Elektroniczny obieg dokumentów
Funkcje elektroniczny obieg dokumentów - elektroniczny obieg dokumentów – EOD, pozwalają kontrolować przepływ i wydajność pracy w Twojej firmie. Gdy użytkownicy pracują z dokumentami i folderami, muszą podejmować decyzje o tym, jakie działania mają być wykonywane. Elektroniczny obieg dokumentów pomaga w tym procesie, pozwalając z wyprzedzeniem określić, w jaki sposób określona praca ma być wykonywana.
Zrozumieć elektroniczny obieg dokumentów
Większość operacji biznesowych można scharakteryzować jako zestaw powiązanych ze sobą procesów. Proces obiegu dokumentów od jednego pracownika do drugiego i od jednego działu do drugiego. Niektóre proste procesy mogą wymagać tylko kilku kroków, podczas gdy bardziej złożone procesy biznesowe wymagają zaangażowania wielu pracowników w różnych działach.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przemieszczanie dokumentów, pracy w ramach jednego procesu, zbieranie dokumentów w określonych miejscach oraz monitorowanie pracy w trakcie całego procesu. Na przykład, firma udzielająca kredytu otrzymuje duże ilości wniosków kredytowych w korespondencji. Podczas procesu zatwierdzania firma otrzymuje dokumenty uzupełniające, takie jak raporty i oceny kredytowe. Pracownicy spędzają kilka godzin dziennie na otwieraniu, sortowaniu, składaniu i monitorowaniu wniosków, a także gromadzeniu odpowiednich dokumentów do ostatecznego etapu procesu zatwierdzenia. Dokumenty są przenoszone od jednego pracownika do drugiego po ich otrzymaniu i sprawdzeniu. Ponieważ oferta kredytu jest kompletna, dotyczy kilku obszarów może być obsługiwana przez pracowników w więcej niż jednym dziale.
Zrozumienie procesów elektronicznego obiegu dokumentów
Podobnie jak w powyższym przykładzie firmy kredytowej, większość przedsiębiorstw, które zajmują się obsługą dokumentów, wykonuje niektóre lub wszystkie z poniższych zadań:
- Składanie dokumentów do późniejszego wyszukiwania
- Zebranie dokumentów, formularzy i informacji z różnych źródeł, a następnie dostarczyć dokumenty do miejsca, w którym będą przetwarzane
- Dopasowanie poczty przychodzącej do aktualnie przetwarzanych dokumentów
- Wstrzymanie się z pracą, dopóki inny dział lub grupa nie zakończy swojej części pracy.
Proces pracy reprezentuje elektroniczny obieg dokumentów w procesach biznesowych . Opisuje on czynności, które mogą być wykonywane na grupie jednego lub kilku dokumentów oraz ścieżkę, jaką grupa ta przechodzi przez proces elektroniczny obieg dokumentów. Proces pracy odzwierciedla sposób, w jaki praca jest wykonywana, z jasno określonym zakresem i granicami. Określa on kolejność czynności i zadań oraz powiązania i związki pomiędzy tymi czynnościami i zadaniami. Proces pracy określa kryteria, które są wykorzystywane do podejmowania decyzji o obiegu dokumentów oraz punkty, w których te decyzje są podejmowane.
Planowanie procesu pracy
Zanim zaczniesz definiować proces pracy, musisz określić, jaką pracę wykonuje Twoja firma, a także gdzie i jak jest ona wykonywana. Jaki jest produkt? Produkt może być wynikiem pracy wykonanej przez firmę, przez jeden dział w Twojej firmie lub przez niektórych pracowników z różnych działów. Na przykład, produktem firmy udzielającej kredytu jest pismo wysłane do wnioskodawcy zatwierdzające lub odrzucające wniosek kredytowy.
Przeanalizuj informacje, które muszą być przetworzone w celu wytworzenia produktu końcowego, określ działania, które muszą być wykonane i gdzie są one wykonywane oraz zdecyduj, jak chcesz, aby informacje te przepływały w elektronicznym obiegu dokumentów.
