Jak tworzyć dokumenty sprzedaży?

Obecny klient jest lepiej wyedukowany, mądrzejszy (i bardziej wybredny) niż kiedykolwiek wcześniej. Nie tylko mają dostęp do dziesiątek różnych produktów i usług, ale także mnóstwo informacji jest na wyciągnięcie ręki w każdej sekundzie. Klienci wiedzą, czego chcą i jak to zdobyć - a Twój zespół sprzedaży musi być o krok do przodu.

Specjaliści ds. sprzedaży nie są już głównym źródłem informacji o firmie lub produkcie. Klienci przeprowadzają własne badania i formułują własne opinie, zanim kiedykolwiek skontaktują się z kimś z zespołu sprzedaży. Kiedy w końcu nawiązują kontakt, oczekują rozmowy z kimś kompetentnym, wspierającym i zdolnym do udzielenia odpowiedzi na ich pytania (bez względu na to, jak skomplikowane mogą one być).

Aby wesprzeć swój zespół sprzedaży i upewnić się, że jest on w stanie zapewnić potencjalnym klientom informacje potrzebne do ostatecznej konwersji, potrzebna jest odpowiednia dokumentacja sprzedaży.

Czym jest dokumentacja sprzedaży?

Dokumentacja sprzedaży to informacje, treści i zasoby, które wspierają zespoły sprzedaży w codziennych interakcjach i działaniach.

Pomyśl o dokumentacji sprzedaży jak o zestawie narzędzi. Dysponując odpowiednimi zasobami, zespół sprzedaży może efektywnie odpowiadać na pytania potencjalnych klientów i potencjalnych klientów, rozwiązywać problemy lub wątpliwości klientów, a nawet zwiększać sprzedaż lub wprowadzać nowe produkty dla długoterminowych lojalnych klientów.

3 korzyści z dokumentacji sprzedaży

Oto kilka sposobów, w jakie dokumentacja sprzedaży może przynieść korzyści Twojemu zespołowi sprzedaży:

1. Spójność wiadomości

Kiedy potencjalny klient przestawia się z samodzielnego poszukiwania informacji na rozmowę ze specjalistą ds. sprzedaży, oczekuje, że zobaczy powtarzające się te same komunikaty i punkty.

Stworzenie jednolitej bazy danych dokumentacji sprzedażowej (w tym skryptów sprzedażowych, prezentacji, białych ksiąg i grafik) zapewnia, że wszyscy przedstawiciele działu sprzedaży posiadają taką samą wiedzę oraz możliwości jej wykorzystania i prezentują właściwe, spójne informacje. Spójność w komunikacji marki i produktu może pomóc w budowaniu zaufania między potencjalnym klientem a firmą.

2. Szybka obsługa potencjalnych klientów i klientów

Oczekuje się, że potencjalni klienci będą mieli pytania lub klienci mogą napotkać problemy lub wątpliwości po dokonaniu zakupu - a kiedy zwrócą się o pomoc do przedstawiciela handlowego, chcą uzyskać wyczerpujące odpowiedzi w odpowiednim czasie.

Posiadanie gotowej dokumentacji sprzedażowej zapewnia przedstawicielom handlowym dokładne informacje, które mogą szybko udostępnić, przyspieszając cykl sprzedaży i pokazując potencjalnym klientom, że poważnie podchodzisz do ich wspierania.

3. Wzmocnienie wiedzy przedstawicieli handlowych

Biblioteka wysokiej jakości treści sprzedażowych jest nie tylko edukacyjna dla klientów i potencjalnych klientów, ale także dla zespołu sprzedaży. Chociaż prawdopodobnie poznali oni większość informacji przedstawionych w dokumentacji sprzedażowej podczas szkolenia lub wdrożenia, łatwy dostęp do materiałów sprzedażowych, informacji o cenach, prezentacji produktów i innych może pomóc w odświeżeniu ich wiedzy.

Im częściej przedstawiciele handlowi wchodzą w interakcję z dokumentacją sprzedażową i korzystają z niej, tym lepiej będą przygotowani do rozmów i prezentacji z potencjalnymi klientami.

Jak tworzyć dokumenty sprzedaży? 5 przykładów materiałów i procesów sprzedażowych do udokumentowania

Wymagania dotyczące dokumentacji sprzedaży będą zależeć od unikalnych potrzeb Twojego zespołu, ale oto kilka typowych rodzajów zabezpieczeń sprzedaży i procesów, które pomogą Ci rozpocząć przygodę z dokumentacją.

1. Skrypty i szablony

Gotowy format prezentacji, działań następczych lub zamykania transakcji może pomóc przedstawicielom w bardziej produktywnej pracy. Dokumentuj przykładowe wiadomości e-mail, rozmowy telefoniczne lub prezentacje, na których zespół sprzedaży może się wzorować, lub twórz szablony, które mogą pobierać i personalizować.

