Wykorzystanie firmy oferującej usługi konsultingu informatycznego

Wykorzystanie firmy oferującej usługi konsultingu informatycznego

Konsulting IT

Analiza stanu infrastruktury IT

Określenie stanu aktualnego oraz potrzeb informatycznych następuje w oparciu o posiadane przez firmę materiały oraz bezpośrednie rozmowy z jej przedstawicielami. W ramach prac zdefiniowanie są wykorzystywane przez organizację zasoby informatyczne: sprzęt komputerowy, oprogramowanie systemowe, oprogramowanie biurowe, oprogramowanie aplikacyjne, rozwiązania sieciowe, kwalifikacje pracowników spółki, powiązania z siecią globalną, bezpieczeństwo systemu i danych. Na tej podstawie przygotowywana jest ocena posiadanych zasobów: ocena możliwości funkcjonalnych posiadanych rozwiązań, ocena integracji oraz możliwości wykorzystania posiadanych zasobów w przyszłej strategii informatyzacji.

Analiza procesów biznesowych

Analiza procesów biznesowych oraz identyfikacja kilkuset niezbędnych funkcjonalności systemu informatycznego dla każdego obszaru funkcjonalnego są podstawowymi fazami w projektach realizowanych przez ComminT . Są to działania, które w połączeniu dają dużą wartość dodaną, ponieważ sama analiza funkcjonalna nie obrazuje modelu biznesowego Klienta, a sama analiza procesów daje założenia tylko dla szkieletu aplikacji.

Tego rodzaju projekt rozpoczynany jest zazwyczaj cyklem szkoleń mających na celu przybliżyć zagadnienia związane z analizą procesową oraz z celowością wdrożenia systemów informatycznych. W pierwszym kroku zajmujemy się zdefiniowaniem megaprocesów oraz procesów pierwszego poziomu (global processes). Następnie w odniesieniu do zakresu planowanego wdrożenia wspólnie dokonujemy wyboru procesów kluczowych, które będą podlegać dalszemu modelowaniu. Do wykonania analizy procesów wykorzystujemy zazwyczaj oprogramowanie lub narzędzia informatyczne. Wspomniane oprogramowanie wspomagające tworzenie dokumentacji procesowej posiada mechanizmy kontrolne oraz jest dobrze powiązane z innymi powszechnie wykorzystywanymi aplikacjami biurowymi. Zastosowanie oprogramowania pozwala dodatkowo na zachowanie wielopoziomowych procesów w formacie html umożliwiającym przeglądanie schematów za pomocą standardowej przeglądarki Internetowej.

Zazwyczaj proponujemy wykorzystanie notacji BPMN (ang. Business Process Modeling Notation) precyzyjnie i jednoznacznie opisującej procesy biznesowe. Bazuje ona na formie graficznej i wprowadza konkretne obostrzenia metodologiczne, które pozwalają na odzwierciedlenie logiki zgodnej z podejściem wykorzystywanym do projektowania rozwiązań informatycznych. Poszczególne czynności procesów traktowane są jako usługi systemu, co na etapie wdrożenia umożliwia łatwiejszą implementację zamodelowanych przebiegów procesów w systemach informatycznych. Równocześnie zaprojektowane schematy są czytelne dla użytkownika aplikacji informatycznych oraz kierownictwa organizacji.

Analiza procesów daje możliwość uzyskania wymiernych korzyści niezależnie od wdrożenia systemu informatycznego poprzez wyeliminowanie nieefektywności oraz usprawnienie procesów pracy. Pozwala również na właściwą ocenę rozważanych rozwiązań informatycznych z punktu widzenia prowadzonego biznesu. Efektem analizy procesów jest materiał, który w połączeniu z analizą funkcjonalną definiuje szczegółowe wymagania dla wdrażanych systemów informatycznych.

Analiza wymagań funkcjonalnych

Jedną z kluczowych części projektu budowy strategii informatyzacji jest definicja szczegółowych wymagań funkcjonalnych, ogólnych i informatycznych względem przyszłych rozwiązań. Wymagania są definiowane dla każdej z określonych wcześniej sfer działania. Do przeprowadzenia wywiadów wykorzystujemy metodykę PASS (Professional Approach to System Selection) opartą o zestawy szczegółowych pytań dotyczących funkcji oprogramowania modelowego w danym zakresie działania przedsiębiorstwa. Analiza potrzeb funkcjonalnych jest tą częścią projektu, która w największym stopniu jest podstawą do budowy materiałów przetargowych dla dostawców poszczególnych rozwiązań informatycznych.

