Dopasowanie faktur kosztowych do należności, obieg faktur kosztowych

Dopasowanie faktur kosztowych do należności, obieg faktur kosztowych

Dopasowanie faktur kosztowych do należności odnosi się do porównania cen, ilości, warunków i innych istotnych informacji pojawiających się na fakturze kosztowej z informacją o zamówieniu zakupu (PO), notatką otrzymania towaru i dokumentami odbioru lub kontroli. Zazwyczaj jest wykonywane dla towarów i usług zamówionych za pośrednictwem zamówienia zakupu i jest jednym z podstawowych kroków w elektronicznym obiegu faktur, koniecznym do uznania faktury za kwalifikującą się do zapłaty.

Dopasowanie faktury jest ważne, ponieważ polega na jej weryfikacji i walidacji. Służy do zapewnienia ważności i dokładności faktury oraz zapobiega błędom w płatnościach. Bez niej firma może stracić pieniądze, przepłacając za towary i usługi.

Proces dopasowania faktury kosztowych do należności jest prosty:

Po otrzymaniu faktury od sprzedawcy, masz się upewnić, że jest ona ważna i prawidłowo wystawiona. Robisz to porównując fakturę zakupu z innymi istotnymi dokumentami, takimi jak zamówienie zakupu oraz przyjęcie na magazyn. Jeśli przypadkowo przepłacisz, odzyskanie pieniędzy od dostawców może być trudne.

Dopasowanie faktury do należności samo w sobie oszczędza Ci czasu i pieniędzy, ale sposób i metody jej dopasowania mogą kosztować Cię zbyt wiele czasu, wysiłku i pieniędzy.

Faktury kosztowe są zazwyczaj dopasowywane poprzez fizyczne porównanie dokumentów papierowych. Ta przestarzała metoda wiąże się z wieloma wadami.

  • Jest ona nieefektywna.
  • Jest podatna na błędy ludzkie, co naraża Cię na podwójne płatności.
  • Jest to czasochłonna metoda, przyczyniająca się do większych problemów, takich jak kary za opóźnienia w płatnościach.
  • Jest nudna i żmudna, zwłaszcza gdy trzeba dopasować i porównać tysiące dokumentów.
  • Jest to kosztowne, ponieważ do wykonania tej pracy trzeba by zatrudnić ludzkie ręce, a do tego dochodzi jeszcze koszt papieru i atramentu.
  • Jest to powolne i nie daje możliwości pracy na wielu fakturach jednocześnie.
Proces dopasowania faktur kosztowych do należności
  • Kiedy przychodzi faktura kosztowa, zwykle trzeba ją ręcznie sortować i wstępnie zakwalifikować.
  • Pobierasz inne stosowne dokumenty z miejsca ich przechowywania.
  • Faktura kosztowa jest ręcznie dopasowywana do tej dokumentacji w celu weryfikacji, zanim zostanie wprowadzona do systemu w celu przetworzenia. Proces ten często polega na ręcznym przekazaniu faktury do różnych pracowników - którzy mogą być lub nie być w biurze - w celu jej ręcznego zatwierdzenia i autoryzacji.

Brzmi to dość łatwo, ale w rzeczywistości może to być żmudne, czasochłonne zadanie, którego nikt nie chce wykonać. Nie wspominając już o tym, że fizyczne przekazanie faktury oznacza większą szansę, że zostanie ona źle umieszczona lub uszkodzona.

Więc jaki jest lepszy sposób?

Firmy, które wdrożyły elektroniczny obieg faktur kosztowych już korzystają ze automatyzacji, ty powinieneś zrobić to samo.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych jako proces biznesowy

Co sądzisz o automatyzacji elektronicznego obiegu faktur kosztowych, całego procesu dopasowywania faktur?

Elektroniczny obieg faktur kosztowych, automatyczny system dopasowywania faktur jest nie tylko niezawodny, ale również rozwiązuje wszystkie problemy związane z ręcznym dopasowywaniem faktur. Krótko mówiąc, jest dedykowane oprogramowanie dla tych, którzy mają do czynienia z problemem związanym z ręcznym dopasowywaniem faktur kosztowych.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych działa poprzez elektroniczne przechowywanie wszystkich istotnych dokumentów – zamówienia zakupu - w aplikacji dedykowanej. Po otrzymaniu faktury kosztowej, system IT do automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów w inteligentny sposób przechwytuje dane z faktury kosztowej i dopasowuje je do informacji już znajdujących się w systemie, zgodnie ze zdefiniowanym wcześniej zestawem reguł.

Po zakończeniu dopasowania, faktura kosztowa może być automatycznie przetwarzana do zatwierdzenia, kodowania i innych niezbędnych kroków. Niektóre aplikacje dedykowane do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów udostępniają nawet pasujące informacje za pośrednictwem aplikacji mobilnej, dzięki czemu możesz pracować na fakturach z dowolnego miejsca, w tym z plaży.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych umożliwia dostęp do faktur kosztowych z dowolnego miejsca

Zastanawiasz się, co jeszcze może zrobić dla Ciebie wdrożenie elektronicznego obiegu faktur kosztowych?

