Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej

Firma konsultingowa specjalizuje się w doradztwie biznesowym dla firm. Każdego miesiąca tworzy raporty, prezentacje, rekomendacje mające na celu przedstawienie podsumowania wykonanych usług.

Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej. Kontekst

Firma konsultingowa potrzebowała prostą w obsłudze ale z zaawansowanymi funkcjami webową aplikację dedykowaną. Aplikacja baza wiedzy dla firmy konsultingowej to była nasza propozycja rozwiązania jej potrzeb. Baza wiedzy studiów przypadków i wiedzy specjalistycznej wraz z intuicyjnymi pulpitami nawigacyjnymi do opartej na danych analiz zakresu wiedzy specjalistycznej i dokumentów.

Firma konsultingowa to firma setki pracowników i realizująca ponad setki projektów w kilkudziesięciu branżach dla ponad klientów reprezentujących różne branże w wielu krajach. Firma konsultingowa posiada doświadczenie w wielu obszarach tematycznych i opracowuje dziesiątki złożonych usług doradczych wykorzystujących różne technologie.

Jako firma świadcząca usługi tworzenia aplikacji internetowych dla w wielu sektorów, opieramy się na wiedzy i doświadczeniu programistów, które potwierdzają nasze kompetencje dla obecnych i nowych klientów. Przy wielu realizowanych projektach trudno jest wyróżnić te najlepsze.

Wewnętrzne stworzyliśmy system kart projektów do śledzenia wielu projektów jednocześnie, w którym każdy nowy projekt otrzymuje dedykowaną kartę projektu. Pracownicy firmy oceniają karty projektów, aby zaplanować tworzenie studiów przypadku i przestawić najciekawsze branże, technologie i rozwiązania. Firma wykorzystuje studia przypadków, ważne jest, aby posiadać wiedzę przez kogo i w jaki sposób są one wykorzystywane. Jakie projekty się pojawiają w perspektywie kolejnych kwartałów, jakie nowe rozwiązania są odkrywane oraz zaczynają dominować na rynku. Istotne jest dla firmy jakie studia przypadków wymagają aktualizacji lub archiwizacji.

Wraz z kolejnymi latami oferowania usług konsultingowych rosła liczba istniejących i nowych projektów oraz nowych rozwiązań. Zmiany personale, w zakresie nowych pracowników jak również odejść uniemożliwiały działowi odpowiedzialnemu za aktualizację studiów przypadku posiadanie pełnej wiedzy. Firma konsultingowa zdecydowała, że musi zautomatyzować i zoptymalizować analizę studiów przypadku za pomocą dedykowanej aplikacji baza wiedzy. Oraz rozbudowanego menu nawigacyjnego opartego na danych z funkcjami raportowania.

W tym przypadku firma konsultingowa współpracowała z naszym zespołem twórców oprogramowania dedykowanego. Zespołu, który zrealizował szereg systemów IT.

Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej. Rozwiązanie

Stworzyliśmy bazę wiedzy dla firmy konsultingowej, aplikację dedykowaną składającą się z systemu oceny studiów przypadku, systemu oceny wiedzy specjalistycznej oraz zawansowany pulpit dla użytkowników i administratorów. Użytkownikami aplikacji baza wiedzy są wszyscy w firmie, którzy pracują nad projektami dla klientów.

Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej. Kategoryzacja

Dokumenty są oceniane na podstawie następujących kryteriów:

• Posiadanie listu referencyjnego.
• Osób uczestniczących.
• Data publikacji.
• Nazwy klienta.
• Branży.
• Działu.

Zespół programistów wyprowadził tagi, nadając różne wagi kryteriom sukcesu. Ponieważ obecność nazw klientów jest ważna dla dzielenia się naszą wiedzą specjalistyczną bez ograniczeń wynikających z umów NDA, wynik NDA posiada istotną wagę 60% w wyniku studium przypadku.

Data publikacji ma również istotną wagę, ponieważ studia przypadków muszą być aktualne, wykorzystywać obecnie dostępne technologie i trendy. Dlatego firma zwraca uwagę na to, jak aktualne jest studium przypadku podczas jego oceny.

Wreszcie, przypadki poparte referencjami są oceniane wyżej i otrzymują dodatkową wagę, ponieważ referencje są dowodem wiedzy firmy i relacji interpersonalnych zbudowanych podczas realizacji projektów.

Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej. System punktacji eksperckiej

Ponieważ branża jest czynnikiem bardziej ogólnym, ma wyższe wymagania dotyczące liczby studiów przypadku.

Technologie i rozwiązania są bardziej szczegółowymi aspektami i mają łagodniejsze wymagania dotyczące liczby studiów przypadku.

Interface użytkownika

Interface użytkownika przedstawia aktualny stan wiedzy specjalistycznej firmy w studiach przypadków, ułatwiając podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

Interface użytkownika składa się z zakładek: zakres wiedzy specjalistycznej, analiza przypadków i sekcja FAQ.

Wiedza specjalistyczna według branży, technologii i rozwiązania daje użytkownikom pełny obraz projektu i dokumentów, określając branże oraz rozwiązania posiadające dużą lub mała liczbę dokumentów, a także liczbę przypadków w każdej kategorii.

• Wyszukiwanie według określonej kategorii, sortowanie obszarów ekspertyzy w określonej kolejności, filtrowanie krzyżowe oraz listę najlepszych przypadków.
• Szczegółowe informacje na temat istniejącej wiedzy specjalistycznej, rekomendacje dla osób odpowiedzialnych za wiedzę specjalistyczną, listę projektów i listę spraw w bibliotece materiałów marketingowych oraz historyczny wykres wyniku branżowego.

Interface użytkownika wyróżnia obszary, w których wiedza specjalistyczna firmy konsultingowej jest w dużym stopniu pokryta projektami oraz kompetencjami. W przypadku innych obszarów osoby odpowiedzialne muszą utworzyć nowe przypadki i zaktualizować istniejące, aby potwierdzić odpowiednie doświadczenie.

Użytkownicy aplikacji mogą sortować kolejność dokumentów w tabelach branż, technologii i rozwiązań według liczby projektów, liczby spraw i wyniku sprawy. Inną opcją jest wyświetlenie ich w kolejności alfabetycznej.

Aby ułatwić wyszukiwanie, programiści bazy wiedzy stworzyli funkcję filtrowania krzyżowego. Po wybraniu określonej technologii zostaną wyświetlone tylko przypadki dotyczące branż i rozwiązań wykorzystujących tę technologię.

Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej. Funkcje

• Okno pokazujące 10 najlepszych przypadków wraz z ich tytułem i wynikiem.
• Okno technologii i rozwiązań z 5 najlepszymi przypadkami.
• Ikony informacyjne z etykietami narzędzi wyjaśniającymi, jak korzystać z różnych funkcji.
• Szczegóły dotyczące branży, technologii lub rozwiązania z odpowiednimi zaleceniami dotyczącymi aktualizacji istniejących przypadków, tworzenia przypadków o nazwie marki i uzyskiwania większej liczby referencji od klientów.
• Szybki dostęp do przypadków w bibliotece materiałów marketingowych i list kart projektów.

Szczegóły dla konkretnej branży z rekomendacjami

Dla wygody użytkowników programiści dodali funkcję szybkiego dostępu, która natychmiast otwiera listę spraw i kart projektów wybranej branży w bibliotece.

Sprawy

Karta analizy spraw zawiera metryki, takie jak wyniki spraw, adresy URL spraw i szczegóły. Umożliwia również użytkownikom dostęp do folderu spraw w bibliotece materiałów marketingowych i poznania szczegółów sprawy.

Szczegóły

Widok szczegółowy analizy przypadku pokazuje wartości oceny przypadku.

Filtry

Użytkownicy mogą filtrować listę przypadków, wybierając wartość w panelu na podstawie obecności referencji lub wyszukiwać według określonej branży, rozwiązania lub technologii, osób zaangażowanych w projekt.

Tagi

Tagi dołączone do tabel ze szczegółowymi informacjami o wyniku przypadku pokazują najlepsze przypadki w danej branży, technologii lub rozwiązaniu.

Listy kart projektów pozwalają zobaczyć, jakie bieżące projekty mogą być wykorzystane, aby posiadać ekspertyzę w określonym obszarze wiedzy. Pomaga to również przeanalizować możliwości tworzenia przypadków.

Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej. Proces

Na podstawie danych powstał dokument specyfikacji opisujący proces biznesowy. Właściciel procesu przegląda go i potwierdza dokładność i ukończenie kroków, kontekst, wpływ i kompletny zestaw wyjątków procesu. Powstała również miejsce do zgłaszania i naprawiania błędów.

