Elektroniczny obieg dokumentów
Możesz użyć etap procesu obiegu dokumentów do zbierania informacji z różnych źródeł przed przekazaniem dokumentu w procesie. Etapy procesu elektronicznego obiegu dokumentów przechowują i zarządzają dokumentami, które nie mogą być całkowicie przetworzone do momentu otrzymania dodatkowych informacji. Etap procesu elektronicznego obiegu dokumentów nie wykonuje żadnych działań, aktywności. Reprezentuje on jedynie fakt, że dokument czeka na wystąpienie jednego lub więcej zdarzeń. Dokument może czekać na pojedyncze zdarzenie, dwa, trzy lub nawet więcej zdarzeń różnego typu. Etap procesu czeka na wystąpienie zdarzeń. Trzy najczęstsze typy zdarzeń są oparte na poniższych przykładach:
- Typ – etap procesu przebiegu dokumentu oczekuje na pojawienie się dokumentów lub folderów określonej klasy indeksu lub klas, które mają zostać dodane do określonego dokumentu folderu.
- Proces – etap procesu przebiegu dokumentu oczekuje na przetworzenie w poprzednim kroku etapie procesu obiegu dokumentów.
- Czas – etap procesu przebiegu dokumentu oczekuje na określoną liczbę dni. W niektórych procesach pracy, zanim któryś z nich będzie mógł zostać przetworzony, może pojawić się konieczność dostarczenia kilku różnych typów dokumentów. Dokumenty, na które czeka etap, zawierają listę zdarzeń. Na przykład, we wniosku kredytowym może być wymagana ocena kredytowa dodana do niego, zanim będzie można wykonać jakąkolwiek formalną pracę nad wnioskiem kredytowym. Sposób reprezentowania faktu, że kilka dokumentów musi być razem, zanim któryś z nich będzie mógł zostać rozpatrzony, nazywany jest punktem etapu procesu.
Następnie, po wystąpieniu określonego przez Ciebie zdarzenia, dokument jest wysyłany według zaprojektowanego obiegu dokumentów, stworzonej przez Ciebie ścieżki przetwarzania. Jeśli określone zdarzenie nie wystąpiło w określonym czasie, dokument jest przetwarzany według innej ścieżki, którą również skonfigurowałeś. Ta alternatywna ścieżka obiegu dokumentów jest określana jako ścieżka wyjątkowa. Kryteria wysyłania dokumentu według ścieżki alternatywnej opierają się na liczbie dni określonych dla danego dokumentu, które mają odczekać, zanim będzie on kontynuowany w procesie elektronicznego obiegu dokumentów.
Etapy procesu elektronicznego obiegu dokumentów
Etapy elektronicznego obiegu dokumentów istnieją w ramach procesów. Proces, w ramach elektronicznego obiegu dokumentów, to zbiór przebiegów, etapów, które są zorganizowane w określony sposób i przez które dokumenty przemieszczają się od początku do końca.
Przykład jest prosty, aby zachować dość jasne znaczenie diagramu. Dokument, który wchodzi w ten proces, najpierw trafia do etapu procesu obiegu dokumentów. Kiedy opuszcza etap, kontynuuje do etapu procesu obiegu dokumentów. W końcu, gdy dokument opuszcza etap procesu obiegu dokumentów, kończy proces.
Etap elektronicznego procesu obiegu dokumentów
Etap jest częścią procesu, w którym można wysyłać dokumenty.
- Ale, co to jest etap procesu obiegu dokumentów, dlaczego chciałbyś wysyłać do niego dokumenty?
- Kiedy dokument opuszcza etap procesu elektronicznego obiegu dokumentów, gdy już tam jest?
Etap elektronicznego procesu obiegu dokumentów to miejsce w procesie, w którym dokumenty czekają, aż wystąpi jedno lub więcej zdarzeń. Wysyłając dokument do etapu procesu obiegu dokumentów, powstrzymujesz go przed kontynuowaniem procesu, aż do wystąpienia pewnego zestawu niezbędnych zdarzeń. Po wystąpieniu wszystkich zdarzeń w zestawie, dokument automatycznie opuszcza etap i przechodzi do następnego etapu procesu. Zestaw zdarzeń jest określany jako lista zdarzeń.
Terminologia procesu elektronicznego obiegu dokumentów
Poniżej znajduje się kilka terminów, które są używane podczas omawiania etapów elektronicznego obiegu dokumentów. Terminy te mogą być dość mylące. Ważne jest, aby zwrócić uwagę na to, jak odnoszą się one do siebie.
- Dopasowanie zdarzenia. Znalezienie zdarzenia w etapie, który ma ten sam dokument, typ zdarzenia i kryterium dopasowania jak zdarzenie używane do porównania.