  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych eliminuje potrzebę ingerencji człowieka. Oznacza to, że nie będziesz musiał wydawać tyle samo na potrzeby zasobów ludzkich. Twoi pracownicy będą musieli jedynie zaangażować się w rozwiązywanie problemów, które wymagają interwencji człowieka.
  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych oszczędza to czas, eliminując prace powtarzalne i rutynowe i uwalnia pracowników do pracy nad zadaniami o wyższej wartości.
  • We wdrożonym elektronicznym obiegu faktur kosztowych cały zautomatyzowany proces dopasowywania faktur i zamówień zakupu odbywa się poza systemem księgowym, co oznacza, że tylko dokładne informacje zostaną wprowadzone do systemu - po dopasowaniu - zapobiegając nieprawidłowym płatnościom.
  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych pozwala przechowywać wszystkie dokumenty w jednym repozytorium, do którego posiadają dostęp wszystkie uprawnione osoby. Nie musisz próbować zapamiętywać, gdzie trzymałeś konkretne dokumenty, ponieważ będą one bezpiecznie przechowywane po zeskanowaniu w jednym miejscu.
  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych może Ci nawet powiedzieć, czy brakuje dokumentów.
  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych ułatwia eliminację błędnie umieszczonych danych do faktury.
  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych pozwala zwiększyć dokładność dopasowania informacji, wyeliminować błędne płatności.
  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych usprawnia proces dopasowywania faktur, dzięki czemu masz większą widoczność tego, co się dzieje.
  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych umożliwia stworzenie przyjemniejszej pracy. Twój księgowy będzie Ci wdzięczny.
  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych pozwala zwiększyć zadowolenie sprzedawców, ponieważ będą otrzymywać płatności szybciej dzięki krótszemu czasowi dopasowania.
Proces elektronicznego obiegu faktur kosztowych

Oto kilka sprawdzonych wskazówek, które możesz zastosować, aby jeszcze bardziej usprawnić.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych, które wybierzesz, powinien obsługiwać najbardziej preferowane metody dopasowywania faktur. Istnieją formy dopasowywania faktur, w tym dopasowywanie sumy faktur, dopasowywanie opłat, dopasowywanie dwukierunkowe i dopasowywanie cen.

  • Upewnij się, że Twoja firma tworzy zamówienia zakupu zgodnie z potrzebami. Dzięki temu elektroniczny obieg faktur kosztowych jest o wiele łatwiejszy. Zastanów się nad stworzeniem standardowego procesu wystawiania zamówień zakupu, który pozwoli pracownikom wyższego szczebla potwierdzić zakupione przedmioty, kwotę do zapłaty, warunki płatności, terminy dostaw i tym podobne. W proces ten powinien być zaangażowany każdy dział, który chce zamawiać zakupy, poprzez przekazanie szczegółów zamówienia od osoby, która zgłasza zapotrzebowanie na zakup do działu zakupów do rozpatrzenia.
  • Zawsze otrzymuj dokumenty z otrzymanym towarem. Dokument ten powinien być szczegółowy, określać wysyłane artykuły, ilości, koszty produktu, koszty transportu (jeśli zwracasz dostawcy koszty wysyłki), i tak dalej. Jeśli są wliczone koszty transportu, muszą być oddzielone od kosztów produktu.
  • Zwróć uwagę na rozbieżności pomiędzy zamówieniem zakupu z fakturą kosztową i podejmij odpowiednie działania. Cały proces dopasowania polega na zidentyfikowaniu rozbieżności, aby nie doszło do błędnej płatności. Jeśli znajdziesz rozbieżności, możesz zrobić kilka rzeczy, aby je pogodzić:
    (1) Dopasować rozbieżność do określonych założeń
    (2) Jeśli rozbieżność pomiędzy zamówieniem zakupu a fakturą kosztową przekracza określony procent tolerancji lub kwotę, rozważyć ponowne dopasowanie
    (3) Jeśli nadal nie ma postępu, przesłać fakturę zakupu z powrotem do dostawcy, aby ją poprawił.
  • Powinieneś również sprawdzić, czy znajdziesz rabaty, które nie są odzwierciedlone na fakturze zakupu lub czy są wartości, które muszą być odjęte od płatności.
Aplikacja elektroniczny obieg dokumentów

Teraz, gdy znasz sekret bezbolesnego, skutecznego dopasowywania faktur kosztowych, co zamierzasz z tym zrobić? Pracownicy zabraniają ci utknąć z przestarzałym systemem ręcznym.

Znasz aplikację elektroniczny obieg faktur kosztowych oraz zamówienia zakupu? Poza tym, że systemy IT są wszechstronnymi aplikacjami dedykowanymi do automatyzacji procesów biznesowych, pomogły wielu zespołom z powodzeniem dopasować tysiące faktur kosztowych. Aplikacje dedykowane są łatwe w użyciu, niezawodne.