Baza wiedzy w firmie
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Z tym pytaniem zgłaszają się do nas klienci. W kilku punktach przedstawiamy główne, najbardziej istotne punkty, które z naszego doświadczenia sprawdzają się. Są potrzebne, aby zbudować bazę wiedzy w firmie. Pamiętaj, że aplikacji baza wiedzy w firmie, jest tylko jednym z elementów systemu zarządzania wiedzą. Oto wskazówki dotyczące budowania bazy wiedzy w firmie oraz jej utrzymania i rozwoju.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Ustal, co i w jakim zakresie potrzebujesz.
Zacznij od pytania, ile zaoszczędzisz, jeśli pracownicy nie będą musieli odpowiadać na te same pytania w kółko. Następnie spójrz na cele dotyczące zadowolenia klientów i wydajności; jeśli Twoja organizacja mogłaby lepiej, baza wiedzy to świetne miejsce na rozpoczęcie.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Spójrz szerzej na firmę.
Obecnie firma, to nie tylko biuro i pracownicy w nim przebywający. Firma to również jej otoczenie a rozumiejąc właściwie politykę CSR również w jakieś mierze społeczeństwo. Każda grupa może posiadać informacje, które są przydatne dla firmy jej rozwoju i uzyskania przez nią przewagi konkurencyjnej. Patrząc szerzej na firmę zastanów się na źródłami wiedzy, które mogą być wartościowe. Przygotuj aplikację, tak, aby umożliwiała korzystanie z wiedzy z różnych źródeł.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Zgromadź wszystkie treści razem.
To nie jest łatwe zadanie – treści są wszędzie. Zbieraj często zadawane pytania (i odpowiedzi) z każdego działu, HR, obsługa klienta, marketing, sprzedaż, finanse, produkcji badań i rozwoju. Każdy dział posiada informacje, które mogą być przydatne dla innych użytkowników, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych. Zespoły w całej firmie mogą i powinny przyczyniać się do budowania bazy wiedzy w firmie. Powinny one być częścią procesu zarządzania wiedzą, który je utrzymuje.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Stwórz szablony.
Utwórz przewodnik, sposób korzystania z aplikacji. Tak, aby wszystkie informacje dokładane do bazy wiedzy wyglądały tak samo. Obejmuje to całą prezentację wizualną, w tym czcionkę, rozmiar czcionki, kolory, a nawet obrazy. W aplikacji baza wiedzy możesz zawrzeć szablony dokumentów. Szablony, które są odpowiednio sformatowane, tak aby ułatwić użytkownikom korzystanie z nich.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Opracuj nomenklaturę.
Stwórz i zastosuj nomenklaturę w swojej aplikacji baza wiedzy. Nie korzystaj z przyjętych wzorców. Sprawdź, co i jak ma działać tylko w twojej firmie. Pamiętaj, że aplikacja baza wiedzy ma służyć jakiemuś celowi. W większości wypadków, celem jest redukcja czynności prostych, powtarzalnych, co ma przełożyć się na redukcję wydatków, pozyskanie przez wiele, różnych osób dodatkowego czasu na wykonywanie zadań bardziej kreatywnych wymagających większego zaangażowania umysłowego.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Kup, lub stwórz aplikację baza wiedzy.
Upewnij się, że uzyskałeś wszystkie odpowiedzi na kluczowe pytania. Uzyskałeś zgody wszystkich zainteresowanych stron. Posiadasz odpowiedni budżet. Stwórz lub kup aplikację baza wiedzy. Aplikacje dedykowane dla firm są tworzone przez różnych developerów, od firm jednoosobowych, po wielkie międzynarodowe koncerny. Zarówno te tworzące aplikacje B2B jak i B2C. Pamiętaj, abyś przygotował kilka dokumentów dotyczących aplikacji baza wiedzy:
- Wymagania funkcjonalne aplikacji,
- Wymagania niefunkcjonalne aplikacji,
- Wymagania biznesowe aplikacji.
Ułatwią one przygotowanie oferty przez firmy tworzące aplikacje internetowe dla biznesu. Przed wyborem poproś kilku oferentów o przedstawienie możliwości, jakie oferuje aplikacja. Sprawdź przede wszystkim sposób zarządzania uprawnieniami, czy dostępami do poszczególnych modułów, obszarów aplikacji.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Upraszczaj i trzymaj się tego.
Po uruchomieniu pamiętaj, że twoja baza wiedzy jest aplikacją samoobsługową. Musisz upewnić się, że baza wiedzy jest łatwa w nawigacji i łatwa w użyciu. Aplikacja spełnia wszystkie założenia. Pozwól wszystkim używać aplikacji w sposób w jaki chcą. Sprawdź czy przyjęte założenia sprawdzają się w realnej sytuacji. Sprawdź czy użyta nomenklatura, katalogi, grupy użytkowników spełniają oczekiwania użytkowników. Sprawdź przede wszystkich dokumenty w dziale badania i rozwój, czy są dostępne tylko dla wybranej, wąskiej grupy użytkowników.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Rozwój aplikacji baza wiedzy.
Tworzenie bazy wiedzy wpływa na bieżące zadania związane z zarządzaniem wiedzą. Wykorzystaj statystyki zastosowane w aplikacji. Sprawdź, czy realne korzystanie z aplikacji następuję w sposób zgodny z przyjętymi założeniami. Sprawdź w jaki sposób użytkownicy, którzy odpowiadają za zarządzanie aplikacją baza wiedzy wykonują swoje czynności. Czy mogą w prosty i sprawny sposób dokonywać zmian, które są im potrzebne.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie? Podsumowanie
Dzisiaj klienci, pracownicy - praktycznie wszyscy - chcą i oczekują łatwego dostępu do informacji. Dane są zamknięte w plikach, bazach danych i umysłach w Twojej firmie. Zorganizowanie dostępnych informacji w bazę wiedzy otwiera drzwi do lepszej obsługi klienta, większej wydajności, lepszej współpracy. Pozwala zaoszczędzić bardzo dużo czasu, który do tej pory przeznaczony był na realizację prostych, powtarzalnych czynności, które w bardzo małym stopniu przyczyniają się do tworzenia wartości przez firmę.
Wykorzystując w sposób właściwy aplikację baza wiedzy, możesz zapewnić jeszcze lepszą obsługę klienta, zaprojektowaną z myślą o świecie pełnym informacji, w którym wszyscy żyjemy.