- Zadowolenie ze zdarzenia. Usunięcie dopasowanego zdarzenia z nierozstrzygniętych zdarzeń w etapie. Jest to zawsze robione, gdy zdarzenie jest dopasowane.
Wydanie dokumentu w etapie procesu obiegu dokumentów
Usuwanie dokumentu z etapu procesu obiegu dokumentów, gdy wszystkie zdarzenia z listy zdarzeń zostały spełnione. Dokument przechodzi na proces określony jako proces zakończenia dla tej listy zdarzeń.
Aktywacja dokumentu w etapie elektronicznego procesu obiegu dokumentów
Tworzenie zaległych zdarzeń dla dokumentu w etapie, gdy próba dopasowania zdarzenia zakończyła się niepowodzeniem.
Zdarzenia i rodzaje zdarzeń
W czasie tego wprowadzenia do procesu elektronicznego procesu obiegu dokumentów wspominano o wydarzeniach, więc dobrym pomysłem może być wyjaśnienie, czym one są.
Wydarzenie w procesie elektronicznego procesu obiegu dokumentów składa się z rodzaju wydarzenia i kryterium dopasowania. Typy zdarzeń są właściwie dwucyfrowymi liczbami, ale zazwyczaj są one określane słowami, które opisują, na jakie zdarzenia tego typu mają czekać. Ważnymi typami zdarzeń są: trasa, pozycja, klient zdefiniowany i dni.
Przebieg procesu elektronicznego procesu obiegu dokumentów
Zdarzenie dotyczące przebiegu procesu elektronicznego procesu obiegu dokumentów wskazuje, że dokument oczekuje na przykład na wejście do etapu procesu obiegu dokumentów z określonego etapu procesu obiegu dokumentów. Na liście zdarzeń etapu procesu obiegu dokumentów w kreatorze przepływu nie ma żadnej trasy. Zamiast tego, nazwa etapu procesu obiegu dokumentów jest wyświetlana jako wybór na liście zdarzeń reprezentujący proces.
Pozycja procesu elektronicznego obiegu dokumentów
Zdarzenie dotyczące elementu wskazuje, że dokument folderu czeka w punkcie zbioru na elementy określonej klasy indeksu, które mają zostać do niego dodane. Alternatywnie można określić zmienną dokumentu w miejsce wartości klasy indeksowej. Rzeczywista wartość zmiennej jest oceniana w momencie aktywacji etapu, co pozwala na elastyczność działania do definicji etapu. Wraz ze specyfikacją elementu możesz określić, ile razy ma nastąpić zdarzenie elementu. Można określić ilość elementów z wartością liczbową lub ze zmienną dokumentu. Rzeczywista wartość zmiennej jest obliczana w czasie, kiedy jest uruchomiony etap, co umożliwia elastyczność przebiegu procesu obiegu dokumentów.
Zdefiniowane przez klienta
Zdarzenie zdefiniowane przez klienta może być takie, jakie chce tego administrator aplikacji elektroniczny obieg dokumentów. Przetwarzanie dla typów zdarzeń zdefiniowanych przez klienta jest bardzo podobne do przetwarzania typu zdarzenia elementu. Przepływ logiczny jest identyczny. Typy zdarzeń definiowane przez klienta wykorzystują interfejs programowania aplikacji dedykowanej. W aplikacji elektroniczny obieg dokumentów można dodać do procesu zdarzenie zdefiniowane przez klienta za pomocą zdarzeń zdefiniowanych przez użytkownika.
Dni procsu workflow
Zdarzenie dniowe wskazuje, że etap czeka, aż dokument będzie w etapie przez określoną liczbę dni. Dla typu zdarzenia dni, kod sprawdza, czy może on spełnić wymagania dotyczące kontroli czasu, który upłynął. Jeśli tak, to instancja dokumentu zostaje zwolniona i rozpoczyna się droga wyjątku.
Trasy procesu workflow
Dokument, który wchodzi do procesu, trafia do etapu procesu obiegu dokumentów. Jest to pierwszy krok w procesie. W drugim etapie procesu, dokument przechodzi do etapu procesu obiegu dokumentów. Trzecim i ostatnim krokiem w procesie aplikacji workflow jest opuszczenie procesu przez dokument.
W zarządzaniu pracą kroki są zawsze zapisywane sekwencyjnie w grupach. Trasa składa się z jednego lub więcej kroków. Kiedy dokument wchodzi w proces, w rzeczywistości wchodzi on w pierwszą ścieżkę tego procesu. W miarę jak dokument przechodzi przez trasę, każdy krok na trasie jest wykonywany przy użyciu tego dokumentu, aż do osiągnięcia końca trasy. Jednym ze sposobów, w jaki trasa może się zakończyć, jest krok, który wysyła dokument do kolejnego etapu.
