Baza wiedzy
Cel realizacji prac.
Określenie szczegółowych wymagań funkcjonalnych wobec systemu i wymagań wobec dostawcy systemu, przygotowanie zapytania ofertowego.
Podejście do realizacji prac.
Sformułowanie zapytania ofertowego na zakup licencji i wdrożenie systemu informatycznego stanowi poważny problem mając ze względu na zakres funkcjonalny systemu IT. Analizie są poddane kilkadziesiąt modułów oraz kilka tysięcy opcji konfiguracyjnych. Przy takiej ilości danych należy odpowiednio dobrać zarówno hierarchię obszarów, a także hierarchię pytań (wymagań) poszczególnych obrębie poszczególnych obszarów.
Na podstawie zdefiniowanych procesów i przyjętych założeń odnośnie celów wdrożenia możemy sformułować zapytania dotyczące szczegółów funkcjonowania poszczególnych obszarów systemu informatycznego.
W trakcie realizacji prac związanych z opracowaniem szczegółowych wymagań wobec dostawcy systemu w pierwszej kolejności są opracowane pytania (wymagania) do każdego obszaru z zakresu możliwości wspomagania go przez zintegrowany system informatyczny. Opracowany zakres wymagań bazuje na przeprowadzonej analizie procesów biznesowych. Pytania są zaproponowane przez ComminT Sp. z o.o. i podlegają akceptacji przez zespół projektowy Firmy Klienta Oprócz pytań o funkcjonalność systemu są przygotowane także pytania na temat oferenta, które przede wszystkim skupiają się na jego podejściu do wdrożenia systemu, doświadczenia w tym zakresie itp.
Po akceptacji pytań konsultanci ComminT Sp. z o.o. przystąpią do opracowania specyfikacji wymagań systemu informatycznego. Specyfikacja ta jest przygotowana zgodnie z wybraną metodą. Wybrana metodologia jest powszechnie zaakceptowanym i wykorzystywanym narzędziem do podejmowania złożonych decyzji w oparciu o znaczną liczbę kryteriów. Podstawą metodologii jest hierarchiczność kryteriów oceny. Oznacza to, że zapytanie ofertowe rozpoczyna się od kryteriów ogólnych, które są stopniowo uszczegóławiane, aż do najniższego poziomu np.:
- kryterium ogólne: Funkcjonalność systemu,
- kryterium składowe kryterium ogólnego: Funkcjonalność modułu,
- kryterium szczegółowe: Zakres danych dokumentu
W dalszej kolejności, kryteria dzielone są na bardziej szczegółowe. Inaczej mówiąc, każde kryterium nadrzędne dzielone jest na szereg podrzędnych np. element Funkcjonalność systemu jest następnie dzielony na kryteria.
Dekompozycja prowadzona jest do poziomu uznanego za elementarny, zależnie od złożoności podejmowanej decyzji, tzn. kryteria wyznaczone dla funkcjonalności systemu są następnie dzielone na elementarne elementy składowe.
Po określeniu hierarchii kryteriów, każde z nich otrzymuje relatywną wagę specyficzną (tzn. wagę przypisaną do każdego kryterium szczegółowego). Każda waga specyficzna określa znaczenie kryterium na danym poziomie i w danej grupie. Suma wag specyficznych w danej grupie musi być przy tym równa jedności. Dla każdego kryterium obliczane są także wagi globalne, określające relatywne znaczenie kryterium w ramach całego modelu decyzyjnego. Wartość wagi globalnej obliczana jest, jako iloczyn globalnej wagi kryterium nadrzędnego (całej grupy) i danego kryterium podrzędnego.
Na przykład, jeżeli waga specyficzna pozycji producenta systemu w Polsce wynosi 0.10 natomiast waga specyficzna liczby klientów w Polsce wynosi 0.12, wówczas waga globalna ostatniego kryterium wynosi 0.012 (0.12 x 0.10). Wartość ta oznacza, że udział znaczenia liczby klientów w Polsce w całym modelu decyzyjnym wynosi 1.2%.
W ten sposób konstruowana jest kompleksowa specyfikacja wymagań dotycząca systemu informatycznego, która następnie stanowi podstawę do opracowania zapytania ofertowego.
Ostatnim elementem prac realizowanych na tym etapie przez ComminT Sp. z o.o. jest przeprowadzenie procedury przetargowej.
Efekty realizacji prac.
Efektem realizacji prac etapu trzeciego jest:
- zapytanie ofertowe zawierające szczegółową specyfikację wymagań wobec systemu informatycznego, przygotowane zgodnie z przyjętą metodologią,
- system oceny ofert,
- przeprowadzone postępowanie ofertowe.
