Definicja RFI, Definicja Request for Information

Definicja RFI - Request for Information - prośba o informację - oficjalne zapytanie ze strony firmy, która zamierza korzystać z usług outsourcingowych. Prośba wysłana do firm oferujących usługi outsourcingowe. Celem RFI jest zakomunikowanie firmom outsourcingowym potrzeb w zakresie usług outsourcingowych. Na podstawie RFI, firmy outsourcingowe przygotowują oferty. Firma przygotowująca RFI nie zamieszcza w dokumencie oczekiwanych i potencjalnych rozwiązań problemu – ma ją je przygotować firmy outsourcingowe. Jeżeli na etapie RFI usługodawca nie zainteresowany podzieleniem się informacjami z klientem – lepiej z niego zrezygnować. Po otrzymaniu odpowiedzi na podstawie RFI firma planująca wdrożenie outsourcingu przygotowuje RFP. RFI jest standardowym procesem biznesowym, który wykorzystywany jest przez firmy w celu pozyskania pisemnych informacji od różnych dostawców, w celu przygotowania lub modyfikacji RFP.

RFI, co to jest

RFI jest tworzony przez firmę, która nie posiada wiedzy w obszarze realizacji projektu, który chce zrealizować. Na przykład firma chce zamówić aplikację internetową. Pojawiła się potrzeba wykorzystania pracy grupowej. Do tej pory firma korzystała tylko z systemu finansowo-księgowego oraz pakietu MS Office, w tym szczególnie MS Excel. To w zupełności jej wystarczało, spełniało oczekiwania firmy.

Firma podjęła decyzję, że chce kupić usługę w postaci projekt aplikacji internetowej. Zamówienia aplikacji, która umożliwi wspólną prace wielu osób, pracujących w różnych lokalizacjach.

Tworząc dokument RFI - request for information, firma chce pozyskać informacje na temat różnych, możliwych rozwiązań. Dowiedzieć się:

• Jakie technologie są na rynku?
• Jakie są zalety i wady każdej technologii?
• W jakim kierunku zmierzają aplikacje internetowe?
• Jak ma stworzyć wymagania aplikacji internetowej? W szczególności wymagania funkcjonalne oraz wymaganie niefunkcjonalne aplikacji.

To, tylko kilka z wielu pytań, na które firma może znaleźć odpowiedzi w RFI. Zawiera pytania otwarte, niekategoryzowane. Pytania, które pozwalają dostawcom aplikacji przedstawić cały wachlarz rozwiązań. Możliwości, kompetencji firmy informatycznej (w tym wypadku).

Cel RFI - request for information

Prośba o informację (RFI) jest dokumentem użytym przez firmę, w celu pozyskania informacji od dostawców oraz sprzedawców. Celem RFI - request for information jest wyłonienie ostatecznej listy firm, do których zostaną wysłane zapytania o realizację projektu RFP. W wyniku uzyskania odpowiedzi na RFI - request for information, firma może porównać dostawców, ich kompetencje, propozycję realizacji projektu, Firma tworzy RFI przed stworzeniem RFP.

Celem RFI jest pozyskanie wiedzy, której firma nie posiada.

Bardzo istotne jest podkreślenie jednego faktu. Celem RFI - request for information, nie jest dokonanie zamówienia.

Przygotowanie RFI ma również na celu pokazanie dostawcom, że firma zamawiająca realizację projektu podchodzi do tego procesu w sposób profesjonalny.

RFI - request for information – zawartość dokumentu

Nie ma jednego, powszechnie używanego standardu RFI. Każda firma tworzy własny dokument, który odpowiada tylko jej potrzebom. Poniżej w kilku piszemy o typowych punktach, które RFI - request for information, zwykle zawierają.

• Cel pozyskania informacji.
• Plan określony w czasie realizacji projektu.
• Główne założenia projektu.
• Osoby, z którymi firma powinna się kontaktować w celu realizacji projektu.
• Sposób kwalifikacji odpowiedzi.
• Standardy tworzenia i wybierania firm, dostawców.
• Wymagania, jakie muszą spełniać dostawcy.
• Sposób realizacji projektu.
• Termin dostarczenia RFI.
• Termin realizacji projektu.
• Podziękowanie za udzielenie informacji.
• Informacje o zachowaniu poufności.

RFI co to jest? RFI - Request For Information

W stale ewoluującym krajobrazie rozwoju oprogramowania, wyprzedzanie konkurencji jest najważniejsze. Aby rozpocząć udane projekty, firmy muszą zebrać kompleksowe informacje na temat potencjalnych dostawców, rozwiązań i technologii. W tym momencie pojawia się zapytanie o informacje (RFI), strategiczne narzędzie, które nie tylko wykorzystuje wiedzę, ale także odblokowuje potencjał do uzyskania przewagi konkurencyjnej.