Schemat procesu na rysunku 4 przedstawia prawdziwą strukturę procesu. W tym przykładzie, w rzeczywistości potrzebne są dwie trasy, ponieważ etap zawsze kończy trasę. Przykład pokazany na Rysunku 5 na stronie 17 ponownie pokazuje diagram procesu, tym razem po którym następują rzeczywiste obiekty procesu (trasy, etap i w tym przypadku etap procesu obiegu dokumentów), które składają się na proces.
Instancje pakietów dokumentów
Prosty schemat procesu obiegu dokumentów elektronicznych, który był dotychczas stosowany, obejmuje dokument poruszający się w sposób liniowy od początku do końca trasy. Omówmy proces, który zawiera trasę równoległą z koordynacją etapów. Dokument wchodzący w ten proces natychmiast się rozdziela, kontynuując dwa etapy procesu obiegu dokumentów w tym samym czasie. Wskazówka do dokumentu przemieszcza się przez aplikację elektroniczny obieg dokumentów. Takie wskaźniki zawierają nazwy etapów, które reprezentują. Jeżeli potrzebna jest informacja o dokumencie, aplikacja workflow używa wskaźnika do określenia, które informacje o dokumencie należy zbadać. Wskaźniki te są nazywane instancjami dokumentu. Dokument może mieć do wiele instancji, co oznacza, że podczas procesu dokument może znajdować się w maksymalnie dużej liczbie różnych miejscach w tym samym czasie.
Jednym z typów zdarzeń etapu procesu obiegu dokumentów jest typ zdarzenia trasy, który wskazuje, że etap oczekuje na wejście z trasy do etapu procesu obiegu dokumentów. Dokument dzieli się na dwie instancje, ale jest ponownie łączony w etapie, tak że tylko jedna instancja opuszcza etap. Aby to zrobić, etap musi być w stanie czekać na poszczególne instancje dokumentu. Gdy wszystkie instancje dotrą do etapu procesu obiegu dokumentów, dokument przechodzi do następnego kroku w procesie.
Druga instancja dokumentu jest tworzona. Użycie funkcji jest jedynym sposobem na utworzenie dodatkowych instancji dokumentu. Ponieważ nowa instancja musi rozpocząć się na innej drodze, etap procesu musi być w stanie zidentyfikować różne instancje, patrząc na drogę, z której każda z nich pochodzi. Kreator dokumentów generuje dla Ciebie odpowiednie polecenie. Etap czeka na przybycie instancji dokumentu z obu ścieżek. Gdy oba zdarzenia są spełnione, etap zwalnia dokument (w rzeczywistości, pojedynczą instancję dokumentu) do ścieżki, co kończy proces po wysłaniu dokumentu do etapu dla niektórych końcowych prac.
Listy zdarzeń
Zbiór zdarzeń w etapie jest nazywany listą zdarzeń. Lista zdarzeń zawiera jedno lub więcej zdarzeń, z których wszystkie muszą być spełnione, aby dokument został wydany z etapu procesu obiegu dokumentów.
Etap może mieć wiele list zdarzeń. Możliwe jest nieposiadanie list zdarzeń w etapie, ponieważ istnieje specjalny warunek wyjątku, który zawsze pozwala dokumentowi pracy opuścić etap. Warunkiem wyjątkowym jest liczba dni, w których dokument czeka w etapie. Jeżeli dokument nie opuścił jeszcze etapu procesu obiegu dokumentów po upływie tej liczby dni, to dokument opuszcza etap i idzie na trasę określoną jako trasa wyjątkowa dla tego etapu procesu obiegu dokumentów elektronicznych.
Logicznie rzecz biorąc, pomyślcie o ocenie etapów aplikacji workflow w ten sposób. W ramach listy zdarzeń, wszystkie zdarzenia muszą być spełnione. Przy podejmowaniu decyzji o tym, które ze zdarzeń jest spełnione, każde z nich jest oceniane w kolejności, aż do momentu, gdy jedno zostanie uznane za spełnione. Kolejność ta zależy od kolejności, w jakiej połączenia zostały określone za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów. Ostatnie zaprojektowane połączenie jest oceniane jako pierwsze. Dokument jest zwalniany z etapu procesu w aplikacji dedykowanej workflow, gdy tylko wystąpią wszystkie zdarzenia z jednej listy zdarzeń. Listy zdarzeń w danym etapie nie są powiązane ze sobą.
