Wdrożenia
Ciągle małe firmy muszą konkurować z ogromnymi przedsiębiorstwami. Jednym ze sposobów na zapewnienie sobie możliwości nadążania za nimi jest stosowanie odpowiednich narzędzi i oprogramowania w celu poprawy procesów, optymalizacji przepływu pracy i zwiększenia wydajności. Dzięki silnemu i wydajnemu przepływowi pracy dla wszystkich głównych procesów w firmie, możliwe jest uzyskanie większych przychodów w krótszym czasie.
Ale gdyby to było takie proste, wszystkie firmy by to robiły. Znalezienie idealnej platformy dla swoich potrzeb biznesowych oznacza, że trzeba poświęcić czas i uwagę na badania i możliwe opcje, a w większości przypadków, potencjalnie znaczną inwestycję finansową.
Nie tylko to, ale ludzie są stworzeniami nawykowymi i te nawyki są trudne do zmiany. Twój zespół może być przyzwyczajony do robienia rzeczy już w określony sposób i jeśli ten sposób działa dla nich dobrze, całkowita zmiana procesów biznesowych może spowodować ich opór przed zmianą. Ten opór może okazać się szkodliwy dla całej firmy.
Wdrożenie systemu informatycznego. Najpierw opracuj plan.
Czym jest plan wdrożenia systemu IT?
Dlaczego go potrzebujesz?
Plan wdrożenia systemu IT pomaga firmie znaleźć i wdrożyć odpowiednie oprogramowanie dla Twoich potrzeb biznesowych. Przyjęcie nowego oprogramowania jest zarówno czasochłonne, jak i może być kosztowne pod względem finansowym i kadrowym. Bez planu wdrożenia systemu IT przed rozpoczęciem procesu, jest prawdopodobne, że wdrożenie oprogramowania nie powiedzie się.
Dzięki odpowiednio opracowanemu planowi wdrożenia systemu IT można uniknąć podejmowania pochopnych decyzji, upewnić się, że w jego realizację zaangażowani są właściwi ludzie, prawidłowo skonfigurować system i stworzyć sytuację, w której pracownicy będą mogli naprawdę docenić pełne korzyści, jakie oprogramowanie dedykowane ma do zaoferowania, zapewniając jednocześnie odpowiednie szkolenia.
Dla większości firm wdrożenia systemu IT jest poważnym przedsięwzięciem. Jeśli spieprzysz proces wdrożenia, najprawdopodobniej doświadczysz przestojów operacyjnych, które przekładają się na utratę przychodów. Z drugiej strony, jeśli poświęcisz czas na badania i przygotowanie się z wyprzedzeniem, firma może czerpać wiele korzyści, w tym przyspieszony wzrost, redukcji kosztów, zwiększenie wydajności procesów biznesowych i poprawę przejrzystości operacji biznesowych.
Wdrożenie systemu informatycznego: 5 krytycznych kroków
Wdrożenie systemu informatycznego. Stwórz potrzebę biznesową
Niezależnie od tego, jak duża lub mała jest Twoja firma, wdrożenia systemu IT nie jest czymś, co robisz tylko dlatego, że masz na to ochotę. Podczas gdy mniejsze firmy są bardziej zwinne niż ich więksi konkurenci, wszelkiego rodzaju błędy mogą być kosztowne i zaszkodzić każdej firmie, zwłaszcza tej o ograniczonym budżecie.
Zmiany, takie jak aktualizacja obecnego oprogramowania lub wdrożenie systemu IT, są trudne również dla większych organizacji, ponieważ proces podejmowania decyzji staje się bardziej złożony w miarę rozwoju firmy. Badania pokazują, że około 72% kadry kierowniczej wyższego szczebla uważa, że złe decyzje strategiczne były mniej więcej tak samo częste jak dobre lub stanowiły dominującą normę w ich organizacji.
Jak oceniasz swoją potrzebę biznesową?
- Weź pod uwagę punkty bólu: Jakie wyzwania stoją przed twoją firmą? Jakie aspekty wymagają poprawy? Porozmawiaj z pracownikami i innymi zainteresowanymi stronami, aby uzyskać odpowiedzi. Jeśli okaże się, że efektywność organizacyjna jest niska, a firma traci przychody, skoncentruj wysiłki na tym. Pracuj nad dostosowaniem celów biznesowych do swoich celów.
- Opracuj rozwiązanie: Podaj szczegółowy opis, na przykład, w jaki sposób nowe oprogramowanie do obsługi zamówień zakupu lub nowa aplikacja dla pracowników może poprawić zarówno efektywność, jak i produktywność zespołu oraz dlaczego ma ono kluczowe znaczenie dla rozwiązania stwierdzonych problemów.
- Przeprowadzić analizę kosztów i korzyści: Głównym powodem, dla którego warto zbudować solidne uzasadnienie biznesowe, jest uzasadnienie inwestycji. Przeanalizuj zarówno koszty materialne, jak i niematerialne wraz z materialnymi i niematerialnymi korzyściami, które firma jest w stanie osiągnąć dzięki udanej realizacji.