RFI co to jest? Definicja RFI

Zapytanie o informacje (RFI- Request For Information) w obszarze rozwoju oprogramowania to formalny dokument wydany przez organizację poszukującą szczegółowych informacji i spostrzeżeń od potencjalnych sprzedawców lub dostawców dotyczących ich produktów, usług i możliwości. Proces ten umożliwia firmom gromadzenie krytycznej wiedzy w celu podejmowania świadomych decyzji, dopracowywania wymagań i identyfikowania potencjalnych partnerów, którzy mogą dostarczyć rozwiązania dostosowane do ich celów.

Kluczowe elementy RFI:

RFI - Request For Information. Tło i cel: Wyraźnie określ tło organizacji, cele i konkretny cel RFI. RFI na CRM

    Przykład: "OroCono dąży do usprawnienia swojego systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM) poprzez zakup dedykowanej aplikacji internetowej, kompleksowego oprogramowania dostosowanego do ich potrzeb. Celem RFI na CRM, jest zebranie informacji od potencjalnych dostawców w celu oceny ich oferty i wiedzy specjalistycznej".

• Zakres i wymagania: Nakreślenie konkretnych cech, funkcjonalności i usług wymaganych przez firmę, umożliwiając dostawcom udzielenie odpowiedzi z odpowiednimi informacjami.
• Przykład RFI: "OroCono potrzebuje dedykowany system CRM, który obejmuje zarządzanie leadami, prognozowanie sprzedaży i możliwości analityczne. System CRM online musi być zintegrowany z istniejącymi narzędziami, obsługiwać dostęp mobilny i mieć konfigurowalne funkcje raportowania".
• Wymagane informacje: Zadaj ukierunkowane pytania sprzedawcom, obejmujące ich wiedzę specjalistyczną, osiągnięcia, możliwości techniczne, metodologie wdrażania, usługi wsparcia, modele cenowe i wszelkie inne czynniki kluczowe dla procesu decyzyjnego organizacji.
• Przykład RFI: "Prosimy o podanie szczegółów dotyczących doświadczenia w tworzeniu dedykowanych aplikacji CRM online, w tym liczby udanych wdrożeń i referencji klientów. Opisz swoje podejście do migracji danych i integracji systemu CRM. Jaki poziom wsparcia technicznego oferujecie po wdrożeniu CRM? Prosimy o przedstawienie struktury cenowej i wszelkich dodatkowych kosztów."
• Format odpowiedzi na RFI i terminy: Określ preferowany format odpowiedzi (np. dokumenty pisemne, prezentacje, demonstracje) i ustal terminy ich składania, aby zapewnić sprawny proces oceny.
• Przykład RFI: "Odpowiedzi należy przesyłać w formacie elektronicznym (dokument PDF lub Word) pocztą elektroniczną na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nie później niż do [data]. Prezentacje i pokazy, jeśli są wymagane, mogą zostać zaplanowane po wstępnej ocenie pisemnych zgłoszeń".

RFI - Request For Information. Dobre praktyki dla RFI w rozwoju oprogramowania:

• Jasno określ cele i wymagania, aby upewnić się, że dostawcy oprogramowania dokładnie rozumieją potrzeby organizacji.
• Uwzględnienie pytań, które umożliwią dostawcom zaprezentowanie swojej wiedzy specjalistycznej, dotychczasowych sukcesów i unikalnych propozycji wartości.
• Zapewnienie ustrukturyzowanego formatu odpowiedzi, ułatwiającego porównanie i ocenę zgłoszeń dostawców.
• Ustal realistyczne terminy i zapewnij dostawcom oprogramowania wystarczająco dużo czasu na udzielenie wyczerpujących odpowiedzi.
• Zachęcaj dostawców oprogramowania do zadawania pytań wyjaśniających, aby zapewnić dokładne i trafne odpowiedzi.

Wykorzystanie przewagi konkurencyjnej dzięki RFI w rozwoju oprogramowania

Szybko rozwijająca się firma produkcyjna oninino starała się uzyskać przewagę konkurencyjną na wysoce konkurencyjnym rynku aplikacji baza wiedzy w firmie. Mając świadomość, że sukces ich przedsięwzięcia zależy od wyboru odpowiedniego partnera, postanowili wykorzystać RFI.

