabela z predefiniowanymi w aplikacji słownikami (Typ pliku, budynek, lokalizacja dokumentu)
    Każdy z w/w słowników można uzupełniać o nowe wartości, edytować istniejące, kasować nieużywane.

Słowniki – show

  • Widok wartości konkretnego słownika
  • Na tym poziomie można je edytować usuwać i jest przycisk dodaj nową.

Słowniki - create / edit

  • Formularz dodawania / edycji jednej wartości słownika.
  • Przyjmuje tylko prosty tekst np. "Faktury"
 
Definicja workflow
Definicja obiegu dokumentów

Aplikacja Obieg Dokumentów to automatyzacja kompletnego procesu biznesowego, podczas którego informacja lub zadanie jest przekierowywane od jednego uczestnika procesu (urządzenia lub osoby) do następnego, w celu wykonania działania w połączeniu z zasadami określającymi ten proces.

Korzyści z wdrożenia aplikacji Workflow
  • Poprawa wydajności pracy – automatyzacja wielu procesów biznesowych oraz eliminacja niepotrzebnych działań
  • Lepsza kontrola procesów – poprawa zarządzania procesów biznesowych poprzez standaryzację metod pracy oraz dostępność procesów audytorskich
  • Poprawa obsługi klienta – konsekwentna obsługa potencjalnych klientów oraz zwiększenie udzielania właściwych odpowiedzi klientom
  • Elastyczność – kontrola oprogramowania w miejscu, gdzie nie spełnia ono założonych oczekiwań i możliwość dostosowania do aktualnych potrzeb
  • Poprawa procesów biznesowych – skupienie uwagi na procesach biznesowych pozwala je uprościć i zwiększyć ich wydajność
  • Skrócenie procesów biznesowych – praca wielu osób w jednym czasie z zagadnieniem pozwala skrócić czas niezbędny na wykonanie go
  • Wielokrotne wykorzystanie danych – raz wprowadzone dane do systemu mogą być wykorzystane w wielu różnych procesach bez potrzeby ponownego ich wprowadzania
  • Zaangażowanie w proces najlepszych osób – konkretne zadanie musi być wykonane przez osoby, które zrobią to najlepiej, ale również najtaniej. Zaangażowanie właściwych osób do poszczególnych zadań pozwala najlepiej wykorzystać posiadane zasoby
Co firma zyskuje poprzez wdrożenie aplikacji Obieg Dokumentów

Dzięki wykorzystaniu systemu obiegu dokumentów:

  • Zadanie nie są przekazywane do niewłaściwych osób lub gubione
  • Menedżerowie mogą skupić się na zarządzaniu pracownikami oraz biznesem
  • Nie jest już potrzebna grupa osób zajmująca się przekazywaniem dokumentów
  • Procedury obowiązujące w organizacji są udokumentowane i odpowiednio przestrzegane
  • Najlepsza osoba lub urządzenie jest przypisane do wykonania poszczególnego zadania
  • Najważniejsze zadania są wykonywane w pierwszej kolejności
  • Pracownicy mogą wykonywać czynności równolegle w ramach realizacji jednego projektu

Dlaczego Workflow, Dlaczego obieg dokumentów

Organizacje decydujące się na wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów niemalże od razu zauważają korzyści ekonomiczne oraz organizacyjne wynikające z jego zastosowania. W związku z czym każda organizacja powinna starać się jak najszybciej zidentyfikować procesy, które u niej zachodzą, oraz dokonać ich analizy. Analiza powinna zakończyć się wyborem procesów, automatyzując które organizacja osiągnie największe korzyści. Niektóre z organizacji zauważają, że występują u nich stałe zmiany a sama organizacja nie jest jeszcze gotowa aby zastosować tego typu rozwiązanie.

Należy dodać, że każda organizacja działa na dynamicznie zmieniającym się rynku i styka się ona z zmieniającymi się sytuacjami. System obiegu dokumentów powinien przewidzieć i uwzględniać takie zdarzenia musi więc być on bardzo elastyczny. Organizacje, które odkładają na przyszłość zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów posiadają słabości, które stawiają je w gorszej pozycji w porównaniu z organizacjami czerpiącymi korzyści z wykorzystywania takiego rozwiązania. Organizacje korzystające z obiegu dokumentów korzystają z doświadczenia pozwalającego projektować procedury biznesowe pozwalające uzyskać przewagę konkurencyjną.

