Zrozum potrzeby klientów, czyli użytkowników, przed podjęciem decyzji o wdrożeniu VoIP. Zastanów się, jakie są potrzeby i oczekiwania obecnie w Twojej firmie. Zidentyfikuje cele biznesowe, jakie masz osiągnąć poprzez wdrożenie usług VoIP:

• Zwiększenie produktywności
• Poprawa jakości obsługi klientów
• Redukcja kosztów

Większość firm, nie dokonuje żadnej analizy swoich oczekiwań. Koncentrując swoją uwagę na aspekcie oszczędności finansowych. Takie podejście nie pozwala zobaczyć innych aspektów zastosowania telefonii internetowej.

System VoIP posiada ciekawa listę możliwości. Trudno dokonać wyboru, co jest dla kogo najbardziej istotną korzyścią bez dokonania analizy. Aby ją przeprowadzić, najlepiej przedstawić korzyści, które przyniosą najlepsze i najszybsze efekty w firmie.

Integracja usług VoIP z systemem poczty elektronicznej przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy osób, które często wykonują połączenia telefoniczne. Integracja polegająca na wybieraniu połączenia bezpośrednio z poziomu aplikacji Outlook oszczędza czas niezbędny na wybranie każdego numeru telefonu. Nawet zaoszczędzenie kilkunastu minut dziennie przez jednego pracownika daje w skali firmy wymierne i zauważalne korzyści.

Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?

zapoznaj się z zasadami funkcjonowania telefonii VoIP

Podstawowa znajomość zasady działania telefonii VoIP pozwoli lepiej dostosować potrzeby biznesowe firmy do możliwości technologicznych rozwiązania. Działania można wykonać w kilku krokach:

• Wybór sposobu działania systemu VoIP w oparciu o VPN lub publiczne adresy IP
• Sprawdzenie możliwości połączenia internetowego.
• Sprawdzenie infrastruktury teleinformatycznej w siedzibie firmy
• Dobór właściwego serwera
• Sprawdzenie parametrów komputerów

Najczęściej jednak firmy już korzystają z tradycyjnych rozwiązań telekomunikacyjnych. Aby uzyskać informacje jakie korzyści przyniesie wdrożenie telefonii VoIP, firma powinna uzyskać odpowiedzi na pytania:

• Czym obecnie zajmuję się Firma?
• Jakie Firma ma oczekiwania ma do nowego systemu telekomunikacyjnego?
• Jaką obecnie centralę telefoniczną używa firma, jaki model i o jakiej pojemności ilość numerów wewnętrznych analogowych, systemowych?
• Jaką ilość numerów wewnętrznych ma zapewnić nowy system telekomunikacyjny i jaki zapewnić do rozbudowy na przyszłość?
• Jakie linie telefoniczne zewnętrzne do operatora telekomunikacyjnego posiada firma? Jaka jest liczba tych łączy? Linie mogą być analogowe, cyfrowe ISDN BRA lub trakty cyfrowe ISDN PRI.
• Czy obecnie posiadane linie telefoniczne od operatora mają być przeniesione na nowy system czy raczej firma zakłada pełną migrację do technologii VoIP z przeniesieniem numerów do nowego operatora?
• Jakie są obecnie parametry łącza internetowego którym dysponuje firma?
• Czy posiadane przez firmę urządzenia aktywne sieci – routery, switche zarządzalne - wspierają usługę QoS gwarantującą pasmo dla telefonii internetowej?

Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?, znajdź partnera, doradcę

Firma nie może sama dla siebie stworzyć infrastruktury VoIP gdyż to się nie opłaca. Tak samo jak korzysta z usług tradycyjnego operatora telefonicznego, tak samo i w tym przypadku potrzebuje kilku usługodawców, którzy dostarczą poszczególne części rozwiązania. Firma potrzebuje dostawcę Internetu, usług VoIP i ewentualnie lokalnej firmy IT, która posiada kompetencje aby skonfigurować telefony VoIP, serwer Asterisk VoIP, konta poczty elektronicznej.