2. Demonstracje produktów i filmy instruktażowe

Filmy szkoleniowe i demonstracyjne dotyczące produktów mogą pomóc zespołowi sprzedaży szybko odpowiedzieć na pytania i wątpliwości dotyczące działania lub funkcji konkretnego produktu. Możesz chcieć dołączyć demonstrację przeglądu produktu, a także bardziej szczegółowe filmy wyjaśniające, zagłębiające się w poszczególne cechy lub funkcje.

3. Studia przypadków i przypadki użycia

Dokumentowanie studiów przypadku i przypadków użycia może pokazać potencjalnym klientom, jak produkt wygląda w użyciu. Przypadki użycia produktu pokazują różne sposoby wykorzystania produktu, podczas gdy studia przypadków wykorzystują rzeczywiste przykłady, aby pomóc odbiorcom wyobrazić sobie siebie jako klienta.

4. Porównania i analiza konkurencji

Zanim potencjalny klient zdecyduje się na zakup, prawdopodobnie ma na myśli kilka opcji produktów. Posiadanie analizy konkurencji i porównań gotowych do udostępnienia może pomóc przedstawicielom handlowym wyjaśnić, czym różni się Twoja firma i zachęcić potencjalnego klienta do podjęcia ostatecznej decyzji na Twoją korzyść.

5. Często zadawane pytania

Największą zaletą dokumentu FAQ jest oszczędność czasu zespołów sprzedażowych. Rejestrując często zadawane pytania i odpowiadając na nie, potencjalni klienci i klienci mogą samodzielnie znaleźć odpowiedzi, których potrzebują, a przedstawiciele handlowi dokładnie wiedzą, jaką odpowiedź należy wyciągnąć, aby pomóc rozwiązać ich wątpliwości.

Jak tworzyć dokumenty sprzedaży? Podręcznik sprzedaży

Najlepsze praktyki w zakresie dokumentacji sprzedaży

Kiedy zaczynasz od zera, udokumentowanie wszystkich zasobów i informacji potrzebnych Twojemu zespołowi do odniesienia sukcesu może wydawać się przytłaczające. Oto nasze najlepsze praktyki w zakresie dokumentacji sprzedaży, które pomogą Ci zacząć od właściwej stopy:

1. Zaangażuj cały zespół sprzedaży

Tworzenie dokumentacji sprzedaży to wysiłek grupowy. Zaangażuj swoich przedstawicieli, zadając im pytania, poznając ich opinie i przyjmując uwagi na bieżąco. Zapewni to pokrycie wszystkich baz i zagwarantuje, że tworzone zasoby i treści będą przydatne dla zespołu.

2. Zacznij od małych i prostych rozwiązań

Nie musisz tworzyć wszystkiego w jeden dzień. Zamiast tego skup się na tym, co jest najważniejsze dla twojego zespołu i buduj z czasem. Dokumentacja sprzedażowa to proces ciągły, więc nie ma potrzeby się spieszyć.

3. Zaplanuj aktualizacje treści

Wraz ze zmianą produktów i funkcji zmienia się również dokumentacja sprzedażowa. Pamiętaj, aby konsekwentnie przeglądać i aktualizować swoje treści, aby pozostały świeże i odpowiednie.

4. Ułatwiaj przechowywanie, aktualizację, dostęp i nawigację po zasobach

Dokumentacja sprzedaży jest korzystna tylko wtedy, gdy jest łatwa do wykorzystania przez zespół zgodnie z przeznaczeniem. Wybierz aplikację do tworzenia dokumentacji sprzedaży, które ułatwia przechowywanie, aktualizację i dostęp do treści.

Jak tworzyć dokumenty sprzedaży?

Gotowy, aby rozpocząć swoją przygodę z dokumentacją sprzedaży? Oto jak to zrobić:

1. Lista potrzeb w zakresie dokumentacji sprzedaży

Zanim zakupisz aplikację do dokumentacji sprzedaży lub zaczniesz tworzyć materiały, zbierz swój zespół sprzedaży, aby określić, jakiego rodzaju zasobów lub treści będziesz potrzebować.

Zapytaj swoich przedstawicieli handlowych, gdzie mają trudności z nawiązaniem kontaktu z odbiorcami lub potencjalnymi klientami i co ich zdaniem pomoże wypełnić luki. Jakie są najczęstsze pytania, które słyszą? Czego szukają potencjalni klienci, a czego obecnie nie są w stanie zapewnić?

Po solidnej burzy mózgów przygotuj listę wymagań, do których będziesz wracać, gdy zaczniesz szukać platform i tworzyć treści. Przeglądanie tej listy w trakcie procesu tworzenia może zapewnić, że w miarę postępów obejmujesz wszystkie odpowiednie bazy.

