Aplikacja HR

Aplikacja HR

Aplikacje HR

Cel aplikacji HR

Celem jest stworzenie jednego źródła informacji o pracownikach oraz zagadnieniach ich dotyczących.

Korzyści z wdrożenia aplikacji HR

Aplikacja umożliwia gromadzenie informacji składającej się na wiedzę i doświadczenia wszystkich jego użytkowników. Dzięki zasobom zgromadzonym w aplikacji organizacja mogła łatwiej wykorzystać posiadane zasoby w postaci wiedzy jej pracowników.

Dzięki łatwości dostępu do informacji oraz kontroli uprawnień, aplikacja umożliwi bardziej sprawne zarządzanie pracownikami zachowując pełną poufność. Zdefiniowanie procesów przekazywania i gromadzenia informacji pozwoli na kontrolę realizacji procedur i sposobu realizacji postawionych zadań.

Zwiększenie dostępu do informacji
Zastosowane w aplikacji mechanizmy grupowania informacji pozwalają na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji oraz historii ich zmian.

Każdy z pracowników na bieżąco ma dostęp do szczegółowych informacji na temat swojego czasu pracy (np. bilans czasu pracy, bilans urlopu wypoczynkowego). Podobne informacje dostępne są dla przełożonego na temat pracowników mu podległych.

Poufność danych jest gwarantowana dzięki mechanizmom praw dostępu. Część gromadzonej informacji udostępniana jest wszystkim pracownikom, część wyłącznie przełożonym, a pozostałe tylko wybranym osobom w zależności od pełnionej funkcji.

Poprawienie sprawności działania organizacji
Aplikacja w wyraźny sposób umożliwi podniesienie sprawności działania jej użytkowników. Dostęp do wszystkich danych z jednego miejsca ogranicza czas niezbędny na wykonanie poszczególnych czynności. Aplikacja pozwala usprawnić pracę działu personalnego, dzięki prowadzeniu ewidencji dokumentów pracowniczych (umowa o pracę, umowa o korzystanie z samochodu służbowego, świadectwo pracy itp.) oraz automatycznemu przypominaniu o terminach badań lekarskich, szkoleń BHP itp.

Poprzez udostępnienie możliwości zmiany informacji personalnych każdej osobie, której te informacje dotyczą Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi może poświęcić więcej czasu na aktywne metody tworzenia lepszych relacji w zespole.

Aplikacja HR - opis

Główną ideą aplikacji jest udostępnienie wszystkim pracownikom możliwości zarządzania danymi personalnymi, które ich dotyczą w sposób dynamiczny. Aplikacja umożliwia dokonywanie zmian i kreatywnego kształtowania własnej kariery zawodowej z pozycji własnego stanowiska bez konieczności kontaktowania się z działem Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

Aplikacja realizuje zasadę: nie powtarzania czynności wykonanych jeden raz. Jest to związane z gromadzeniem wszystkich informacji w jednym miejscu i udostępnieniem ich wszystkim, tym którzy tej wiedzy potrzebują oraz mogą mieć do niej dostęp.

Aplikacja umożliwia gromadzenie danych mierzalnych, które można określić i porównać z innymi oraz cech niemierzalnych. Mogą to być różnego rodzaju luźne opinie, tekst z opisem oczekiwań poszczególnych osób, informacje o nieformalnych zależnościach itp. W wielu wypadkach te informacja mogą decydować o pozyskaniu sprawnym zarządzaniu zespołem pracowników.

Aplikacja HR - moduły

Aplikacja zbudowana jest z modułów, które odpowiedzialne są za przechowywanie określonych informacji oraz pełnienie określonych funkcji.

Moduły aplikacji:

  • Kartoteka Opis pracownika jego wykształcenia, doświadczeń oraz umiejscowienie w strukturze organizacyjnej firmy
  • Urlopy - Umożliwia wystawienie wniosku urlopowego oraz otrzymanie akceptacji przez przełożonego
  • Delegacje - Umożliwia wystawienie wniosku, otrzymanie akceptacji oraz rozliczenie delegacji
  • Szkolenia - Umożliwia ewidencjonowanie szkoleń odbytych przez pracownika. Tworzenie ścieżki szkoleń oraz kursów niezbędnych do realizacji ścieżki rozwoju personalnego

Dostęp do wyżej wymienionych modułów jest głównym widokiem aplikacji HR.

