Proces akceptacji w aplikacji dedykowanej

Proces akceptacji w aplikacji dedykowanej w każdej firmie może być inny. Praca często wymaga formalnego zatwierdzenia przed jej rozpoczęciem. Budżety, projekty kreatywne, kampanie marketingowe, faktury kosztowe i procesy biznesowe, procesy pracy przechodzą przez serię zatwierdzeń, zanim zostaną uznane za gotowe do rozpoczęcia lub ukończone. Wiele firm tworzy dedykowane procesy obiegu dokumentów lub przepływy pracy, które określają, w jaki sposób praca powinna być zatwierdzana (lub odrzucana) za każdym razem, aby zaoszczędzić czas i zapewnić standaryzację procedur.

W tym artykule przedstawimy proces akceptacji w aplikacji dedykowanej. Informacje, co należy wiedzieć o procesach zatwierdzania i przepływach pracy:

• Czym jest proces akceptacji w aplikacji dedykowanej?
• Jaką logikę należy zastosować w procesie akceptacji w aplikacji dedykowanej?
• Jakie elementy należy uwzględnić w procesie akceptacji w aplikacji dedykowanej?

Następnie omówimy rozwój zautomatyzowanych procesów zatwierdzania i doradzimy, czego należy szukać w aplikacjach dedykowanych, które wspiera budowanie takich procesów akceptacji w aplikacji dedykowanej. Na koniec pokażemy, jak stworzyć proces akceptacji w aplikacji dedykowanej dla różnych potrzeb branżowych, w tym:

• Proces akceptacji budżetu.
• Proces obiegu faktur kosztowych.
• Proces akceptacji zamówienia zakupu.
• Proces tworzenia treści w bazie wiedzy.
• Proces wdrożenia transformacji cyfrowej.
• Procesie akceptacji przyjmowania do pracy.

W artykule proces akceptacji w aplikacji dedykowanej dowiesz się również:

• Jak utworzyć proces akceptacji w aplikacji.
• Jak zaprojektować proces akceptacji w aplikacji.
• Co to jest proces akceptacji w aplikacji dedykowanej?
• Elementy procesu akceptacji w aplikacji dedykowanej.
• Jak zbudować wydajne, zautomatyzowane procesy akceptacji w aplikacji workflow?
• Jak stworzyć aplikację dedykowaną wspomagającą tworzenie procesów zatwierdzania?

Co to jest proces akceptacji w aplikacji dedykowanej?

Proces akceptacji w aplikacji dedykowanej to metoda, którą firma wykorzystuje do zatwierdzania wszystkiego, od dokumentów, faktur, budżetów i zamówień zakupu, po nowy proces, który firma chce wprowadzić. Wdrożenie procesu akceptacji w aplikacji dedykowanej może ustandaryzować wewnętrzne procesy biznesowe firmy, a także zaoszczędzić czas dzięki stworzeniu niezawodnego, powtarzalnego systemu IT. Procesy akceptacji w aplikacji dedykowanej są rodzajem workflow, inaczej przepływu pracy, czyli dowolnej sekwencji pracy od zainicjowania do zakończenia, którą można utworzyć w celu zapewnienia, że praca jest akceptowana w ten sam sposób za każdym razem.

Tworzenie procesu akceptacji w aplikacji może po prostu oznaczać zdefiniowanie procedur, które będą stosowane do zatwierdzania pracy. Możesz zdecydować się na stworzenie ręcznego procesu akceptacji w aplikacji, w którym pracownicy wykonują określone kroki i mają ręczny zapis ukończenia lub nie mają go wcale. Ręczne procesy akceptacji w aplikacji mogą być niezwykle żmudne i czasochłonne, co może prowadzić do opóźnień w dostawie towarów, braku płatności, złego zarządzania dokumentami i niejednolitego procesu akceptacji. Dodatkowo, procesy ręczne są zwykle mniej przejrzyste, więc niektórzy pracownicy mogą nie być świadomi tych procesów, a tym samym mniej przestrzegać przepisów.

W związku z tym wiele firm przeszło na zautomatyzowane procesy akceptacji w aplikacji dedykowanej i przepływów pracy. Firmy mogą wykorzystać aplikacje dedykowane do stworzenia dostosowanego procesu akceptacji w aplikacji dedykowanej, który następnie prowadzi użytkowników przez ten proces, aby zapewnić, że praca jest wykonywana i zatwierdzana w ten sam sposób za każdym razem. Główne korzyści płynące ze zautomatyzowanych procesów akceptacji w aplikacji dedykowanej to oszczędność czasu, maksymalizacja wydajności i standaryzacja procesów biznesowych.

Dodatkowo, zautomatyzowane procesy akceptacji w aplikacji dedykowanej poprawiają przejrzystość i zgodność w firmie, ponieważ każdy jest zmuszony do wykonania pracy zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi kryteriami. Usprawniają one również podejmowanie decyzji, np. czy przyjąć projekt, czy nie, ponieważ zdefiniowany proces pomoże lepiej określić koszty i korzyści każdej propozycji. Jednak niektórzy pracownicy zmagają się z brakiem elastyczności, jaki może wnieść do procesów twardo zakodowana automatyzacja.

