Menedżer wiedzy

Miejsce pracy managera wiedzy jest na dobrej drodze do stworzenia kultury opartej na wiedzy. Managera wiedzy posiada narzędzia, entuzjazm, a nawet kilku pracowników w zespole, którzy uwielbiają tworzyć i dzielić się wiedzą aby tworzyć bazę wiedzy.

Kim jest menedżer wiedzy?

Menedżer wiedzy zapewnia, że każdy w organizacji posiada dostęp do informacji, których potrzebuje. Robi to poprzez zarządzanie bazą wiedzy lub firmową stroną wiki, włączając w to jej ogólny stan i najlepsze praktyki. To menedżer wiedzy podejmuje ważne decyzje dotyczące architektury informacji, technologii oraz struktury i wykorzystania bazy wiedzy organizacji.

Dlaczego menedżerowie wiedzy są wartościową inwestycją dla zespołu?

Wiele osób wychodzi z założenia, że jeżeli firma posiada aplikację baza wiedzy to nie potrzebuje już nic więcej. I jest w błędzie. Wszyscy w firmie korzystają i w pełni doceniają bazę wiedzy. Wydaje się, że wiele zespołów już z niej korzysta, czy naprawdę musimy zatrudniać menedżera wiedzy?.

Odpowiemy na to pytanie entuzjastycznym "tak"! W zależności od wielkości organizacji, rodzaju bazy wiedzy i wdrożonej strategii zarządzania wiedzą, firma może zdecydować się na stworzenie dedykowanej roli menedżera wiedzy.

Menedżerowie wiedzy mogą zrobić o wiele więcej niż utrzymywać w porządku artykuły i bazę wiedzy. W rzeczywistości, zatrudnienie menedżera wiedzy może przynieść wiele zaskakujących korzyści.

Menedżer wiedzy usprawnia dostęp do informacji i wiedzy

Wielu pracowników już korzysta z aplikacji baza wiedzy do dzielenia się wiedzą, ale menedżer wiedzy może naprawdę pomóc przenieść grę w dzielenie się wiedzą na wyższy poziom.

Zespoły wykonały całkiem dobrą robotę, znajdując własne sposoby dzielenia się wiedzą w ramach ustalonego wdrożonego systemu IT. Menedżer wiedzy może pomóc uczynić rzeczy jeszcze bardziej dostępnymi i możliwymi do dzielenia się. Są oni ekspertami w organizowaniu i dystrybucji ważnych informacji i wiedzą, jak zmienić „całkiem dobry" system w „naprawdę rewelacyjny system IT".

Ważne jest również, aby wiedzieć, że zarządzanie wiedzą nie ogranicza się tylko do tworzenia treści, które można udostępniać. Prawdziwy menedżer wiedzy może pomóc w ułatwieniu innych rodzajów dzielenia się wiedzą i doradzać innym w zakresie właściwego sposobu rozpowszechniania informacji.

Myśląc o zarządzaniu wiedzą jako o nadrzędnej zdolności, w której menedżer wiedzy pełni rolę trenera i facylitatora, skłaniając zespoły i jednostki do poprawy ich praktyk dzielenia się wiedzą. Czyni to poprzez umożliwienie sprawniejszego przepływu informacji pomiędzy narzędziami, ale także poprzez stworzenie warunków do przepływu wiedzy pomiędzy użytkownikami ludźmi. Warunki te mogą obejmować nieformalne możliwości gromadzenia się, jak również struktury formalne, takie jak partnerskie uczenie się i mentoring.

Menedżer wiedzy usprawnienie procesu podejmowania decyzji

Jaki jest najlepszy sposób formatowania artykułów, które nakreślają proces sprzedaży? Jak zmienić system tytułów i tagów, aby ułatwić użytkownikom znalezienie informacji?

W miejscu pracy nie brakuje dobrych pomysłów. Problemem jest decyzja, który dobry pomysł zostanie zrealizowany. Czasami najłatwiejszym sposobem na załatwienie sprawy jest po prostu powiedzenie komuś "tak" lub "nie".

