Wdrożenia
Stoisz przed wdrożeniem systemu informatycznego. Zastanawiasz się jak przeprowadzić wdrożenie, aby efekt spełniło twoje oczekiwania. Na co dzień zajmujesz się rozwijaniem biznesu. W związku, z czym wdrożenie systemu informatycznego wykonujesz bardzo rzadko, sporadycznie. Zależy ci, aby mieć pewność, że wdrożenie nastąpi tak, jak sobie to wyobrażasz.
Poniżej, w kilku punktach możesz zapoznać się z opisem problemów, z jakim spotykają się nasi klienci. Przedstawimy też nasze stanowisko i rekomendację, jak najbardziej korzystnie dla firmy rozwiązać zagadnienie.
Budżet wdrożenia systemu IT ma znaczenie
Zanim rozpoczniesz jakiekolwiek prace zastanów się, jaki budżet możesz przeznaczyć na wdrożenie systemu IT? Wielkość budżetu wpływa na każdy z pozostałych czynników i parametrów wdrożenia. Budżet wdrożenia systemu IT wpływa na wszystkie jego elementy:
- Czas wdrożenia – im firma posiada większy budżet, tym zespół wdrożeniowy może być większy, w związku, z czym samo wdrożenie może trwać krócej.
- Firma wdrożeniowa – większy budżet wdrożenia pozwala wynająć firmę, która posiada większe kompetencje. Głównym czynnikiem mającym wpływ na cenę są konsultanci.
- Zakres wdrożenia – większy budżet pozwala wdrożyć bardziej kompleksowy system IT.
Określ cel wdrożenia systemu IT oraz mierniki KPI
Cel musi być mierzalny, określony w czasie i realny.
Miary wdrożenia systemu IT. Musisz, podkreślam musisz określić miary wdrożenia. Musisz określić czas, kiedy wdrożenie ma się zakończyć. Bez tych dwóch elementów nigdy nie jesteś w stanie jednoznacznie stwierdzić, czy wdrożenie systemu IT się udało i w jakim zakresie. By to uczynić musisz zmierzyć stan przed i po, tak abyś mógł porównać dwie, różne wartości uzyskane w dwóch, różnych datach.
Miary wdrożenia systemu IT są szczególnie istotne w sytuacji, w której korzystasz z usług firmy wdrażającej. Bez mierników nie jesteś w stanie sprawdzić rezultatów wdrożenia. Bez miar nie jesteś w stanie rozliczyć z wykonanego wdrożenia przez firmę, którą wybierzesz.
Analiza przedwdrożeniowa
To jest bardzo istotny punkt każdego wdrożenia systemu informatycznego. Posiadasz doświadczenie z innych obszarów, w których posiadasz pełne kompetencje. W wielu wypadkach, po prostu działasz. Wiesz, co i jak ma zostać wykonane. Wiesz dokładnie, jaki efekt zamierzasz uzyskać.
Niestety, w przypadku wdrożenia systemu informatycznego potrzebujesz wykonać analizę przedwdrożeniową. Nasze doświadczenie pokazuje jednoznacznie. Czas i środki przeznaczone na analizę przedwdrożeniową zwracają się wielokrotnie w trakcie wdrożenia systemu informatycznego. Mamy świadomość, że wile firm woli od razu przejść do procesu samego wdrożenia. Niestety, my nie realizujemy takich projektów.
Porządek. To jest słowo kluczowe w etapie mapowania procesów. Zanim stworzysz mapę procesów, istotne jest, abyś uporządkował istniejące procesy biznesowe. Tak, aby wdrożenie uwzględniło tylko te, które są naprawdę istotne dla firmy. Ograniczenie liczby i stopnia skomplikowania procesów przyczyni się do niższego kosztu wdrożenia.
