Błędy w procesie wyboru systemu IT, których powinieneś unikać

Bez względu na rodzaj systemu IT, kupcy mają tendencję do popełniania tych samych błędów przy zakupie oprogramowania. Błędy te mogą prowadzić do przekroczenia budżetu w początkowej fazie realizacji, wyższego niż planowano całkowitego kosztu posiadania oraz do ogólnego braku osiągnięcia oczekiwanej wartości biznesowej i zwrotu z inwestycji.

Możesz uniknąć tych bólów głowy, jeśli będziesz unikał następujących błędów w procesie wyboru systemu IT.

W procesie wyboru systemu IT unikaj błędnych oczekiwań

Zazwyczaj jest pięć zagadnień, które kierownictwo firmy zawsze chce wiedzieć z góry w projekcie, zanim rozpocznie się proces wyboru systemu:

• Typ oprogramowania, które najlepiej odpowiada potrzebom firmy.
• Wstępna analiza luk w firmie w porównaniu z dostępnymi systemami IT.
• Wstępny całkowity koszt posiadania oprogramowania dla całego projektu.
• Harmonogram zakończenia procesu wdrożenia aplikacji.
• Zasoby - zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne - niezbędne do realizacji i wsparcia projektu.

Zarząd firmy będzie chciał uzyskać odpowiedzi na wiele pytań przed udzieleniem zgody na złożenie zamówienia. Upewnij się tylko, że Twoje odpowiedzi nie budzą nieuzasadnionych oczekiwań co do projektu wdrożenia systemu IT.

W procesie wyboru systemu IT nie licz na to, że IT zrobi wszystko

• To nie jest tylko projekt informatyczny: Wielkoskalowe systemy zmienią sposób prowadzenia biznesu przez Twoją firmę. Zbierz więc silny zespół projektowy złożony z wszystkich działów, które będą korzystać z systemu.
• Upewnij się, że masz sponsora wykonawczego, który będzie wspierał projekt od początku do końca. Będziesz potrzebował kierownika projektu IT, który będzie w stanie koordynować i wspierać projekt.
• Nie polegaj na kierowniku projektu dostawcy systemu IT w zakresie zarządzania procesem. W przypadku dużych projektów systemowych jest to praca na pełen etat; jeśli nie masz zasobów, poszukaj zewnętrznej ekspertyzy.

W procesie wyboru systemu IT unikaj braku opracowanych szczegółowych wymagań biznesowych

• Musisz opracować dokument zawierający wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, uzyskać zgodę użytkowników i przekształcić go w dokument projektowy.
• Na przykład system zarządzania zleceniami może mieć setki unikalnych wymagań. Należy przeprowadzić wywiad z każdym z obszarów funkcjonalnych, które są udziałowcami nowego systemu IT. Nie należy odtwarzać wymagań funkcjonalne i niefunkcjonalne z istniejących systemów IT.
• Dokumentuj interfejsy oprogramowania z innymi niezbędnymi systemami, w tym dane i częstotliwość, z jaką dane są przekazywane. Dokonaj przeglądu wymagań w wybranej grupie, aby upewnić się, że są one zgodne z kierunkiem strategicznym firmy.
• Powiedz dostawcom systemów IT jak najwięcej o swojej firmie, aby zrozumieli Twoją działalność. Uwzględnij tło - cele korporacyjne i cele projektu; ramy czasowe realizacji każdego etapu projektu, w tym terminy odpowiedzi dostawców na RFP; wolumeny transakcji i liczby użytkowników; wskazówki, jak reagować na RFP, itp.

