Doradztwo IT w firmie usługowej

Wdrożenie aplikacji webowej w firmie usługowej polegało na połączeniu różnych systemów IT.

Doradztwo IT w firmie usługowej. Wyzwanie aplikacji dedykowanej

Naszym klientem jest firma usługowa, świadcząca usługi dla firm – klientów. Firma oferuje wysokiej jakości usługi strategiczne, doradcze i marketingowe dla firm.

W swoim ekosystemie IT firma usługowa posiadała wiele systemów IT, w tym platformę do zarządzania projektami, system generowania leadów i aplikację finansowo-księgową. Z czasem liczba systemów IT wzrosła, ponieważ różne zespoły stopniowo przyjmowały różne systemy IT dla swoich potrzeb biznesowych. Doprowadziło to do braku elastyczności biznesowej i przejrzystości procesów.

Firma usługowa B2B chciała dogłębnie przeanalizować problemy i znaleźć sposób na ich rozwiązanie, aby poprawić zarządzanie danymi, osiągnąć podejmowanie decyzji w oparciu o dane i zapewnić przejrzystość biznesową. Firma usługowa postanowiła zwrócić się do firmy oferujące doradztwo IT, która pomogłaby określić istniejące bolączki, przeanalizować obecny stan systemu IT oraz zapewnić zalecenia i wskazówki ekspertów. Ostatecznie zdecydowali się na współpracę z Commint, będąc pod wrażeniem naszego doświadczenia w zakresie doradztwa IT i bogatego portfolio w dziedzinie firm oferujących usługi B2B.

Doradztwo IT w firmie usługowej. Rozwiązanie

Zasugerowaliśmy podzielenie doradztwa IT na kilka etapów i dostarczenie jasnych rezultatów na koniec każdego z nich. W ten sposób nasz klient otrzymał praktyczne spostrzeżenia, które mógł zastosować do ponownego przemyślenia swojej działalności od samego początku.

Cel:

• Zrozumienie biznesowych i technicznych potrzeb klienta.
• Rozpoznanie wyzwań.

Rezultaty:

• Raport o stanie obecnym ze szczegółowym opisem problemów IT i biznesowych.
• Stworzenie kompleksowej listy funkcji obejmującej wszystkie bolączki klienta.
• Dostosowanie zakresu funkcji do gotowych funkcjonalności różnych platform.
• Raport dotyczący przyszłych systemów IT i opcji technologicznych, który zawiera przegląd różnych platform

Najpierw poznaliśmy wszystkie istniejące kwestie biznesowe i informatyczne, a następnie stworzyliśmy zakres funkcji. Opierając się na zakresie funkcji, zespół Commint zarekomendował kilka odpowiednich opcji platformy. Na ostatnim etapie, gdy klient wybrał platformę, konsultant platformy dopracował przyszłe rozwiązanie, biorąc pod uwagę niuanse platformy.

Doradztwo IT w firmie usługowej. Rozpoznanie wyzwań

Aby uzyskać dogłębne zrozumienie obecnych procesów dla firmy jako całości i dla każdego działu, nasz analityk biznesowy przeprowadził wywiady zarówno z kluczowymi interesariuszami (poziom C, kierownictwo, liderzy zespołów itp.), jak i pracownikami z różnych zespołów. Pomogło nam to zrozumieć, które przepływy pracy lub funkcje były krytyczne i powinny zostać wdrożone w pierwszej kolejności, co okaże się przydatne na późniejszych etapach doradztwa.

Wywiady pomogły nam również ocenić obecny poziom gotowości cyfrowej i wiedzy IT w firmie, co bezpośrednio wpłynęło na to, jakie dodatkowe zmiany procesów lub szkolenia mogą być potrzebne firmie usługowej w przyszłości. Commint poprosiła również o różne artefakty i wersje demonstracyjne obecnie używanych systemów IT, aby zrozumieć, w jaki sposób każdy dział z nich korzysta. Nasz zespół wypróbował istniejące ścieżki użytkownika, podążając za przepływami pracy, które pracownicy firmy usługowej wykonywali każdego dnia, aby określić konkretne punkty bólu dla każdego istniejącego systemu IT.

