Baza wiedzy dla firm

Baza wiedzy dla firm

Baza wiedzy dla firm to aplikacja dedykowana, która jest integralną częścią ekosystemu IT każdej firmy. Baza wiedzy pomaga firmie usprawnić przepływ pracy i zwiększyć produktywność pracowników.

Wiedza jest głównym atutem Twojej firmy. Poprzez zastosowanie i wykorzystanie wiedzy firma tworzy przewagę konkurencyjną na rynku, tworzy wartość dla klientów, którą nie zapewni żaden system IT ani pieniądze. Wiedza przychodzi z doświadczeniem, jest unikalna dla każdej firmy.

Jednak posiadanie samej wiedzy oraz wiedza co z tą wiedzą zrobić, to dwie różne rzeczy. Większość firm działa jako jedna jednostka dla świata zewnętrznego, jednak wewnątrz podzielone są jest na wyspecjalizowane silosy. Taka struktura utrudnia a niekiedy uniemożliwia przepływ informacji i wiedzy z jednego działu lub pracownika do drugiego. Silosy wiedzy często prowadzą do nieefektywnych, a czasami katastrofalnych rezultatów.

Badania przeprowadzone przez McKinsey & Company pokazują, że pracownicy spędzają prawie 20% czasu pracy na próbach zebrania informacji potrzebnych do wykonania swoich zadań.

Co więcej, i większa firma tym więcej traci pieniędzy na odkrywaniu wiedzy, która już jest dostępna w firmie. Problemy wynikające z nieefektywnego zarządzania wiedzą kosztują firmy bardzo dużo. To właśnie tutaj wewnętrzna baza wiedzy dla firmy przychodzi na ratunek!

Co to jest baza wiedzy dla firm?

Baza wiedzy dla firm to baza wiedzy utworzona przez firmy, która jest przeznaczona wyłącznie do użytku wewnętrznego. Baza wiedzy dla firmy jest definiowana jako centralne repozytorium do zarządzania i dystrybucji całej wiedzy i informacji firmy.

Jest to miejsce, w którym wszyscy współpracownicy mogą przechowywać i znajdować wewnętrzną dokumentację dotyczącą polityki firmy, procesów, rozwiązań, studiów przypadków, projektów lub produktów, które budują, wspólnych procesów biznesowych workflow, przepływów pracy, wspólnych loginów, list kontrolnych procedur, FAQ, przewodników rozwiązywania problemów itp.

Dane w bazie wiedzy dla firmy mogą pochodzić z różnych jej działów. Zazwyczaj baza wiedzy dla firmy jest tworzona przez osoby, które są dobrze zorientowane w konkretnych tematach i obszarach wiedzy i może obejmować tematy od polityki kadrowej, po specyfikacje produktów, wytyczne dotyczące marki itp.

Baza wiedzy dla firm, przypadki użycia.

Korzystanie z bazy wiedzy dla firmy generuje wiele korzyści z wielu powodów. Baza wiedzy dal firmy różni się w zależności od jej profilu działalności, kultury organizacyjnej, czym się zajmuje lub jaką branżę obsługuje. Niektóre z obszary wdrożenia bazy wiedzy dla firmy obejmują:

  • Baza wiedzy o klientach: Przechowywanie wiedzy na temat FAQ klienta i przewodników rozwiązywania problemów, aby szybko pomóc klientom.
  • Baza wiedzy IT: Specyfikacje produktów, przewodniki jak wykonać proces, dokumenty szkoleniowe i instruktażowe itp.
  • Baza wiedzy informacji prawnych: Informacje o umowach, polityce prawnej, wytycznych dotyczących zatwierdzania itp. Niekiedy jest częścią aplikacji umowy.
  • Baza wiedzy HR: Informacje o polityce firmy, hierarchii firmy, polityce urlopowej, kulturze firmy, itp. Stanowi bardzo istotne źródło informacji o pracownikach. Może być częścią aplikacji HR, urlopy, delegacje, aplikacji zasoby.
  • Baza wiedzy marketingu: Informacje o budżecie marketingowym, strategia treści, wytyczne PR, itp.
  • Baza wiedzy sprzedaży: Strategie sprzedaży, dokumenty dotyczące wsparcia sprzedaży, informacje o produktach, najnowsze, aktualne katalogi, informacje o prospektach itp.
  • Baza wiedzy zarządu: Informacje na temat osób odpowiedzialnych za raportowanie, polityki, procedury itp.
  • Baza wiedzy projekty: Logo firmy, najlepsze praktyki w zakresie projektowania, zalecane schematy kolorów, prace projektowe stanowiące inspirację itp.
Dlaczego Twoja firma potrzebuje bazy wiedzy?

