Strategia wdrożenia system informatycznego

Strategia wdrożenia system informatycznego jest przydatna, niezależnie od tego,

• czy dokonujesz aktualizacji z arkuszy kalkulacyjnych do oprogramowania Business Intelligence,
• czy pragniesz wdrożyć system bazy wiedzy w firmie,
• czy też potrzebujesz aplikacji CRM dla małej firmy, która zastąpi Excele, dokumenty przechowywane w poczcie elektronicznej,

podjęcie decyzji, który typ oprogramowania jako usługi (SaaS) najlepiej rozwiąże Twój problem, to tylko pierwszy krok długiego procesu.

Brak szczegółowej strategii wdrożenia system informatycznego może spowodować:

• nierealistyczne oczekiwania,
• przeoczone skutki,
• i sfrustrowanych pracowników.

Firma Gartner zanotowała od 2018 roku do drugiego kwartału 2019 roku dwukrotnie większą liczbę zapytań dotyczących aplikacji SaaS w porównaniu do wdrożenia SaaS. Podkreśla to, że większość organizacji jest nastawiona na to, który produkt kupić, a jednocześnie kładzie mniejszy nacisk na wdrożenie. Po części dlatego, że oprogramowanie biznesowe jest zazwyczaj wprowadzane na rynek ze względu na swoje funkcje, podczas gdy wyzwania związane z wdrożeniem systemu IT są bagatelizowane.

Na szczęście, można uniknąć typowych pułapek związanych z wdrażaniem systemu IT poprzez opracowanie solidnego planu, który zawiera sześć następujących strategii.

Strategia wdrożenia system informatycznego. Dopasuj swoje potrzeby do oferty producenta

Skup się na tym, co system IT powinno zrobić dla firmy, a nie na tym, co może zrobić. Zrozum, że aplikacje biznesowe nie są zbudowane tylko dla Twojej firmy. Są one zaprojektowane dla jak największej liczby firm. Nie daj się rozproszyć fantazyjnym stronom internetowym dostawców lub fajnym materiałom marketingowym. Pamiętaj, że nie kupujesz marchewek, kupujesz oprogramowanie dla firm, aby uprościć istniejące procesy lub sformalizować te, które nie są jeszcze dobrze zdefiniowane.

Często wymaga to dopasowania przepływów pracy do nowego systemu IT. Twoim celem przy omawianiu potrzeb z firmą wdrażającą system IT jest dokładne określenie, w jaki sposób Twoje procesy biznesowe mogą być dostosowane do ich produktu i czy wynik jest zmianą, która pomaga firmie lepiej osiągnąć jej cele.

Zrozumienie poziomu wsparcia, jakie otrzymasz, zarówno podczas wdrożenia, jak i po jego zakończeniu.

• Sprawdź, czy firma oferująca aplikacje oferuje szkolenia na miejscu?
• Czy 24-godzinne wsparcie techniczne będzie dostępne, czy też będziesz sam?

Odpowiedzi na te pytania mogą się różnić w zależności od wybranego pakietu.

Ponadto, wybierając aplikację SaaS, pozwalasz na dostęp stron trzecich do danych Twojej firmy. Aby złagodzić potencjalne problemy związane ze zgodnością danych, ważne jest, aby sprawdzić, czy wdrożenie systemu informatycznego jest zgodne ze standardami i certyfikatami odpowiednimi dla branży.

Strategia wdrożenia system informatycznego. Przeprowadź badanie due diligence systemu IT

Przed podjęciem decyzji o zakupie należy upewnić się, że w pełni rozumiesz umowy dotyczące poziomu usług, zobowiązania umowne oraz wszelkie ewentualne dodatkowe opłaty.

Aby przeprowadzić badanie due diligence systemu IT dla sprzedawców, wykonaj następujące kroki:

• Porozmawiaj z klientami referencyjnymi, aby dowiedzieć się o ich doświadczeniach i zidentyfikować potencjalne problemy, o których nie pomyślałeś. Daje to szansę na weryfikację obietnic w stosunku do rzeczywistych scenariuszy.
• Zadawaj pytania związane z tym, dlaczego wybrali produkt firmy IT, czy są zadowoleni ze zwrotu z inwestycji i czy ponieśli jakieś niespodziewane opłaty. Ponadto, rozważyć pytanie, czy zostały one zrekompensowane w jakikolwiek sposób. Jak zmieniły się przychody i koszty po wdrożeniu systemu IT.
• Przeczytaj recenzje produktów, aby ocenić użyteczność systemu IT i określić, czy firmy z Twojej branży używają systemu IT do podobnych celów.
• Recenzenci systemu IT często podają swoje profesjonalne informacje lub szczegóły profilu LinkedIn. Można się z nimi skontaktować, aby rozpocząć rozmowę i poprosić o dalsze szczegóły dotyczące ich doświadczeń z systemem IT.
• Zaangażuj doświadczonych konsultantów IT w celu uzyskania pomocy przy wdrażaniu systemu IT. Pamiętaj jednak, że ich wynagrodzenie może być kosztowne i wymagać będzie jeszcze jednej rundy sprawdzenia referencji. Upewnij się, że mają znaczące doświadczenie w swojej branży.

