Obieg faktur
Wdrożenie aplikacji obiegu faktur kosztowych umożliwia firmom redukcję kosztów, poprawę kontroli wydatków i poprawę wydajności.
Prawidłowo wdrożona aplikacja obieg faktur kosztowych umożliwia prawidłową rejestrację i przetwarzanie wszystkich rodzajów faktur kosztowych, w tym kosztowych i materiałowych, a także wprowadzanie odpowiednich korekt wartości i ilości.
Obieg dokumentów związanej z zatwierdzaniem faktur kosztowych
Etapy procesu aplikacji obieg faktur kosztowych
- rejestracja i skanowanie przychodzącej faktury kosztowej,
- wybór właściciela dokumentu w aplikacji,
- jeśli to możliwe, automatyczna lub ręczna weryfikacja faktury kosztowej w celu upewnienia się, że została wystawiona zgodnie z prawem, a następnie powiązanie jej z zamówieniem lub dokumentem zlecenia,
- zatwierdzanie faktur kosztowej zgodnie ze ścieżką akceptacji (łącznie z kwotami limitów akceptacji),
- finansowe i księgowe przyporządkowanie faktury kosztowej (zgodnie z planem kont analitycznych),
- zlecenie kontroli faktur (na podstawie pomiarów analitycznych),
- kontrola księgowa przed wprowadzeniem faktury kosztowej do systemu rachunkowości finansowej.
Powyższy wzorzec może być dowolnie rozwijany i modyfikowany na etapie wdrażania i utrzymania aplikacji obieg faktur kosztowych, również przy wprowadzaniu zmian w procedurach przepływu pracy.
Kluczowe korzyści biznesowe wdrożenia aplikacji obieg faktur kosztowych
Wynikają z tego kluczowe korzyści biznesowe związane z wdrożeniem elektronicznego obiegu faktur kosztowych w oparciu o aplikację:
- skrócenie czasu, jaki pojedynczy pracownik poświęca na przetwarzanie faktur kosztowych,
- usprawnienie rejestracji faktur kosztowych i logistyki faktur wewnątrz firmy: dokumenty są weryfikowane elektronicznie, zatwierdzane i przypisywane, a fizyczny przepływ faktur kosztowych jest eliminowany,
- stałe monitorowanie realizacji poszczególnych etapów przepływu, w tym automatyczne powiadomienia lub eskalacja (kierowanie zadań do przełożonego) w przypadku przekroczenia terminów,
- egzekwowanie procedur zatwierdzania kosztów, w tym realizacja zatwierdzeń warunkowych (np. w przypadku przekroczenia kwot limitu lub budżetu przypisanego do danej jednostki organizacyjnej w danym okresie),
- egzekwowanie procedur przyporządkowania faktur kosztowych (przyporządkowanie, które nie opiera się na pomiarach stosowanych przez firmę, uniemożliwia użytkownikowi dalszy jasny podział odpowiedzialności w kolejnych krokach przepływu oraz pełną przejrzystość procesu zatwierdzania i przyporządkowania, oraz
- możliwość analizy wydajności systemu, poszczególnych kroków i osób zaangażowanych, co pozwala na wyeliminowanie wąskich gardeł przy jednoczesnej poprawie wydajności procesu.
Integracja aplikacji obieg faktur kosztowych z firmowymi systemami transakcyjnymi
Właściwa integracja aplikacji obieg faktur kosztowych z firmowymi systemami transakcyjnymi pozwala na oparcie procesów rejestracji i przypisywania faktur na słownikach używanych przez te systemy. Dzięki temu nowo zarejestrowana faktura kosztowa jest automatycznie łączona z klientem z bazy ERP (lub CRM). Mierniki analityczne korzystają ze słownika centrum kosztowego, lub innego słownika identycznego z systemem finansowo-księgowym.
W ostatnim etapie obiegu faktur kosztowych dokument jest wprowadzany do systemu ERP lub systemu finansowo-księgowego. Aplikacja obieg faktur kosztowych oferuje integrację z systemem transakcyjnym na poziomie interfejsu programistycznego (API) dostarczanego przez system (np. jako usługa webowa).
Zarządzanie fakturami kosztowymi w aplikacji
Automatyczna rejestracja faktur
Doświadczenia nasze, poparte rozmowami z firmami korzystającymi z aplikacji internetowej w obszarze skuteczności rejestracji dokumentów, pokazują, że bardzo często najbardziej skuteczna okazuje się ręczna rejestracja faktur kosztowych oparta na fizycznej "kartce papieru". Dopiero w kolejnym kroku dokument papierowy jest skanowany, dołączany do jego wersji elektronicznej i udostępniany do wglądu w kolejnych etapach obiegu faktur kosztowych.
Jednak w pewnych okolicznościach może się okazać, że tańsze i szybsze jest najpierw skanowanie faktur kosztowych, a następnie automatyczne wypełnianie pól formularza (na podstawie OCR). Dzieje się tak w następujących sytuacjach:
- wiele faktur kosztowych jest rejestrowanych w godzinach szczytu miesiąca, podczas gdy bardzo niewiele wymaga regularnej rejestracji; np. w biurach rachunkowych nieopłacalne jest zatrudnianie dużej liczby osób do obsługi tylko rejestracji na koniec miesiąca w godzinach szczytu;
- rejestrowana jest stosunkowo duża liczba dokumentów od jednego dostawcy; w celu usprawnienia procesu należy stworzyć szablony OCR lub przejść na elektroniczną wymianę danych (EDI), aby uniknąć utrzymywania szablonów.
Istotne cechy aplikacji obieg faktur kosztowych
W kontekście obsługi przepływów faktur kosztowych istotne cechy aplikacji to m.in:
- obsługa kodów kreskowych i skanerów (w tym OCR);
- możliwość modelowania dowolnego przepływu zadań związanych z obsługą faktur kosztowych, w tym wielopoziomowych zadań obejmujących analizę wykresu konta, opisy analityczne (pomiary), CAPEX, OPEX, itp;
- możliwość modelowania dowolnego workflow akceptacji faktur, w tym wielopoziomowego workflow warunkowego, uwzględniającego parametry faktur (np. kwoty limitowe, kategorie kosztów, itp.);
- skuteczne zarządzanie zmianami, w tym sprawne wspieranie tymczasowych zastępstw oraz możliwość delegowania zadań;
- możliwość modyfikacji istniejących obiegów pracy w przypadku zmiany wymagań biznesowych, w tym modyfikacji dokonywanych przez dział IT po stronie klienta;
- pełny monitoring zarejestrowanych i przetwarzanych faktur, w tym historia zatwierdzeń i wprowadzonych zmian;
- automatyczne powiadomienia o zbliżającym się terminie płatności;
- raportowanie procesów, w tym identyfikacja wąskich gardeł;
- integracja z systemami informatycznymi firmy w celu wykorzystania ich słowników (np. słownik dostawców zewnętrznych ERP) oraz rejestracja faktur kosztowych w systemie ERP;
- Obsługa dużych ilości danych i dużej liczby pracowników.