Po co mapowanie procesów, przecież mam wszystko w głowie
Poza jedną, nie spotkaliśmy firmy, która posiadała rozpisane wszystkie, podkreślam wszystkie procesy biznesowe w firmie. Tą firmą jest producent jogurtów, koncern. W procesie przygotowania do wdrożenia systemu informatycznego otrzymaliśmy segregator. Segregator, w którym spisane były wszystkie procesy biznesowe. W stopniu tak szczegółowym, że pierwszy raz trudno nam było zadawać dodatkowe pytania. Poza tym jednym przypadkiem, firmy nie tworzą mapy procesów biznesowych. Ich kwestia jest rozwiązywana ręcznie.
Bez spisanej, udokumentowanej mapy procesów nie wdrożysz systemu informatycznego. Stworzenie wymagań jest istotne z jeszcze jednego punktu widzenia. Pozwala porównać oczekiwania z potrzebami. Nie w każdym przypadku jest to jedno i to samo. W czasie kilku sesji, warsztatów firma może wypracować mapę procesów biznesowych. W kolejnych interwałach zweryfikować ich wykorzystanie.
Z naszego doświadczenia możemy dodać, że sprawdza się zatrudnienie facylitatora. Osoby, która ułatwi osiągnięcie celu, stworzenia mapy procesów. Facylitator szczególnie sprawdza się w środowiskach, w których jest bardzo silny przywódca, który narzuca innym członkom zespołu swoje rozwiązania.
Własny zespół wie lepiej
Cenisz ludzi, wiedzę. Tworzysz wartość dodaną wykorzystując swoje wieloletnie doświadczenie w branży. Jesteś cenionym ekspertem, z wieloletnim doświadczeniem. Czy masz takie samo doświadczenie we wdrażaniu systemów informatycznych? Zastanów się. Znajdź odpowiedzi na pytania:
- Ile wdrożeń systemów informatycznych przeprowadziłeś w ciągu ostatnich 12. miesięcy?
- Jakie metody wdrażania systemów informatycznych zastosowałeś w ostatnich wdrożeniach?
Prawda jest taka, że ty i twój zespół posiadacie ekspercką wiedzę w obszarze waszej firmy, jej produktów, branży i segmentu rynku. Ale, to nie ma nic wspólnego z wdrażaniem systemu informatycznego. Zatrudnienie zewnętrznego konsultanta, firmy oferującej usługi typu: doradztwo IT jest dobrym rozwiązaniem. Pozwala skrócić czas realizacji projektu, zapobiega popełnieniu wielu błędów.
W ramach własnego zespołu wyznacz właściciela produktu. Osobę, która jest odpowiedzialna za wdrożenie systemu IT w firmie. Właścicielem wdrożenia powinna być osoba, która korzysta z nowego rozwiązania w bardzo dużym stopniu, jeśli nie największym. To właściciel wdrożenia wie, na jakich funkcjach, cechach aplikacji jej najbardziej zależy.
Sprawdź, co jest dostępne na rynku
My, Polacy mamy taką tendencję, że chcemy być właścicielem wszystkiego. Również chcemy mieć własne, dedykowane aplikacje, systemy informatyczne. Niekiedy jednak się to zupełnie nie opłaca. My spotykamy się z takimi sytuacjami bardzo często. Małe i średnie firmy w większości wypadków mogą bardzo efektywnie pracować. Tworzyć istotną wartość dodaną dla klientów, również w sytuacji, w której korzystają tylko z aplikacji powszechnie dostępnych. Aplikacji SaaS dostępnych w abonamencie. Wiem, że w tym momencie bardzo ograniczam sobie rynek, ale powinienem to napisać. Tak, aby każdy miał okazję podjąć właściwą decyzję.
Szczególnie zdania te kieruję do przedstawicieli firm małych i średnich. Proszę, zastanówcie się dwa razy, zanim zamówicie dedykowaną aplikację internetową. To nie będzie wydatek kilku, kilkunastu tysięcy złotych. Nigdy nie zmieścicie się w takim budżecie. Chyba, że rozpoczniecie współpracę z freelancerem, który po ostatniej płatności przestanie odbierać telefony od was.
Zanim wymyślicie skomplikowane procesy. Sprawdźcie, jakie aplikacje są już dostępne na rynku. Możecie sporo zaoszczędzić pieniędzy, czasu i nerwów.
