Wdrożenia
Wdrożenia systemów IT są zadaniami bardzo ważnymi , czasochłonnymi. Prawda jest taka, że firmy realizują je codziennie. Bez większego problemu.
Prawdopodobnie właśnie kupiłeś nowy system IT, co jest wielkim krokiem we właściwym kierunku dla Twojej firmy. Teraz nadszedł czas, aby uzyskać harmonogram wdrożenia systemu IT. Prawidłowe wdrożenia systemów IT pozwalają zmaksymalizować wartość systemów informatycznych.
Firmy, które nie zdefiniowały i osiągnąć plan wdrożenia oprogramowania zniszczyły długoterminową wartość nowego systemu i zmarnowane jakie zasoby zostały wydane na system.
Dlatego przygotowaliśmy harmonogram wdrożenia systemu IT. Niezależnie od branży lub typu nowego, wdrażanego systemu IT, poniższe kroki zapewnią udane wdrożenie i maksymalne wykorzystanie nowych systemów informatycznych.
Podczas wdrożenia systemów IT pilnuj swoich wymagań określonych w dokumencie o szczegółowych potrzebach
Twój sprzedawca jest kluczowym uczestnikiem planu wdrożenia systemu IT. Zakres i koszt w jakim dostawca systemu IT będzie wspierał Twoją implementację, jest różny, ale nie oznacza to, że nie powinieneś oczekiwać jak najwięcej. Przecież za wdrożenie płacisz.
Uzyskanie dodatkowych usług od dostawcy systemu IT faktycznie zaczyna się na etapie jego wyboru. Proces ten rozpoczyna się od zaangażowania pracowników, którzy regularnie korzystają z nowego systemu IT. Przygotuj bardzo starannie pytania do swoich partnerów, aby stworzyć dokument wymagań, którym będziesz mógł się podzielić z dostawcami systemów IT.
Chodzi o to, abyś przygotował: wymagania biznesowe aplikacji, wymagania niebiznesowe aplikacji, wymagania funkcjonalne oraz wymagania niefunkcjonalne dla dostawcy systemu IT, aby upewnić się, że nowy system spełnia wszystkie Twoje potrzeby. Dokument ten powinien być następnie ponownie użyty na etapie wdrażania. Chcesz mieć pewność, że wdrożony system IT ma spełniać określone wymogi. Użytkownicy systemu IT zostaną przeszkoleni w zakresie funkcji, które pomogą im efektywniej i sprawniej pracować.
Podczas wdrożenia systemów IT kontroluj zakres wdrożenia
Dokument dotyczący Twoich potrzeb określa możliwości, jakie ma spełniać wdrożenie systemu IT. Tak, abyś mógł skupić się na tym, co najważniejsze w procesie wyboru systemu IT. A na etapie, dokument określający potrzeby pomaga uniknąć robienia wszystkiego naraz.
Wdrożenia systemów IT bazują na harmonogramie. Harmonogram, określa na jakim etapie wdrożenia wykonywane są określone czynności. Głównym celem haromonogramu wdrożenie systemu IT jest uniknięcie wykonywania i konfiguracji wszystkich funkcje każdej możliwości w tym samym czasie. Nie da się ukryć, że możliwości systemu IT są kuszącą pułapką, ale musisz trzymać się planu. Musisz pilnować swoich potrzeb i pilnować wdrożenia systemu IT według harmonogramu.
Aby uniknąć zmiany harmonogramu wdrożenia systemu IT, będziesz chciał zastosować narzędzia do zarządzania projektami i najlepsze praktyki. Jest tu kilka opcji:
- Większe firmy (ponad 50 pracowników) mogą chcieć przyjąć formalne systemy zarządzania projektami. Pamiętaj, że musisz posiadać dogłębną wiedzę na temat wybranej metodyki wdrożenia systemu IT.
- Średniej przedsiębiorstwa (11-50 pracowników) mogą prawdopodobnie poradzić sobie z darmowymi narzędziami do zarządzania projektami (takimi jak Redmine), które pomogą im w zarządzaniu i przydzielaniu zadań wdrożeniowych.
