Etapy elektronicznego obiegu dokumentów

Etapy elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na dokonanie wyboru trasy dla pracy wykonywanej przez użytkowników. Wyboru tego można dokonać na podstawie informacji o linii biznesowej, informacji o procesie obiegu dokumentów. Dla każdego etapu w aplikacji dedykowanej definiuje się co najmniej jedną trasę alternatywną i wyjątkową. Gdy dokument wchodzi w etap, alternatywy są sprawdzane pod kątem zgodności. Alternatywy, które zostały zdefiniowane w etapie, są sprawdzane kolejno według kolejności, w jakiej połączenia zostały zaprojektowane.

Ostatnie zaprojektowane połączenie jest oceniane jako pierwsze. Pierwsze znalezione dopasowanie zostaje przetworzone. W przypadku znalezienia dopasowania dokument jest wysyłany na trasę określoną w pierwszej dopasowanej alternatywie. Jeżeli istnieje wiele dopasowań, a etap został zdefiniowany ze wskazaniem rozpoczęcia wielu tras, dokument jest wysyłany na trasę określoną w każdej dopasowującej alternatywie. Jeśli nie ma dopasowań, dokument jest wysyłany do określonej trasy wyjątkowej.

Etapy elektronicznego obiegu dokumentów

W procesie obiegu dokumentów proces to zbiór tras, etapów, który jest zorganizowany w określony sposób i przez który dokumenty przemieszczają się od początku do końca procesu w aplikacji workflow. Najprostszym sposobem na opisanie procesu jest narysowanie procesu jako schematu. Dokument, który wchodzi w proces, najpierw przechodzi do określonego etapu procesu obiegu dokumentów. Kiedy dokument opuszcza koszyk, jest on wysyłany do kolejnego etapu. W etapie dokument może być wysłany do innego etapy procesu obiegu dokumentów lub proces się kończy.

Etap elektronicznego obiegu dokumentów

Etap to miejsce w procesie, w którym dokumenty są wysyłane na różne trasy w zależności od kryteriów określonych przez użytkownika. Wysyłając dokument do etapu, użytkownik prosi aplikację workflow o uruchomienie trasy lub tras po przeanalizowaniu wartości zmiennych związanych z tym dokumentem. W odróżnieniu od etapów, nie ma miejsca oczekiwanie.

Terminologia

Poniżej znajduje się kilka terminów używanych podczas omawiania etapów.

Alternatywy to zmienna, wartość i kombinacja tras, która określa, dokąd zmierza dokument, gdy opuszcza etap i jaki warunek spowodował, że wybrał daną trasę.

• Zmienna jest 1- do 10-znakową nazwą alfanumeryczną. Istnieją cztery kategorie zmiennych:
• - aplikacja
• - zdefiniowany przez klienta
• - Biblioteka
• - zastosowanie zewnętrzne
• Wartość jest 1- do 40-znakowym ciągiem alfanumerycznym powiązanym z nazwą zmiennej.

Zmienne

Alternatywne dopasowanie etapu ma miejsce, gdy dokument wchodzący w skład etapu spełnia warunki (zmienna i jej wartość), które definiujesz dla alternatywy. Zmienna może być jedną z kategorii:

• Aplikacja
• Definiowane przez klienta
• Zmienne aplikacyjne

Odczyt / zapis zmiennych aplikacyjnych

• AKTYWNOŚĆ Pozwala określić, co się stanie, gdy użytkownik wybierze daną akcję w etapie procesu obiegu dokumentów przed wysłaniem dokumentu do kolejnego etapu. Kolejna trasa dla dokumentu jest oparta na akcji, którą użytkownik wykonał wcześniej w dokumencie.
• PRIORYTET Pozwala nadać wyższy lub niższy priorytet alternatywie, nad którą użytkownik pracuje. Na przykład, 2 ma wyższy priorytet niż 1. Kolejna trasa dla dokumentu jest oparta na wartości priorytetu dokumentu.

Zmienne aplikacyjne tylko do odczytu

• UŻYTKOWNIK Pozwala określić ostatniego użytkownika do otrzymania dokumentu.
• DATA Pozwala określić datę ostatniej pracy nad dokumentem.
• CZAS Pozwala określić czas, w którym ostatnio pracował dokument.
• PROCES Pozwala określić proces, do którego został przypisany dokument.
• WŁAŚCICIEL Pozwala określić właściciela dokumentu.
• LOKALIZACJA Pozwala określić ostatnią lokalizację (etap) dokumentu.

Zmienne zdefiniowane przez klienta

Pozwala na zdefiniowanie własnych zmiennych i wartości dla dokumentów. Kolejna ścieżka dla dokumentu opiera się na wartości zmiennej zdefiniowanej przez klienta. Nazwa zmiennej zdefiniowanej przez klienta wynosi od 1 do 10 znaków. Wartość dla tej zmiennej może wynosić do 40 znaków.

Zewnętrzne zmienne aplikacji workflow

Pozwalają na korzystanie z informacji spoza aplikacji elektroniczny obieg dokumentów. Wyjście użytkownika jest wywoływane, gdy jedna z tych zmiennych zostanie rozpoznana podczas przetwarzania etapu. Zewnętrzna zmienna aplikacji jest rozpoznawana, gdy podczas przetwarzania zostanie wykryta nazwa zmiennej, która nie znajduje się ani w pliku zmiennych dokumentu, ani w procesie, klasie indeksowej czy kluczowej zmiennej.

Operatorzy aplikacji workflow

Etapy będą wspierały specyfikację wielu podmiotów. Podczas definiowania alternatywy można określić dowolną z poniższych opcji:

• równa się
• większa niż
• mniej niż
• większe lub równe
• mniejsze lub równe
• nie równa się