Informacje, które mają zostać przetworzone
Należy wziąć pod uwagę informacje, które muszą być przetwarzane.
- Jakie rodzaje danych wejściowych obsługują produkty?
- Jakie są konkretne dokumenty, które muszą być przetwarzane?
Dokument składa się z zero lub więcej elementów, które mogą być przenoszone razem z jednego miejsca do drugiego w procesie obiegu dokumentów. Elementem może być albo dokument, albo folder. Na przykład, firma udzielająca kredytów hipotecznych początkowo otrzymuje wnioski kredytowe, a następnie otrzymuje dokumenty uzupełniające, takie jak informacje finansowe i wyceny. Dokumenty te, w ramach folderu, tworzą dokument.
Jak postępujesz się z informacjami
- Kto najlepiej poradzi sobie z każdym etapem procesu?
Na przykład, pracownik udzielający pożyczki może sprawdzić, czy wniosek o kredyt jest kompletny, a następnie złożyć wniosek do czasu otrzymania od wnioskodawcy określonego dokumentu. Po otrzymaniu dokumentu, pracownik kredytowy może być odpowiedzialny za dopasowanie dokumentu do wniosku kredytowego, jak również za rozpatrzenie tego dokumentu.
Wnioski o kredyt mogą być zgrupowane w etapie procesu obiegu dokumentów dostępnym dla kilku pracowników kredytowych. Etap procesu obiegu dokumentów to punkt w procesie, w którym obsługiwane są pakiety pracy. Etapy procesu obiegu dokumentów mogą być definiowane w ramach procesu pracy, aby obsługiwać każdą część procesu kredytowego, taką jak raporty kredytowe i wyceny
Działania, które powinny być zrealizowane w ramach elektronicznego obiegu dokumentów
Rozważy, jakie działania należy podjąć w odniesieniu do zawartości etapu procesu obiegu dokumentów. Na przykład, pracownik udzielający kredytu hipotecznego może przyjąć wniosek lub odrzucić go jako niekompletny. Lista działań definiuje działania, które użytkownik może wykonać w panelu roboczym. Lista akcji może opisywać następujące czynności:
- Opcje zdefiniowane przez klienta.
- Opcje do wyboru, które są dostępne dla użytkownika
W zależności od tego, czy wniosek spełnia początkowe wymogi kredytowe, pracownik udzielający kredytu może wybrać jedną opcję kontynuowania wniosku w procesie obiegu dokumentów, lub inną opcję odrzucenia wniosku. Gdy użytkownik pracuje na panelu roboczym w menedżerze, dostępne są tylko te działania, które zostały wcześniej zdefiniowane w etapie procesu obiegu dokumentów.
Jak przebiega elektroniczny obieg dokumentów w elektronicznym obiegu dokumentów
- Zastanów się, jak chcesz, aby informacje przepływały przez Twój proces obiegu dokumentów?
- Na przykład, kiedy przeglądany jest wstępny wniosek o pożyczkę?
- Jakie dokumenty pomocnicze są potrzebne, aby przejść do następnego etapu procesu?
- Jakie kryteria decydują o tym, czy wniosek zostanie przyjęty czy odrzucony?
Ten elektroniczny obieg dokumentów jest podstawą Twojego procesu pracy, który określa sposób, w jaki użytkownicy wykonują swoją pracę. Proces pracy składa się z punktów decyzyjnych, punktów zbiorczych oraz ścieżek, które kierują pracą podczas jej wykonywania.
- Skąd pochodzą informacje wejściowe?
Twój proces pracy musi się w pewnym momencie rozpocząć. W firmie udzielającej kredytów hipotecznych, wniosek kredytowy złożony przez wnioskodawcę jest dokumentem, który rozpoczyna proces pracy. Rozpoczyna elektroniczny obiegu dokumentów.