Ponieważ w jednym miejscu mam dostęp do wszystkich danych personalnych, które potrzebuję i za które odpowiadam. Aplikacja przechowuję wszystkie dane dotyczące pracowników, które muszę mieć zawsze pod ręką. Mogę nadawać oraz zmieniać uprawnienia poszczególnym osobom oraz grupom, do których są oni przypisani. Mam na bieżąco informację o niewykorzystanych urlopach przez poszczególne osoby i mogę szybko poinformować ich o tym fakcie.

Aplikacja HR daje mi dostęp do wszystkich telefonów oraz informacji o pracownikach z całej Organizacji. Mogę wykorzystać tę aplikację aby szybko poinformować dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi o zmianie adresu telefonu lub numerze konta bankowego.
Dzięki aplikacji HR mogę szybko sprawdzić ile jeszcze dni urlopu pozostało każdej osobie z mojego zespołu. Mogę sprawdzić, kto ma jakie doświadczenie kiedy potrzebuję rozwiązać nowy problem. To wszystko wiem bez konieczności wstawania od biurka i proszenia kogokolwiek o raport.

Aplikacja HR daje mi dostęp do wszystkich telefonów oraz informacji o pracownikach z całej Organizacji. Mogę wykorzystać tę aplikację aby szybko poinformować dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi o zmianie adresu telefonu lub numerze konta bankowego.
Dzięki aplikacji HR mogę szybko sprawdzić ile jeszcze dni urlopu pozostało każdej osobie z mojego zespołu. Mogę sprawdzić, kto ma jakie doświadczenie kiedy potrzebuję rozwiązać nowy problem. To wszystko wiem bez konieczności wstawania od biurka i proszenia kogokolwiek o raport.
Moduł pomoc jest wspaniałym narzędziem, z którego korzystam kiedy mam jakiekolwiek problemy z moim notebookiem lub kiedy mam pytania odnośnie systemu telefonicznego.  

Nigdy nie mogłam znaleźć aktualnego spisu telefonów. Aplikacja HR mi to umożliwia. Dzięki niej mam szybki dostęp do informacji o pracownikach ich lokalizacji oraz  sprzęcie w jaki są wyposażeni.
Do moich obowiązków należy posiadanie informacji o wszystkich wystawionych kartach security oraz ich użytkownikach. Aplikacja HR pozwala mi przechowywać te dane w połączeniu z wieloma innymi, dotyczącymi pracowników.
Aplikacja HR umożliwia mi zarządzanie całym sprzętem będącym w posiadaniu każdego z pracowników. Wiem dokładnie kto posiada jaki urządzenie mogę również sprawdzić historię każdego z nich.
W Organizacji odpowiadam również za właściwe funkcjonowanie telefonów oraz sprzętu informatycznego. Moduł pomocy technicznej w aplikacji HR jest moim najważniejszym narzędziem. Pozwala on gromadzić oraz przechowywać wszystkie zapytania dotyczące zagadnień, którymi się zajmuje. Automatycznie przekierowuje prośbę do właściwej osoby co usprawnia moją pracę, bo nie muszę już zajmować się wszystkimi sprawami, lecz tymi najważniejszymi. Mam więcej czasu na właściwe zarządzanie moim zespołem.

Sposób wypełniania informacji w aplikacji HR jest bardzo prosty. Nie można się nigdzie pomylić. Już nie potrzebuję dzwonić do kolegi lub koleżanki i pytać się „co oznacza ten skrót”.
Poprzez powszechny dostęp do aplikacji nie mam tyle telefonów w sprawach tak błahych jak poziom delegacji finansowej.

Poprzez aplikację HR mam dostęp do opisu doświadczeń moich kolegów i koleżanek z pracy. Dzięki aplikacji HR nie kojarzę ich tylko z twarzy i po numerze wewnętrznym telefonu ale mogę aktywnie zapraszać ich do projektów. Wiedząc jakie mają doświadczenie mogę wykorzystać ich unikalną wiedzę i doświadczenie.

To jest moja odpowiedzialność za to, że wszystkie informacje w bazie są aktualne i odpowiadają rzeczywistości. Nie odchodząc od mojego biurka mogę poinformować Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi o wszystkich zmianach dotyczących mojej osoby.
To należy do moich obowiązków właściwe zarządzanie czasem oraz powiadamianie innych o moich wakacjach czy nieobecności spowodowanej chorobą. Takie możliwości daje mi właśnie Aplikacja HR dzięki automatycznemu informowaniu członków mojego zespołu o mojej nieobecności wiedzą co może się stać z projektami i zadaniami wykonywanymi przeze mnie. Wiedzą, co odpowiedzieć gdy zadzwoni telefon od osoby, która zleciła mi zadanie.

