Aplikacje dedykowane
Korzyści z wdrożenia aplikacji Umowy
Aplikacja przeznaczona jest do ewidencji oraz przechowywania wszystkich umów zawartych przez firmę. Wszystkie dokumenty są składowane w formie elektronicznej w bazie danych umożliwiającej zapoznanie się z nimi wszystkim uprawnionym osobom.
Cechy aplikacji Umowy:
- Archiwizacja umów w formie elektronicznej
- Zarządzanie dostępem do umów
- Ewidencja umów
- Wersjonowanie umów
- Nadawanie numerów umowom
Opis aplikacji Umowy
Po podpisaniu jakiejkolwiek umowy przez organizację jest ona skanowana i w takiej postaci plik graficzny dołączany jest do formatki w aplikacji. Czynność ta może być zastrzeżona dla wąskiej grupy użytkowników. Po dołączeniu dokumentu do formatki użytkownik wypełnia wcześniej zdefiniowane pola.
Do podstawowych danych wypełnianych przez osobę rejestrującą nową umowę w systemie należą: numer ewidencyjny (może być nadawany automatycznie), organizację, z którą umowa została zawarta, rodzaj umowy, nazwę i numer umowy taki jaki jest na niej, datę podpisania, datę wygaśnięcia, osobę ze strony firmy odpowiedzialną merytorycznie (wybór z listy użytkowników), krótki opis, dział w firmie, którego dotyczy umowa, krótki opis, miejsce przechowywania fizycznie oryginału umowy (segregator, szafa, pokój).
Po wprowadzeniu wszystkich danych osoba wprowadzająca nową umowę do systemu określa grupę jej użytkowników. Poprzez wykorzystanie mechanizmu przypominania o dacie wygaśnięcia umowy oraz osoby która musi być o tym fakcie powiadomiona istnieje możliwość automatycznego generowania informacji o zbliżającym się terminie wygaśnięcia umowy. Istnieje możliwość dopisania informacji jakie czynności należy wykonać w procesie podpisania nowej umowy.