- Opracowanie harmonogramu: Ustal rozsądne oczekiwania czasowe dotyczące tego, ile czasu zajmie ocena oprogramowania, wdrożenie systemu informatycznego i osiągnięcie zwrotu z inwestycji.
- Zaplanuj, jak będziesz zarządzał zmianą: Badania wskazują, że 70% programów transformacji organizacyjnej kończy się niepowodzeniem. Kiedy odrzucenie propozycji jest mniej ryzykowne, kierownictwo może mieć trudniejszy czas na podjęcie decyzji o jej poparciu. Zwróć uwagę na koszty nierozwiązania tych bolączek i upewnij się, że rozumieją one ryzyko, jak również kroki, które zamierzasz podjąć, aby oczyścić się z tych samych błędów, które popełniły inne organizacje w przeszłości. Zarządzanie zmianą ma kluczowe znaczenie dla płynnej fazy wdrażania systemu informatycznego.
Wdrożenie systemu informatycznego. Wybierz dostawcę systemu IT
Po uzyskaniu niezbędnej pomocy technicznej, znajdź najbardziej odpowiedniego dostawcę oprogramowania dla firm. Któregokolwiek z nich wybierzesz, będzie strategicznym partnerem Twojej firmy, więc ważne jest, abyś poświęcił swój czas na proces wyboru.
Pytania, które musisz zadać, jak zawęzić swoje opcje obejmują:
- Określ bardzo precyzyjnie, co tak na prawdę potrzebujesz? rozważyć takie zagadnienia, jak funkcje, cena, chmura vs. na miejscu vs. hybrydowe, i tak dalej.
- Jak długo sprzedawca działa w branży? Jakie są ich referencje?
- Czy oprogramowanie jest skalowalne?
- Czy istnieją ukryte koszty?
- Co o dostawcy systemu IT mówią obecni klienci?
- Czy oprogramowanie integruje się z systemami, które już posiadasz?
- Czy sprzedawca prowadzi szkolenia z zakresu oprogramowania?
- Czy koszty wdrożenia obejmują wsparcie posprzedażowe?
- Czy aktualizacje i uaktualnienia są oparte na chmurze?
Wdrożenie systemu informatycznego. Zabezpiecz się
Jeśli nie jesteś ostrożny, dodatkowe funkcje dostępne w różnych opcjach oprogramowania mogą cię przestraszyć. Rynek oprogramowania oferuje różne opcje, jest wielu producentów dedykowanego oprogramowania, przygotowanie dokumentu potrzebnego, który przedstawia w zarysie wszystko, czego szukasz, ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o ocenę oprogramowania. To o czym musisz pamiętać to wymagania funkcjonalne aplikacji i wymagania niefunkcjonalne aplikacji.
Idealnie byłoby, gdyby dokument dawał dostawcom jasny obraz tego, jakie są specyficzne potrzeby Twojej organizacji. Jeśli zdecydujesz się wdrożyć system informatyczny w całości od razu tak, że każda dostępna funkcjonalność będzie dostępna od razu, w tym samym czasie, to w istotny sposób zwiększysz ryzyko porażki wdrożenia. Jest to pułapka, w którą wpadniesz w rezultacie:
- Wykładniczy wzrost kosztów.
- Zainteresowane strony tracą zainteresowanie.
- Wydłużenie procesu wdrażania systemu IT.
Projekty wdrożenia systemu informatycznego rzadko okazują się dokładnie takie, jakich się od nich oczekuje, a wdrożenie oprogramowania nie różni się niczym od nich. Zmiany w trakcie cyklu życia projektu są naturalną częścią biznesu, ale aby zapobiec ograniczenia zakresu, należy zachować pewną kontrolę.
Dlatego tak ważne jest, aby Twój zespół wdrożeniowy stosował najlepsze praktyki zarządzania projektami i aby wszyscy pracowali razem w celu maksymalizacji wykorzystania oprogramowania w swoich działach.
Wdrożenie systemu informatycznego. Stwórz zespół wdrożeniowy
Twój zespół ds. wdrożenia systemu IT jest kluczowy dla sukcesu projektu. Może być tak mały jak dwie osoby i może urosnąć do takiej liczby osób, jakiej potrzebujesz do wykonania zadania. Zazwyczaj, im więcej działów potrzebuje oprogramowania, tym większy staje się zespół wdrożeniowy. Każdy dział powinien mieć przedstawiciela, który będzie pełnił funkcję właściciela modułu oprogramowania. Przedstawiciel ten będzie również odpowiadał na pytania i pomagał szkolić innych użytkowników.
W skład zespołu może wchodzić:
- Właściciel projektu: Jest to zazwyczaj szef firmy lub działu, który wdraża system informatyczny. Może to być również zespół kierowników, a nie jedna osoba.