Elementy procesu akceptacji w aplikacji dedykowanej

Chociaż każdy proces akceptacji w aplikacji dedykowanej będzie się różnił w zależności od jego celu lub specyficznych wymagań firmy, istnieją pewne ogólne zadania, które prawdopodobnie uwzględnisz podczas projektowania własnego procesu. Należą do nich:

• Tworzenie: Proces akceptacji w aplikacji dedykowanej zazwyczaj rozpoczyna się od złożenia czegoś przez kogoś (dokumentu, faktury, zamówienia zakupu itp.). Będziesz musiał stworzyć portal składania, gdzie użytkownicy logują się, aby przesłać swoją pracę. Warto pomyśleć o włączeniu opcji potwierdzania złożenia dokumentów, aby osoby składające je miały zapis swojej aktywności. Logi aplikacji dedykowanej są dobrym źródłem gromadzenia informacji.
• Przydziel użytkowników akceptujących: Proces akceptacji w aplikacji dedykowanej opiera się na zatwierdzeniu pracy przez kogoś innego (nie przez osobę przesyłającą), więc musisz określić użytkownika lub użytkowników, którzy mają wykonać ostatecznie zdanie. Jeśli Twój proces ma wiele poziomów akceptacji, zdefiniuj, kto będzie zatwierdzał poszczególne elementy pracy na każdym poziomie.
• Ustaw poziomy uprawnień: Zdefiniuj poziom uprawnień, jakie powinien posiadać każdy użytkownik. Większość aplikacji dedykowanych posiada funkcje rozgraniczające pomiędzy uprawnieniami użytkownika, który tylko widzi, redaktora i administratora, dzięki czemu można kontrolować, kto edytuje, odrzuca lub zatwierdza zgłoszenia.
• Ustal terminy: Jak w każdym projekcie, ważne jest, aby ustalić terminy, aby utrzymać workflow, przepływ pracy w ruchu i zapobiec zaległościom w pracy.
• Automatyczne alerty i powiadomienia: Aplikacja dedykowana, która automatycznie wysyła alerty i powiadomienia o statusie zgłoszenia, może pomóc w przyspieszeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyczne alerty mogą być powiadomieniami o zatwierdzeniu lub odrzuceniu, żądaniami aktualizacji (gdzie zatwierdzający prosi, aby zgłaszający dokonał zmian w oryginalnym procesie akceptacji), lub prostą aktualizacją statusu ostrzegającą użytkowników, że praca przechodzi do następnego etapu procesu. Proces akceptacji może przejść przez wiele rund edycji zanim zostaną zatwierdzone, więc automatyczne alerty i powiadomienia mogą zapewnić, że elementy są wykonywane szybko i że każdy jest świadomy aktualnego statusu.
• Zapis / logi aplikacji: Posiadanie rejestracji każdego kroku w procesie akceptacji w aplikacji dedykowanej jest jedną z jego największych zalet dla zwiększenia przejrzystości i zapewnienia spójności. Jeśli planujesz korzystać ze zautomatyzowanego rozwiązania, zamów aplikację dedykowaną, która oferuje następujące możliwości:
• Wyświetlanie historii użytkowników: Zobacz, kto, w czym i kiedy dokonał zmian.
• Zablokuj rekord: To spowoduje, że rekord będzie nieedytowalny, tak aby żaden użytkownik nie mógł zmienić dziennika działań.
• Edytuj rekord: W niektórych przypadkach, możesz chcieć, aby rekord był edytowalny - na przykład, jeśli popełniłeś błąd lub potrzebujesz zachować pewne informacje prywatne od innych stron.

Warto zauważyć, że niektóre wdrożone aplikacje dedykowane oferują również dodatkowe funkcje, które mogą stworzyć bardziej spersonalizowaną obsługę, lub pomóc zmienić nieelastyczność, która może pochodzić z automatyzacji. Niektóre z tych funkcji obejmują:

• Szablony e-mail: Aplikacje dedykowane mają wbudowane szablony wiadomości e-mail dla powiadomień. Ta funkcjonalność dodaje spersonalizowany charakter, a także zapewnia przestrzeń dla lepszej komunikacji.
• Zapytania o edycję: Podobnie jak prośby o aktualizację, prośby o edycję informują zgłaszającego o tym, że jego proces został (tymczasowo) odrzucony i że wymaga zmian, zanim będzie mógł zostać zatwierdzony.
• Listy zadań: Pomocne może być wbudowanie przydziału zadań w proces akceptacji w aplikacji dedykowanej, pozwalając każdemu pracownikowi wyraźnie zobaczyć swoje obowiązki i informując managerów o alokacji zasobów.

Wiele z tych elementów jest obecnych w zaprojektowanym przez Ciebie procesie akceptacji w aplikacji dedykowanej, niezależnie od konkretnego projektu, typu lub firmy.

