Cechy firmy IT
Jak rozpocząć proces wyboru firmy outsourcingowej
Z punktu widzenia klienta, korzystanie z usług outsourcingowych wymaga zupełnie nowego podejścia do korzystania z zasobów. W większości wypadków usługodawca nie może się pojawić u klienta szybko, ponieważ dzielą ich przynajmniej kilometry. Dlatego przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z usług firmy outsourcingowej klienci muszą mieć świadomość sposobu korzystania z usług, które do tej pory były realizowane przez osobę siedzącą w pokoju obok.
Wiele firm dokonuje wyboru firmy outsourcingowej tylko i wyłącznie na podstawie jednego czynnika, ceny. Według różnych badań przeprowadzonych przez organizacje zajmujące się badaniem klientów firm outsourcingowych, takie podejście nie przynosi korzyści usługobiorcom w długim okresie czasu.
Wybór firmy outsourcingowej
Firmy planujące wybrać usługodawcę w zakresie outsourcingu powinny skupić się na kilku czynnikach:
Dojrzałość – czy firma jest gotowa na skorzystanie z usług firmy zewnętrznej w procesach, które do tej pory były realizowane przez pracowników. Czy kultura firmy jest na tyle dojrzała aby jej pracownicy z sukcesem mogli współpracować STALE z zewnętrznym usługodawcą? To tylko dwa z wielu pytań, na jakie firma planująca wdrożyć usługi outsourcingowe musi znaleźć odpowiedź.
Finanse – czy firma posiada odpowiednie zasoby finansowe aby skutecznie przeprowadzić proces selekcji, wyboru a później korzystać z usług firmy outsourcingowej?
Korzyści - jakich korzyści – poza finansowymi – oczekuje firma od usługodawcy? Co chciałby osiągnąć? Kiedy chciałby to osiągnąć? Co się stanie jak firma nie osiągnie zakładanego celu w zakładanym czasie? Jakie są strategiczne cele biznesowe firmy związane z outsourcingiem?
Koncepcja – jak firma wyobraża sobie współpracę i korzystanie z usług firmy outsourcingowej? Jakie są oczekiwania poszczególnych menadżerów firmy? Jak planuje rozwiązać problemy, które na pewno powstaną w procesie korzystania z usług firmy outsourcingowej?
Zaangażowanie – kto z pracowników zarządzających firmą jest zaangażowany w proces wyboru firmy outsourcingowej? Pracownicy mający wpływ na proces zarządzania firmą muszą być zaangażowani w proces określenia wymagań selekcji i wyboru firmy outsourcingowej. Bez zaangażowania wszystkich głównych menadżerów firmy w proces wyboru firmy outsourcingowej, późniejsza współpraca skazana jest na generowanie wielu konfliktów i nieporozumień.
Struktura – z kim – jakimi osobami - w jaki sposób będzie współpracowała firma outsourcingowa? W jaki sposób firma będzie rozliczała firmę outsourcingową z procesu realizacji usług? Kto będzie wyznaczony do kontaktów po stronie firmy? Jakie będą role i zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób zaangażowanych w proces korzystania z usług firmy outsourcingowej? Bardzo istotne jest dopasowanie się klienta do firmy outsourcingowej i na odwrót. Zawsze to ludzie robią biznesy i to ludzie powinni do siebie pasować. W procesie wyboru firmy outsourcingowej ważne jest aby pracownicy klienta spotkali się z osoba lub osobami, która będzie dla nich wykonywała usługi. Jest to szczególnie ważne w outsourcingu polegającym na wizytach przedstawiciela firmy usługowej w siedzibie klienta. W zakresie zarządzania kontraktem ważne jest też wypracowanie takiego modelu współpracy, który z jednej strony będzie na tyle precyzyjny aby dokładnie określać zakres współpracy a z drugiej na tyle elastyczny aby umożliwiał dostosowanie do zmieniających się warunków zarówno po stronie klienta jaka i firmy outsourcingowej.
W procesie wyboru firmy outsourcingowej, ważne jest aby przede wszystkim klient rozumiał, że wybór partnera to nie jest zakup produktu impulsywnego w supermarkecie, który jest eksponowany przy kasie. Wybór firmy outsourcingowej to podjęcie przemyślanej decyzji za którą stoi analiza potrzeb oraz zmiana sposobu jej funkcjonowania. Firmy muszą zrozumieć, że wybór firmy outsourcingowej może zarówno wzmocnić jej potencjał, ale również może ją osłabić, poprzez podjęcie złej, nieprzemyślanej opartej np. tylko o cenę decyzji.