2. Wybierz narzędzie do dokumentacji sprzedaży

Aplikacja do tworzenia dokumentacji sprzedaży umożliwia tworzenie, przechowywanie i udostępnianie treści i zasobów zespołowi, klientom i partnerom. W zależności od wybranej platformy, może to być również miejsce, w którym zespół może współpracować i łączyć się w celu tworzenia wysokiej jakości treści, materiałów szkoleniowych i nie tylko.

Na rynku dostępne są dziesiątki aplikacji do tworzenia dokumentacji, ale warto wybrać aplikację, która będzie odpowiednia dla Ciebie i Twojego zespołu. Oto kilka kluczowych cech, na które możesz zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji:

• Doświadczenie użytkownika i interfejs. Aplikacja do tworzenia dokumentacji powinna być łatwa w użyciu dla zespołu sprzedaży. Wybierz aplikację z prostym interfejsem użytkownika i intuicyjną obsługą.
• Edycja online. Edycja dokumentów sprzedażowych na platformie ułatwia utrzymanie aktualności wszystkich materiałów sprzedażowych.
• Szablony dokumentów upraszczają proces tworzenia treści, dając zespołowi sprzedaży ramy, na których można się oprzeć, aby jak najskuteczniej dodawać nowe informacje.
• Integracja z innymi narzędziami, z których zespół sprzedaży korzysta na co dzień, może ułatwić im importowanie i eksportowanie dokumentów, udostępnianie zasobów członkom zespołu lub potencjalnym klientom lub w inny sposób utrzymywanie łączności i zaangażowania.
• Obsługa urządzeń mobilnych. Platformy przyjazne dla urządzeń mobilnych umożliwiają zespołowi dostęp do zasobów i dzielenie się nimi bez względu na to, gdzie się znajdują, co pozwala im szybciej odpowiadać na pytania, zapewniać wsparcie lub pozyskiwać nowych odbiorców.
• Wsparcie dla różnych nośników treści. Aplikacja do dokumentacji sprzedaży powinna być gotowa do obsługi wszystkich rodzajów treści potrzebnych zespołowi sprzedaży, w tym filmów, plików PDF, obrazów i innych.

3. Zatrudnij ekspertów ds. sprzedaży

Mówiliśmy to już wcześniej i powtórzymy to jeszcze raz - dokumentacja sprzedaży musi być wysiłkiem grupowym. Aby uzyskać potrzebne zasoby tak szybko i efektywnie, jak to możliwe, zrekrutuj ekspertów w swoim zespole do pomocy.

Przydziel różnych członków zespołu do tworzenia różnego rodzaju treści, w tym skryptów i szablonów do kopiowania większych grafik lub przewodników, nawet jeśli jest to tylko zarys lub ramy, na których można się oprzeć.

4. Spraw, by treść była angażująca

Dokumentacja sprzedażowa powinna być tak angażująca, jak to tylko możliwe. Poszukaj możliwości uatrakcyjnienia treści, wprowadzając filmy, gify, obrazy, grafiki lub listy kontrolne - wszystko, co może rozbić duże fragmenty tekstu.

Warto również zwracać uwagę na możliwości rozbicia wyjaśnień, przeglądów lub demonstracji, które wydają się zbyt długie. Chcesz, aby Twoje treści były łatwo przyswajalne. Zamiast 30-minutowego filmu z pełnym przeglądem produktu, 1-3 minutowe klipy przedstawiające konkretne funkcje lub części mogą pomóc zespołowi sprzedaży w udostępnianiu dokładniejszych i łatwiejszych do przyswojenia informacji.

5. Śledzenie i aktualizacja

Aktualizowanie treści w celu zachowania aktualności wraz ze zmieniającymi się funkcjami lub cenami to tylko pierwszy krok w optymalizacji i ulepszaniu dokumentacji sprzedażowej. Aby upewnić się, że treści spełniają potrzeby zespołu sprzedaży, warto śledzić, w jaki sposób są one wykorzystywane i czego może jeszcze brakować.

Przyjrzyj się temu, czego szuka Twój zespół lub czym dzieli się z odbiorcami. Te spostrzeżenia mogą wskazywać na coś, czego brakuje w treściach sprzedażowych lub szkoleniach.