Proces akceptacji w aplikacji dedykowanej

Systemy IT wspierają tworzenie procesów akceptacji w aplikacji dedykowanej

Istnieje wiele systemów IT, które można wykorzystać do projektowania i budowania niestandardowych procesów akceptacji w aplikacji dedykowanej, workflow i przepływów pracy. Do najbardziej popularnych narzędzi należą SharePoint, oraz program pakietu Microsoft Office, Microsoft Flow. Niezależnie od tego, który system IT wybierzesz, szukaj aplikacji workflow, która obsługuje następujące funkcje. Zwróć uwagę, że niektóre z tych elementów mają inne nazwy w niektórych produktach, więc upewnij się, że rozumiesz użyteczność danej funkcji aplikacji. Innym rozwiązaniem jest wdrożenie aplikacji dedykowanej, która posiada odpowiednie funkcje:

• Tworzenie dyskretnych kroków: Proces akceptacji w aplikacji dedykowanej jest skuteczny tylko wtedy, gdy istnieją jasne, zdefiniowane i powtarzalne kroki. Wdrożenie systemu IT, który pozwala na pisanie kroków, które użytkownicy mogą łatwo śledzić i powtarzać nieskończoną ilość razy może być dobrym rozwiązaniem.
• Szablony i wbudowane procesy workflow, przepływy pracy: Gotowe szablony są pomocne, jeśli będziesz tworzyć wiele procesów workflow, przepływów pracy dla różnych przypadków użycia. W ten sposób nie będziesz musiał za każdym razem zaczynać od zera, ani na siłę kodować żadnych parametrów.
• Dostosowywanie aplikacji: Chociaż wbudowane przepływy pracy mogą pomóc Ci w rozpoczęciu pracy, możesz chcieć zachować pewną elastyczność. Wybierz program z opcjami dostosowywania, abyś mógł dostosować swój proces; jeśli nie pasuje on do Twoich potrzeb, nie ma z niego żadnych korzyści.
• Możliwości edycji procesów: Kiedy już zbudujesz swój przepływ pracy i zaczniesz go używać, może się okazać, że będziesz musiał wprowadzić zmiany do procedur, które początkowo wprowadziłeś. Systemy IT, które pozwalają na edycję zaoszczędzą czas.
• Funkcje mobilne aplikacji: Systemy IT, które oferują funkcje mobilne, umożliwiają Twojemu zespołowi przesyłanie pracy, otrzymywanie powiadomień, składanie wniosków i proces akceptacji w aplikacji dedykowanej pracy z telefonu lub tabletu.
• Kolekcja podpisów użytkowników w procesie akceptacji: Jeśli zatwierdzasz poufne lub bardzo ważne dokumenty i informacje, możesz wymagać podpisu. Niektóre systemy IT oferują zbieranie podpisów, dzięki czemu można zweryfikować zatwierdzenia.
• Zbieranie informacji zwrotnych: Być może chcesz stworzyć obieg dokumentów, który nie zatwierdza pracy, lecz zbiera opinie. W takim przypadku szukaj programu z możliwością zbierania opinii. Może to być opcja szablonu w ramach większego systemu (jak np. SharePoint).
• Szablony powiadomień: Możesz również chcieć wysyłać powiadomienia w określony sposób, np. powiadomienie w aplikacji, e-mail lub powiadomienie push na innym urządzeniu. Jeśli chcesz kontrolować sposób, w jaki użytkownik otrzymuje powiadomienia, wybierz platformę z taką funkcją.

Jak zaprojektować proces akceptacji w aplikacji dedykowanej?

Aby stworzyć proces akceptacji w aplikacji dedykowanej, należy najpierw opracuj mapę wszystkich kroków. Możesz myśleć o procesach akceptacji jako o serii ścieżek i pętli zwrotnych. Często użytkownik posiada tylko dwa możliwe punkty końcowe: odrzucenie lub zatwierdzenie zgłoszenia. Jednak istnieje wiele kroków i ścieżek, które występują przed osiągnięciem akceptacji.

Znaczenie wstępnego planowania nie może być niedocenione, ponieważ ta podstawowa logika stworzy strukturę, z której można zbudować rzeczywisty proces workflow, przepływ pracy akceptacji w aplikacji dedykowanej. Kiedy używamy tu terminu logika, mamy na myśli logikę teoretyczną, która będzie kierować strukturą projektowanych procesów akceptacji w aplikacji dedykowanej.

Istnieje kilka pytań, które mogą kierować Twoim projektem aplikacji:

