Obieg faktur
POZIOM ADMINISTRACJA:
uprawnienia
- możliwość wprowadzania faktur kosztowych
- możliwość przeglądania faktur (niektóre kolumny)
zadania
- wprowadzenie dokumentu do programu
- przekazanie do osoby odpowiedzialnej za zamówienie (przekazanie do osoby odpowiedzialnej jest równoznaczne z potwierdzeniem odbioru faktury przez tą osobę)
POZIOM ZAMÓWIENIE:
uprawnienia
- możliwość przeglądania faktur
- możliwość edycji faktur już wprowadzonych
- możliwość zwrotu faktury do administracji
zadania
- dodanie opisu faktury
- dodanie karty środków trwałych
- dodanie opisu z centrami kosztowymi
- przekazanie faktury do osoby odpowiedzialnej za budżet
POZIOM BUDŻET
uprawnienia
- możliwość zwrotu faktury do osoby odpowiedzialnej za zamówienie
- możliwość przeglądania faktur kosztowych
zadania
- akceptacja kosztu w ramach swojego budżetu
POZIOM FINANSE
uprawnienia
- możliwość wprowadzania faktur (faktury poufne)
- możliwość edycji faktur
- możliwość zwrotu faktury do wszystkich osób powyżej
- możliwość przeglądania faktur
zadania
- sprawdzenie faktury pod względem formalnym
- uszczegółowienie opisów
- sprawdzenie formy płatności (barter, pobrano z wpływów, itp.)
- przekazanie faktury do zapłaty/oznaczenie jako zapłacono
ADMINISTRACJA
1) WPROWADZENIE DOKUMENTU DO SYSTEMU:
Z tego poziomu administracja może fakturę usunąd, zmienid – poprawid lub przekazad dalej
ZAMÓWIENIE
1) EDYCJA FAKTURY
w tym miejscu powinny byd do wyboru tylko dwa przyciski: „Zmieo” (gdy osoba z tego poziomu zauważyła błąd w danych wprowadzonych do tego momentu i chce go poprawid) i „Odrzud” (zwrot do administracji)
2) DODANIE OPISU DO FAKTURY
3) DODANIE KARTY ŚRODKA TRWAŁEGO
Przycisk „środek trwały” otwiera dodatkowe okno z przygotowanym arkuszem kalkulacyjnym, ilośd wierszy dodaje się automatycznie.
4) DODANIE OPISU Z CENTRAMI KOSZTOWYMI
Przycisk „centra kosztowe” otwiera dodatkowe okno z przygotowanym arkuszem kalkulacyjnym, ilośd wierszy dodaje się automatycznie.
5) PRZEKAZANIE FAKTURY DO OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA BUDŻET
Dwie opcje do wyboru:
- Akceptacja jednosobowa
- Akceptacja wieloosobowa
Przez wybranie centrum kosztowego wskazujemy na osobę która do tego centrum jest przypisana (osoba odpowiedzialna za budżet w danym dziale). Po naciśnięciu przycisku „Przekaż” faktura zostaje do tej osoby lub do tych osób wysłana.
POZIOM BUDŻET
Podgląd faktury powinien byd rozszerzony o informacje które dodała osoba odpowiedzialna za zamówienie czyli centra kosztowe i w razie potrzeby dane środków trwałych.
Akcje: „Akceptuj”, „Odrzud”
Osoba odpowiedzialna za budżet ma trzy możliwości:
- może zaakceptowad fakturę przez naciśniecie przycisku „Akceptuj”
- cofnąć fakturę do osoby potwierdzającej fakturę za zgodnośd z zamówieniem dodając komentarz (np. proszę zmienid podział na centra, akceptuję całą wartośd faktury z mojego budżetu itp.)
- może przekazad fakturę do akceptacji innej osobie
Fakturę uważa się za zamkniętą gdy:
- osoba odpowiedzialna za budżet zaakceptuje ją w całości
- wszystkie wskazane osoby odpowiedzialne za budżet zaakceptują ją w częściach
POZIOM FINANSE
Powyżej zilustrowany podgląd faktury jest rozszerzony o informacje które dodała osoba odpowiedzialna za zamówienie czyli centra kosztowe i w razie potrzeby dane środków trwałych, następnie informację kto i kiedy zaakceptował fakturę (w przypadku wieloosobowej akceptacji – wszystkie nazwiska).
Chodzi o to aby na tym podglądzie były widoczne wszystkie procesy którym podlegała ta faktura.
Jeżeli osoba odpowiedzialna za zgodnośd z zamówieniem poprawiała dane wprowadzone wcześniej przez administrację to powinna byd informacja o modyfikacji dokumentu.
Możliwe działania:
- edycja faktury, wprowadzanie dodatkowych informacji
- przekazanie do wskazanej osoby np. celem uzupełnienia opisu – pole wyboru osoby + przycisk „Przekaż” + uwagi
- akceptacja faktury z jednoczesnym skierowaniem faktury do zapłaty – przycisk „Zatwierdź i przekaż do zapłaty”
- akceptacja faktury bez skierowania do zapłaty – przycisk „Zatwierdź” + pole wyboru sposobu rozliczenia faktury+uwagi