Piękno posiadania menedżera wiedzy jest w tej przestrzeni dwojakie. Otrzymujesz kogoś, kto może być oficjalnym "decydentem" i masz kogoś z doświadczeniem potrzebnym do podjęcia tych decyzji. Zamiast planować niekończące się spotkania planistyczne i uzyskiwać dziesiątki opinii, teraz masz jedną osobę, na której możesz się oprzeć, aby podejmować świadome decyzje.

Menedżer wiedzy promuje innowacje i zmiany w organizacji

Każda firma, chce być bardziej innowacyjna. Każdy chce powiedzieć, że jego firma dokonała kolejnej "wielkiej" rzeczy w swojej branży. Zarządzanie wiedzą jest kluczowym krokiem do innowacji, a odpowiednia osoba może pomóc w osiągnięciu celów.

Zarządzanie wiedzą to coś więcej niż tylko zbieranie i organizowanie użytecznych informacji. To także zachęcanie do dzielenia się pomysłami i współpracy między pracownikami i zespołami. Zatrudniając menedżera wiedzy, zatrudniasz osobę, która może pomóc we wspieraniu innowacji. Menedżer wiedzy może pomóc w ułatwieniu dyskusji, organizowaniu ważnej wiedzy i wspieraniu współpracy między zespołami.

Menedżer wiedzy poprawia wydajności w działach

Byłbyś zaskoczony, o ile bardziej wydajne mogą być procesy biznesowe, gdy każdy posiada informacje, których potrzebuje do pracy. Wtedy nagle wykonanie podstawowych zadań zajmuje znacznie mniej czasu, ponieważ wszystko, czego potrzebujesz, jest łatwo dostępne. Właściwie użytkownik posiada wszystko w zakresie paru kliknięć.

Zastanów się, co naprawdę mogłyby robić zespoły, gdyby miały wystarczająco dużo czasu, aby pracować nad różnymi rzeczami. Nowe projekty mogą się rozpocząć, sesją burzy mózgów stają się normą, a wszyscy pracują zgodnie, ponieważ biuro jest o wiele bardziej zorganizowane i wydajne!

Kto jest dobrym menedżerem wiedzy?

Każdy, kogo zadaniem jest wspieranie wykorzystania z bazy wiedzy, może być menedżerem wiedzy, ale ci, którzy formalnie przyjmują tę rolę i obowiązki, to zazwyczaj:

• Kierownicy ds. Wsparcia (w tym przychody, sprzedaż, doświadczenie użytkowników).
• Kierownicy IT.
• Kierownicy operacyjni.
• Kierownicy programów.
• Kierownicy ds. uczenia się i rozwoju.

Przykładowy opis stanowiska pracy menedżera ds. wiedzy

Być może uda Ci się znaleźć kogoś wewnątrz, kto podejmie się pracy w zakresie zarządzania wiedzą, lub możliwe, że będziesz musiał rozpocząć rekrutację na to stanowisko. Niezależnie od tego, jak zdecydujesz się zatrudnić menedżera wiedzy, sukces zaczyna się od dokładnego opisu stanowiska.

Twój przyszły menedżer wiedzy, wojownik mądrości, ninja wiedzy, lub jakkolwiek dziwna nazwę HR pragnie umieścić w opisie stanowiska musi przyjść z jasnymi oczekiwaniami co do swojej roli i obowiązków.

Stanowisko menedżer wiedzy

Podstawowym obowiązkiem menedżera wiedzy jest zachęcanie do prawidłowego i powszechnego korzystania z firmowej bazy wiedzy. Powinien on stworzyć wytyczne dotyczące tego, jakie informacje są przechwytywane i przez kogo, w jaki sposób integrują się one z pozostałymi systemami IT i jak zapobiegać ich starzeniu się.

Idealny kandydat rozwija się w dynamicznym środowisku szybkich zmian i posiada doświadczenie w prowadzeniu strategii treści i architektury informacji w całej organizacji. Jako Knowledge Manager, będziesz definiować strategię zarządzania treścią oraz wiedzą i prowadzić architekturę treści i strategię. Rola koncentruje się na rozwoju, audycie i utrzymaniu wysokiej jakości treści dla pracowników.