- Kierownik projektu: Jest to osoba odpowiedzialna za organizację procesu wdrażania systemu informatycznego, w tym za budżet.
- Administrator systemu: Ta osoba nadzoruje konfigurację systemu i administrację techniczną
- Łącznik: Osoba ta służy jako łącznik między zespołem projektowym a użytkownikami końcowymi.
- Główni członkowie działu: Są to ludzie zajmujący się oprogramowaniem, z każdego działu w firmie.
Pamiętaj, że typ osób, które przypisałeś do swojego zespołu wdrożeniowego, odzwierciedla Twoje zaangażowanie w sukces wdrożenia systemu informatycznego. W związku z tym, najlepiej jest zatrudniać tylko tych członków zespołu, którzy są niezwykle utalentowani, zorientowani na pracę zespołową i równie zaangażowani w sukces projektu.
Wdrożenie systemu informatycznego. Wykorzystaj to
Ostatnią rzeczą, której chcesz, jest oprogramowanie, którego nikt nie chce używać. Oczywiście, jeśli jesteś szefem, możesz po prostu wymagać od swojego zespołu przyjęcia nowego systemu, czy im się to podoba czy nie. Ale jeśli to zrobisz, powinieneś być przygotowany na niechęć i wzrost niezadowolenia pracowników.
Aby uniknąć konieczności zmuszania swojego zespołu do używania nowego oprogramowania, jest kilka rzeczy, które możesz zrobić:
- Przygotuj swój zespół do wdrożenie systemu informatycznego tak szybko, jak tylko możesz: Im szybciej poinformujesz pracowników o zmianie, tym większa będzie ich akceptacja.
- Wyznacz kierownika zmiany: Osoba ta będzie przewodniczyć zmianie i będzie kontaktem, do którego będą mogli się zwracać w przypadku pytań, szkoleń, informacji zwrotnych i innych informacji.
- Informuj o korzyściach: Kiedy wszyscy zrozumieją korzyści, jakie oferuje im wdrożenie systemu informatycznego, bardziej prawdopodobne jest, że zauważysz wyższy wskaźnik akceptacji.
- Zapewnij odpowiednie szkolenie: Aby pracownicy mogli korzystać z oprogramowania i czerpać z niego korzyści, muszą wiedzieć, jak ono działa.
- Stale udzielaj wsparcia: Nawet jeśli sam proces wdrażania przebiega płynnie, ważne jest, aby spodziewać się problemów, które pojawią się szczególnie na wczesnych etapach. Aby wszystko przebiegało jak najsprawniej, upewnij się, że help desk i zespół wsparcia technicznego jest dostępny, aby pomóc w razie potrzeby.
Możesz skorzystać z modelu ADKAR Change, aby zapewnić sobie trwałe przyjęcie. Co więcej, możesz wykorzystać tę metodologię do zarządzania wszelkimi zmianami w swojej organizacji.
- Świadomość: Upewnij się, że wszyscy rozpoznają problem.
- Potrzeba: Zachęcanie do korzystania z korzyści i konsekwencji.
- Wiedza: Wiedza, jak tworzyć i utrzymywać zmiany.
- Zdolność: Praca w celu uzupełnienia braków umiejętności, które ograniczają zmiany.
- Wzmocnienie: Miara i nagroda wygrywa.
Chociaż może być kuszące, aby korzystać z tych samych wiadomości i komunikacji na temat procesu wdrażania dla każdego zespołu w organizacji, osiągniesz większy sukces, jeśli przygotujesz spersonalizowane komunikaty dla każdego zespołu. Każdy zespół prawdopodobnie będzie miał inne cele, które nowy system pomoże mu osiągnąć. Poprzez realizację celów specyficznych dla danego zespołu, będziesz w stanie doprowadzić do ich przyjęcia.
Może upłynąć trochę czasu, zanim wszyscy będą mogli w pełni wykorzystać możliwości nowo wdrożonego systemu informatycznego i to jest w porządku. Tak długo, jak długo będziesz pracował lepiej z nowym oprogramowaniem każdego dnia, dojdziesz do tego. Aby wesprzeć długotrwałe wdrożenia systemu IT, musisz najpierw ustalić priorytety w zakresie możliwości, które trzeba opanować.
Skoncentruj wysiłki na ciągłym doskonaleniu. Szkolenie jest centralną częścią tego procesu. Po przeszkoleniu personelu, jak korzystać z wdrożonego systemu informatycznego, zapewnij dodatkowe możliwości uczenia się w miarę potrzeb. W przypadku dużej aktualizacji systemu, rozważ zorganizowanie kolejnej sesji szkoleniowej, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją zmiany.
Dla pomyślnego wdrożenia systemu IT kluczowa jest komunikacja. Liderzy IT, specjaliści systemów IT i zespoły wdrożeniowe dzielą się tym procesem, wszyscy odgrywają istotną rolę w zaangażowaniu i przyjęciu.