Aplikacja baza wiedzy powstała zgodnie z przepływem pracy Scrum z sesjami planowania sprintu, podczas których omawiane były cele i terminy sprintu. Tygodniowe sprinty w celu zaplanowania zadań na tydzień oraz przeglądy sprintu w celu omówienia wyników i osiągnięć. Po każdym sprincie przedstawiano klientowi aplikację prezentująca ukończone moduły.

Ponieważ niejednorodne dane pochodziły z wielu źródeł i były ręcznie wprowadzane do bazy danych, firma musiała upewnić się, że błąd ludzki nie zniekształci wyników. Repozytorium zostało przeanalizowane pod kątem spójności metadanych, które zostały sprawdzone.

Zespół przeprowadził również wywiady z grupami użytkowników z różnymi historiami przypadków użycia aplikacji. Uczestnicy spotkań zostali wybrani na podstawie ich ról w firmie konsultingowej. Szefowie działów i centrów zostali wybrani, ponieważ mogli podzielić się danymi potrzebnymi do oceny sytuacji w ich działach i centrach oraz zapewnić, że wszystkie właściwe obszary użycia aplikacji baza wiedzy zostały objęte przypadkami.

Po rozmowach z grupami fokusowymi zebrano uzyskane informacje i przeanalizowaliśmy proponowane pomysły, podsumowując je i kategoryzując. Zaplanowaliśmy funkcje do pilnego wdrożenia w produkcji i udokumentowaliśmy te planowane do późniejszego wdrożenia. W rezultacie nasze wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne aplikacji i priorytety nie uległy zmianie. Dzięki przeprowadzonym wywiadom sprawdziliśmy wiele istotnych funkcji, w tym integrację kart projektów i przypisanie niższych ocen starszym dokumentom.

Ponieważ cele i wymagane funkcje bazy wiedzy zmieniały się w trakcie projektu, musieliśmy skonfigurować proces pracy z żądaniami zmian i wdrażaniem nowych funkcji, takich jak dodawanie pola informacyjnego, nowych przycisków. Zespół programistów analizował wykonalność techniczną każdej nowej funkcji. Jeśli przeszła ona przegląd techniczny, zatwierdzenie przez firmę konsultingową i zatwierdzenie wymagań, programiści planowali jej wdrożenie i dostarczali ją do produkcji.

Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej. Technologie

Open Source

Deweloperzy wybrali środowisko Open Source do opracowania aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej i MySQL dla bazy danych. Środowisko i aplikacje Open Source gwarantują stabilne rozwiązania bez niepotrzebnych wydatków na licencje. Duża skalowalność Open Source gwarantuje bezproblemowe korzystanie z aplikacji przez wiele osób również pracujących zdalnie.

Zespół programistów wybrał, aby uzyskać następujące korzyści:

• Szybkość rozwoju.
• Szybkość realizacji skryptu.
• Proste zapytania i analizy.
• Oszczędność przestrzeni bazy danych, która upraszcza zarządzanie aplikacją.
• Szybkie pobieranie danych z bazy MySQL.
• Mały zespół wystarczający do zarządzania rozwojem aplikacji.
• Nieskomplikowana i łatwa do kontrolowania optymalizacja zapytań.
• Lepsza jakość danych i bardziej wiarygodne wnioski.
• Elastyczność, możliwość budowania wielu schematów w celu zaspokojenia różnych potrzeb w zakresie raportowania.

Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie konsultingowej. Wydajność

Zespół zdecydował się na wykorzystanie serwera dedykowanego naszej firmy jako repozytorium bazy wiedzy.

Aplikacji baza wiedzy na serwerze dedykowanym ma następujące zalety w porównaniu z innymi rozwiązaniami na rynku:

• Brak jakichkolwiek opłat licencyjnych za korzystanie z aplikacji.
• Jest dostępna wszędzie i zawsze.
• Kpie bezpieczeństwa są utrzymywane do 21 dni na serwerze zlokalizowanym w innym mieście.
• Duży magazyn danych.
• Alerty e-mail do śledzenia wskaźników.
• Scentralizowany widok wskaźników KPI.
• Intuicyjne wizualizacje w skrócie.
• Funkcje współpracy i udostępniania oparte na chmurze.
• Łatwe filtrowanie danych.
• UX i UI na wysokim poziomie.