Menedżer wiedzy ściśle współpracuje z kluczowymi interesariuszami w całej firmie, aby utrzymać spójność w skali globalnej i dopasować strategię treści do ich wizji. Menedżer wiedzy odgrywa znaczącą rolę w rozwoju skutecznej i efektywnej bazy wiedzy i ma bezpośredni wpływ na pracowników każdego dnia.

Podstawowe obowiązki menedżera wiedzy obejmują:

• Określenie strategii zarządzania wiedzą dla rozwoju bazy wiedzy i utrzymanie wysokiej jakości, aktualnych i przeszukiwalnych treści dla odbiorców o różnym poziomie umiejętności
• Efektywna praca w organizacji z zainteresowanymi stronami, zarządzanie zmianą, zespoły serwisowe, trenerzy, programiści i eksperci w zakresie tematyki, aby rozwijać i wspierać nowe i istniejące produkty, funkcje i usługi.
• Wykorzystanie analityki bazy wiedzy do oceny wpływu biznesowego, śledzenia wykorzystania i określenia efektywności treści bazy wiedzy.
• Prowadzenie, coaching i rozwój zespołu autorów z każdego działu.
• Określenie wytycznych dotyczących pisania treści w oparciu o najlepsze praktyki bazy wiedzy i rozwijaj zespół, aby zapewnić, że je osiągają lub przewyższają.

Jak ustawić menedżera wiedzy na sukces

Kiedy poszukiwania menedżera wiedzy dobiegają końca, jest to idealny moment, aby porozmawiać o tym, jak można skierować go na osiągnięcie realnego sukcesu.

Zespoły, które chcą, aby ich menedżer wiedzy odniósł sukces, muszą wykonać trochę pracy, aby umieścić go w najlepszym możliwym środowisku. Jeśli poważnie myślisz o zatrudnieniu menedżera wiedzy, oto co musisz zrobić.

Zadbaj o dokumentację

Dużą częścią zarządzania wiedzą jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji. Zanim zatrudnisz nowego pracownika, pomóż mu dostarczyć narzędzia, które będzie potrzebował, aby zacząć organizować i utrzymywać wewnętrzną wiedzę poprzez powtarzalne procesy i szablony.

Nie jesteś pewien, co mamy na myśli? Pozwól profesjonalistom pokazać, jak wykorzystują szablony do zarządzania najważniejszą wiedzą zawodową.

Określ swoje cele

Wyznaczanie każdemu konkretnych celów jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu w miejscu pracy, i nie inaczej jest w przypadku menedżera wiedzy. Objęcie tej roli w organizacji, która dopiero zaczyna rozumieć wartość zarządzania wiedzą, może być trudne. Zanim więc wprowadzisz go na stanowisko, zastanów się, co chcesz, aby osiągnął.

Wiele z doskonałych wyników, jakie można zaobserwować u menedżera wiedzy, może być trudne do określenia w kategoriach twardych wyników biznesowych. Zamiast więc myśleć o rzeczach w kategoriach przychodów i celów sprzedażowych, pomyśl o tym, jak może on poprawić strukturę i dzielenie się wiedzą.

Postaw sobie za cel, aby w ciągu sześciu miesięcy od zatrudnienia menedżera wiedzy, zidentyfikować i w pełni zintegrować z systemem zarządzania wiedzą oraz ekspertów w poszczególnych dziedzinach. Zadaniem menedżera wiedzy jest zaproponowanie nowej struktury treści dla artykułów przed ich 90-dniowym przeglądem. Upewnij się, że dajesz im osiągalne i możliwe do zrealizowania cele.

Zrozum, co może, a czego nie może zrobić menadżer wiedzy

Menadżer wiedzy może zrobić wiele, aby pomóc w zbieraniu, organizowaniu i rozpowszechnianiu istotnych informacji wśród pracowników. Mogą być postrzegani jako eksperci od komunikacji, architekci informacji oraz mistrzowie organizacji i dystrybucji. Menedżerowie wiedzy mogą robić wiele rzeczy, ale niestety nie są cudotwórcami.

