Baza wiedzy w firmie
Technologia umożliwia lepiej współpracować.
Wdrożenie bazy wiedzy w firmie zmienia plany i posiadanie vs. czucie i posiadanie możliwości dostępu.
Firmy ciągle pracują w ramach cyklów i planów. Działania pracowników są wymuszone poprzez narzucone plany, wymagania. Pracownicy muszą spełniać oczekiwania jakie się przed nimi stawia. Ale ta sytuacja się zmienia. Obecnie pracownicy są w stanie stale reagować na zmieniającą się sytuację. Zamiast kupować, zarządzać zasobami, wolą mieć świadomość dostępu do nich możliwości ich wykorzystania, kiedy będą im potrzebne. Np. zamiast posiadania samochodu można go współdzielić. Tak samo w firmach, zamiast posiadać rozbudowane działy i zespoły realizujące procesy wspierające można korzystać z wyspecjalizowanych firmy outsourcingowych w zakresie procesów HR, IT, zaradzania zamówieniami.
Wdrożenie bazy wiedzy w firmie umożliwia zmianę sposobu przepływu informacji w firmie
Firmy mają strukturę hierarchiczną. Strukturę, w której pracownik, aby przekazać istotną informację do zarządu firmy musiał pokonać niekiedy kilka szczebli osób, które chciały mu to utrudnić. Trzeba dodać, że w wielu wypadkach skutecznie to robiły. Obecnie, w chwili, gdy wszyscy mają dostęp do różnych mediów i sposobów komunikowania się, średni szczebel zarządzania stracił na znaczeniu. Pracownicy mogą nie tylko w prosty i szybki sposób komunikować się z zarządem firmy, ale również z kooperantami oraz konkurencją. Bariery, struktury hierarchiczne zniknęły.
Wdrożenie bazy wiedzy w firmie umożliwia zaciernie granic pomiędzy firmą a jej otoczeniem
Efektywna firma to nie tylko jej pracownicy. Firma to również otoczenie bliskie, w postaci klientów, kooperantów, podwykonawców, mediów, konkurentów. Firma to również cała społeczność i sieć powiązań, która ją otaczaja. ‘Crowd’, to słowo oznaczające tłum robi niesamowitą karierę w biznesie, szczególnie działach badań i rozwoju oraz marketingu. Te dwa obszary firmy najbardziej współpracują, co należy podkreślić z obopólną korzyścią, z otoczeniem, tłumem, społecznością. Tłum, już nie jest tylko i wyłącznie z jednej strony źródłem przychodów, a z drugiej źródłem niechcianych, bo krytycznych, komentarzy w serwisach społecznościowych i blogosferze. Tłum to dzisiaj źródło inspiracji oraz niesamowitych pomysłów i rozwiązań. Rozwiązań, których samodzielne opracowanie przez firmę zajęłoby dużo więcej czasu i zdecydowanie więcej środków.
Wdrożenie bazy wiedzy w firmie umożliwia pracę w dobie fragmentaryzacji
Praca, polegająca na rozwiązywaniu jednego problemu przez tygodnie już nigdy nie wróci. Taka praca polegała, na gromadzeniu, analizowaniu, prezentowaniu. Obecnie nikt nie ma na to czasu. Nikt nie chce czekać tak długo na efekty czyjeś pracy. Praca polega na wykonywaniu wielu, w wielu wypadkach bardzo różnych, czynności w czasie całego dnia. Dzień pracy składa się z fragmentów, bardzo wielu i bardzo różnych fragmentów, w czasie trwania których pracownik wykonuje poszczególne, drobne czynności. Czynności, w zakresie których posiada najwyższe kompetencje. Pozostawiając jednocześnie wielki obszar pracy innym osobom. Co jest istotne podkreślenia, to fakt, że pracownicy nie wykonują całego zadania samodzielni, od początku do końca. Poprzez daleko posunięta specjalizację, pracownik wykonuje tylko drobną część, dużo większej całości. Oczywiście, rozwój systemów IT w obszarze komunikacji, przyczynił się znacząco do stworzenia nowego sposobu pracy. Rozwój IT pozwolił stworzyć i udostępnić pracownikom odpowiednie aplikacje dedykowane oraz możliwości ich wykorzystania.
Ilość informacji rośnie, tworząc olbrzymie zbiory danych
Miniony okres w zarządzaniu charakteryzował się gromadzeniem informacji. W różnej postaci zarówno fizycznej jak i elektronicznej. Obecnie liczą się nie tylko same informacje, ale również możliwość dzielenia się nimi innymi. Informacje i dane mają znaczenie tylko wtedy, gdy wile osób może z nich korzystać. Informacje nie są dobrem ekskluzywnym. Coraz mniej istotne jest to co wiemy, a coraz bardziej istotne jest jak i gdzie, w jakich obszarach tą wiedzę możemy wykorzystać.
Wdrożenie bazy wiedzy w firmie umożliwia dzielenie się informacjami
Najbardziej istotną cechą danych jest możliwość stałego, podkreślam stałego, się nimi dzielenia. Dzielenia poprzez udostępnienie informacji wszystkim, którzy ich potrzebują. Minęły bezpowrotnie czasy, w których raporty i zestawienia były wykonywane tylko i wyłącznie dla zarządu firmy. Dane są dostępne nie tylko dla pracowników firmy ale dla firmy rozumianej zdecydowanie szerzej, uwzględniając w tym obszarze również klientów, kooperantów, społeczeństwo.
Wdrożenie bazy wiedzy w firmie umożliwia dostęp do najbardziej aktualnej wersji dokumentów
Aktualność dany jest związana z ich udostępnianiem. Nie ma uzasadnienia biznesowego dzielenia się informacjami, które są historyczne. Traktowanie w ten sposób społeczności jest nieodpowiedzialne. W chwili, gdy firma zdecyduje się na otwartość w zakresie dostępu do informacji, musi mieć świadomość, że jest pod stałą kontrolą nie tylko właścicieli ale również otoczenia.