Odkryliśmy następujące problemy w operacjach biznesowych firmy usługowej:

• Brak integracji - większość procesów wymagała kilku rozłącznych systemów IT, co je komplikowało i spowalniało (np. zadanie było przechowywane w systemie IT do zarządzania projektami, ale o jego zatwierdzenie proszono za pośrednictwem poczty elektronicznej).
• Rozproszone dane - dane były przechowywane i zarządzane lokalnie, co utrudniało zapewnienie ich aktualności, dokładności i łatwego dostępu dla wszystkich pracowników.
• Brak współpracy - liczne rozproszone systemy IT utrudniały efektywną pracę zespołową i komunikację między działami.
• Brak automatyzacji - wiele rutynowych i powtarzalnych zadań (np. uzyskiwanie zgody) było wykonywanych ręcznie, co pochłaniało cenny czas pracowników.
• Niestandardowe przepływy pracy - trudno było dostosować unikalne przepływy pracy różnych działów, co zmniejszało elastyczność biznesową.
• Niewystarczające planowanie – firma usługowa zmagała się z prognozowaniem biznesowym i analizą stanu obecnego z powodu danych rozproszonych w różnych systemach IT.
• Brak cyfryzacji - niektóre działy nie korzystały z żadnych systemów IT opartych na chmurze, co zwiększało ilość pracy wykonywanej ręcznie.

Doradztwo IT w firmie usługowej. Tworzenie zakresu funkcji

Po omówieniu wyników raportu stanu obecnego z interesariuszami firmy usługowej, analityk biznesowy firmy IT kontynuował kolejny etap doradztwa IT, fazę tworzenia zakresu funkcji. Przede wszystkim stworzyliśmy listę funkcji, które firma usługowa wykorzystywała we wszystkich swoich systemach IT. Dzięki dogłębnemu zrozumieniu biznesu firmy usługowej i wyzwań stojących przed nią, stworzyliśmy wizję przyszłego systemu IT, przechodząc od koncepcji ogólnych do poszczególnych funkcji.

Aby uczynić przepływy pracy bardziej ustrukturyzowanymi, zaleciliśmy następujące zasady implementacji, które posłużyłyby jako podstawa dla przyszłego zakresu funkcji:

• Dodanie wielu ról użytkowników z różnymi poziomami dostępu w celu uporządkowania dostępu do danych i zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji.
• Zaprojektowanie jednostek biznesowych w celu ustrukturyzowania istniejących procesów z wieloma zespołami używającymi różnej terminologii dla tych samych pojęć.
• Opracowanie unikalnego identyfikatora dla wejściowych danych biznesowych w celu zapewnienia, że każda jednostka (dokument, umowa, faktura, zadanie itp.) może być łatwo śledzona w całym systemie.
• Migracja danych z obecnie używanych systemów IT w celu zapewnienia ciągłości biznesowej i uproszczenia adaptacji użytkowników.
• Wdrożenie następujących elementów logicznych w aplikacji dedykowanej w celu połączenia funkcji biznesowych rozproszonych w istniejących systemach IT:
• Bezpieczeństwo - zaprojektowanie systemu uprawnień i dostępów, opracowanie funkcji zarządzania dostępem i widocznością w celu rozwiązania problemu nieograniczonego dostępu do dokumentacji w firmie
• Zarządzanie podmiotami i danymi - tworzenie ról użytkowników i podmiotów biznesowych oraz dostosowanie ich do przedefiniowanych przepływów pracy
• Zarządzanie dokumentami - stworzenie scentralizowanego i identyfikowalnego pojedynczego punktu dostępu do całej dokumentacji.
• Operacje (kontraktowanie, budżetowanie i zaopatrzenie, planowanie wydarzeń itp.) - obejmujące cały cykl życia procesu biznesowego, od generowania leadów po planowanie wydarzeń i wycenę.
• Wewnętrzne przepływy pracy - tworzenie jasnych, ustandaryzowanych przepływów pracy dla procesów, które były przeprowadzane ręcznie bez nakreślonych ścieżek (np. zatwierdzanie, walidacja, wsparcie).
• Powiadomienia i śledzenie - opracowanie systemu powiadomień i alertów oraz dostosowanie go do przepływów pracy i ról użytkowników.

Analityk biznesowy Commint podzielił komponenty logiczne na odrębne funkcje i porównał je z tymi dostarczanymi przez istniejące systemy IT. Podejście to pomogło nam zrozumieć, co będzie bardziej opłacalne: dostosowanie istniejących systemów IT lub zbudowanie nowego. Biorąc pod uwagę zakres wymaganych ulepszeń, rozważaliśmy, czy łatwiej będzie stworzyć dedykowaną aplikację internetową czy wybrać wiodącą na rynku, wysoce konfigurowalną platformę.

