Obieg faktur
Aplikacja obieg faktur kosztowych - jest to prosta aplikacja internetowa, której celem jest usprawnienie obiegu faktur kosztowych w firmie. Aplikacja działa w następujący sposób:
- Zarejestruj fakturę kosztową i przypisz ją do pracownika, który będzie odpowiedzialny za podział i rozliczenie kosztów,
- Przeprowadzić podział analityczny i wprowadzić opis zawierający informacje o miejscach powstawania różnych kosztów, ich kategoriach i odpowiednich projektach.
- Dostarczyć fakturę kosztową do księgowości, sprawdzając, czy faktura wymaga rozliczenia oraz czy wymaga ona dodatkowego zatwierdzenia przez dział finansowy.
Procesy w aplikacji obieg faktur kosztowych
Aplikacja obieg faktur kosztowych składa się z dwóch procesów, z których każdy zawiera jeden cykl roboczy:
- Słowniki zawierają workflow – obieg pracy. Szczegóły Wykonawcy - służy on do tworzenia słownika (listy) wykonawców, który zawiera niektóre z ich podstawowych danych. Każdy wykonawca reprezentowany jest przez instancję przepływu i może zostać uaktywniony lub nieaktywny w zależności od tego, gdzie znajduje się jego instancja. Dane kontrahenta mogą być aktualizowane za pomocą przycisku edytuj. Ten słownikowy przepływ pracy jest następnie wykorzystywany jako źródło danych (BPS Internal View) w celu podania wartości dla wybranego pola wyboru w głównym procesie obiegu faktur, który jest wykorzystywany do rejestracji faktur.
- Proces obieg faktur zawiera przepływ pracy obiegu faktury kosztowej - który jest głównym przepływem pracy aplikacji, służy do rejestrowania, analizowania oraz (jeśli to konieczne) zatwierdzania i rozliczania dokumentów faktur.
Na etapie podziału analitycznego osoba odpowiedzialna za to zadanie określi, czy rozliczenie jest wymagane, oraz wprowadzi wartość tego rozliczenia. W zależności od wprowadzonej wartości, dwa etapy kontroli przepływu pracy
- Potrzeba do rozliczenia kosztów
- i
- Potrzeba zatwierdzenia kosztów.
kierują przepływem pracy po odpowiednich ścieżkach.
Po zaimportowaniu aplikacji, na stronie Portalu aplikacji dostępne są dwa dedykowane przyciski. Służą one do uruchamiania wspomnianych wyżej przepływów pracy: Słownik kontrahentów, aby dodać instancję do słownika, oraz Nowa faktura, aby uruchomić instancję głównego przepływu pracy. Na stronie aplikacji znajdują się również linki do różnych raportów, które pomagają śledzić postęp prac, a także pulpit informacyjny faktury, który kompiluje informacje z różnych widoków raportów, a także umożliwia uruchomienie instancji przepływu pracy.
Aplikacja obieg faktur kosztowych dodatkowe dane
- Pole wyboru listy kontrahentów w kroku Podział analityczny jest zasilane przez - Widok wewnętrzny kontrahentów, który jest wypełniany przez dodanie instancji przepływu pracy do szczegółów kontrahenta.
- Obsługujące pola wyboru, jak np. wybór typów faktur, wybór projektów, wybór kategorii itp. są zasilane przez wiele źródeł danych typu listy wartości stałych, które można znaleźć i edytować bezpośrednio w aplikacji.
- W zależności od tego, czy faktura kosztowa ma być rozliczana, czy nie, należy zaznaczyć pole wyboru w kroku Podział analityczny:
- Ścieżka, która jest wybrana w kroku kontrola procesu.
- Czy pole formularza [Data płatności] jest pokazane czy nie - warunek ten jest zdefiniowany w zakładce [Edycja] oraz widoczność konfiguracji pola formularza.
- Krok Kontrola przepływu. Potrzebujesz zatwierdzenia kosztów? sprawdzi, czy wartość faktury przekracza 5000 zł netto. Wartość tę można oczywiście sparametryzować za pomocą stałej procesowej (lub stałej globalnej) zamiast sztywnej wartości wpisanej do reguły biznesowej.
- Na ścieżce; Wyślij do odbiorcy faktury znajduje się warunek walidacji, który sprawdza, czy załącznik został dodany w zakładce Rejestracja. Reguła, która to sprawdza, jest konfigurowana w konfiguracji ścieżki, w zakładce Parametry.