• Jak powinny być składane wnioski o akceptację? Zdecyduj, w jaki sposób wnioskodawcy powinni przesyłać swoje prace, w tym kiedy, jak i gdzie (na przykład, formularz online lub portal), do kogo i co musi zawierać wniosek w swojej pierwotnej postaci.
• Jaką dokumenty użytkownik musi załączyć? Zdecyduj, czy dokumentacja uzupełniająca musi być częścią pierwotnego zgłoszenia, czy też redaktorzy i osoby zatwierdzające muszą przesłać dokumentację wraz z zatwierdzeniem lub odrzuceniem. Jeśli tak, upewnij się, że platforma oprogramowania może obsługiwać przechowywanie dokumentów.
• Ile jest kroków akceptacji i jakie one są? Decyzje podjęte w tym punkcie są podstawą procesu projektowania aplikacji dedykowanej. Na tym etapie tworzysz ścieżki od początkowego złożenia do ostatecznego zatwierdzenia lub odrzucenia. Dla każdego etapu zdefiniuj kryteria, które muszą być spełnione, aby zgłoszenie przeszło do następnego etapu.
• Kto zatwierdza każdy z etapów procesu akceptacji? Zidentyfikuj osoby zatwierdzające dla każdego etapu procesu akceptacji w aplikacji dedykowanej.
• Kto powinien edytować zgłoszenia i na których etapach? Jeśli Twój proces akceptacji wymaga edycji na określonych etapach, kto będzie edytował zgłoszenie (na przykład, może to być osoba, która je pierwotnie zgłosiła, wyznaczony redaktor lub osoba zatwierdzająca)? Podjęcie decyzji, kto jest odpowiedzialny za edycję może zmienić Twój proces akceptacji.
• Na podstawie jakich kryteriów zgłoszenia powinny być automatycznie zatwierdzane lub odrzucane? Mogą być przypadki, w których automatyczne zatwierdzenie lub odrzucenie jest dopuszczalne. Upewnij się, że zdefiniowałeś te parametry w swojej logice, abyś mógł zastosować je do programu podczas budowania procesu.
• Jakie akcje dzieją się, gdy wniosek jest zatwierdzony lub odrzucony? Twój proces akceptacji w aplikacji dedykowanej nie powinien istnieć w silosie, więc zastanów się, w jaki sposób jest on połączony z procesami wykonawczymi, gdy zgłoszenie zostanie zatwierdzone lub odrzucone. Rozważ powiązanie powiadomień, aby rozpocząć projekt lub rozpocząć następne zgłoszenie.

Jak stworzyć proces akceptacji w aplikacji dedykowanej?

Procesy akceptacji w aplikacji dedykowanej mogą przynieść korzyści firmom każdego typu i wielkości, we wszystkich branżach. Możesz stworzyć proces akceptacji w aplikacji dedykowanej dla każdego powtarzalnego procesu, który można podzielić na kroki, dyskretne kroki, aby formalnie zatwierdzić przesłany fragment pracy. Niektóre z najczęstszych typów procesów akceptacji w aplikacji dedykowanej obejmują:

• elektroniczny obieg faktur kosztowych,
• proces akceptacji w bazie wiedzy w aplikacji dedykowanej
• elektroniczny obieg zamówień zakupu,
• elektroniczny obieg budżetów, planów projektu,
• elektroniczny obieg aplikacji i przyjęć

Poniżej przedstawiamy istotne aspekty każdego z tych procesów akceptacji w aplikacji dedykowanej oraz sposób projektowania samego procesu. Podczas gdy konkretne kroki, które należy podjąć w celu zbudowania procesu akceptacji w aplikacji dedykowanej będą się różnić w zależności od systemu IT , w którym zostanie on zbudowany. Mapy logiczne pomogą Ci zdefiniować workflow, przepływ pracy, który najlepiej sprawdzi się w danej sytuacji i spełni Twoje specyficzne wymagania.

Jak stworzyć proces akceptacji w bazie wiedzy aplikacji dedykowanej zarządzania treściami i dokumentami ?

Proces akceptacji w bazie wiedzy treści jest wszechobecne we wszystkich branżach i typach firm. Równie dobrze działa baza wiedzy w firmie produkcyjnej jak i baza wiedzy w firmie usługowej. Obejmują one wszelkie zasoby elektroniczne, prace kreatywne, prace pisemne, takie jak artykuły lub kopie artykułów w mediach społecznościowych, a także wszelką inną dokumentację, która wymaga zatwierdzenia przed publikacją.

Aby stworzyć proces akceptacji w bazie wiedzy w aplikacji dedykowanej, wykonaj poniższe etapy:

• Osoba odpowiedzialna za bazę wiedzy przydziela zadania: Manager odpowiedzialny za wybrany obszar wiedzy tworzy harmonogram zadań i przypisuje konkretne pozycje pracy każdemu producentowi treści (w tym przykładzie ekspertowi wiedzy).
• Ekspert wiedzy otrzymuje powiadomienie e-mailem: Ustanów standardowy sposób powiadamiania autorów o ich zadaniach. Powiadomienia e-mailowe są łatwe w użyciu i zapewniają zapis przydzielonych zadań.
• Ekspert wiedzy przegląda zadania: Pisarz przegląda zadanie i, jeśli to konieczne, prosi redaktora o wyjaśnienia dotyczące zadań.
• Twórca wiedzy przesyła pierwszy projekt do eksperta wiedzy: Jest to początkowy krok tworzenia artykułu w bazie wiedzy, w którym twórca przesyła pierwszy szkic swojej pracy do oceny ekspertowi.
• Ekspert wiedzy przedstawia swoje uwagi: W większości procesów akceptacji w bazie wiedzy w aplikacji dedykowanej, będzie co najmniej jedna runda edycji. Tak więc, budować w kroku, w którym ekspert wiedzy dokonuje edycji i zwraca dokument bazy wiedzy do twórcy wiedzy, aby dokonać dodatkowych zmian, jeśli to konieczne.
• Twórca wiedzy przesyła ostateczny projekt: Po dokonaniu niezbędnych edycji, zwracają treść do eksperta wiedzy na drugi przegląd.
• Ekspert wiedzy zatwierdza lub odrzuca treść: Na tym etapie ekspert ma możliwość zatwierdzenia lub odrzucenia treści.
• Zatwierdź: Zawartość jest formalnie zatwierdzona.
• Odrzuć: Twórca wiedzy musi dokonać kolejnych edycji. Ten cykl może trwać do momentu, aż ekspert wiedzy będzie usatysfakcjonowany i treść zostanie oficjalnie zatwierdzona.
• Osoba odpowiedzialna za bazę wiedzy publikuje treść: Po zakończeniu wszystkich edycji, treść jest publikowana.