Zaangażowanie zarządu we wdrożenie systemu IT
Pragniesz wdrożyć system IT. Wybrałeś partnera biznesowego. Wybrałeś osobę, z twojego zespołu, która ma zarządzać projektem. I … czekasz na rezultat. Powiem wprost możesz się nie doczekać. Z prostego powodu, osoby w twojej firmie. Osoby, która może mieć trudności z ogarnięciem całej aplikacji. Mimo swoich dużych kompetencji, zaangażowania.
Nasze doświadczenie mówi wprost. Wdrożenie systemu IT jest tak istotnym przedsięwzięciem w firmie, że w jego proces musi być zaangażowany zarząd firmy, główny sponsor, główni użytkownicy. Oraz osoby, które nawet w najmniejszym względzie będą z niego korzystały.
Rozwiązanie jest jedno, zaangażowanie zarządu firmy w proces wdrożenia systemu IT, w znaczący sposób zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu.
Zmiany, jakie zmiany?
Prawie wszystko zaplanowałeś i wykonałeś poprawnie. Dużo czasu i energii poświęciłeś na fazę przygotowania wdrożenia. Miałeś realny budżet. Określiłeś realne, możliwe do osiągnięcia w zakładanym czasie rezultaty. Wybrałeś dobrą firmę.
A jednak nie udało się. Wdrożenie systemu IT zakończyło się porażką. Zastanawiasz się dlaczego? Jednym z bardzo częstych powodów, jest brak właściwego zarządzania zmianą. Zmianą wywołaną przez wdrożenie. Tak, naprawdę w tym punkcie powinna być mowa o ludziach, użytkownikach systemu. To ich dotyczy zmiana. Pamiętaj o ludziach. To oni są najważniejsi w firmie. Motto firmy Commint, nie bez powodu brzmi: ludzie, wiedza, rozwiązania.
Wdrożenie systemu IT dotyczy wyjścia poza strefę komfortu. Rezygnacji z stale stosowanych sposobów realizacji pracy. Zarządzanie zmianą wychodzi daleko poza samo wdrożenie systemu IT, ale chcąc osiągnąć sukces musisz poświęcić na nie dużo energii i uwagi. Jednym narzędzi, które może pomóc osiągnąć sukces jest aplikacja baza wiedzy w firmie. Aplikacja lub moduł wdrażanego systemu IT, w którym zawarte są informacje o zmianach.
Zbudowanie przewagi konkurencyjnej poprzez wdrożenie systemu IT
Tego nie da ci żadna aplikacja SaaS. Tylko poprzez wdrożenie dedykowanej aplikacji internetowej jesteś w stanie zbudować istotną, trwałą przewagę konkurencyjną na rynku. Wyróżnić się.
Wdrożenie systemu IT, podsumowanie
Muszę poinformować, że w większości wypadków wdrożenie systemu IT zakończy się porażką. Taka jest statystyka. Bez względu na budżet, jaki posiadasz (przeczytaj o porażce wdrożenia SAP w firmie Lidl), bez względu na zaangażowanie zespołu, bez względu na renomę i doświadczenie firmy oferującej usługi doradztwa IT. Porażka ma wiele wymiarów, dotyczyć może braku realizacji zamierzonych celów, przedłużenia czasu realizacji projektu, przekroczenia budżetu.
Główną przyczyną porażek jest zbyt słaba faza przygotowania wdrożenia systemu IT. Firmy podchodzą do projektu zbyt optymistycznie. Nie chcą poświęcać czasu i pieniędzy, aby dokładnie przeprowadzić wymagania. Słabe przygotowanie wdrożenia systemu IT skutkuje zmianami wprowadzanymi w trakcie realizacji projektu. To właśnie zmiany przyczyniają się do porażek.
Proszę, pamiętaj im więcej czasu poświęcisz na przygotowanie wdrożenia systemu IT, tym masz większe szanse, że osiągniesz zamierzone rezultaty. Błędy, niedociągnięcia, skróty zostaną wielokrotnie powielone w kolejnych etapach realizacji wdrożenia.