Doradztwo IT w firmie usługowej. Decyzja aplikacja dedykowana czy platforma

Konsultant ds. systemów IT porównał zakres wymaganych funkcji z gotowymi funkcjami oferowanymi przez różne platformy. Każdej funkcji przypisano wynik pokrycia platformy mierzony w procentach. Jeśli platforma nie zapewniała danej funkcji, konsultant ds. systemów IT i analityk biznesowy rozważali, jak istotna jest ona dla przyszłego systemu IT i jak trudno byłoby ją dodać poprzez dostosowanie lub integrację.

W wyniku wstępnego oszacowania zakresu doszliśmy do wniosku, że stworzenie dedykowanego systemu IT byłoby najbardziej realną opcją, niż wybór istniejącej platformy ponieważ nie obejmują one większość wymaganych funkcji od razu po wyjęciu z pudełka.

Funkcje oczekiwane przez firmę usługową:

• Wsparcie strony internetowej za pośrednictwem chatbota.
• Wersja mobilna, która odzwierciedla aplikację desktopową.
• Obsługa cyfrowej ewidencji zasobów.

Ponieważ jednak funkcje te są oczekiwane, a nie krytyczne, nie miały one wpływu na dalszą analizę platformy.

Cecha:

• Zarządzanie wydarzeniami.
• Zarządzanie pracownikami.

Mimo że aplikacja – platforma była lepsza pod względem raportowania i zarządzania zdarzeniami, nasz klient był pod wrażeniem możliwości i funkcjonalności aplikacji dedykowanej w obszarze zarządzania pracownikami i rekrutacją oraz możliwościami integracji i rozbudowy modułów. Platformy wykazały podobny zakres funkcji i wymagałyby stosunkowo takiej samej ilości dostosowań. Commint posiada również usługi hostingowe w Polsce, które upraszcza projektowanie infrastruktury, zmniejszając związane z tym koszty.

Udokumentowaliśmy wszystkie nasze ustalenia i uzupełniliśmy je schematami infrastruktury oraz szacunkami dotyczącymi dalszego utrzymania i wsparcia. Zasugerowaliśmy zbudowanie dedykowanego systemu IT, ponieważ było to bardziej opłacalne w dłuższej perspektywie.

Doradztwo IT w firmie usługowej. Gotowe rozwiązanie projektowe

W końcowej fazie doradztwa konsultant Commint zbadał techniczną realizację przyszłego systemu IT.

Nasz konsultant IT doradził klientowi, w jaki sposób skonfigurować aplikację. Wszystkie wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne zostały zrealizowane. Klient miał kilka niezbędnych integracji (np. integracja z systemem FK w celu śledzenia wydatków).

Nasz konsultant IT zbadał również najbardziej efektywny sposób wdrożenia. Integracje i dostosowania aplikacji dedykowanej były przedmiotem dalszych analiz. Konsultant IT zaprojektował i opisał sposoby realizacji 100% zakresu docelowego, maksymalnie wykorzystując funkcje. Domyślnie aplikacja dedykowana obsługuje zarządzanie dokumentami.

Commint nadało również priorytet funkcjom systemu IT i fazom migracji danych, biorąc pod uwagę ich kluczowe znaczenie dla systemu IT i procesów biznesowych. W rezultacie, po podzieleniu rozwoju oprogramowania na kilka faz, zapewniliśmy, że klient otrzymał w pełni funkcjonalny system IT z funkcjami o kluczowym znaczeniu dla biznesu tak szybko, jak to możliwe.

Doradztwo IT w firmie usługowej. Wyniki

Commint przeprowadziło kompleksowe doradztwo IT dla firmy usługowej, począwszy od odkrycia wyzwań i ich powiązania z używanymi systemami IT, aż po stworzenie wizji dedykowanej aplikacji internetowej. W rezultacie nasz klient, firma usługowa otrzymała kompleksową dokumentację, która poprowadziła ją przez wdrożenie systemu IT. Zaprojektowany system IT integruje się z innymi systemami IT, automatyzuje i usprawnia przepływy pracy, ułatwia współpracę i zapewnia przejrzystość biznesową dzięki zaawansowanym funkcjom raportowania. A co jest najważniejsze jest prosty w użyciu.