Jak stworzyć proces obiegu faktur kosztowych?

Proces obiegu faktur kosztowych to kolejne powszechne zastosowanie workflow. Można usprawnić standardowy proces akceptacji faktur kosztowych w aplikacji dedykowanej. Co miesiąc otrzymujesz faktury od dostawców, kontrahentów, a nawet pracowników ubiegających się o zwrot kosztów delegacji i wydatków. Stworzenie powtarzalnego, niezawodnego proces obiegu faktur kosztowych w aplikacji dedykowanej pomoże zapewnić, że wszyscy otrzymają prawidłową zapłatę na czas.

Aby utworzyć proces akceptacji faktur kosztowych w aplikacji dedykowanej, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

• Sprzedawca wysyła fakturę kosztową pocztą lub przesyła ją za pośrednictwem portalu internetowego do działu płatności: Sprzedawca przesyła swoją fakturę kosztową do właściwego działu lub pojedynczego zatwierdzającego (zazwyczaj księgowości lub działu płatności lub kontrolingu). Jeśli korzystasz z portalu online, faktura kosztowa jest automatycznie kierowana do odpowiedniej osoby lub działu.
• Przegląd faktury kosztowych pod kątem zgodności: Jest to wstępny przegląd dokonywany przez osobę zatwierdzającą. Zgodność będzie się różnić w zależności od firmy. Faktury kosztowe powinny być sprawdzone pod kątem formalnym i merytorycznym. Istnieją tu dwie opcje:
• Faktura kosztowa spełnia wymagania: Faktura kosztowa może przejść do następnego etapu w procesie akceptacji w aplikacji dedykowanej.
• Faktura nie spełnia wymagań: Faktura zostaje zwrócona do sprzedawcy, który ją zaktualizuje i ponownie złoży.
• Dział kontrolingu lub finansów posiada wymagane informacje od sprzedawcy: Aby faktura została przetworzona i płatność została wysłana, osoba zatwierdzająca często musi dołączyć informacje pomocnicze lub dokumentację dotyczącą tego, jak i dlaczego zatwierdził fakturę. Dlatego w swoim procesie uwzględnia etap weryfikacji, czy wymagana dokumentacja pomocnicza została dołączona.
• Dołączone materiały pomocnicze: Faktura kosztowa jest umieszczana w kolejce płatności, przetwarzana i wysyłana do składającego.
• Niezałączony materiał pomocniczy: Faktura kosztowa zostaje wstrzymana do czasu, aż osoba zatwierdzająca skompletuje całą niezbędną dokumentację. Gdy to nastąpi, faktura kosztowa powraca do ostatecznego etapu procesu akceptacji przeglądu i jeśli zostanie zatwierdzona, zostaje umieszczona w kolejce płatności, a następnie przetworzona.

Jak stworzyć proces obiegu zamówień zakupu?

Zamówienia zakupu (PO) to dokument wysyłany przez kupującego do sprzedawcy w celu zamówienia towarów lub usług o określonych cechach, ilości po uzgodnionej cenie. Utworzenie procesu akceptacji zamówień zakupu może pomóc w monitorowaniu tempa przychodzących wniosków, zarządzaniu zapasami i zasobami oraz stanowić dziennik działalności zewnętrznej.

Aby utworzyć proces akceptacji zamówień zakupu, postępuj zgodnie z poniższymi etapami:

    Dostawca otrzymuje zamówienie zakupu: Kupujący formalnie składa zamówienie zakupu o towary lub usługi od sprzedawcy. Oprócz dokumentu w postaci pdf w wiadomości email, dostawca ma możliwości zapoznania się z zamówieniem zakupu w portalu online zamówień zakupu. Stąd, proces akceptacji zamówień zakupu może się różnić w zależności od tego, czy zamówienie zakupu (PO) jest od istniejącego lub nowego klienta. Oto oba możliwe scenariusze:

Zamówienie zakupu (PO) od istniejącego klienta: Jeśli zamówienie zakupu jest od istniejącego klienta, jest on przetwarzany na jeden z dwóch sposobów:

• Zatwierdzony: Jeśli wszystko jest w porządku i klient nie ma zaległości, zamówienie zakupu (PO) jest zatwierdzone i zamówienie jest przetwarzane.
• Nieuregulowane saldo klienta: Jeśli klient ma nieuregulowane saldo, jest ono wysyłane do kontrolera finansowego w celu sprawdzenia i zatwierdzenia (krok 2 poniżej).