W procesie wyboru systemu IT unikaj ograniczonej liczby dostawców

• Zbyt często firmy robią kilka szybkich prezentacji, a następnie myślą, że mają najlepszą listę dostawców oprogramowania dedykowanego. Zachowaj jak najwięcej otwartych możliwości wyboru dedykowanego dostawcy przedwcześnie.
• Początkowo, chcesz rozważyć wszystkich dostawców, które oferują aplikacje, których szukasz, a następnie, w sposób analityczny, opracuj krótką listę trzech lub czterech dostawców systemów informatycznych do przeglądu zakresu funkcjonalności i usług, aby negocjować warunki dostawy.
• Żaden sprzedawca nie jest idealnym rozwiązaniem dla wszystkich firm. Dąż do osiągnięcia co najmniej 80% zgodności z krytycznymi funkcjami aplikacji.

W procesie wyboru systemu IT unikaj braku konkurencyjnej procedury przetargowej

• Przeprowadzenie procedury przetargowej z udziałem wielu oferentów. Otrzymasz nie tylko najlepszą cenę, ale również kreatywne analizy i propozycje dostawców mogą dać systemom wgląd w Twoją firmę, którego inaczej nie uzyskałbyś.
• Sprzedawcy są niewykorzystanymi zasobami - ich pytania mogą sprawić, że będziesz inaczej myśleć o swojej działalności. Zachowaj dwóch finalistów do samego końca. Zbyt często firmy faworyzują preferowanego dostawcę, Twój personel może faktycznie skrócić konkurencyjny proces przetargowy.

W procesie wyboru systemu IT unikaj prymatu technologii nad funkcjonalnością

• Zrównoważenie decyzji technicznych z wszystkimi czynnikami. Technologia platform i systemów jest ważna. Ale ile funkcjonalności rezygnujesz z wyboru najbardziej zaawansowanej technologii?
• Podejmowanie decyzji o wyborze technologii przede wszystkim bez wystarczającej funkcjonalności może być kosztownym błędem: trzeba znaleźć właściwą równowagę. Upewnij się, że będziesz w stanie zintegrować się z innymi aplikacjami biznesowymi.

W procesie wyboru systemu IT unikaj zbyt wielu modyfikacji vs. dostosowania do nowej aplikacji

• Firmy często starają się, aby nowy system wyglądał jak ich obecny. Należy minimalizować modyfikacje w trakcie całego procesu, przynajmniej na początku. Modyfikacje zwiększają ryzyko i koszty oraz wydłużają ramy czasowe lub sprawiają, że system jest niedostarczalny. Handlowcy co roku przerywają wdrożenia, ponieważ nie doceniają skutków niezbędnych modyfikacji.
• W demach i dyskusjach na temat oprogramowania, oceniaj alternatywne procesy dostawcy, a nie decyduj się na ich modyfikację. Wyzwanie modyfikacje uznane za "konieczne" po zapoznaniu się z procesami alternatywnymi. Rozważ zmianę procesów biznesowych lub korzystanie z systemu "tak jak jest" przez sześć miesięcy przed dokonaniem pewnych modyfikacji.

W procesie wyboru systemu IT unikaj polegania na demach

• Handlowcy często wybierają zaawansowane systemy zarządzania zamówieniami, CRM, systemy zarządzania magazynem, opierając się na kilkugodzinnym demo sprzedawcy. To nie ma sensu: Są to złożone systemy z setkami funkcji - trzeba zaplanować od jednego do dwóch dni, aby wszystko zobaczyć.
• Skryptowe dema muszą zawierać kluczowe funkcje związane z Twoją firmą. Z odpowiedzi RFP, co trzeba przedstawić na demo?
• Przygotuj szczegółowe przykłady z danymi i wyślij je wcześniej do dostawcy. Upewnij się, że główni interesariusze są zaangażowani we wszystkie dema i że każdy obszar funkcjonalny w nich uczestniczy. Opracuj proces robienia notatek i rejestrowania punktów kontrolnych.

