Aplikacje dedykowane
Cel wdrożenia aplikacji Kancelaria
Celem aplikacji Kancelaria jest stworzenie jednego źródła przechowywania informacji o dokumentach przychodzących oraz wychodzących oraz udostępnienie jej wszystkim osobom zainteresowanym w Firmie.
Korzyści z wdrożenia aplikacji Kancelaria
Aplikacja umożliwia gromadzenie informacji w postaci danych dotyczących dokumentów wychodzących z oraz przychodzących do Firmy. Oprócz przechowywania informacji dotyczących dokumentów aplikacja Kancelaria umożliwia dołączenie elektronicznego pliku przedstawiającego opisywany dokument. Dane są uzupełniane przez osoby pracujące w recepcji Firmy.
Aplikacja jest udostępniona wszystkim pracownikom Firmy. Każdy użytkownik aplikacji posiada kompletną informację o dokumentach, które trafiły do recepcji oraz zostały przez nią wysłane.
Poprzez możliwość dodania własnych notatek oraz opisów aplikacja jest repozytorium wiedzy w zakresie korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej. Uzupełnienie informacji opisującej poszczególne dokumenty.
Opis aplikacji Kancelaria
Aplikacja realizuje zasadę: nie powtarzania czynności wykonanych jeden raz. Jest to związane z gromadzeniem wszystkich informacji w jednym miejscu i udostępnieniem ich wszystkim, tym którzy tej wiedzy potrzebują.
Każdy dokument zarówno wychodzący jak ich przychodzący do Firmy i ‘przechodzący‘ przez recepcję jest rejestrowany w aplikacji „Kancelaria’. Aplikacja jest obsługiwana przez dwie osoby logujące się do systemu na jedno konto.
Aplikacja ‘Kancelaria’ zapewnia obsługę kancelaryjną dokumentów przychodzących i wychodzących poprzez prowadzenie odpowiednich rejestrów w elektronicznej książce podawczej.
Obsługa funkcji kancelaryjnych polega na:
- Przyjmowaniu i rejestrowaniu dokumentów
- Przypisywaniu dokumentów do książki podawczej posiadającej mechanizmy numeracji
- Dołączaniu dokumentów elektronicznych do poszczególnych rekordów je opisujących
Wszystkie te czynności pozwalają na szeroko rozumianą ewidencję dokumentów gwarantującą użytkownikom uporządkowanie wszystkich przetwarzanych informacji w aplikacji.
Proces obsługi dokumentów w aplikacji Kancelaria
Wszystkie dokumenty przychodzące do Firmy są rejestrowane w aplikacji ‘Kancelaria’. Po rejestracji dokument może być skanowany (nie jest to jednak wymagane) i powstały w ten sposób plik elektroniczny dołączany jest do formatki go opisującej.
Następnie dokument (tutaj rozumiany jako formatka opisująca dokument przychodzący wraz ze zeskanowanym jego widokiem) przekazywany jest do odpowiedniej osoby w Firmie. Przekazanie kolejnej osobie dokumentu polega na przekazaniu uprawnień do edycji dokumentu oraz możliwości przekierowywania go do innych osób. Uprawnienia te dotyczą dokumentu a nie stanowiska lub osoby która te czynności wykonuje.
Aplikacja umożliwia zarządzanie dostępem do poszczególnych dokumentów na następujących poziomach:
- prawo do oglądania
- prawo do edycji dokumentu
- praw do przekierowywania dokumentu innym użytkownikom