Zamówienie zakupu (PO) od nowego klienta: Nowy klient może być zmuszony do wypełnienia wniosku kredytowego, aby upewnić się, że jest w stanie zapłacić za towary lub usługi wymagane w zamówieniu zakupu (PO).

• Przekazanie do kontrolera w celu zatwierdzenia: Organ zatwierdzający dokonuje przeglądu zamówienia zakupu (PO) oraz wszelkich dokumentów uzupełniających (wniosek kredytowy, historia płatności itp.) i zatwierdza lub odrzuca zamówienie zakupu (PO).
• Zamówienie zakupu zatwierdzone: Zamówienie zakupu zostało zatwierdzone i jest realizowane.
• Zamówienie zakupu niezatwierdzone: Zamówienie zakupu nie spełniło wymagań i zostało odrzucone. Kupujący może czasami zażądać innej formy płatności lub sprzedawca może poprawić zamówienie i ponownie przesłać je do kontrolera w celu zatwierdzenia.

Jak stworzyć proces akceptacji budżetu w aplikacji dedykowanej?

Większość firm musi zaproponować roczny lub kwartalny budżet, zanim będzie mogła formalnie przyjąć projekty i rozdysponować środki. Ponieważ większość - jeśli nie wszystkie - operacje organizacji zależą od posiadania wstępnie zatwierdzonego budżetu, konieczne jest wprowadzenie procesu akceptacji budżetu w aplikacji dedykowanej.

Aby stworzyć proces akceptacji budżetu, wykonaj poniższe kroki:

• Wniosek budżetowy: Zarząd przedstawia swój proponowany budżet.
• Skonfiguruj system budżetowy: Jeśli nie masz jeszcze systemu do zarządzania i alokacji budżetu, możesz go wbudować w proces akceptacji budżetu w aplikacji dedykowanej. Zakończ ten krok odpowiednio wcześnie, ponieważ będzie on miał wpływ na resztę procesu przeglądu budżetu i alokacji środków.
• Opracowanie budżetu bazowego i jego dystrybucja: Koordynator budżetu określa bazowy budżet roczny, na podstawie którego mierzone będą proponowane potrzeby budżetowe.
• Przegląd, dopracowanie zasad i dystrybucja: Jest to wstępny przegląd, zazwyczaj dokonywany przez analityka.
• Modyfikacja i złożenie budżetu: Osoby przygotowujące budżet wewnętrzny modyfikują proponowany budżet w oparciu o opinie recenzenta (analityka) i ponownie go przesyłają. W niektórych przypadkach pierwotny wnioskodawca (w tym przypadku zarząd) może być również odpowiedzialny za modyfikację i ponowne przesłanie budżetu.
• Przegląd budżetu: Wyznaczony recenzent budżetu przegląda teraz najnowszy projekt budżetu.
• Zatwierdzenie: Jeśli budżet zostanie zatwierdzony, osoba dokonująca przeglądu budżetu przesyła ostateczną wersję budżetu z powrotem do analityka w celu przeprowadzenia kolejnej rundy przeglądów.
• Odrzucony: Budżet wraca do osoby przygotowującej budżet do kolejnej rundy poprawek, a następnie jest ponownie przesyłany do recenzenta budżetu. Proces ten może wymagać wielu prób, zanim budżet zostanie zatwierdzony.
• Przegląd przedłożonego budżetu: Analityk dokonuje kolejnego przeglądu przesłanego budżetu, który został już zatwierdzony przez recenzenta budżetu.
• Konsolidacja budżetu i prezentacja: Teraz, gdy budżet został zatwierdzony przez wszystkich analityków i recenzentów, koordynator budżetu kompiluje informacje i przedstawia je zarządowi do ostatecznej akceptacji.
• Przeprowadzenie dyskusji nad budżetem: Zarząd dokonuje przeglądu zmian wprowadzonych przez organy zatwierdzające i zatwierdza lub odrzuca budżet.
• Zatwierdzenie: Budżet jest oficjalnie zatwierdzony i przyjęty do rocznego planu organizacji. Fundusze są przydzielane.
• Odrzucony: Zarząd ponownie przesyła proponowany budżet (być może z modyfikacjami) do koordynatora budżetu; cykl rozpoczyna się ponownie od kroku 3.

Proces akceptacji projektu w aplikacji dedykowanej

Jak stworzyć plan projektu i proces akceptacji w aplikacji dedykowanej budżetu?

Każdy projekt przyjęty przez firmę musi najpierw przejść przez serię zatwierdzeń. Przy tak wielu konkurujących ze sobą projektach, budżetach i działach, proces akceptacji projektu w aplikacji dedykowanej pomaga uporządkować i ustalić priorytety projektów.