Gdy firma rozwija się i ewoluuje w tym cyfrowym świecie, często znajduje się w morzu informacji, danych i procedur, które Twoi pracownicy muszą znać i przestrzegać. Ważny jest fakt, że wewnętrzne dokumenty firmy się zmieniają, stąd posiadanie jednego miejsca w firmie, w którym dostępne są zawsze aktualne informacje jest istotne.

W związku z tym konieczne staje się posiadanie systemów umożliwiających lepsze przechowywanie, zarządzanie i dzielenie się wiedzą organizacyjną z pracownikami, klientami i partnerami tak szybko i dokładnie, jak to możliwe.

Baza wiedzy dla firm realizuje wiele powodów, dla których jej posiadanie jest kluczowe dla firmy.

Baza wiedzy dla firm usprawnia komunikację wewnętrzną i współpracę

Tworzenie bazy wiedzy w firmie nie jest zadaniem dla jednej osoby. Wymaga zaangażowania wielu pracowników lub przynajmniej kilku bardzo doświadczonych z każdego działu, aby dzielić się własnym know-how i tworzyć bazę wiedzy, z której każdy w firmie będzie mógł skorzystać.

Ważne jest, aby wspólnie tworzyć bazę wiedzy dla firmy i edytować informacje. Daje to możliwość poprawy wewnętrznej współpracy w miejscu pracy, przejrzystości i relacji między-działowych. Ponadto, wprowadzanie aktualnych zmian i dostarczanie pracownikom odpowiednich informacji pomaga wszystkim posiadać tę samą wiedzę i efektywnie wykonywać pracę.

Baza wiedzy dla firm umożliwia szybszą, lepszą obsługę klientów.

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się gorączkowo szukać odpowiedzi na pytanie klienta, gdy ten czekał na połączenie? Większości z nas się to zdarzyło i musimy przyznać, że jest to okropne doświadczenie.

Udzielanie szybkich i właściwych odpowiedzi na problemy klientów może mieć duży wpływ na wyniki finansowe firmy.

Aż 75% ludzi twierdzi, że preferuje firmę, która ma historię pozytywnej obsługi klienta. Kiedy masz wszystkie informacje o firmie - przewodniki rozwiązywania problemów, instrukcje obsługi, FAQ, itp. w jednym miejscu, przedstawiciele obsługi są w stanie zapewnić szybsze, lepsze doświadczenie klienta.

Baza wiedzy dla firm zwiększona produktywność użytkowników.

Jeśli Twoi pracownicy szukają informacji lub proszą innych pracowników o pomoc, odbiera im to cenny czas, który mogliby poświęcić na pracę. Wydajność pracowników spada, gdy firma nie posiada bazy wiedzy, z której mogą bezpiecznie i szybko korzystać pracownicy, klienci, partnerzy biznesowi.

Jeśli jednak firma korzysta z bazy wiedzy do przechowywania wiedzy i informacji firmowych, wydajność pracowników może wzrosnąć nawet o kilkadziesiąt procent.

Baza wiedzy dla firm jest elementem systemu zarządzania wiedzą

Posiadanie centralnego repozytorium wszystkich informacji o firmie pozwala organizacjom dokumentować know-how i doświadczenie wysoko wykwalifikowanych pracowników, dzięki czemu wiedza firmy nie opuszcza jej, gdy pracownik idzie na urlop, choruje lub odchodzi.

Baza wiedzy dla firm pozwala szybciej wdrożyć pracowników na stanowisko pracy

To może być dość trudne dla nowych pracowników, aby dostosować się do nowej firmy lub branży, nie mając żadnej wcześniejszej wiedzy na temat praktyk, procedur, standardów, hierarchii lub technicznego know-how. Jest to jeden z głównych powodów, dla których 40% pracowników o słabym wykształceniu odchodzi z pracy w ciągu pierwszego roku.

Posiadanie bazy wiedzy w firmie pozwala na szybsze wdrożenie pracowników, ponieważ nowi pracownicy mogą zostać skierowani do jednego i pewnego źródła informacji o firmie, zamiast samodzielnie szukać informacji.

Baza wiedzy dla firm posiada cechy charakterystyczne

Idealna baza wiedzy dla firmy zapewnia elastyczną przestrzeń roboczą, w której pracownicy z różnych działów mogą współpracować, przekazywać informacje zwrotne i tworzyć zasoby firmy, które są łatwe do znalezienia i zrozumienia. Jednocześnie jest na tyle łatwa i intuicyjna, aby każdy w firmie mógł z niej korzystać i czerpać korzyści.