- Mniejsze firmy (10 lub mniej pracowników) zawsze mogą po prostu pozostać zorganizowane za pomocą Google Sheets, kalendarzy i innych metod. Ale nie polecamy tego rozwiązania.
Upewnij się, że Twoje umiejętności obejmują najlepsze funkcje zarządzania projektami, które zidentyfikowaliśmy. Sprawdź inne, nasze artykuły na temat metodyki wdrażania systemów informatycznych. Aplikacje pomagają członkom zespołu wdrożeniowego pracować razem, aby zmaksymalizować przyjęcie i wykorzystanie systemu IT dla całego zespołu.
Podczas wdrożenia systemów IT przydzielaj realistyczne zespoły do realizacji planów
Następnym krytycznym krokiem na drodze do wdrożenia systemu IT jest zebranie zespołu lub zespołów niezbędnych do osiągnięcia sukcesu. Skład zespołu wdrożeniowego jest różny dla każdej firmy, w zależności od unikalnych potrzeb Twojej firmy i skali wdrożenia systemu IT.
Aby określić swoje potrzeby, określić, ile jednostek biznesowych będzie korzystać z nowego systemu i oszacować całkowitą liczbę użytkowników. Im więcej jednostek biznesowych i użytkowników obejmuje system IT, tym większy oczekujesz, aby Twój zespół wdrożeniowy był większy. Ale uważaj, aby nie angażować zbyt wiele osób do
Raport wdrożeniowy zaleca rozpoczęcie od dwuosobowego zespołu:
- Pełnienie funkcji administratora nowego systemu: Prawdopodobnie administrator IT, który już ściśle współpracuje z dostawcą systemu IT. Prawdopodobnie pracownik ten zajmował się wcześniejszymi integracjami i relacjami z dostawcami.
- Prowadzenie szkoleń dla nowego systemu IT: Wskazówka dla osoby odpowiedzialnej za wdrożenie nowego systemu IT. Prawdopodobnie kieruje zespołem, który będzie korzystał z systemu na co dzień i od samego początku będzie odpowiedzialny za jego przyjęcie.
W zależności od wielkości firmy, może to być cały zakres Twojego zespołu wdrożeniowego. Mniejsze firmy mogą mieć nawet jeden zespół odpowiedzialny za wdrożenie systemu IT.
Każdy członek rozbudowanego zespołu powinien objąć stanowisko mistrza systemu dla swojej jednostki biznesowej. Będzie osobą odpowiedzialną za odpowiadanie na pytania systemowe, szkolenie w zakresie dodatkowych funkcji oraz zatrudnianie nowych pracowników. Istotne jest również, aby mistrzowie byli dopasowani do siebie i do administratora systemu. Rozważ organizację warsztatów w celu zapewnienia zgodności i informowania wszystkich o aktualizacjach i zmianach w harmonogramie wdrożenia systemu IT.
Podczas wdrożenia systemów IT zadbaj o zaangażowanie użytkowników
Bez względu na to, jak wspaniały i intuicyjny jest nowy system oraz dodatkowe narzędzia, które wybrałeś, wdrożenie systemu IT nie jest równoznaczne z akceptacją jego przez użytkowników. Musisz wdrożyć strategie mające na celu uzyskanie akceptacji użytkowników i przyjęcie nowego systemu. Bez zaangażowania wokół wdrożenia, ryzykujesz, że akceptacja będzie niska i zrujnujesz harmonogram wdrożenia systemu IT.
Podobnie jak narzędzia komunikacji i współpracy, firma może już posiadać metodologię zarządzania zmianami. Jeśli nie, wdrożenie systemu IT to świetny moment, aby ją wdrożyć. Taka metodologia dostarcza kroki niezbędne do zapewnienia trwałego przyjęcia użytkownika do wdrażanego systemu IT.