Aby stworzyć plan projektu i proces akceptacji w aplikacji dedykowanej budżetu, wykonaj poniższe kroki:

• Złożenie propozycji projektu: Jest to wstępne zgłoszenie, w którym zespoły definiują i proszą o projekt, którego chcą się podjąć.
• Oszacowanie bazowych kosztów i harmonogramów oraz ustalenie priorytetów projektów: W tych fazach należy opracować budżet i harmonogram na podstawie propozycji projektu oraz ustalić priorytety projektów. Pomiędzy tymi dwoma etapami może być kilka powtórzeń przed przejściem do następnego kroku.
• Ocena alternatyw i scenariuszy finansowania: Ważne jest, aby rozważyć alternatywne rozwiązania - zarówno w odniesieniu do specyfikacji projektu, jak i budżetu - w przypadku odrzucenia propozycji. Uwzględnij w tym kroku przygotowanie innych opcji lub aspektów swojego pierwotnego planu.
• Proces akceptacji projektu lub odrzucanie: Propozycja jest przeglądana przez organ zatwierdzający i albo zatwierdzana, albo odrzucana.
• Projekt zatwierdzony: W przypadku zatwierdzenia, środki finansowe są przydzielane na projekt i można zorganizować spotkanie inauguracyjne.
• Projekt odrzucony: Jeśli odrzucony, propozycja zostaje zakończona. Możesz również stworzyć krok dla składających wniosek, aby poprawić plan projektu i ponownie złożyć go do zatwierdzenia.

Jak stworzyć proces akceptacji przyjęcia do pracy?

Manager działu, do którego ma zostać zatrudniona osoba praz wyznaczony pracownik działu HR otrzymują dużą liczbę kandydatów i jako takie, muszą stworzyć zautomatyzowany, spójny proces akceptacji w aplikacji dedykowanej przyjęć pracowników. Podczas gdy kroki wymienione poniżej są etapami, którymi co firmy mogą podążać, możesz również edytować procesu akceptacji przyjęcia do pracy.

Aby utworzyć procesu akceptacji przyjęcia do pracy, należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

• Otrzymanie wniosku o przyjęcie do pracy i przekazanie go do odpowiednie osoby w dziale HR w celu wstępnego zatwierdzenia: Aplikacja do pracy jest składana (zazwyczaj przez stronę www firmy). Rejestrator, lub inny organ administracyjny zatwierdzający, przeprowadza wstępne badanie i albo zatwierdza, albo odrzuca wniosek.
• Zatwierdzony: Aplikacja przechodzi wstępne sprawdzanie i informacje o kolejnych krokach są wysyłane do osoby aplikującej do pracy.
• Odrzucony: Aplikacja kandydata do pracy zostaje przerwana, a informacja zostaje wysłana do wnioskodawcy.
• Przeprowadzaj rozmowy jeden na jeden: Firmy wymagają kilku rozmów kwalifikacyjnych jako części procesu aplikacji.
• Rozmowa kwalifikacyjna zakończona sukcesem: Jeśli rozmowa kwalifikacyjna zakończy się sukcesem, osoba przeprowadzająca ją wydaje warunkową rekomendację dla kandydata i przechodzi do następnego etapu.
• Rozmowa kwalifikacyjna nie powiodła się: Aplikacja kandydata zostaje odrzucona.
• Warunkowa oferta dla kandydata: Firma formalnie oferuje kandydatowi przyjęcie do firmy na określone stanowisko. Kandydat do pracy może zaakceptować lub odrzucić ofertę.
• Kandydat do pracy Akceptuje Ofertę: Kandydat do pracy akceptuje warunki oferty pracy przedstawione przez firmę. Określa termin podjęcia pracy.
• Kandydat do pracy Odrzuca Ofertę: Aplikacja zostaje odrzucona. W tym momencie firma może również poprosić kandydata o informację zwrotną, która zostanie wykorzystana w przyszłych projektach rekrutacyjnych.
• Pracownik firmy posiadający odpowiednie uprawnienia wydaje zgodę na przyjęcie kandydata do pracy: Po akceptacji oferty ze strony kandydata.

Jak stworzyć proces wdrożenia transformacji cyfrowej w firmie?

Każde wdrożenie transformacji cyfrowej w firmie musi przejść przez długi proces akceptacji w aplikacji dedykowanej. Jest on wymagany przez wewnętrzną regulację, zatwierdzoną przez zarząd firmy.

Etap pierwszy: Analizy przedwdrożeniowe: Na tym etapie, osoba lub organ sponsorujący wdrożenie transformacji cyfrowej (sponsor wdrożenia transformacji cyfrowej) bada korzyści i koszty wdrożenia transformacji cyfrowej w firmie.

• Transformacja cyfrowa jest opracowywana i analizowana rynkowo: Kiedy sponsor opracuje wdrożenie transformacji cyfrowej i chce pozyskać finansowanie na jej opracowanie w firmie, przeprowadza analizy i badania rynkowe, aby uzyskać informacje na temat korzyści oraz kosztów wdrożenia, bezpieczeństwa i możliwego sukcesu rynkowego transformacji cyfrowej.
• Wniosek o wdrożenie transformacji cyfrowej w firmie Wniosek ten zawiera informacje o wynikach analiz rynkowych, a także o działach i obszarach firmy, których transformacja cyfrowa ma dotyczyć, wielkości i skali zmian w firmie, wpływie na obecnie istniejące procesy biznesowe, wpływie na uzyskanie przez firmę przewagi konkurencyjnej.