Analiza wymagań niefunkcjonalnych

To wymagania niefunkcjonalne aplikacji decydują o jej sukcesie. Uwzględnienie preferencji użytkowników, dostosowanie do obecnego sposoby korzystania z systemów informatycznych. Uwzględnienie miejsc i sytuacji, w których użytkownicy korzystają z aplikacji. to tylko kilka, z wielu licznych punktów jakie bierzemy pod uwagę w procesie tworzenia wymagań niefunkcjonalnych aplikacji internetowych.

Wycena przedsięwzięć

Przystępując do wyceny przedsięwzięcia informatycznego, w pierwszej kolejności należy dokonać analizy przedsiębiorstwa pod kątem jego potrzeb i procesów biznesowych. Na tej podstawie powstają opracowania zawierające wytyczne i wnioski w zakresie informatyzacji.

Następnie proponowane są różne warianty informatyzacji w 2 - 3 letniej perspektywie czasowej. Okres ten wynika z faktu dobrych praktyk wskazujących, że przedłużający się okres wdrożenia systemu informatycznego jest zagrożeniem dla powodzenia informatyzacji przedsiębiorstwa.

Kolejnym etapem jest oszacowanie nakładów finansowych na realizację poszczególnych wariantów. Szacowania dokonujemy na podstawie doświadczeń ze zrealizowanych przez ComminT  projektów i ze stale prowadzonych analiz rynku informatycznego. Każdy wariant i jego wycena jest opatrzona stosownym opisem zawierającym m.in. zestawienie kosztów, szczegółową charakterystykę korzyści, jak i spodziewane efekty ekonomiczne będące wynikiem przeprowadzonego szacowania w oparciu o dane pochodzące z benchmarków rynkowych. Na koniec sporządzana jest analiza ryzyka, związana z wdrożeniem rozpatrywanego rozwiązania informatycznego. Wykorzystuje się tutaj elastyczne narzędzia zarządzania ryzykiem projektowym w postaci tabel i macierzy ryzyka określających możliwe zagrożenia, prawdopodobieństwo ich wystąpienia wraz ze stopniem oddziaływania oraz propozycję środków zaradczych.

Przygotowanie zapytania ofertowego

Przygotowane materiały przetargowe powinny zawierać szczegółowe wymagania w stosunku do poszczególnych elementów oferty aby zagwarantować ich porównywalność. Między innymi muszą być zdefiniowane:

  • podstawowe założenia umożliwiające oferentom na poprawną kalkulację cen
  • wszystkie oczekiwane elementy kalkulacji cenowej
  • zakres dodatkowych wymagań informacyjnych nt. produktu
  • zakres dodatkowych wymagań informacyjnych nt. oferenta

Dobrze zdefiniowane materiały przetargowe pozwalają na poprawny wybór rozwiązania. Kluczem są dobrze zdefiniowane wymagania funkcjonalne oraz poprawnie zdefiniowane kryteria wyboru.

Przygotowanie i organizacja przetargów

Zgodnie z wymogami prawnymi

  • Przygotowanie SIWZ
  • Przygotowanie projektu umowy
  • Ogłoszenie o przetargu
  • Ocena wniosków
  • Ocena ofert

Zgodnie z procedurami dla sektora prywatnego

  • Preselekcja oprogramowania
  • Zapytanie ofertowe
  • Ocena ofert
  • Prezentacje ofert
  • Negocjacje z oferentami

Zgodnie z procedurami Banku Światowego

Ocena ofert oprogramowania

Pomyłka przy wyborze oprogramowania jest bardzo kosztowna. System nie spełniający wymagań użytkownika powoduje duże straty czasowe, finansowe oraz wpływa negatywnie na poprawne funkcjonowanie działu, a nawet całego przedsiębiorstwa. W oparciu o analizę rzeczywistych potrzeb oferujemy dobór i ocenę optymalnych z punktu widzenia Zlecającego rozwiązań.

Preferujemy działania oparte o procedurę przetargu zamkniętego ograniczonego do grupy firm wybranych w procesie preselekcji. Możliwe jest jednak zarówno pominięcie procedury przetargowej i wykonanie oceny wybranych wspólnie rozwiązań. Później następuje przystąpienie do negocjacji, jak i przetarg otwarty. Preselekcja rozwiązań dokonywana jest zawsze w taki sposób aby wszystkie oceniane pakiety spełniały podstawowe potrzeby przedsiębiorstwa oraz realizowały określone wcześniej cele wdrożenia. Tylko takie podejście pozwala po dokonaniu szczegółowych porównań na rzetelny wybór właściwego systemu przez zespół Państwa specjalistów.

