Proces zarządzania wiedzą

Proces zarządzania wiedzą to sposób, w jaki firma zarządza wiedzą, w tym jej pozyskiwaniem, przechowywaniem, organizacją, weryfikacją, bezpieczeństwem, dystrybucją i wykorzystaniem. Proces ten, jeśli jest skuteczny, informuje o trafnym i korzystnym podejmowaniu decyzji, stymuluje współpracę i innowacje w całej organizacji oraz poprawia wewnętrzną i zewnętrzną komunikację i efektywność.

Proces zarządzania wiedzą

Silne procesy zarządzania wiedzą integrują działania związane z zarządzaniem wiedzą - w tym odkrywanie, przechwytywanie, organizację, ocenę, udostępnianie, ponowne wykorzystanie zastosowanie i tworzenie - z istniejącymi procesami biznesowymi, tak aby wewnętrzny lub zewnętrzny użytkownik końcowy mógł łatwo uzyskać dostęp do wiedzy, zastosować ją i zaktualizować w razie potrzeby.

Jak rozwinąć proces zarządzania wiedzą?

Rozwój systemów i procesów zarządzania wiedzą w firmie wymaga wstępnej oceny istniejących procesów biznesowych, aby członkowie zespołu zarządzania wiedzą mogli zintegrować kroki zarządzania wiedzą tam, gdzie mają one największy sens. Połączenie właściwych kroków lub działań w zakresie zarządzania wiedzą z odpowiednimi procesami biznesowymi daje ludziom w organizacji dostęp do wiedzy, której potrzebują, aby podejmować ważne decyzje, zwiększać efektywność, komunikować się ze swoim zespołem lub klientami, skutecznie szkolić pracowników, dodawać własną wiedzę i inne.

Proces zarządzania wiedzą krok po kroku

Najczęstsze kroki systemów IT i procesów, które firma może zintegrować w całej organizacji z efektywnym procesem zarządzania wiedzą:

Typowe kroki w procesach zarządzania wiedzą

• Odkrycie wiedzy: Proces zarządzania wiedzą rozpoczyna się od odkrycia. Odkrywanie wiedzy to proces wydobywania informacji z danych, które mogą być przydatne dla strategii organizacji, jej działań, komunikacji i rozwoju relacji. Przykładem odkrywania jest wykorzystanie eksploracji danych do identyfikacji wzorców, trendów lub korelacji w dużych zbiorach danych dotyczących transakcji lub relacji z klientami.
• Przechwytywanie wiedzy: Przechwytywanie wiedzy to pozyskiwanie wiedzy, którą organizacja już posiada - w ramach poszczególnych pracowników, zespołów, dokumentów lub procesów - jak również wiedzy zewnętrznej, aby można było ją udokumentować, przekazać i udostępnić z korzyścią dla firmy. Przeprowadzenie audytu istniejącej dokumentacji i zachęcanie do tworzenia treści w obszarach wiedzy, w których występują luki, są kluczem do pozyskania wiedzy.
• Organizacja wiedzy: Organizacja wiedzy oznacza opisywanie, klasyfikowanie, kategoryzowanie i indeksowanie informacji, tak aby można je było łatwo wyszukiwać, nawigować, ponownie wykorzystywać i udostępniać pracownikom, zespołom i innym krytycznym użytkownikom. Właściwy system zarządzania wiedzą może pomóc w sortowaniu i segmentowaniu wiedzy, tak aby informacje były łatwo dostępne dla osób, które najbardziej ich potrzebują.
• Ocena wiedzy: Aby wiedza mogła napędzać korzystne decyzje biznesowe, pobudzać współpracę i innowacje oraz usprawniać procesy wewnętrzne i zewnętrzne, firma powinna zapewnić, że wiedza jest weryfikowana i zatwierdzana. Oznacza to integrację procesów, które zapewniają, że każda informacja, którą organizacja zamierza zastosować, jest dokładna, kompletna, spójna i aktualna. Funkcje automatycznej walidacji w systemie zarządzania wiedzą, jak również regularne przeglądy dokonywane przez wewnętrznych ekspertów, mają kluczowe znaczenie.
• Udostępnianie wiedzy: Dzielenie się wiedzą obejmuje zarówno udostępnianie wiedzy tym, którzy jej aktywnie poszukują w organizacji, jak i bezpośrednie przekazywanie odpowiedniej wiedzy użytkownikowi, który mógłby ją potencjalnie zastosować z korzyścią dla firmy. Liderzy zespołów powinni regularnie zachęcać, a nawet motywować, do dzielenia się wiedzą.
• Ponowne wykorzystanie, aplikacja wiedzy: Ponowne wykorzystanie lub zastosowanie wiedzy to sytuacja, w której osoba lub zespół może wykorzystać przechwyconą (i zorganizowaną, ocenioną) wiedzę i zastosować ją w celu zwiększenia efektywności, poprawy operacji biznesowych, wykonania strategicznego zadania, skuteczniejszej komunikacji ze współpracownikami lub klientami itp. Udokumentowana lekcja wyciągnięta z kompleksowej interakcji z klientem przez jednego z pracowników może na przykład usprawnić proces dla kolegi w podobnej sytuacji.
• Tworzenie wiedzy: Tworzenie wiedzy polega na tym, że poszczególne osoby lub zespoły w organizacji dodają do zbiorowej wiedzy organizacji to, czego się nauczyły - poprzez praktykę, nawigację po procesach, interakcje wewnętrzne i zewnętrzne, niezależne badania i inne doświadczenia. Ta indywidualna wiedza może być następnie udostępniana, ponownie wykorzystywana i stosowana, a także rozszerzana przez przyszłych poszukiwaczy wiedzy. Ustanowienie wytycznych dotyczących tworzenia treści oraz regularne informowanie o wartości - i chwalenie/nagradzanie - nowych istotnych treści może pomóc w stworzeniu kultury tworzenia wiedzy wśród zespołów.

Proces zarządzania wiedzą

Zrozum, gdzie każdy element procesu zarządzania wiedzą może być zastosowany w strukturze organizacyjnej i upewnij się, że proces wiedzy w firmie jest w dobrych rękach z menedżerem wiedzy.