W procesie wyboru systemu IT unikaj ograniczonej analizie due diligence dostawcy

• Aby podjąć najlepszą decyzję, odwiedź strony internetowe klientów o podobnych profilach i procesach biznesowych, korzystając z wersji oprogramowania, które kupujesz. Nie uwierzyłbyś, ile firm nigdy nie zobaczy produktu "na żywo" w podobnej firmie przed jego podpisaniem.
• Wykonuj skryptowe kontrole referencji klientów, zadając te same pytania jak największej liczbie klientów sprzedawców. Zadawanie tych samych pytań pozwoli wielu osobom w Twojej firmie uczestniczyć i porównywać odpowiedzi.
• Zapytaj o pełną listę klientów, a nie tylko o najlepsze referencje. Porozmawiaj z nowymi klientami, którzy dopiero co weszli na rynek, jak również z tymi, którzy przeszli istotną aktualizację wersji.

W procesie wyboru systemu IT unikaj podpisania umowy przedwcześnie

• Unikaj nacisków sprzedawców, aby zamknąć umowę z ofertami takimi jak "Dam ci 20% zniżki, jeśli podpiszesz do końca miesiąca". Nie spiesz się z procesem i nie pozwól, aby sprzedawca zignorował proces, stosując taktykę sprzedaży zaprojektowaną w celu zakończenia procesu składania konkurencyjnych ofert.
• Weryfikacja umowy powinna opierać się na analizie od zespołu projektowego i sponsorów. Unikaj podpisania listu intencyjnego lub umowy licencyjnej bez wyszczególnienia wszystkich większych modyfikacji, usług i planu wdrożenia - wpłaty nie podlegają zwrotowi.

W procesie wyboru systemu IT unikaj braku uczciwych i symetrycznych umów

• Potrzebujesz dobrej umowy wdrożenia systemu IT w przypadku sporów, arbitrażu lub rozpraw sądowych. Większość umów jest oczywiście stronnicza wobec sprzedawcy.
• Istnieją dwa główne aspekty umów, które zasługują na Twoją uwagę. Po pierwsze, uzasadnienie biznesowe, w tym szczegółowe modyfikacje, konwersja, usługi, sprzęt i oprogramowanie, zapłacić za postępy, plany wdrożenia. Wiele z tych punktów nigdy nie są uwzględnione w umowach, chyba że żądasz od sprzedawcy zmiany umowy, aby to zrobić.
• Następnie są warunki prawne: Zatrudnij prawnika od własności intelektualnej przeglądu języka i warunków, i dodaj uzgodnione do języka dla przypadków biznesowych. Handlowcy zazwyczaj nie robią wystarczająco dużo w tym obszarze.
• Kupujący często korzystają z prawników, którzy nie mają odpowiedniej wiedzy.
• Włącz wszystkie kluczowe funkcje i obietnice złożone w umowie. Nic, co zostało uzgodnione ustnie, nie jest możliwe do wyegzekwowania, jeśli nie znajduje się w umowie. Decyzję o ważności pozostawia się do interpretacji sędziemu, ławie przysięgłych lub arbitrowi, jeśli nie można jej pogodzić ze sprzedawcą.

W procesie wyboru systemu IT unikaj niedoszacowania ram czasowych wdrożenia

• Żądaj ukończenia szczegółowego planowania projektu i realizacji części umowy. Ale nie wymuszaj realizacji, jeśli nie jest realistyczne skrócenie terminów.
• Zaplanuj dodatkowy czas, gdy niektóre aspekty planu trwają dłużej niż oczekiwano. Większość firm nie planuje wystarczająco dużo czasu na konwersję plików, planowanie integracji, modyfikacje, programowanie i testowanie.
• Zrób z cotygodniowych spotkań projektowych część swojej cotygodniowej rutyny. W ciągu 30 dni od uruchomienia, przejdź do codziennych rozmów i spotkań.

Proces wyboru systemu IT

Zakup systemu IT to ogromna inwestycja, a wiele może się nie udać podczas tego procesu. Ale jeśli jesteś zdyscyplinowany i świadomy tych pułapek i jesteś w stanie ich uniknąć. Wtedy szanse na sukces będą znacznie większe.