Elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie krok po kroku

Elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie krok po kroku

Elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie to proces, w ramach którego obraz faktury zostaje od otrzymania dokumentu faktury kosztowej do zapłaty  jednym miejscu. Zamiast fizycznego przemieszczania się faktur, udostępniany jest użytkownikom link do jej obrazu wraz z dokumentem, który ją opisuje. Link często przechodzi przez kilka, różnych procesów, w zależności od reguł biznesowych organizacji. Procesy te mogą mieć charakter zadaniowy, zwłaszcza jeśli firma ma cały szereg faktur kosztowych do przetworzenia.

Głównym zadaniem działów finansów i księgowości jest zapewnienie, że wszystkie faktury od dostawców są zatwierdzane, przetwarzane i wypłacane. Brzmi to dość prosto, prawda? Cóż, w praktyce, nie zawsze tak jest. Chyba każdy spotkał się z sytuacją, w której faktura wysłana do klienta gdzieś, nie wiedzieć gdzie się zapodziała.

Wykorzystując elektroniczny obieg faktur kosztowych, procesy te mogą zostać usprawnione w celu:

  • zwiększenia wydajności,
  • skrócenia czasu realizacji procesu
  • redukcji kosztów.

Podczas gdy procesy biznesowe mogą się różnić w zależności od organizacji, niektóre procesy rozliczeniowe są powszechne dla wielu, różnych firm.

Przestawimy te procesy, które w przypadku automatyzacji zapewnią firmie wysoki zwrot z inwestycji, zredukują czas i pozwolą zaoszczędzić pieniądze oraz zwiększą wydajność zespołu.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych, przyjęcie faktury i kategoryzacja

Proces obiegu faktur kosztowych może być bardzo różny, w zależności od tego, jak dostawcy je wysyłają. Sprzedawcy zazwyczaj wysyłają faktury w różnych formatach i na różnych nośnikach - poprzez różne nośniki, takie jak e-mail i faks, faktury mogą być dostarczane w różnych formatach, takich jak PDF, DOCX, XML, PNG, JPG, TIFF, pliki faksowe, a nawet papier. Dla większości organizacji ich odczytanie może być niekiedy skomplikowane.

Problem pogłębia się, gdy faktury kosztowe, wysyłane w wielu formatach i na różnych nośnikach, mają być sortowane i klasyfikowane w różnych kategoriach. Każda firma, która ceni sobie czas swoich pracowników, nie powinna robić tego ręcznie, zwłaszcza jeśli ma do przetworzenia znaczną liczbę faktur kosztowych.

Automatyzacja faktur kosztowych, sortowanie i kategoryzacja uprości procesy biznesowe.

Firma może zacząć od nakłonienia swoich dostawców do przesyłania faktur wyłącznie drogą elektroniczną. Eliminuje to papier z procesu i skraca czas, który muszą pracownicy poświęcić na sortowanie różnych formatów faktur. W odróżnieniu od faktur papierowych, faktury elektroniczne umożliwiają automatyzację elektronicznego obiegu dokumentów od wczesnego etapu procesu, w tym sortowania i kategoryzacji faktur.

Oznacza to, że pracownicy firmy nie muszą poświęcać dodatkowego czasu na skanowanie i próby przekonania swojego systemu OCR do odczytu zeskanowanego dokumentu.  

Elektroniczny obieg faktur kosztowych, wyznaczanie procesu, trasy i zatwierdzanie

Zatwierdzenie faktur kosztowych

Zanim faktura kosztowa zostanie zaksięgowana do zapłaty, musi przejść przez serię zatwierdzeń do obsługi wyjątków i autoryzacji. Należy również upewnić się co do ważności i dokładności faktury. Bez takich zapewnień nie można jej zapłacić. Zatwierdzenia te często pojawiają się na różnych etapach i są często obsługiwane przez różne osoby.

Na przykład dział zakupów lub osoba, która złożyła zamówienie, może być zmuszona do jego zatwierdzenia w celu potwierdzenia, że faktura kosztowa wystawiona przez sprzedawcę jest dokładna. A tuż przed dokonaniem płatności, użytkownik posiadający uprawnienia (np. Dyrektor Finansowy) może być zmuszony do wydania ostatecznej zgody, aby upewnić się, że odpowiednia kwota została przelana na właściwe konto.

Aby faktura kosztowa została zatwierdzona, musi zostać przekierowana; to znaczy, że musi przejść przez poszczególne etapy procesu obiegu faktur kosztowych od zatwierdzenia do zatwierdzenia.

Jeśli firma przetwarza faktury kosztowe ręcznie, oznacza to, że faktura papierowa będzie musiała przechodzić od biurka do biurka dla serii zatwierdzeń. Zazwyczaj fizyczny proces obiegu faktur kosztowych wymaga czasu i jest jedną z głównych przyczyn opóźnień w płatnościach, co ostatecznie może prowadzić do kar.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych może pomóc w przyspieszeniu i uproszczeniu procesów trasowania i zatwierdzania faktur kosztowych, co ostatecznie zwiększa wydajność i efektywność pracy.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych, umożliwia w zaledwie kilka kliknięć automatycznie przekierować fakturę w ciągu kilku sekund do właściwego użytkownika w celu aprobaty. Ułatwia to komunikację i zwiększa efektywność przepływu pracy.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych, pozyskiwanie i walidacja danych

Dane

Ręczne wprowadzanie danych jest jednym z najbardziej żmudnych procesów dotyczących faktur kosztowych. Jest to czasochłonne, kosztowne, podatne na błędy i wręcz nudne (Wyobraź sobie pracę polegającą na przepisywaniu cały dzień danych z faktur kosztowych do aplikacji internetowej).