Oninino skrupulatnie opracował RFI, określając swoje wymagania dotyczące bazy wiedzy w firmie, które przekroczyłoby oczekiwania klientów. Dokument podkreślał kluczowe cechy, takie jak płynna integracja z narzędziami innych firm, konfigurowalne raportowanie i zaawansowane możliwości analityczne.

Wysłali zapytanie ofertowe do wyselekcjonowanej listy firm tworzących dedykowane aplikacje webowe, starannie wybranych ze względu na ich doświadczenie i reputację. Nadeszły odpowiedzi, z których każda zapewniała unikalny wgląd w umiejętności, doświadczenie i ofertę dostawców. Oninino starannie przeanalizowało nadesłane zgłoszenia, oceniając dostawców pod kątem określonych kryteriów. Oninino oceniła między innymi dotychczasowe osiągnięcia dostawców, referencje klientów, metodologie wdrażania i modele cenowe.

Proces RFI pozwolił Oninino zidentyfikować kilku wybranych dostawców bazy wiedzy, którzy wyróżniali się na tle innych. Zaplanowano prezentacje i pokazy z tymi dostawcami, aby uzyskać głębsze zrozumienie ich rozwiązań i ocenić ich zgodność z celami Oninino.

Podczas prezentacji Oninino zaangażowało się w znaczące dyskusje, badając potencjalne synergie i innowacyjne podejścia. Przeanalizowali propozycje dostawców, zagłębili się w ich wiedzę techniczną oraz ocenili skalowalność i elastyczność ich rozwiązań.

Uzbrojeni w bogactwo informacji zebranych dzięki zapytaniom ofertowym, Oninino podjęło świadomą decyzję. Wybrali dostawcę bazy wiedzy dla firmy, którego kompleksowa odpowiedź, w połączeniu z imponującą historią, idealnie pasowała do ich wizji najnowocześniejszej aplikacji webowej.

Z wybranym dostawcą u boku, Oninino szybko wdrożyło nowa bazę wiedzy w firmie. Dzięki skrupulatnemu procesowi RFI, przejście było płynne, minimalizując zakłócenia w ich działalności. Zaawansowane funkcje wybranej bazy wiedzy, pozwoliły Oninino lepiej zrozumieć swoich klientów, zoptymalizować procesy sprzedaży i zwiększyć zadowolenie klientów.

Ponieważ nowy system bazy wiedzy zwiększył ich produktywność i wydajność, wieść o nim rozeszła się po całej branży. Klienci Oninino chwalili ich szybkość reakcji i spersonalizowane podejście, wyróżniające ich na tle konkurencji. Inwestycja w proces RFI nie tylko zapewniła strategiczną przewagę, ale także ugruntowała reputację firmy jako zaufanego i innowacyjnego dostawcy oprogramowania.

Zainspirowany sukcesem RFI w projekcie wdrożenia bazy wiedzy w firmie, Oninino kontynuował wykorzystywanie procesu RFI w przyszłych przedsięwzięciach. Niezależnie od tego, czy chodziło o odkrywanie nowych technologii, zamawianie nowych rozwiązań programowych, czy tworzenie strategicznych partnerstw, RFI stało się ich narzędziem do odblokowywania przewagi konkurencyjnej.

RFI - Request For Information. Wnioski:

Zapytanie o informację (RFI) w rozwoju oprogramowania działa jak katalizator dla organizacji dążących do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Starannie opracowując RFI, organizacje mogą gromadzić kompleksowe informacje o potencjalnych dostawcach, rozwiązaniach i technologiach. Dzięki systematycznemu procesowi oceny mogą zidentyfikować idealne dopasowanie, zapewniając pomyślne wyniki projektu i zwiększoną konkurencyjność na rynku. Wykorzystując potencjał zapytań ofertowych, firmy mogą pewnie poruszać się po rynku rozwoju oprogramowania, osiągając swoje cele i przewyższając oczekiwania klientów.

WAŻNE: Definicja RFI, Definicja Request for Information została opracowana na podstawie nastepujących źródeł, książek:

• Inteligentny outsourcing. Sztuka skutecznej współpracy, Autor: Morgan Robert, Bravard Jean-Louis Wydawca:MT Biznes
• Outsourcing, Podręcznik Sprawdzonych Praktyk, Autor: Opracowanie zbiorowe Wydawca: MT Biznes
• Outsourcing Krok po Kroku dla Menedżerów  Autor: Dominguez Linda R. Wydawca: Oficyna Wydawnictwo
• Outsourcing w Zarządzaniu Przedsiębiorstwami, Autor: Kopczyński Tomasz Wydawca: PWE Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne
• Przewodnik po zarządzaniu wiedzą e-biznes i zastosowania CRM – Ambit Tiwana
• http://en.wikipedia.org/wiki/