Strategia wdrożenia system informatycznego. Uwzględnij wpływ, kto, co i kiedy

Określ, na kogo nowe oprogramowanie będzie miało wpływ, jakie systemy IT zostaną zastąpione oraz kiedy wdrożenie będzie miało najmniejszy wpływ.

• Na kogo będzie system IT miał wpływ? Poszukaj informacji u członków każdego z działów. Zidentyfikuj użytkowników systemu IT w każdym z działów i dokumentuj, w jaki sposób może wpłynąć na ich przepływ pracy i procesy.
• Co zmieniasz? Jeśli zastępujesz istniejący system IT, należy zidentyfikować i ograniczyć możliwość powielania danych i procesów. Również to, że dana funkcja jest zawarta w nowym systemie IT, nie musi oznaczać, że powinna być używana. Sensowne może być również ograniczenie wstępnego przyjęcia do konkretnych funkcji i włączenie większej liczby funkcji z czasem.
• Kiedy powinno to nastąpić? Złe wyczucie czasu może zakłócić plan wdrożenia systemu IT. Zminimalizuj potencjalny wpływ przestoju poprzez określenie, kiedy implementacja powinna lub nie powinna mieć miejsca. Zidentyfikuj projekty wrażliwe na czas, zawęź daty i zastanów się nad przeprowadzeniem ankiety, która pozwoli pracownikom na uszeregowanie preferencji. Istnieje kilka bezpłatnych narzędzi ankietowych, które można wykorzystać w tym celu.

Strategia wdrożenia system informatycznego. Stwórz super użytkowników swoimi nowymi najlepszymi przyjaciółmi

Wyznaczyć super użytkowników, którzy będą bronić nowego oprogramowania i pomagać innym uczyć się i dostosowywać do nowych procesów biznesowych i przepływów pracy. Super użytkownicy powinni być wybierani na podstawie ich umiejętności technicznych i relacji z resztą zespołu. Możesz również wybrać super użytkowników spośród pracowników, którzy lobbowali na rzecz nowego systemu IT, ponieważ mają większe szanse na wykazanie dodatkowego entuzjazmu w projekcie.

Zaangażuj super użytkowników na wczesnym etapie wdrożenia system informatycznego, często już na samym początku procesu wyboru oprogramowania. Pozwól im brać udział w prezentacjach systemu IT i zaangażuj ich w szkolenie użytkowników końcowych.

Podczas wdrożenia system informatycznego super użytkownicy powinni być informowani o wszystkich aktualizacjach, problemach lub usterkach technicznych i mieć możliwość działania jako łącznik między kierownictwem a użytkownikami końcowymi. Po wdrożeniu systemu informatycznego super użytkownicy mogą pomóc w przyspieszeniu procesu zatrudniania nowych pracowników lub użytkowników i działać jako stałe źródło informacji.

Strategia wdrożenia system informatycznego. Śledź plan wdrożenia systemu IT

Jeśli Twój plan wdrożenia systemu IT jest stosunkowo prosty, śledzenie jego postępów może wymagać tylko prostego narzędzia, takiego jak Redmine, Jira, lub Google Sheets. Bardziej skomplikowane plany wdrożenia system informatycznego. mogą jednak skorzystać z kompleksowego narzędzia do zarządzania zadaniami. Opcjonalnie, można śledzić zadania za pomocą zasobu, który jest już znany pracownikom.

Strategia wdrożenia system informatycznego. Komunikuj się z użytkownikami końcowymi

Właściwa komunikacja jest kluczem do udanego wdrożenia systemu IT i trzeba jasno wyjaśnić przyczyny zmiany. Może przerosłeś istniejący system IT i musisz je zastąpić czymś solidniejszym, a może potrzebujesz nowej dedykowanej aplikacji internetowej do zarządzania piętrzących się problemów.

Wyjaśnij pracownikom, jak dokładnie skorzystają z nowej, dedykowanej aplikacji internetowej i w jaki sposób ułatwi im ona pracę. Dostosuj wysyłanie wiadomości w zależności od tego, jak aplikacja dedykowana będzie używana przez każdy dział firmy.

Wyjaśnienie powodów zmian i określenie oczekiwanych korzyści wdrożenia system informatycznego będzie pocieszać sceptycznych pracowników i pomóc wygrać z tymi, którzy nie myśleli, że nie było nic złego ze starymi sposobami.

Plan wdrożenia systemu IT nie powinien być łatwy.

Wdrożenie systemu IT i dostosowanie użytkowników do nowej aplikacji i niekiedy technologii zawsze przynosi pewien poziom frustracji. Upraszczanie, minimalizowanie istotności przejścia na nowy system IT spowoduje jedynie zawyżone oczekiwania i wycofanie się pracowników. Zamiast tego potraktuj wdrożenie systemu IT jako wyzwanie, które połączy Twój zespół.

Odwiedź naszą stronę z usługami konsultingu IT, aby wybrać usługi, które mogą ułatwić proces wdrożenia systemu IT.