W związku z tym, że zastosowanie systemu obiegu dokumentów wiąże się z ryzykiem i wymaga zaangażowania środków. Poniżej znajduje się kilka uwag dotyczących zastosowania systemu obiegu dokumentów z sukcesem. Nasza firma stosuje w swoich wdrożeniach te zasady. Jest to wkład naszej firmy w procesie wdrażania tego typu rozwiązań.

Proces wyboru elementów systemu obiegu dokumentów

Wybierz proces, którego automatyzacja da Tobie najwięcej korzyści. Przeanalizuj procesy, w czasie realizacji których zginęło najwięcej dokumentów, było najwięcej spraw rozwiązanych po terminie w wyniku przekazywania dokumentu wielu osobom w jednym departamencie. Bądź pewien, że wdrożenie systemu obiegu dokumentów przyniesie mierzalne korzyści np. zmniejszenie kosztów lub zwiększeni przychodów. Jeżeli jest to możliwe aplikacja powinna być spójna z celami biznesowymi organizacji np. jeżeli celem jest zwiększenie zadowolenie klientów, powinieneś zastanowić się nad zastosowaniem obiegu dokumentów realizującym reklamacje. Zastosuj system obiegu dokumentów w środowisku, gdzie jego użytkownicy są tym zainteresowani, a proces zakończy się sukcesem.

Nie automatyzuj niewydajnych procesów. W czasie wyboru poszczególnych etapów procesu, które chcesz ująć w system obiegu dokumentów powinieneś wyeliminować te etapy, które są zbędne. Następnym krokiem jest zdefiniowanie zadań jakie mogą być wykonane przez komputer, a jakie przez człowieka. Na końcu musisz ocenić jak dany proces przeprowadzony w systemie obiegu dokumentów wpłynie na sposób działania organizacji.

Wybierz system obiegu dokumentów kierując się wiedzą i doświadczeniem. W związku z znaczącą liczbą systemów tego typu musisz zastanowić się czy produkt, który jest oferowany jest zorientowany na procesach zachodzących czy też na osobach mających je wykonywać. Powinieneś się zastanowić, czy będziesz korzystał z zaawansowanych rozwiązań przekierowywania zadań, możliwości definiowania obiegu dokumentów według specyficznych wymagań zachodzących tylko w Twojej organizacji oraz możliwości integracji z innymi systemami teleinformatycznymi.

Opracuj szczegółowy plan projektu. Plan powinien zawierać poszczególne elementy wdrożenia, uczestników, zagadnienia oraz cele związane z projektem obiegu dokumentów. Ten plan powinien zawierać informacje o definicji, wizualizacji oraz wysiłkach jakie należy ponieść aby wdrożyć to rozwiązanie. Stwórz zespół projektowy, na którego czele powołaj lidera. Ustal regularne spotkania sprawozdawcze sprawdzające postęp działań oraz stopień realizacji celu.

Zastosuj system obiegu dokumentów, który będzie się rozwijał. Procesy zachodzące w Twojej organizacji nie zostały ustalone raz na zawsze, życie gospodarcze je zmienia, system obiegu dokumentów też musi umożliwiać dokonywanie niezbędnych zmian.

Nie oczekuj zbyt wiele. W biznesie zachodzą różnego typu procesy i różne są systemy obiegu dokumentów. Podczas gdy większość systemów obiegu dokumentów można wykorzystywać w wielu organizacjach, mogą one nie pracować wydajnie we wszystkich z nich.

Pamiętaj, że użytkownicy są najbardziej istotnymi klientami. To czy system zostanie zaakceptowany zależy od jego użytkowników. Podczas procesu wdrożenia nie powinieneś skupiać się tylko i wyłącznie na użytkownikach systemu, ale rozszerzyć ich zaangażowanie oz nich zespołu wspierającego projekt. Mogą oni stać się ekspertami wdrożenia i być tak traktowani w procesie modelowania wdrożenia. Sprawdź czy otrzymali oni odpowiednie przeszkolenie i wsparcie.

Przeprowadź ocenę wdrożenia, w celu sprawdzenia w jakim stopniu system spełnił założenia finansowe oraz organizacyjne. Jako elementy mierzalne możesz sprawdzić koszty wdrożenia, zawierające koszty pracy, którą trzeba było powtórzyć, zyskowność, elementy procesu, które zostały objęte rozwiązaniem oraz zaangażowanie zespołu. Analiza powinna również obejmować jakościowe wyniki wdrożenia takie jak; możliwość podjęcia właściwej decyzji bazując na właściwej i dostępnej informacji, polepszenie morale pracowników w związku ze ścisłym określeniem ich zadań oraz poprawę obsługi klientów.