Obieg faktur kosztowych pytania

Aby przygotować się do wdrożenia aplikacji obieg faktur kosztowych, proszę zastanów się nad odpowiedziami na zagadnienia:

Obieg faktur kosztowych pytania związane z firmą

• Gdzie prowadzona jest księgowość (w centrali, w oddziałach, w zewnętrznej firmie, zagranicą)?
• Czy w firmie jest wdrożona i przestrzegana instrukcję obiegu dokumentów księgowych?
• Jak oceniasz zaangażowanie pracowników w zakresie opisywania i akceptowania faktur kosztowych (pozytywne, niechęć, niemiły obowiązek)?
• W jaki sposób faktury kosztowe trafiają do firmy, w której pracujesz (przez sekretariat / kancelarię, bezpośredni do zamawiających, działu księgowości, zewnętrznej firmy księgowej, oddziałów, wszędzie)?
• Mając w sumie do rozdysponowania 100 pkt przypisz ile faktur trafia do jakiego miejsca.
• Czy dokumenty przychodzące do Twojej firmy są skanowane i przechowywane w formie elektronicznej?
• Czy istnieje formalna i przestrzegana struktura organizacyjna firmy, która jest powszechnie znana i zaakceptowana?
• Czy istnieje system poczty elektronicznej z integracją kalendarzy i zarządzaniem zastępstwami?
• Ilu pracowników jest zaangażowanych w proces obiegu faktur kosztowych (opis, dekretację, skanowanie, akceptację)?

Obieg faktur kosztowych pytania związane z procesem

• Kto ostatecznie akceptuje fakturę do zapłaty (kilka osób razem, dowolna osoba mająca dostęp do aplikacji, zarząd, osoba z działu księgowości, każda faktura jest akceptowana w inny sposób, zamawiający, kierownicy działów)?
• Kiedy następuje zatwierdzenie faktury do zapłaty (po opisaniu faktury przez pracownika, po opisaniu merytorycznym, po akceptacji zamówienia, po otrzymaniu produktu)?
• Czego najczęściej brakuje osobom w dziale księgowości w chwili gdy faktura kosztowa trafia do tego działu (uwagi merytoryczne, uwagi formalne, konto MPK, osoby, nr konta, blokada płatności, nr zamówienia, jakość dokumentu, termin dostarczenia dokumentu)?
• Czy w Twojej firmie wdrożony jest i działa system delegacji finansowych?
• Który etap procesu akceptacji faktury trwa najdłużej (opis, skanowanie, dekretacja merytoryczna, dekretacja formalna, księgowanie, połączenie z zamówieniem, połączenie z zamawiającym, dostarczenie do centrali)?
• Który etap procesu akceptacji faktury przysparza najwięcej problemów (opis, skanowanie, dekretacja merytoryczna, dekretacja formalna, księgowanie, połączenie z zamówieniem, połączenie z zamawiającym, dostarczenie do centrali)?
• Który element procesu akceptacji faktur kosztowych jest najbardziej dokuczliwy (czas opisywania faktury, czas akceptacji faktury, brak wiedzy o otrzymaniu faktury, zgubienie faktury, nieczytelny opis, nieczytelna informacja o zamawiającym, nieobecność osób akceptujących fakturę w firmie)?
• Co jest dla Ciebie najbardziej istotne w procesie usprawnienia obiegu faktur (czas, bezpieczeństwo i poufność, ograniczenie dodatkowych kosztów i odsetek, eliminacja zgubionych faktur, zmniejszenie kosztów administracji, usprawnienie zarządzania, usprawnienie kontroli)?

Obieg faktur kosztowych pytania związane z fakturami

• Co stanowi największy problem w Twojej firmie w zakresie obiegu faktur kosztowych (nieterminowe płatności, zagubione dokumenty, złe opisywanie faktur, brak nadzoru nad procesem akceptacji merytorycznej, brak nadzoru nad procesem akceptacji formalnej)?
• Jaka jest liczba faktur kosztowych w ciągu miesiąca?
• Kto (nazwa stanowiska pracownika, nie imię i nazwisko) wykonuje poszczególne czynności w procesie obiegu faktur kosztowych (obiegu takiego jaki jest obecnie), rejestracja, dekretacja, wskazanie stanowisk osób opisujących fakturę pod względem formalnym i merytorycznym, opis faktur kosztowych, akceptacja faktury)?
• Kto i w jakich warunek posiada wiedzę w zakresie ile faktur trafiło do firmy, na jakie kwoty i kiedy nastąpi termin ich zapłaty?
• Jak często firma prosi dostawcę o duplikat faktury?
• Co daje Tobie i Twojej firmie wiedza na temat ile jakich faktur dotarło do firmy?
• Ile dni średnio mija od dnia dostarczenia faktury do firmy do zakończenia całego procesu jej akceptacji?