Wdrożenia
Opis sytuacji
Średniej wielkości firma usługowa oferująca zaawansowane systemy kontroli dostępu przeznaczone dla dużych instytucji. Firma do tej pory wykorzystywała tylko system poczty elektronicznej. Każdy z handlowców posiadał własne bazy ‘swoich’ Klientów, które nie udostępniał innym osobom. Handlowcy posiadali dane o Klientach w różnej formie i postaci, począwszy od kartek papieru i notatników poprzez pliki Excel . Poprzez rosnącą skalę działań handlowych kierownictwo Firmy zdecydowało się wdrożyć zintegrowane rozwiązanie typu CRM. Głównymi cechami jakie miała spełniać aplikacja było odzwierciedlenie procesów zachodzących w Firmie. Struktura organizacyjna firmy jest plaska i wyróżnia dwa działy: sprzedaży i serwisu.
Działy komunikują się ze sobą i współpracują bardzo ściśle. Dział sprzedaży realizuje cały proces sprzedaży, począwszy od segmentacji potencjalnych Klientów po podpisane umowy. Dział serwisu zajmuje się zarówno wdrożeniami rozwiązań jak również późniejszą opieką nad nimi.
Zagadnienie do rozwiązania
Specyfikacja wymagań aplikacji CRM, oczekiwania klienta. Firma posiadała kilkanaście osób, z których każda posiadała własne pliki z listami potencjalnych Klientów oraz procesem ich obsługi. Ze względu na rosnącą skalę Firma doszła do przekonania, że potrzebuje rozwiązanie, które pozwoli zintegrować rozproszone działania poszczególnych pracowników.
Drugim, istotnym czynnikiem była chęć sformalizowania procesu tworzenia i zatwierdzania ofert handlowych. Z uwagi na fakt, że każda oferta była inna w proces jej tworzenia zaangażowane były osoby z działu handlowego oraz serwisu.
Z uwagi na zastosowanie w Firmie normy jakości ISO serii 9000, Firma oczekiwała od aplikacji spełnienia wymogów, które umożliwią jej sprawne opisanie i zastosowanie procedur.
Firma wybrała ComminT Sp. z o.o. i aplikację CRM.
Rozwiązanie
Zmodyfikowana aplikacja ‘CRM’ okazała się najlepszym rozwiązaniem. Poprzez rozbudowanie aplikacji o dodatkowy moduł ‘Serwis”’ firma uzyskała produkt w 100% spełniający jej oczekiwania.
Aplikacja zbudowana jest z modułów, które odpowiedzialne są za przechowywanie określonych informacji oraz pełnieniu określonych funkcji.
Modułami tworzącymi aplikację są:
- Firmy - Przechowuje dane dotyczące Firm i Kontaktów. Umożliwia w jednym miejscu gromadzenie wszystkich informacji dotyczących jednego podmiotu oraz osób z nim związanych
- Projekty - Pozwala zaplanować opisać oraz zachować dane dotyczące projektów zarówno przygotowanych dla Klientów jak również wewnętrznych projektów marketingowych
- Serwis - Przechowuje dane dotyczące wszystkich zagadnień związanych z serwisem. Umożliwia zarządzanie szkoleniami oraz osobami, które brały w nich udział
Aplikacja realizuje zasadę: nie powtarzania czynności wykonanych jeden raz. Jest to związane z gromadzeniem wszystkich informacji w jednym miejscu i udostępnieniem ich wszystkim, tym którzy tej wiedzy potrzebują i mają uprawnienia aby ją posiadać.
Cel rozwiązania
Celem aplikacji było stworzenie jednego źródła informacji o Firmach, Kontaktach Serwisie oraz procesach ich dotyczących. Aplikacja ułatwia zarządzanie każdemu uprawnionemu użytkownikowi w Firmie wszystkimi relacjami z Firmami oraz Kontaktami.
Efekt końcowy wdrożenia
Aplikacja umożliwia gromadzenie informacji składającej się na wiedzę i doświadczenia wszystkich jej użytkowników. Dzięki zasobom zgromadzonym w aplikacji pracownikom Firmy łatwiej mogą osiągnąć przewagę konkurencyjną na rynku.
Dzięki łatwości dostępu do informacji oraz kontroli uprawnień, aplikacja umożliwia szybsze podjęcie właściwych decyzji przy zachowaniu wymogów bezpieczeństwa. Zdefiniowanie procesów przekazywania i gromadzenia informacji pozwolą na kontrolę realizacji procedur i sposobu realizacji postawionych zadań.
Zwiększenie dostępu do informacji
Zastosowane w aplikacji mechanizmy grupowania informacji pozwalają na szybkie odnalezienie Kontaktów i Firm oraz historii relacji z nimi. Stały dostęp do potrzebnych i często używanych informacji oszczędza czas i poprawia efektywność pracy.
Poprawienie sprawności organizacji
Aplikacja w wyraźny sposób umożliwia podniesienie sprawności działania jej użytkowników. Dostęp do wszystkich danych z jednego miejsca ogranicza czas niezbędny na utrzymywanie właściwych relacji z Klientami.
Możliwość dokonania szybkiej analizy informacji związanych z Klientami skraca czas niezbędny do wygenerowania raportów dla przełożonych. Kierownicy mogą łatwo zorientować się w aktywnościach swoich pracowników oraz czuwać nad właściwym wykonywaniem zadań.
Przekazywanie prowadzonych spraw wiąże się z udostępnieniem zasobów aplikacji co znakomicie przyspiesza wprowadzenie pracowników w nowe obowiązki.
Obecnie ComminT rozbudowuje aplikacje dla Firmy.