Należy pamiętać, że im mniej usługodawców tym lepiej. Ogólną rekomendacją jest rozwiązanie, w którym uczestniczy nie więcej niż trzech partnerów biznesowych. Należy szczególnie zwrócić uwagę na obszar lokalnej sieci teleinformatycznej jako platformy do przesyłania danych jak i głosu. Istotny jest właściwy wybór firmy, która za ten obszar odpowiada, czy jest to firma tylko i wyłącznie świadcząca usługi IT, czy również posiada kompetencje w obszarze telefonii VoIP, konfiguracji serwera Asterisk.

Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?, zaprojektuj rozwiązanie

Firmy mają kilka możliwości wdrożenia różnych rozwiązań. Rozwiązania różnią się przede wszystkim skalą, możliwymi funkcjami oraz zakresem odpowiedzialności.

Aby wybrać właściwe rozwiązanie firma musi odpowiedzieć sobie Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?, na kilka pytań:

• Ile osób ma korzystać z telefonii VoIP?
• Czy potrzebuję przełączać połączenia telefoniczne pomiędzy różnymi użytkownikami w firmie?
• Czy posiadam wewnętrzne, w firmie, kompetencje techniczne w zakresie konfiguracji telefonów VoIP, serwera Asterisk, serwera bazy danych, klientów poczty elektronicznej?
• Czy będę posiadał dostęp do tych kompetencji w przyszłości?
• Czy posiadam wewnętrzne kompetencje w zakresie zarządzania ruchem i określania priorytetów transmisji danych i głosu w routerze?

Poprzez uzyskanie odpowiedni na te pytania, firma może wybrać najlepsze w zakresie kosztów i funkcjonalności rozwiązanie dla siebie.

Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?, zarządzaj środowiskiem

Telefonia internetowa, nie jest nowym rozwiązaniem. Ale ciągły jej rozwój przyczynia się do zmian w możliwościach jakie oferuje. Czy firma posiada wiedzę jak może biznesowo wykorzystać możliwości , które oferuje VoIP? W wielu wypadkach, bez szkolenia i pokazania możliwości VoIP, nie jest ona w pełni wykorzystana.

Właściwe zarządzanie środowiskiem VoIP to również zarządzanie zdarzeniami nieprzewidywalnymi. Zdarzeniami, których skutki trudno przewidzieć. Każda firma, która rozpoczyna korzystanie z usług VoIP musi przygotować się na takie sytuacje. Najważniejsze jest posiadanie pełnej wiedzy o fakcie, że każdorazowy brak Internetu skutkuje również brakiem połączeń telefonicznych. Czyli system VoIP musi być tak skonfigurowany, aby klienci, partnerzy biznesowi mogli zadzwonić do firmy, mimo niedziałających telefonów. Oczywiście plan zabezpieczenia komunikacji na wypadek braku Internetu musi być częścią większego planu disaster recovery.

Zawsze wdrażając rozwiązanie VoIP należy pomyśleć o alternatywnym rozwiązaniu telefonicznym. Firma powinna zostawić jedną linię telefonii stacjonarnej lub posiadać telefony komórkowe.

Jak wdrożyć VoIP - telefonię internetową w firmie?, pomyśl o rozwoju

VoIP to nie tylko tańsze usługi telefoniczne. VoIP umożliwia w łatwy i tani sposób - bez posiadania niezbędnej infrastruktury - zorganizowanie telekonferencji a dodając do telefonów kamery również wideokonferencji.

VoIP realnie umożliwia zmianę sposobu działania firmy. Staje się ona bardziej elastyczna. Poprzez udostępnienie pracownikom możliwości instalacji telefonów VoIP w domach mogą oni pracować z tego miejsca. Firma ma możliwość wdrożenia rozwiązań flexsecurity. Rozwiązań korzystnych zarówno dla firmy jak i pracowników.