Baza wiedzy w firmie
Na pozór media społecznościowe i zarządzanie wiedzą (KM - Knowledge Management) wydają się bardzo podobne. Oba zagadnienia dotyczą ludzi korzystających z technologii w celu uzyskania dostępu do informacji. Oba terminy wymagają od organizacji tworzenia informacji przeznaczonych do udostępniania. Obydwa twierdzą, że wspierają współpracę.
Ale jest duża różnica.
- Zarządzanie wiedzą jest tym, co osoby uprawnione lub zarząd firmy określa pracownikom, że muszą wiedzieć, na podstawie tego, co uważają za ważne.
- Media społecznościowe to sposób, w jaki różne osoby pokazują mi, co uważają za ważne, w oparciu o swoje doświadczenie i w sposób, który mogę ocenić sam.
Te definicje mogą brzmieć precyzyjnie i tendencyjnie na korzyść mediów społecznościowych, i do pewnego stopnia tak jest. Wiedza powinna być jak woda - swobodnie płynąca i przenikająca w dół i w poprzek organizacji, wypełniająca szczeliny, unosząca dobre pomysły na szczyt i podnosząca wszystkie łodzie.
Media społecznościowe a zarządzanie wiedzą
Ale czy tak naprawdę wygląda rzeczywistość KM?
W praktyce zarządzanie wiedzą odzwierciedla hierarchiczny pogląd na wiedzę, który odpowiada hierarchicznemu poglądowi na organizację. Tak, wiedza może pochodzić z dowolnego miejsca w organizacji, ale jest kierowana i gromadzona w bazie wiedzy (dystrybutorze, cysternie, jednym miejscu), gdzie jest dystrybuowana przez predefiniowany zestaw kanałów, procesów i protokołów.
W porównaniu z tym media społecznościowe wyglądają wręcz chaotycznie. Nie ma predefiniowanego indeksu, nie ma prekwalifikowanych twórców wiedzy, nie ma menedżerów wiedzy i pozornie mało lub wcale nie ma struktury. W miejscach, gdzie firma posiada procesy, reguły, kulturę organizacyjną i bazę wiedzy jako jedno miejsce gromadzenia, przechwytywania wiedzy, organizacja mediów społecznościowych nie ma własne, wspólnej kultury organizacyjnej, z pewnością nie posiada procesów, które muszą wypełniać użytkownicy, pozwalając informacjom wpaść bezpośrednio zarówno wszędzie jak i nigdzie, zbierając się swobodnie tworzących się miejscach, gdziekolwiek się uformują. To może być dość niepoukładane i chaotyczne. A firmy brzydzą się bałaganem.
Kierownicy, menedżerowie wiedzy i firmy programistyczne starają się oferować aplikacje dedykowane, narzędzia, procesy i podejścia do oswajania mediów społecznościowych. W końcu (ich zdaniem), nie mogą pozwolić, aby pracownicy, klienci, dostawcy i wszyscy inni tworzyli własne informacje, formowali własne opinie i wyrażali je bez udziału. Pomyśl o wpływie na markę, pracowników, klientów i partnerów biznesowych . Firma musimy zarządzać informacjami. Potrzebuje zarządzania wiedzą.
To jest właśnie złe nastawienie z jednego prostego powodu: nie powstrzymuje ludzi przed mówieniem o firmie. Pracownicy, klienci, dostawcy, konkurenci itd. będą mówić o firmie i jej zarządzie kiedykolwiek, gdziekolwiek i jakkolwiek będą chcieli. Rozmowy te odbywały się nawet przed powstaniem internetu.
Już dawno minął czas na szukanie kontroli; nadszedł czas na angażowanie ludzi.
Media społecznościowe a zarządzanie wiedzą
Liderzy biznesowi zdają sobie sprawę, że zaangażowanie jest najlepszym sposobem na uzyskanie wartości z wiedzy wymienianej w mediach społecznościowych - a nie poprzez dążenie do kontrolowania mediów społecznościowych za pomocą tradycyjnych technik. Prowadzi to jedynie do podejścia zagwarantuj i miej nadzieję, że użytkownicy wykorzystają aplikację w zakładany sposób.
Jak więc organizacje mogą uzyskać wartość z mediów społecznościowych, szczególnie w sytuacjach, w których nie odniosły sukcesu we wdrożeniu bazy wiedzy w firmie? Odpowiedź leży w nowym spojrzeniu na współpracę.
Masowa współpraca składa się z trzech rzeczy: technologii mediów społecznościowych, istotnego celu i skupienia się na tworzeniu społeczności.
- Technologia mediów społecznościowych umożliwia ludziom dzielenie się swoją wiedzą, spostrzeżeniami i doświadczeniem na ich warunkach. Zapewnia również sposób dla jednostki, aby zobaczyć i ocenić tę wiedzę w oparciu o osąd innych.
- Cel jest powodem, dla którego ludzie uczestniczą i wnoszą swoje pomysły, doświadczenie i wiedzę. Uczestniczą osobiście w mediach społecznościowych, ponieważ cenią i identyfikują się z celem. Robią to, ponieważ chcą, a nie są zmuszani do tego w ramach swojej pracy.
- Społeczności w mediach społecznościowych tworzą się same. Społeczności bazy wiedzy implikują hierarchiczny pogląd na wiedzę i są często przypisane przez klasyfikację stanowisk lub zachęcane w oparciu o obowiązki zawodowe. Uczestnictwo staje się nakazane, tworząc rodzaj oczekiwanego zaangażowania, które jest tematem wielu dyskusji na korytarzach. Media społecznościowe pozwalają społecznościom wyłonić się jako własność celu i uczestnictwa w używaniu narzędzi. Ten brak struktury tworzy przestrzeń dla aktywnych i innowacyjnych społeczności.
Tworzenie środowiska współpracy wymaga czegoś więcej niż zbudowania technologii i powiedzenia użytkownikom, aby z niej korzystali. Wymaga wizji, strategii i działań zarządczych.
Chodzi o to, że choć mogą wydawać się podobne, media społecznościowe i zarządzanie wiedzą w firmie nie są takie same. Rozpoznanie różnic jest kluczowym krokiem w kierunku uzyskania wartości z obu i uniknięcia walki jednego nad drugim.
Jest to również krok w kierunku stania się firmą społeczną.