W tym przypadku commint może przyczynić się do zwiększenia akceptacji użytkowników dla wdrażanego systemu IT. Może pomóc w zarządzaniu innymi zmianami organizacyjnymi. Zdefiniuj jasne cele, które wdrożenie systemu IT ma osiągnąć
Będziesz chciał wrócić do swoich potrzeb dokument na ten krok.
- Zidentyfikuj, potrzeby, które wdrożony system IT ma zaspokoić.
- Zadaj sobie pytanie, jaka jest optymalna wydajność biznesowa, jeśli te potrzeby zostaną zaspokojone. Bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe.
- Niezależnie od tego, jaki jest najlepszy scenariusz, powinno to być celem, który system IT pomoże osiągnąć.
Na przykład, Zamiast mówić o usunięciu zaległości w zamówieniach na pracę. Podejmuj wyzwanie w organizacji, aby zredukowała średnią ilość zaległych zamówień o 50 procent w ciągu sześciu miesięcy. Jeszcze raz, bądź konkretny.
Konkretny cel tworzy odpowiedzialność dla użytkowników i stanowi namacalny powód do skutecznego wdrożenia systemu IT.
Personalizacja komunikacji i przekazywania informacji o wdrożeniu dla każdego zespołu
Zadałeś sobie trud zdefiniowania potrzeb, ustalenia metodologii zmian i wyliczenia celów wdrożenia.
Są to istotne wyzwania, które muszą być odpowiednio zakomunikowane tym zespołom, które przyjmują nowe systemy IT, jak również całej organizacji.
Najlepiej jest spersonalizować wysyłanie wiadomości na poziomie zespołu. Każdy zespół będzie miał prawdopodobnie inne cele, które nowy system pomoże mu osiągnąć. W komunikacji z poszczególnymi zespołami należy uwzględnić cele specyficzne dla danego zespołu. To poczucie personalizacji w znacznym stopniu przyczyni się do przyjęcia akceptacji i szybkości zmian.
Wdrożenia systemów IT pozwala zwiększyć efektywność pracy zespołu
Chociaż jestem pewien, że jesteś podekscytowany uruchomieniem wdrożonego systemu IT, będziesz chciał najpierw opanować korzystanie z niego. Może minąć trochę czasu, zanim osiągniesz pełną sprawność. Tak są założenia wdrożenia systemu IT, po prostu pracuj lepiej z nowym systemem IT każdego dnia.
Aby wesprzeć długotrwałe wdrożenie systemu IT, zacznij od nadania priorytetu tym możliwościom, które muszą być opanowane w pierwszej kolejności. Pomoże to wpłynąć na szkolenie i zapewni wzorce dla regularnego sprawdzania systemu.
Szkolenia są centralnym filarem w ciągłym doskonaleniu. Jednak podobnie jak w przypadku wdrażania systemu IT, odpowiedni rodzaj szkolenia przeprowadzanego w razie potrzeby jest lepszy niż często przeprowadzane szkolenia słabe. Stosowanie najlepszych praktyk szkoleniowych jest oczywistym i pewnym sposobem na wprowadzenie ciągłego doskonalenia do strategii wdrażania. Ale nie zadowalaj się tylko zgadywaniem, co się sprawdza.
Podobnie jak w przypadku monitorowania rzeczywistych wskaźników przyjęcia i wykorzystania, możesz monitorować szkolenia, które najbardziej współgrają z konkretnymi zespołami w Twojej firmie. Pamiętaj, że skuteczne wdrożenie polega na tym, aby wpłynąć na jak największą poprawę.
Co powinieneś teraz zrobić?
Miejmy nadzieję, że teraz jesteś gotowy, aby stworzyć własny harmonogram wdrożenia systemu IT.
Pamiętaj o każdym z krytycznych kroków wdrożenia systemu IT wymienionych powyżej, aby zapewnić sobie jak największą wartość z nowego systemu IT.
Pamiętaj, że wdrożenie IT jest procesem wspólnym dla liderów IT, zespołów wdrożeniowych i całej firmy. Utrzymaj zaangażowanie i komunikację w trakcie całego procesu wdrożenia systemu IT.