Ocena umów wdrożeniowych

Chociaż wybór właściwego rozwiązania informatycznego jest decydujący powodzeniu całego projektu to błędy na etapie negocjacji i podpisania umowy oraz podczas wdrożenia systemu mogą doprowadzić do klęski całego przedsięwzięcia lub, co najmniej do znacznego przekroczenia planowanych terminów i budżetu. Na etapie podpisywania umowy proponujemy pomoc w ocenie merytorycznej negocjowanego dokumentu. Działanie takie powinno być traktowane tak samo standardowo jak opinia prawna. Umowy na dostawę i wdrożenie systemów informatycznych są zazwyczaj dokumentami obszernymi i nie zawsze merytorycznie zrozumiałymi dla prawników.

Nasza ocena może dotyczyć wyłącznie problemów merytorycznych może być również uzupełniona o ocenę prawną. Ważne jest aby w końcowym dokumencie znalazły się najistotniejsze elementy zdefiniowane na etapie analizy i oceny ofert. Warto również uniknąć typowych pułapek umieszczanych w standardowych umowach proponowanych przez dostawców. Ocena ma postać dokumentu pisanego.

Wycena Return of Investment w obszarze IT

ComminT  Consulting oraz IT Investment Consulting oferują wspólnie świadczoną usługę polegającą na wycenie zwrotu z inwestycji w obszarze IT.
Główne elementy wyceny opłacalności inwestycji:

  • Pełen opis ilościowy inwestycji - wskaźniki NPV, IRR, CFROI, ROI
  • Przeznaczona dla zarządów firm dokumentacja ekonomiczna inwestycji
  • Analiza przyszłych kosztów związanych z inwestycją
  • Badania rynku związanego w inwestycją

Więcej o ROI dla inwestycji informatycznych oraz innych usługach dowiedzą się Państwo na stronach IT Investment Consulting .

Zarządzanie zmianą

Odpowiednie projektowanie i wdrażanie zmian w przedsiębiorstwie jest kluczowym sukcesem każdego złożonego przedsięwzięcia. Zmiany organizacyjne jak i informatyzacja firmy wywołuje często negatywne uczucia załogi. Wiele osób przez lata przyzwyczaja się do jakiegoś porządku w firmie, który nagle zostaje zburzony czy to poprzez zmianę (usprawnienie) procedur wewnętrznych w firmie czy poprzez informatyzację. Obawa i niechęć pracowników może spowodować znaczne opóźnienia i błędy w realizacji przedsięwzięć. Również samo planowanie rozwoju przedsiębiorstwa musi zostać szczegółowo zaplanowane aby każde usprawnienie powodowało zmiany pozytywne, a nie wprowadzało bałagan w przedsiębiorstwie.

ComminT  posiada szerokie doświadczenie w zarządzaniu zmianą na różnych poziomach organizacji - poprzez wdrożenie całościowego i usystematyzowanego planu wprowadzania zmian ułatwiamy przeprowadzenie złożonych projektów.

Audyt projektu

Wykorzystanie firmy konsultingowej jako niezależnego audytora oceniającego i kontrolującego przebieg wdrożenia w sposób niezależny od dostawcy oraz zespołu powołanego wewnątrz firmy zdecydowanie zwiększa szansę powodzenia przy nieznacznym wzroście kosztów całego projektu. Nasza firma podobnie jak we wcześniejszych fazach ma również szerokie doświadczenia na etapie audytowania wdrożeń systemów klasy ERP.

Usługi doradcze w zakresie audytu dostawy, wdrożenia i odbioru systemu informatycznego obejmowałyby stały nadzór organizacyjny i merytoryczny nad zaawansowaniem projektu.
W szczególności:

  • Udział w strukturach projektu,
  • Nadzór nad zmianami w projekcie.
  • Kontrolę i ocenę przyjętych standardów,
  • Propozycje rozwiązań w sytuacjach kryzysowych,
  • Ocenę organizacji projektu oraz harmonogramu prac,
  • Zgłaszanie zastrzeżeń i uwag do prowadzonego procesu wdrożenia,
  • Kontrolę kompletności i ocena jakości dokumentacji organizacyjnej projektu,
  • Comiesięczna ocena stanu zaawansowania projektu dla potrzeb Komitetu Sterującego,
  • Ciągły nadzór prac prowadzonych przez wybraną firmę wdrażającą zintegrowany system informatyczny,

Powiązane artykuły