Większość aplikacji workflow, do obiegu faktur kosztowych nie jest w stanie rozpoznać pismo odręczne. Optyczne czytniki znaków i inteligentne rozpoznawanie znaków (ICR), pozwalają na łatwe automatyczne rozpoznawanie danych. Niestety z rozpoznawaniem pisma odręcznego są istotne trudności.

Automatyczne wprowadzanie i walidacja danych nie tylko skraca czas procesu biznesowego, ale także zwiększa szybkość pracy. A ponieważ to powtarzalne zadanie jest zautomatyzowane, potencjał błędu zostaje wyeliminowany, a spójność danych całkowicie zachowana.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych, łączenie i weryfikacja faktur

Faktury kosztowe

Przed zapłatą faktury za towary lub usługi nabyte w ramach zamówienia zakupu, faktura musi być zestawiona z innymi odpowiednimi dokumentami. Na przykład z zamówieniami zakupu i otrzymanymi raportami, aby upewnić się, że tylko prawidłowe faktury są przetwarzane i płacone. Dopasowanie może być dwu-, trzy- lub czterokierunkowe.

Tak czy inaczej, proces ten musi być zautomatyzowany, aby wyeliminować nieefektywność związaną z ręcznym dopasowywaniem faktur.

W ramach automatyzacji dopasowywania faktur kosztowych, system zarządzania dokumentami w oprogramowaniu do automatyzacji przepływu pracy będzie elektronicznie przechowywał wszystkie niezbędne dokumenty, w tym zamówienia zakupu, raporty odbioru, noty przyjęcia i inne dokumenty pomocnicze. Po otrzymaniu faktury, aplikacja OCR zarejestruje i zdigitalizuje jej dane. Po ustawieniu tych dwóch parametrów, aplikacja elektroniczny obieg faktur kosztowych w inteligentny sposób wydobędzie wymagane informacje z każdego dokumentu i zweryfikuje je zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi zasadami. Dopasuje liczby, kod księgi głównej, informacje o pozycji, terminy, kwoty i tak dalej, w oparciu o instrukcje, które są zapisane w aplikacji.

To automatyczne dopasowywanie faktur kosztowych eliminuje wąskie gardła, przyspiesza procesy biznesowe, ogranicza błędy, które w innym przypadku mogłyby zostać popełnione przez użytkownika, a także uwalnia pracowników punktów sprzedaży do zaangażowania się w bardziej wartościowe działania. Podsumowując, stanowi to znaczący wkład w wyniki finansowe organizacji.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych, kodowanie księgi głównej

W procesie klasyfikowania faktur księgowych przed ich zaksięgowaniem potrzebny będzie kod księgowy z księgi głównej oparty na różnych kryteriach, takich jak dostawca, kwota, kategoria faktury lub inne klasyfikacje.

W oparciu o zasady biznesowe organizacji, proces kodowania księgi głównej może wymagać odwołania się do różnych numerów, które wskazują na linię produktu, kod kraju, kierunek transportu, jednostkę biznesową, magazyn itd.

Jeśli organizacja przetwarza dużą liczbę faktur kosztowych, oznacza to, że do zakodowania będą potrzebne dosłownie tysiące numerów. To sprawia, że proces kodowania księgi głównej jest bardzo regularny, ale nieporęczny, kolejny główny kandydat do automatyzacji.

Ręczne kodowanie księgi głównej wymaga dużo czasu i uwagi, aby prawidłowo stosować ustalone zasady. Zwłaszcza podczas wprowadzania systemu ERP, aby uniknąć błędów, takich jak podwójne płatności.

Aplikacja elektroniczny obieg faktur kosztowych powinna być w stanie autokodować faktury na odpowiednie konta, zgodnie z ustalonymi regułami.

Po pełnym wdrożeniu, aplikacji elektroniczny obieg faktur kosztowych, procesy workflow obejmują każdy etap przetwarzania faktur kosztowych od ich otrzymania do płatności końcowej. W tym fakturowanie dostawcy, pozyskiwanie danych, informacja o pozycji, sprawdzanie wartości, walidacja, weryfikacja, trasowanie, zatwierdzanie, księgowanie, płatności i archiwizacji.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych, krok po kroku

Opisany proces obiegu faktur kosztowych zapewni Ci przewagę konkurencyjną w zakresie automatyzacji działalności. Doradztwo IT, to nasze usługi, które kierujemy do tych firm, które potrzebują wsparcia w zakresie identyfikacji procesów biznesowych. Ich opisania i informatyzacji w celu przeprowadzenia transformacji cyfrowej.

Ręczna obsługa procesów płatności i obiegu faktur kosztowych, doprowadzi to do utraty faktur, błędów ludzkich, dłuższego całkowitego czasu przetwarzania, nieprawidłowych płatności itp. Te i inne problemy kosztują Cię efektywność w zakresie liczenia płatności na fakturze i mogą prowadzić do większych problemów. W pełni zautomatyzowany system IT nie tylko rozwiązuje te problemy, ale również pozwala na szybkie przetwarzanie faktur kosztowych.