Upewnij się, że baza wiedzy w firmie posiada te kluczowe cechy, aby była skuteczna i użyteczna:

Baza wiedzy dla firm umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym

Baza wiedzy w firmie jest tylko tak dobra, jak jej zawartość. Jakość treści może być dobra tylko wtedy, gdy każdy w firmie może się do niej włączyć, przekazać swoje sugestie i opinie oraz upewnić się, że treść jest dokładna i aktualna.

Kompetentna baza wiedzy w firmie musi umożliwiać współpracę. Dzięki temu pracownicy mogą współpracować podczas burzy mózgów, wprowadzania innowacji i rozwiązywania problemów z wykorzystaniem ich wspólnego doświadczenia i wiedzy.

Baza wiedzy dla firm umożliwia wydajne wyszukiwanie informacji

Ponieważ baza wiedzy w firmie jest miejscem, w którym przechowywana jest wiedza o procesach, procedurach, politykach itp. całej organizacji, absolutnie konieczne jest, aby posiadała ona wydajną funkcję wyszukiwania umożliwiającą szybkie zlokalizowanie treści.

Wewnętrzna baza wiedzy ułatwia wyszukiwanie dokumentów

Wiedza jest użyteczna tylko wtedy, gdy właściwe informacje są dostępne we właściwym czasie właściwym osobom. Chcesz zmniejszyć czas, jaki Twój zespół spędza na szukaniu konkretnego pliku lub dokumentu, a do tego niezbędna jest wydajna funkcja wyszukiwania.

Baza wiedzy dla firm umożliwia oznaczanie treści i tagowanie artykułów

Aby w pełni wykorzystać możliwości wyszukiwania, musisz mieć możliwość dodawania tagów, tytułów i opisów do każdego elementu zawartości cyfrowej, która jest przechowywana w bazie wiedzy.

Twój zespół musi mieć możliwość kategoryzowania i dodawania szczegółów, aby ułatwić wyszukiwanie informacji, znajdowanie ich i pracę z nimi.

Baza wiedzy dla firm umożliwia edytowanie treści

Tworzenie bazy wiedzy dla firmy to proces tworzenia dokumentacji i treści. Ważne jest aby był łatwy i sprawny, jak to tylko możliwe. Ważne jest, że można dzielić się wiedzą, która nie jest jeszcze stworzona, ale także dzielić się aktualną i bieżącą wiedzą również.

Wspólne dokumenty są świetnym sposobem na dzielenie się tą zbiorową wiedzą. Upewnij się, że dokumenty elektroniczne mogą być edytowane i są wystarczająco elastyczne, aby uwzględniać różne rodzaje treści cyfrowych.

Baza wiedzy dla firm tworzy bibliotekę treści

Wiedza może przybrać dowolną formę, począwszy od dokumentów, plików tekstowych, prezentacji, PDF-ów, arkuszy Excel, SlideShares, filmów na YouTube, linków do stron internetowych, obrazów, logo, GIF-ów, plików audio, a nawet treści z mediów społecznościowych. Dla Twojego zespołu ważne jest, aby wszystkie te informacje znajdowały się w jednym miejscu – bazie wiedzy w firmie.

Posiadanie biblioteki treści pozwala na przechowywanie wszystkich zasobów medialnych firmy w jednym miejscu, ułatwiając pracownikom przechowywanie i szybki dostęp do kluczowych informacji.

Upewnij się, że baza wiedzy dla firmy posiada funkcje takie jak "ograniczony dostęp" lub kontrola treści, tak aby tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogły przeglądać i udostępniać te cyfrowe zasoby.

Baza wiedzy dla firm jest dostosowana do procesów biznesowych, przepływów pracy

Celem bazy wiedzy w firmie jest umożliwienie dzielenia się wiedzą i informacjami pomiędzy członkami zespołu z różnych działów w celu skutecznego podejmowania decyzji i współpracy.

Baza wiedzy ułatwia ten proces poprzez przełamanie silosów organizacyjnych i umożliwienie płynnego przepływu informacji między działami.

Baza wiedzy dla firm jest skalowalna, rośnie wraz z firmą

Wraz z rozwojem firmy, oczywistym jest, że produkcja treści będzie rosła wraz z nią. Efektywna baza wiedzy jest w stanie obsłużyć dużą liczbę użytkowników i ogromne bazy danych.

Baza wiedzy dla firm jest na tyle elastyczna, aby rosnąć wraz z rosnącym zespołem i obsługiwać dużą liczbę nowych pracowników, a co za tym idzie, więcej treści.