Zarządzanie wiedzą jest obowiązkiem każdego w pracy, ale rolą menedżera wiedzy jest upewnienie się, że każdy może wypełnić ten obowiązek. Mogą oni pomóc w podstawowych czynnościach związanych z organizacją i dystrybucją wiedzy. Jednak aby to się udało, menedżerowie i inni pracownicy muszą być chętni do tworzenia elementów składowych tych informacji.

Jest całkiem możliwe, że aby tak się stało, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w swojej organizacji.

Porozmawiaj z członkami zespołu o ich potrzebach w zakresie zarządzania wiedzą

Co twoje zespoły chcą widzieć od menedżera wiedzy? Na przykład dział kadr może chcieć zmienić hierarchię treści, a dział sprzedaży może chcieć lepszego sposobu na zorganizowanie swoich prospektów. Niezależnie od tego, czego chcą, jedynym sposobem, aby się dowiedzieć, jest zapytać.

Unikaj sytuacji, w której menedżer wiedzy będzie się czuł, jakby miała zadanie niemożliwe do skończenia, dlatego kluczowa jest priorytetyzacja. Pomyśl o najbardziej efektywnych zmianach, jakie menedżer wiedzy może wprowadzić, zadając zespołowi odpowiednie pytania.

• Co sprawi, że dzień byłby łatwiejszy dla twoich agentów wsparcia?
• Czy jest coś, co można zrobić wewnętrznie, aby poprawić doświadczenie klienta?
• Co pomogłoby zespołowi inżynierów szybciej wysyłać kod?

Kiedy skupisz się na obszarach, które mogą mieć największy wpływ, łatwiej będzie Ci rozpocząć pracę menedżera wiedzy na właściwej stopie.

Stwórz przyjazne środowisko pracy

Trudno będzie wnieść wkład do firmowej bazy wiedzy, gdy masz za dużo do zrobienia na cały tydzień. W wielu przypadkach przejście na miejsce pracy oparte na wiedzy wymaga więcej zmian kulturowych niż czegokolwiek innego. Jeśli naprawdę chcesz, aby menedżer wiedzy odniósł sukces, ułatw wszystkim współpracę.

Ustal z kierownikami i członkami zespołu, że zarządzanie wiedzą nie jest działaniem opcjonalnym. Aby działało skutecznie, każdy musi poświęcić czas i wysiłek, aby wnieść swój wkład.

Daj każdemu czas, którego potrzebuje na tworzenie i organizowanie wiedzy. Nie musisz przeznaczać godzin każdego dnia, aby zachęcić ludzi do uzupełniania i ulepszania bazy wiedzy. Wystarczy dać każdemu 15-30 minut na wprowadzenie zmian i dodanie nowych informacji, co może być więcej niż wystarczające.

Chcesz naprawdę ułatwić dzień menedżera wiedzy? Pomóż im zidentyfikować mistrzów wiedzy w różnych tematach i zespołach. Będą oni odgrywać integralną rolę w pomaganiu menedżerowi wiedzy i budowaniu bazy wiedzy.

Zapewnij im odpowiedni system IT

Posiadanie odpowiedniego zestawu technologii jest niezbędne dla każdego pracownika, a szczególnie dla menedżera wiedzy. Zanim rozpoczniesz poszukiwania dedykowanego systemu informatycznego, poświęć trochę czasu, aby dowiedzieć się, jak posiadanie odpowiednich narzędzi może ustawić pracowników na sukces.

Twój menedżer wiedzy będzie miał do uporządkowania wiele zaległej wiedzy. Ułatw mu to, informując go o wszystkich różnych obszarach, w których wiedza istnieje obecnie w firmie. Zaangażuj menedżerów z różnych zespołów, aby upewnić się, że nie pozostawisz żadnego kamienia na kamieniu.

Wiedza o tym, gdzie istnieje wiedza, może ułatwić znalezienie odpowiednich narzędzi i integracji. Kiedy już to wiesz, możesz zacząć korzystać z prawdziwie wielkiej bazy wiedzy.