Wiedza o własnej Organizacji jest kluczem do sukcesu dla mnie i całej Organizacji. Aplikacja HR umożliwia mi zapoznanie się z najważniejszymi informacjami o Każdym z moich pracowników. Poziom płac, struktura organizacyjna, poziomy akceptacji wydatków, role jakie wykonuje każdy z naszych pracowników , z tymi wszystkimi informacjami mogę się zapoznać w jednym bezpiecznym miejscu. 

Opis aplikacji HR

Aplikacja HR, pola o znaczeniu strategicznym

  • Status - wartość liczbowa określająca status dokumentu. Wartość zmieniana jest automatycznie przez system. Wartość liczbowa ma przełożenie na nazwę statusu dokumentu:
  • Użytkownik - wartość tego pola musi być zgodna z nazwą użytkownika. Wartość tego pola wprowadza się za pierwszym razem gdy tworzona jest kartoteka. Później jeżeli zmieniła się nazwa w N&A można to skorygować klikając na przycisk.
  • Stanowisko - Wartość pola wpisywana jest w formatce stanowisko ale występuje we wszystkich innych dokumentach związanych z tym stanowiskiem.
  • Spółka - pole wyboru. Wartość określająca miejsce w strukturze organizacyjnej firmy. Lista definiowana jest w definicjach przez administratora Wartość pola wpisywana jest w formatce stanowisko ale występuje we wszystkich innych dokumentach związanych z tym stanowiskiem
  • Departament - pole wyboru. Wartość określająca miejsce w strukturze organizacyjnej firmy. Lista definiowana jest w definicjach przez administratora. Wartość pola wpisywana jest w formatce stanowisko ale występuje we wszystkich innych dokumentach związanych z tym stanowiskiem
  • Wydział - pole wyboru. Wartość określająca miejsce w strukturze organizacyjnej firmy. Lista definiowana jest w definicjach przez administratora. Wartość pola wpisywana jest w formatce stanowisko ale występuje we wszystkich innych dokumentach związanych z tym stanowiskiem
  • Przełożony - pole wyboru. Wartość określająca przełożonego i jego stanowisko, wpisywana jest w formatce stanowisko Na podstawie tego przyporządkowania system nadaje uprawnienia do pozostałych dokumentów związanych z tym stanowiskiem.

Aplikacja HR - pola ukryte

Formularz zawiera pola ukryte, (niewidoczne w czasie normalnej eksploatacji). Pola te mogą być widoczne i niektóre z nich modyfikowalne dla użytkowników mających przyznaną rolę [SOS]. Nie zaleca się przydzielania tych praw innym użytkownikom niż administratorzy aplikacji ze względu na fakt iż mają one kolosalne znaczenie dla poprawności działania systemu.

Pola są oznaczone kolorem czerwonym i mają znaczenie zgodnie z zamieszczonym obok nich opisem.

Pola o największym znaczeniu:

  • INDEX - pole tworzone automatycznie przez system dla każdego dokumentu. Kod jest generowany losowo w momencie tworzenia dokumentu. Według tego indeksu kojarzone są wszystkie dokumenty związane z kartoteką pracownika. Na podstawie tego kodu z kartoteki pobierane są do innych dokumentów pozostałe dane opisujące pracownika
  • Etat kod - w momencie tworzenia stanowiska generowany jest automatycznie kod identyfikujący jednoznacznie dane stanowisko. Dzięki temu system rozróżnia stanowiska o tej samej nazwie. Kod składa się z nazwy stanowiska i daty tworzenia dokumentu. Na podstawie tego kodu pobierane są pozostałe dane opisujące stanowisko

Aplikacja HR - prawa dostępu

Sekcja ta pokazuje kto ma prawa do czytania lub modyfikowania danego dokumentu oraz kto i kiedy utworzył ten dokument. Wartości tych pól są pobierane automatycznie przez system i na tym poziomie nie edytowalne.

Opis modułów aplikacji HR

Aplikacja HR - moduł kadry

uzupełnienie systemu kadrowego w zakresie zarządzania urlopami, szkoleniami i delegacjami. Moduł ten składa się z kilku elementów, które mogą działać również jak niezależne moduły.

