Baza wiedzy w firmie
W miarę rozwoju technologii wiedza znajduje się i będzie się rozwijać w coraz bardziej różnych miejscach. Informacje znajdują się wiadomościach e-mail, tekstach - interakcjach w mediach społecznościowych, dyskusjach na forach, komentarzach, zgłoszeniach serwisowych, a przede wszystkim w mózgach pracowników działu obsługi klienta. Jeśli jeszcze jej nie masz, czas zebrać wiedzę w jednej aplikacji baza wiedzy.
Co to jest aplikacja baza wiedzy w firmie?
Aplikacja baza wiedzy to samoobsługowa biblioteka informacji o produkcie, usłudze, dziale lub temacie, do której posiadają różny dostęp określeni pracownicy oraz użytkownicy.
Dane w aplikacji bazie wiedzy mogą pochodzić z dowolnego miejsca. Zazwyczaj autorzy, którzy dobrze znają odpowiednie tematy, poszerzają poszczególne obszary i tematy bazy wiedzy. Treści mogą obejmować informacje z każdego źródła zarówno z wewnątrz firmy, działów HR, marketingu, sprzedaży, działu prawnego; z otoczenia firmy od partnerów biznesowych, kooperantów, regulatorów, również od użytkowników i konsumentów.
Aplikacja baza wiedzy może zawierać wszelkiego typu i wszelkiej formy dokumenty elektroniczne. Np. często zadawane pytania, podręczniki, przewodniki dotyczące rozwiązywania problemów, manuale, instrukcje obsługi, etykiety, oraz inne informacje, które zespół może chcieć lub powinien wiedzieć.
Wiele baz wiedzy opiera się na sztucznej inteligencji, która może wchodzić w interakcje i reagować na opinie użytkowników. Inne są po prostu indeksowanymi encyklopediami. Istnieją również bazy wiedzy do odczytu maszynowego, które przechowują zawartość w formie czytelnej dla systemu. Rozwiązania oparte są na tak zwanym zautomatyzowanym wnioskowaniu dedukcyjnym. Gdy użytkownik wprowadza zapytanie, aplikacja baza wiedzy pomaga zawęzić rozwiązanie.
Zarządzanie wiedzą oparte na aplikacji baza wiedzy w firmie
Baza wiedzy jest podstawą praktyki zarządzania wiedzą. Zarządzanie wiedzą umożliwia tworzenie, selekcjonowanie, udostępnianie, wykorzystywanie i zarządzanie wiedzą w całej firmie i branżach.
Dlaczego potrzebujesz bazy wiedzy w firmie
W dzisiejszym połączonym świecie ludzie oczekują i wymagają łatwego dostępu do wiedzy, dokładnych informacji. Aby to zrobić, często nie chcą rozmawiać przez telefon, wysłać e-mail, stworzyć złóż zgłoszenie serwisowe. Chcą odpowiedzi, której potrzebują natychmiast. Dlatego potrzebujesz bogatej, głębokiej bazy wiedzy, aby móc szybko, sprawienie i w wyczerpujący sposób udzielić jednoznacznej odpowiedzi.
Firmy korzystają z baz wiedzy z wielu powodów. I znajdują coraz więcej zastosowań praktycznie każdego dnia. Sposób korzystania z bazy wiedzy zależy oczywiście od tego, co robi Twoja firma, jakich posiada klientów, jaki ma model biznesowy, jakich ma interesariuszy. Ale oto kilka obszarów, w których aplikacja bazy wiedzy w firmie okazuje się nieoceniona dla różnych zespołów.
- IT: Upraszcza wszystko, od rozwiązywania problemów po szkolenie / wdrażanie i ogólne pytania dotyczące pomocy technicznej i wsparcia
- HR: Znowu świetna do wszystkiego, od szkolenia / onboardingu po dystrybucję zasad firmy, CSR i harmonogramów płac
- Informacje prawne: pomaga w procesach kontraktowych i innych procesach zatwierdzania, zasadach, znakach towarowych i rejestracjach
Korzyści z bazy wiedzy w firmie
Rozbudowana aplikacja bazie wiedzy w firmie w połączeniu z właściwą kultura organizacyjną oraz praktyką zarządzania wiedzą pozwala stworzyć firmę bardziej zwinną. Która może zapewnić szybszą lepsza obsługę klientów. Aplikacja pozwala ulepszyć samoobsługę, umożliwić dostęp do większej liczby materiałów i artykułów.
Wszyscy w firmie będą odnosić się do tego samego zbioru informacji. Niezależnie od tego, czy użytkownik zajmuje się sprzedażą, informatyką, działem HR czy innym działem, każdy posiada do tej samej wersji dokumentu, jeżeli posiada odpowiednie uprawienia Zmniejsza to zamieszanie i umożliwia zespołom bardziej spójne działanie.
Szczególnie użyteczna jest aplikacja baza wiedzy w firmie, w sytuacji, w której występuje rotacja pracowników. Każdy pracownik ustala własna nomenklaturę nazywania i kategoryzowania dokumentów. Aplikacja baza wiedzy w firmie narzuca korzystanie z jednego standardu. Który jest czytelny dla wszystkich. Przyjęta nomenklatura wraz z uprawnieniami pozwalają sprawnie zarządzać informacjami.