Jak tworzyć dokumenty sprzedaży? Aplikacje

Odpowiednie aplikacje do tworzenia dokumentacji sprzedażowej ma kluczowe znaczenie dla przygotowania zespołu na sukces, ale to, które jest odpowiednie dla Ciebie, zależy od potrzeb i preferencji Twojego zespołu. Oto nasze ulubione narzędzia:

1. Aplikacja wsparcia sprzedaży

Aplikacja wsparcia sprzedaży to platforma cyfrowej adaptacji, która umieszcza instrukcje krok po kroku i przewodniki bezpośrednio w oprogramowaniu, z którego zespół korzysta na co dzień. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do odpowiedzi, procesów, filmów, szablonów i nie tylko bezpośrednio z aplikacji lub narzędzi, z których korzystają, dzięki czemu wsparcie, którego potrzebują, jest tak łatwo dostępne, jak to tylko możliwe.

Dzięki aplikacji wsparcia sprzedaży Twój zespół sprzedaży może skrócić czas marnowany na szukanie odpowiedniego wsparcia lub informacji pomocy, pozwalając im na większą produktywność. Mogą szybko uzyskać odpowiednie informacje dla swoich potencjalnych klientów lub klientów, tworząc podstawę dla długoterminowych relacji sprzedażowych.

2. Aplikacja wewnętrzny portal pracowników

Aplikacja wewnętrzny portal pracowników  to konfigurowalny obszar roboczy zaprojektowany do łączenia zespołów, projektów i dokumentów w jednym miejscu. Aplikacja wewnętrzny portal pracowników jest niezwykle elastyczna, dzięki czemu zespoły sprzedaży mogą łatwo dostosować narzędzie do swojego sposobu pracy. Z łatwością przechowuje szablony, procesy, listy kontrolne, notatki ze spotkań i inne ważne informacje w postaci baz danych, stron i tabel.

Aplikacja wewnętrzny portal pracowników to świetne rozwiązanie dla zespołów poszukujących prostego, łatwego w użyciu interfejsu. Chociaż jest przeznaczony głównie do treści tekstowych, łatwo jest łączyć linki i załączniki. Możliwa jest nawet integracja z narzędziami do przechowywania dokumentów, takimi jak Dysk Google.

3. Aplikacja praca grupowa

Aplikacja praca grupowa to narzędzie do dzielenia się wiedzą i współpracy przy tworzeniu, organizowaniu i udostępnianiu treści. Użytkownicy mogą edytować i komentować w czasie rzeczywistym, pomagając w szybkim i wydajnym rozwijaniu projektów. Odpowiedni członkowie zespołu mogą być również powiadamiani o aktualizacjach lub przypisanych zadaniach na stronach, aby upewnić się, że wszystkie informacje są aktualne.

Aplikacja praca grupowa jest elastyczna i intuicyjna, dzięki czemu jest łatwym narzędziem do rozpoczęcia pracy. Proste strukturyzowane drzewa stron, tagowanie i łączenie ułatwiają łączenie stron, a integracje z najlepszymi aplikacjami umożliwiają osadzanie dokumentów i filmów z aplikacji innych firm bezpośrednio na stronach.

4. Aplikacja baza wiedzy

Aplikacja baza wiedzy to narzędzie do dzielenia się dokumentami, przechowywania dokumentów, notatek, burzy mózgów, planów, szablonów i nie tylko. Wykorzystuje łatwe funkcje przeciągania i upuszczania, aby umożliwić przenoszenie treści, w tym osadzonych filmów, nagrań audio, postów w mediach społecznościowych i nie tylko.

Aplikacja baza wiedzy przekształca dokumenty w prezentacje, ułatwiając zespołom sprzedażowym dostarczanie odbiorcom spersonalizowanych informacji potrzebnych do podjęcia decyzji o zakupie. Aplikacje mobilne ułatwiają nawet pracę w podróży.

Wybór aplikacji do dokumentowania sprzedaży dla zespołu

Wybrana aplikacja do dokumentowania sprzedaży powinna być jak najlepiej dopasowana do istniejących procesów. Wybierając odpowiednią aplikację dla swojego zespołu, rozważ kilka kwestii:

• Czy integruje się ona z aplikacjami, z których już korzysta mój zespół sprzedaży?
• Jak intuicyjny będzie dostęp do aplikacji dokumenty sprzedaży i korzystanie z niej?
• Ile szkoleń będzie potrzebował mój zespół, aby wygodnie korzystać z tego narzędzia sprzedaży?
• Czy narzędzie spełnia nasze potrzeby w zakresie treści i dostosowywania?

Po wybraniu aplikacji do tworzenia dokumentów sprzedaży, które można szybko uruchomić, spełnia unikalne potrzeby zespołu i jest łatwe w użyciu, produktywność zespołu sprzedaży może wzrosnąć.

Commint może pomóc zespołowi sprzedaży skrócić czas poświęcany na wyszukiwanie potrzebnych informacji lub zasobów, pozwalając im na większą produktywność. Dowiedz się więcej o tym, jak Commint może wesprzeć Twoją dokumentację sprzedażową już dziś.