Główną ideą aplikacji jest udostępnienie wszystkim pracownikom możliwości zarządzania danymi personalnymi, które ich dotyczą w sposób dynamiczny. Aplikacja umożliwia dokonywanie zmian i kreatywnego kształtowania własnej kariery zawodowej z pozycji własnego stanowiska. Z założenia moduł ten nie ma na celu  zapewnienie wszystkich funkcji klasycznego programu kadrowego. Jest jego uzupełnieniem w zakresie zarządzania urlopami, szkoleniami i delegacjami. Moduł opisu pracowników gromadzi dane o wszystkich niezbędnych danych, które są potrzebne aby prawidłowo określić liczbę dni urlopu przysługujących każdej osobie. Są to takie dane jak: wykształcenie, staż pracy, data urodzenia. Aplikacja przechowuje relacje zachodzące pomiędzy poszczególnymi pracownikami, ma to na celu zaprojektowanie właściwego procesu zatwierdzania urlopów poszczególnym osobom oraz eliminację kolizji spowodowanych udzieleniem urlopu zbyt dużej liczbie osób z jednego działu lub pracujących dla jednego projektu czy klienta.Umożliwia ewidencjonowanie szkoleń odbytych przez pracownika. Tworzenie ścieżki szkoleń oraz kursów niezbędnych do realizacji ścieżki rozwoju personalnego.

Zawiera zasadnicze informacje dotyczące danych osobowych pracownika

  • Ścieżka kariery przechowywania informacji o karierze zawodowej pracownika
  • Struktura organizacyjna umożliwia wprowadzenie wszystkich informacji dotyczących umiejscowienia pracownika, w strukturze organizacyjnej firmy
  • Wyposażenie umożliwia wprowadzenie wszystkich informacji dotyczących narzędzi pracy oraz dostępów, jakie posiada pracownik
  • Uprawnienia umożliwia wprowadzenie wszystkich informacji dotyczących uprawnień, jakie posiada pracownik.
  • Ocena pracownika umożliwia wprowadzenie wszystkich informacji dotyczących oceny pracownika dokonanych przez przełożonych jak również osoby, które z nią współpracują.
  • Zwolnienia z powodu choroby umożliwia ewidencję nieobecności pracownika związanej z chorobą.
  • Godziny nadliczbowe umożliwia ewidencjonowanie godzin nadliczbowych, które pracownik może odebrać jako dni wolne. Oraz poprzez wbudowany proces akceptacji nadzoruje realizacje odbioru tych godzin.
  • Szkolenia Moduł Szkolenia umożliwia zarządzanie szkoleniami i wspomaga politykę zarządzania zasobami ludzkimi Zamawiającego w zakresie szkoleń. Poprzez tworzenie zestawień i raportów kierownictwo Zamawiającego ma pełną wiedzę na temat kosztów szkoleń czasu ich trwania oraz kompetencji poszczególnych pracowników.

Aplikacja HR - moduł szkolenia :

  • Ewidencja czasu nieobecności pracownika związanego ze szkoleniami.
  • Ewidencja odbytych szkoleń przez pracowników.
  • Elektroniczny obieg dokumentacji.
  • Tworzenie planów szkoleń.
  • Tworzenie wniosków dotyczących uczestnictwa w szkoleniu.
  • Zarządzanie procesem uzyskiwania akceptacji na udział w szkoleniu.
  • Wyszukiwanie określonych kompetencji pracowników
  • Informowanie odpowiednich osób o konieczności odbycia szkolenia.

Aplikacja HR - moduł urlopy

Moduł Urlopy umożliwia ewidencję odrębnie różnych rodzajów urlopu:

  • urlopu wypoczynkowego,
  • urlopu wypoczynkowego na żądanie,
  • urlopu okolicznościowego - dni na opiekę nad dzieckiem,
  • urlopu okolicznościowego związanego ze ślubem,
  • urlopu okolicznościowego na urodzenie dziecka,
  • urlopu okolicznościowego na pogrzeb,
  • pozostałych urlopów okolicznościowych (sąd, krwiodawstwo, wezwanie do
  • policji, prokuratury, organów samorządu terytorialnego),
  • urlopu macierzyńskiego,
  • urlopu wychowawczego,
  • urlopu na żądanie
  • urlopu tacierzyńskiego,
  • urlopu bezpłatnego.

Poprzez integrację z kalendarzem pracownika zaakceptowany wniosek urlopowy ma swoje odzwierciedlenie w postaci odpowiedniego wpisu do kalendarza. Moduł Urlopy umożliwia dostęp do informacji o liczbie posiadanych i wykorzystywanych dni urlopu oraz kontrolę tych danych.