Baza wiedzy dla firm umożliwia zarządzanie elastycznie uprawnieniami

Nawet jeśli baza wiedzy w firmie jest dostępna dla wszystkich pracowników, mogą istnieć pewne tematy lub treści, w których chcesz wywołać dostęp użytkownika i uprawnienia (np.: czyniąc niektóre treści "tylko do wglądu").

Baza wiedzy w firmie wspiera efektywne zarządzanie użytkownikami. Umożliwia zarządzać rolami użytkowników i poziomami uprawnień, które działają dla struktury organizacyjnej.

Funkcje takie jak ochrona hasłem, śledzenie dokumentów, ograniczenia dostępu do plików itp. są ważne dla zachowania bezpieczeństwa ważnych danych firmowych. Baza wiedzy dla firm pozwala na elastyczny przepływ informacji pomiędzy pracownikami.

Czy system IT na rynku posiada wszystkie funkcje wymagane do stworzenia bazy wiedzy w firmie? Tak, dedykowana aplikacja internetowa – baza wiedzy dla firm.

Baza wiedzy dla firm to narzędzie do zarządzania dokumentami i współpracy, które pomaga zespołom współpracować, udostępniać, śledzić i zarządzać całą wiedzą firmy w jednym miejscu. Baza wiedzy dla firm umożliwia to idealne narzędzie do tworzenia wewnętrznych, jak i zewnętrznych źródeł informacji.

Baza wiedzy dla firm to narzędzie dla firm. Wiele osób może jednocześnie tworzyć dokumenty. Jest to doskonały sposób na stworzenie wewnętrznej bazy wiedzy dla firmy poprzez jednoczesną pracę z w firmie. Dzięki inteligentnemu edytorowi, baza wiedzy sprawia, że proces tworzenia dokumentów i treści jest szybki i łatwy.

Baza wiedzy dla firm umożliwia posiada bibliotekę treści, która zapisuje obrazy, pliki i treści cyfrowe, które dodajesz do swoich dokumentów, abyś miał do nich łatwy dostęp i mógł je ponownie wykorzystać.

Inteligentne przestrzenie robocze mogą być tworzone wokół projektów, zespołów, działów i klientów, aby utrzymać porządek w dokumentach, danych i informacjach.

Obszary robocze ułatwiają współpracę i zapewniają, że właściwi członkowie zespołu mają dostęp do właściwych dokumentów we właściwym czasie. Są one płynne, dzięki czemu informacje mogą przechodzić przez obieg pracy w firmie.

Dokumenty bazy wiedzy dla firm obsługują również inteligentne wyszukiwanie, co pozwala każdemu użytkownikowi na szybkie i łatwe wyszukiwanie i znajdowanie dowolnych plików, obrazów, dokumentów itp. we wszystkich przestrzeniach roboczych. Dzięki możliwości efektywnego oznaczania treści, użytkownicy mogą wyszukiwać swoje cyfrowe zasoby za pomocą słów kluczowych, tytułów, opisów lub tagów. Mogą nawet wyszukiwać pliki na podstawie ich źródła. (np. wiki)

Baza wiedzy dla firm umożliwia pozwala użytkownikom na zarządzanie uprawnieniami i dostępem do informacji, które odpowiadają potrzebom organizacyjnym. Obsługuje funkcje takie jak śledzenie dokumentów, ochrona hasłem, ograniczenia dostępu do plików, itp., które pomagają zachować bezpieczeństwo ważnych informacji firmowych.

Baza wiedzy dla firm umożliwia zapewnia wspólne miejsce pracy dla pracowników wiedzy i doświadczonych menedżerów do współpracy z pracownikami, dzielenia się wiedzą, burzy mózgów, przechowywania zasobów cyfrowych i wspólnego wprowadzania innowacji.

Najlepsze jest to, że ta wiedza jest bezpiecznie zabezpieczona w przestrzeni roboczej i może być udostępniana (lub utrzymywana jako prywatna) każdemu w firmie!

Tworzenie bazy wiedzy dla firm nie tylko pomaga pracownikom być na bieżąco z organizacyjnym know-how, ale także działa jako centrum pomocy dla klientów.

Ponieważ pracownicy spędzają cenny czas na poszukiwaniu informacji, baza wiedzy pełni rolę nauczyciela, który zawsze stara się rozwiać wszelkie wątpliwości i pytania. Na co więc czekasz? Przestań wykorzystywać współdzielone foldery i zacznij budować bazę wiedzy dla firmy już dziś!