Obieg faktur
Obieg faktur
Korzyści z wdrożenia aplikacji Obieg Faktur
Aplikacja usprawnia obieg faktur kosztowych. W miejsce tradycyjnego, fizycznego przekazywania dokumentu z działu do działu faktura cały czas znajduje się w dziale księgowości. Taki sposób przechowywania faktury ułatwia zlokalizowanie jej oraz zmniejsza prawdopodobieństwo zagubienia. Automatyczne przypominanie o konieczności zaakceptowania faktury usprawnia szybkość obiegu dokumentu.
Cechy aplikacji Obieg Faktur:
- Rejestracja faktur przychodzących
- Pełna kontrola miejsca przechowywania faktur
- Pełna kontrola nad procesem akceptacji faktur
- Łączenie faktur z osobami zamawiającymi produkty lub numerem zamówienia, w oparciu o który faktura została wystawiona
- Zarządzanie czasem przeznaczonym na akceptowanie faktur
- Zestawienia faktur według: daty, etapu w procesie akceptacji, rodzajów kosztów, poszczególnych projektów
- Poufność faktur
Opis aplikacji Obieg Faktur
Aplikacja Obieg Faktur upraszcza proces obiegu faktur przychodzących do organizacji. Po otrzymaniu faktury przez dział księgowości ręcznie nadawany jest jej numer. Następnie faktura jest skanowana i dołączana do odpowiedniej formatki opisującej ją. W ten sposób tworzy się dokument elektroniczny, który w swojej nazwie posiada numer faktury.
W oparciu o wiedzę osób w dziale księgowości lub danych zawartych na fakturze takich jak numer zamówienia, osoba zamawiająca, nazwa projektu, którego faktura dotyczy jest ona przesyłana do odpowiedniej osoby do akceptacji. W oparciu o bazę delegacji finansowej, która obowiązuje w firmie osoba akceptująca fakturę ma możliwość ostatecznej jej akceptacji (jeżeli posiada odpowiednią delegację finansową) lub przysyła ją do przełożonego lub osoby posiadającej wyższą delegację finansową. Po zaakceptowaniu przez osobę posiadającą uprawnienia do ostatecznej akceptacji faktury zmienia się jej status w bazie. Użytkownik, który rozpoczął proces akceptacji otrzymuje powiadomienie o ostatecznym zaakceptowaniu faktury do swojej skrzynki pocztowej. Dział księgowości drukuje dokument wyrażający zgodę na akceptację faktury i w oparciu o ten dokument faktura jest fizycznie opisywana co wymagane jest przez prawo.
W trakcie całego procesu zbierania akceptacji, faktura znajduje się w jednym miejscu w dziale księgowości. Osoby chcące zobaczyć fakturę widzą jej formę zeskanowaną poprzez naciśnięcie przycisku „widok” na formatce dokumentu. Jeżeli którakolwiek z osób biorących udział w procesie akceptacji faktury przekroczy czas jaki został jej przydzielony na wykonanie odpowiedniej czynności, otrzymuje automatycznie przypomnienie ponaglające do zaakceptowania faktury.
Poprzez system praw dostępu do dokumentów tylko osoby biorące udział w procesie akceptacji konkretnej faktury mają dostęp do jej widoku. Nie ma możliwości aby osoby niepowołane mogły zobaczyć faktury, które ich nie dotyczą. Istnieje możliwość aby osoby spoza działu księgowości miały wgląd do wszystkich informacji dotyczący obiegu faktur.
Dla wielu firm nie ma ostatecznego procesu, a to jest część problemu. Wszystkie firmy znają ręczne procesy obiegu faktur kosztowych. Aby lepiej zrozumieć korzyści płynące z elektronicznego obiegu faktur kosztowych w zakresie płatności, ważne jest, aby przyjrzeć się podobieństwom i różnicom pomiędzy tymi dwoma metodami. Może to również pomóc w identyfikacji wąskich gardeł we własnym procesie,...
Dlaczego jest ważna optymalizacja obiegu faktur kosztowych, które metryki i wskaźniki KPI należy śledzić i jak wykorzystać każdy z nich do usprawnienia elektronicznego obiegu faktur kosztowych.
W końcu, powinieneś być w stanie usprawnić elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowości i znacznie zoptymalizować procesy fakturowania.
Dlaczego powinieneś śledzić metryki dotyczące...
Dopasowanie faktur kosztowych do należności odnosi się do porównania cen, ilości, warunków i innych istotnych informacji pojawiających się na fakturze kosztowej z informacją o zamówieniu zakupu (PO), notatką otrzymania towaru i dokumentami odbioru lub kontroli. Zazwyczaj jest wykonywane dla towarów i usług zamówionych za pośrednictwem zamówienia zakupu i jest jednym z podstawowych kroków w...
Elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie to proces, w ramach którego obraz faktury zostaje od otrzymania dokumentu faktury kosztowej do zapłaty jednym miejscu. Zamiast fizycznego przemieszczania się faktur, udostępniany jest użytkownikom link do jej obrazu wraz z dokumentem, który ją opisuje. Link często przechodzi przez kilka, różnych procesów, w zależności od reguł biznesowych...
Elektroniczny obieg faktur kosztowych to aplikacja webowa, która jest używana do usprawnienia i automatyzacji procesów płatności, redukcji zadań ręcznych i zapewnienia lepszej przejrzystości i kontroli nad danymi finansowymi w organizacji.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych jako proces
Elektroniczny obieg faktur kosztowych umożliwia firmom bezdotykowe przetwarzanie faktur od dostawców bez...
Praca zdalna, praca w rozproszonym środowisku zmienia sposób funkcjonowania ludzi i przedsiębiorstw. Coraz więcej pracowników firm pracuje zdalnie, w terenie lub w domu. Stała praca poza główną siedzibą firmy wymaga kontaktów, w celu comiesięcznych rozliczeń faktur kosztowych, rozliczeń delegacji i rachunków.
W świecie, który wymaga pozostania w kontakcie cyfrowym, firmy muszą wykorzystywać...
Aplikacja obieg faktur kosztowych - jest to prosta aplikacja internetowa, której celem jest usprawnienie obiegu faktur kosztowych w firmie. Aplikacja działa w następujący sposób:
Zarejestruj fakturę kosztową i przypisz ją do pracownika, który będzie odpowiedzialny za podział i rozliczenie kosztów,
Przeprowadzić podział analityczny i wprowadzić opis zawierający informacje o miejscach...
Czy wiesz, że większość faktur kosztowych na świecie jest nadal przetwarzanych ręcznie? Nie jest to zupełnie dziwne i zaskakujące. Prawdziwy koszt faktur kosztowych dla właścicieli firm to są duże wartości w przypadku braku płatności. W związku z tym aplikacja obieg faktur kosztowych przynosi ogromne korzyści. Główną kwestią jest zmniejszenie liczby powtarzających się i czasochłonnych zadań...