Cechy moduł urlopy :

  • Rejestracja wniosków urlopowych.
  • Zarządzanie bazą danych urlopów wykorzystanych oraz przysługujących.
  • Kontrola i komunikacja z działem zarządzania zasobami ludzkimi w zakresie nieprawidłowości oraz zaległych niewykorzystanych dni urlopu.
  • Eliminacja kolizji przydzielania urlopu kilku osobom z jednego działu
  • Ewidencja czasu nieobecności pracownika związanego z urlopami.
  • Elektroniczny obieg dokumentacji.
  • Eliminacja kolizji przydzielania urlopu kilku osobom z jednego działu.
  • Tworzenie rocznych planów urlopów.

Aplikacja HR - moduł delegacje

Moduł Delegacje realizuje elektroniczny obieg dokumentów w zakresie delegacji. Poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza, zostaje usprawniony proces rozliczania krajowych oraz zagranicznych wyjazdów służbowych. Moduł Delegacje wspomaga dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi w zakresie ewidencji i zarządzania delegacjami oraz środkami finansowymi przysługującymi w związku z wyjazdami służbowymi.

Cechy modułu delegacje:

  • Rejestracja delegacji poprzez wypełnienie formularza w formie elektronicznej.
  • Zarządzanie delegacjami archiwalnymi.
  • Elektroniczne zarządzanie rozliczaniem kosztów podróży.
  • Automatyczne wyliczanie diet w kraju i zagranicą.
  • Generowanie dokumentu do pobrania zaliczki.
  • Rozliczanie delegacji z uwzględnieniem pobranych zaliczek i diet.
  • Możliwość integracja z zewnętrznym systemem kadrowym
  • Ewidencja czasu nieobecności pracownika związanego z delegacjami.
  • Zarządzanie delegacjami archiwalnymi.
  • Rozliczanie delegacji z uwzględnieniem pobranych zaliczek i diet.

Aplikacja HR - moduł analizy

Moduł analizy gromadzi zestawienia  wszelkich dokumentów w celu umożliwienia przeprowadzenia wszelkich analiz zachodzących procesów. Moduł pozwalaja na prowadzenie analiz stanu nieobecności pracowników w skali poszczególnych lat, miesięcy czy poszczególnych dni.

W module analizy budowane są raporty zgodnie z życzeniem i potrzebami poszczególnych działów

Raporty mogą być tworzone bezpośrednio w bazie lub eksportowane do innych aplikacja w celu ich dalszej obróbki

Aplikacja HR - opis formatek

Formatka stanowisko

Formatka "Stanowisko" zawiera wszystkie dane opisujące stanowisko. Składa się z pól które są wykorzystywane w innych dokumentach.

Daje możliwość zaznaczenia specjalnych funkcji stanowiska:

  • GM - obecnie nie ma zastosowania
  • Zarząd - funkcja jest wykorzystywana w procesie zatwierdzania urlopów i nadgodzin
  • HR - stanowisko oznaczone jako HR daje pracownikowi przyporządkowanemu do tego stanowiska prawa do zarządzania aplikacją jako pracownik działu kadr
  • ORM - funkcja wykorzystywana w procesie zatrudniania pracownika
  • F&A - funkcja jest wykorzystywana w procesie zatwierdzania nadgodzin

Uwaga: Kontrola poprawności zdefiniowanych funkcji specjalnych jest możliwa przez administratora w widoku „Stanowiska specjalne”

Pozostałe pola:

  • Stanowisko - pole wyboru. Lista definiowana jest w definicjach przez administratora. Wartość pola wpisywana jest w kartotece pracownika przydzielonego do tego stanowiska.
  • Stanowisko (alias) - nazwa alternatywna (np. w wersji angielskiej) nie ma znaczenia dla działania programu.
  • Spółka - pole wyboru. Wartość określająca miejsce w strukturze organizacyjnej firmy. Lista definiowana jest w definicjach przez administratora. Wartość pola wpisywana jest w kartotece pracownika przydzielonego do tego stanowiska.
  • Departament - pole wyboru. Wartość określająca miejsce w strukturze organizacyjnej firmy. Lista definiowana jest w definicjach przez administratora. Wartość pola wpisywana jest w kartotece pracownika przydzielonego do tego stanowiska.
  • Wydział - pole wyboru. Wartość określająca miejsce w strukturze organizacyjnej firmy. Lista definiowana jest w definicjach przez administratora. Wartość pola wpisywana jest w kartotece pracownika przydzielonego do tego stanowiska.
  • Obecnie zajmowane przez - wartość pola automatycznie wpisywana z poziomu kartoteki pracownika w momencie przydzielania mu stanowiska
  • Przełożony - pole wyboru. Wartość określająca przełożonego i jego stanowisko. Na podstawie tego przyporządkowania system nadaje uprawnienia do pozostałych dokumentów związanych z tym stanowiskiem.