Etap drugi: Wdrożenie transformacji cyfrowej w części firmy wybranej dziale, obszarze firmy: Ten etap obejmuje wdrożenie transformacji cyfrowej w wybranej, małej części, dziale firmy.

• Faza 1 (2- 5 ochotników): Ta faza wdrożenia transformacji cyfrowej dotyczy przede wszystkim identyfikacji efektów wdrożenia, kosztów, problemów z nowym środowiskiem oraz znalezienia rozwiązań mających na celu minimalizację problemów oraz przyspieszenie akceptacji wykorzystania nowych systemów IT. W procesie wdrożenia kładzie się w niej nacisk na bezpieczeństwo.
• Faza 2 (cały dział): W tej fazie kładzie się nacisk na skuteczność wdrożenia transformacji cyfrowej i sprawdza, jak transformacja cyfrowa wpływa na określony cały dział lub obszar firmy.
• Faza 3 (kilka działów): W tej fazie testerzy zbierają więcej informacji zarówno na temat bezpieczeństwa, jak i skuteczności wdrożenie transformacji cyfrowej w firmie. Testują nowe systemy IT również w połączeniu z innymi aplikacjami, w różnych konfiguracjach, aby poznać i zrozumieć efekty. Celem tych testów jest uzyskanie zmiany sposobu działania firmy.
• Spotkanie przeglądowe: Zarząd firmy spotyka się ze sponsorem wdrożenia transformacji cyfrowej, aby omówić wyniki zmian po każdej fazie. Celem spotkania jest uzyskanie formalnej zgodny na wdrożenie transformacji cyfrowej w kolejnych działach i jednostkach organizacyjnych firmy.
• Wniosek sponsora: Sponsor składa formalny wniosek, zawierający wszystkie dane z testów przeprowadzonych przez wybranych użytkowników.
• Przegląd wniosku: zarząd firmy ma kilka tygodni na przejrzenie wniosku sponsora i podjęcie decyzji, czy go zatwierdzić.
• Złożony: Jeśli zarząd zatwierdzi wniosek sponsora o wdrożenie transformacji cyfrowej w firmie, przechodzi on do następnego etapu wdrożenia.
• Niezłożony: sponsor może również zdecydować o niezłożeniu wniosku o wdrożenie transformacji cyfrowej w firmie. W tym momencie wniosek dotyczący wdrożenia transformacji cyfrowej zostaje zakończony.
• Wniosek rozpatrzony: Jeśli zarząd zdecyduje się na zatwierdzenie zmian, dokonuje przeglądu wniosku w celu oceny wyników działań sponsora.
• Zatwierdzenie: W przypadku zatwierdzenia, wdrożenie transformacji cyfrowej przechodzi do następnego etapu.
• Odrzucony: Jeśli wniosek zostanie odrzucony, wdrożenie transformacji cyfrowej zostaje przerwane.

Etap trzeci: Przegląd wdrożenia transformacji cyfrowej. Uzyskanych korzyści oraz wygenerowanych kosztów. Przed wdrożeniem transformacji cyfrowej w obszarach połączenia firmy z dostawcami i klientami aby upewnić się, że spełnia wymagania i jest bezpieczny do wykorzystania.

• Wdrożenie transformacji cyfrowej w całej firmie: wyznaczona osoba przez zarząd odpowiedzialna za jakość dokonuje przeglądu oficjalnych procesów biznesowych i redaguje je, aby zapewnić prawidłowy przekaz i komunikację z pracownikami i użytkownikami.
• Inspekcja procesów biznesowych: wyznaczona osoba przez zarząd przeprowadza inspekcję procesów biznesowych, w których wdrożono transformację cyfrową, aby zapewnić bezpieczeństwo.
• Zatwierdzenie wdrożenia transformacji cyfrowej przez zarząd: transformacja cyfrowa zostaje formalnie zatwierdzona przez firmę.

Etap czwarty: po wdrożeniu transformacji cyfrowej: Bieżące działania firmy mające na celu właściwe marketowanie zmian w firmie na rynku.

Proces akceptacji w aplikacji dedykowanej

Daj swoim pracownikom możliwość przekraczania granic dzięki elastycznej platformie zaprojektowanej tak, aby pasowała do potrzeb Twojego zespołu - i dostosowywała się do tych potrzeb.

Aplikacja dedykowana ułatwia planowanie, rejestrowanie, zarządzanie i raportowanie pracy z dowolnego miejsca, pomagając Twojemu zespołowi być bardziej efektywnym i osiągać więcej. Raportuj kluczowe wskaźniki i uzyskaj wgląd w pracę w czasie rzeczywistym dzięki raportom rolkowym, pulpitom nawigacyjnym i zautomatyzowanym przepływom pracy stworzonym po to, aby Twój zespół był połączony i poinformowany.