Zastosowanie sztucznej inteligencji w aplikacji obieg faktur kosztowych

Zastosowanie sztucznej inteligencji w aplikacji obieg faktur kosztowych

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest w procesie odczytywania faktur. Po zeskanowaniu faktury zostaje ona rozpoznana. W samej aplikacji zaszytych jest kilkaset wzorców faktur kosztowych. Są dwa ogólne zbiory wzorców faktur kosztowych.

  • Pierwszy zbiór zawiera wzorce faktur kosztowych tworzone przez znane i popularne systemy finansowo księgowe i systemy ERP.
  • Drugi zbiór faktur kosztowych zawiera wzorce faktur od masowych dostawców usług. Są to wzorce faktur, które wystawiają klientom na przykład dostawcy energii elektrycznej, operatorzy telekomunikacyjni.

Na podstawie określonych cech charakterystycznych faktura zostaje rozpoznana poprzez aplikację. Aplikacja rozpoznaje wystawcę faktury, produkty i usługi, wartości, stawki VAT, sumy i termin płatności. Wszystkie wartości są wpisane w odpowiednie wiersze w pliku. Plik jest importowany przez system finansowo księgowy.

W sytuacji, w której aplikacja obieg faktur kosztowych obieg faktur kosztowych nie jest w stanie rozpoznać i odczytać treści. Zeskanowana faktura może być ręcznie rozpoznana, to znaczy operator odczytuje treść faktury i uzupełnia określone pola. Przy kolejnym rozpoznaniu faktury kosztowej system uczy się na podstawie poprzednio podjętych działań przez człowieka. Rozpoznaje pola i ich treść, przypisując określone wartości do wybranych komórek. 

Elastyczność aplikacji obieg faktur pozwala dostosować ja do wymagań i oczekiwań każdej firmy. począwszy od firmy małej, kilkuosobowej.

Sam OCR faktur kosztowych nie wystarczy, aby rozpoznać wszystkie przypadki
  • Aplikacja OCR rozpoznaje ‘czyta’ pdf, zamieniając skan na tekst. Jest to pierwszy krok.
  • Powstaje zbór wyrazów. Wśród nich są takie słowa kluczowe jak: odbiorca, nip, kwota netto, data, nr faktury, data płatności. Dla aplikacji OCR nie ma znaczenia język faktury. Czy wyrazy te są napisane po polsku czy np. po angielsku lub w jakimś innym języku. OCR jest w stanie ‘czytać’ różne faktury.
  • Aplikacja OCR łączy charakterystyczne wyrazy z wartościami, które znajdują się obok.
  • Tworzy chmurę prawdopodobieństw. Próbuje połączyć np. wyraz NIP z ciągiem cyfr i znaków. W tym punkcie wykorzystywana jest sztuczna inteligencja. Na podstawie zapamiętanych skanów, dotychczas wykonanej pracy, łączy dane. Łączy np. numer nip z pełnymi informacjami o dostawcy.
  • Aplikacja tworzy tekstowy obraz faktury. Tworzy tabelę zawierającą nazwy pól oraz wartości. W tym momencie użytkownik może zweryfikować dane. Uzupełnić je. Na jednym ekranie widzi skan faktury oraz tabelę z danymi, którą może edytować.
Zastosowanie sztucznej inteligencji w aplikacji obieg faktur kosztowych, , korzyści
  • Możliwość zatrudnienia osób do weryfikacji danych. Osób, które pracują w odpowiednich dla nich godzinach pracy. W miejscu odpowiednim dla nich. Również osób z niepełnosprawnością. Osób, które w czasie ‘normalnych’ godziny pracy muszą wykonywać ważniejsze czynności życiowe.
  • Redukcja zatorów papierowych. Dokument w postaci faktury fizycznie znajduje się w jednym miejscu, w dziale księgowości. Osoby pracujące z dokumentem widzą tylko jego skan. Nikt, nie ma potrzeby przechowywać dokument, tworzyć jego kolejną kopię.

Zastosowanie sztucznej inteligencji, nie rozwiązuje wszystkich problemów i potrzeb użytkowników aplikacji obieg faktur.