Punkty decyzyjne określają ścieżkę pracy w oparciu o określony przez Ciebie zestaw wartości. Przykładowo, wniosek kredytowy może zostać odrzucony, jeśli pensja wnioskodawcy jest za niska. Punkty windykacyjne zarządzają pakietami pracy, które muszą czekać na dodatkowe dokumenty, wykonanie kolejnej czynności lub wystąpienie zdarzeń biznesowych. Na przykład, wniosek kredytowy nie może zostać zatwierdzony lub odrzucony do czasu otrzymania i przetworzenia raportu kredytowego.
Jeden z punktów decyzyjnych kredytu hipotecznego może przenieść wniosek do punktu windykacyjnego w celu oczekiwania na raporty kredytowe i oceny. Możesz przypisać punktom windykacyjnym wytyczne czasowe, aby czekały na dokumenty i kontynuowały je po ich otrzymaniu lub sygnalizować, że dokument nie został odebrany. Na przykład, jeżeli raport kredytowy jest ważny przez pewien okres czasu, dział windykacji może odczekać ten okres czasu na inne dokumenty pomocnicze, takie jak wycena nieruchomości, po otrzymaniu raportu kredytowego.
Pakiety pracy w ramach procesu mogą być kontynuowane wzdłuż równoległych ścieżek do kilku punktów jednocześnie. W ten sposób dokumenty, które docierają w różnym czasie, nie mają wpływu na inne części ścieżki. Po otrzymaniu wszystkich dokumentów, dokument może być kontynuowany na ścieżce do punktu końcowego, na przykład zatwierdzenia kredytu.
Elektroniczny obieg dokumentów, wszystko pasuje do siebie
Po przeanalizowaniu informacji, które chcesz przetworzyć, określeniu działań, które chcesz wykonać i ustaleniu sposobu przepływu informacji w procesie obiegu dokumentów, jesteś gotowy do stworzenia diagramu elektronicznego obiegu dokumentów, który jest graficzną reprezentacją Twojego procesu pracy. Diagram elektronicznego obiegu dokumentów pokazuje, w jaki sposób praca przechodzi przez różne czynności w procesie, zwracając uwagę na zadania, które określona czynność obejmuje. Opisuje on proces obiegu dokumentów, główne elementy i kluczowe punkty pomiarowe procesu pracy.
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów - EOD jest wszechstronnym, łatwym w użyciu narzędziem graficznym, za pomocą którego można zdefiniować i zoptymalizować proces pracy grupy roboczej, działu lub firmy. Korzystając z ikon, użytkownik może skonstruować kompleksową, łatwą do zrozumienia graficzną reprezentację elektronicznego obieg dokumentów, procesu pracy.
Zanim użyjesz elektroniczny obieg dokumentów do stworzenia procesu, musisz zdefiniować swoje zestawy uprawnień, listy dostępu, użytkowników, klasy indeksów i etapy procesu obiegu dokumentów. Możesz użyć elektroniczny obieg dokumentów do tworzenia list akcji i procesów pracy. Musisz zalogować się i sprawdzić wszelkie nowe lub zaktualizowane listy akcji i procesy robocze, zanim aplikacja dedykowana będzie mogła ich używać. Nowe lub zaktualizowane dane stają się wtedy częścią bazy danych aplikacji webowej. Po sprawdzeniu listy czynności lub procesu roboczego nowe lub zaktualizowane dane z nią związane są na stałe przechowywane w aplikacji. Podczas sprawdzania listy czynności lub procesu roboczego elektroniczny obieg dokumentów działa cały czas na serwerze.
Uwaga: Jeśli zmodyfikujesz istniejący proces, dokonane zmiany będą miały wpływ tylko na nowe pakiety pracy uruchomione w procesie. Zmiany te nie będą miały wpływu na pakiety pracy już uruchomione w tym procesie. Podobnie, wszelkie zmiany dokonane na liście akcji mają wpływ tylko na nowe pakiety pracy lub nowe elementy w powiązanych etapach procesu obiegu dokumentów.