Formatka kandydat

Formatka "Kandydat" zawiera dane dotyczące kandydata na pracownika. Składa się z kilku sekcji które pełnią różne role. Zestaw informacji jest różny w zależności od osoby  edytującej dany dokument.

Nagłówek Nagłówek stanowi wizytówkę przyszłego pracownika, jest widoczny dla wszystkich, którzy mają dostęp do tego dokumentu. Jest edytowalny tylko dla pracownika HR lub Admina.  Poniżej znajduje się sekcja do wypełniania podstawowych informacji przez przyszłego przełożonego.

Pola do wypełnienia:

  • Imię i Nazwisko - pola mniej ważne z punktu widzenia działania aplikacji, służą do lepszego utożsamienia pracownika.
  • Rodzaj umowy o pracę – pole wykorzystywane w statystykach i raportach.

Dodatkowo dostępne są przyciski:

<Wybierz stanowisko> lub <Zmień stanowisko> – przyciski służą do przyporządkowania kandydata do stanowiska. W efekcie wypełniane są pola dotyczące danych o strukturze stanowiska.

W sekcji zasoby przełożony ma możliwość zdefiniowania zasobów i aplikacji, którymi będzie dysponował pracownik.

Definiowanie zasobów odbywa się poprzez dodanie nowej pozycji do listy, naciskając przycisk <Dodaj pozycję>. Po zdefiniowaniu wszystkich zasobów przełożony naciska przycisk <Wyślij wiadomość>, co powoduje wysłanie wiadomości do wszystkich osób zarządzających danymi zasobami z prośbą o zatwierdzenie przydziału zasobów.

W sekcji  zatwierdzania przełożony wysyła prośbę do swojego przełożonego z prośbą o zatwierdzenie zatrudnienia pracownika. W dalszej kolejności wysyłany jest mail z prośbą o zatwierdzenie zasobów.

Po zatwierdzeniu przez wszystkie wymagane osoby pojawiają się przyciski dostępne dla bezpośredniego przełożonego, służące do zdefiniowania ostatecznego statusu kandydata.

Przycisk <Potwierdzenie stawienia się do pracy> powoduje zmianę status kandydata na pracownika. W tym momencie wpisywana jest data zatrudnienia pracownika.

Jeżeli kandydat nie stawił się do pracy należy cisnąć przycisk <Nie stawił się do pracy>, co powoduje wygenerowanie maila z odpowiednią adnotacją do HR.

W sekcji uprawnienia, znajduje się informacja kto ma uprawnienia do czytanie lub modyfikowania danego dokumentu. Informacja ta jest wypełniana automatycznie przez system.

Moduł Kartoteka

Formatka "Kartoteka" zawiera wszystkie dane dotyczące pracownika. Składa się z kilku sekcji które pełnią różne role. Zestaw informacji jest różny w zależności od osoby  edytującej dany dokument.

  • Listwa przycisków W górnej części formularza znajduje się listwa z przyciskami:
  • Aktualizuj dane - przycisk powoduje ponowne przeliczenie wszystkich formuł i wartości pól w formatce
  • Urlopy - po wyborze rodzaju urlopu tworzony jest nowy dokument dotyczący tej kategorii. Uwaga: zestaw tych przycisków jest dostępny tylko dla pracownika i jego przełożonego, ponieważ tylko oni mogą tworzyć swoje urlopy
  • Delegacja - tworzony jest nowy dokument rejestrujący delegacje
  • Zwolnienie lekarskie - tworzony jest nowy dokument rejestrujący zwolnienie lekarskie
  • Szkolenie - tworzony jest nowy dokument rejestrujący szkolenie
  • Godziny nadliczbowe - tworzony jest nowy dokument rozliczający godziny nadliczbowe
  • Nagłówek Nagłówek stanowi wizytówkę pracownika, jest widoczny dla wszystkich, którzy mają dostęp do tego dokumentu. Jest edytowalny tylko dla pracownika HR lub Admina

Zakładki

Informacje o pracowniku są pogrupowane tematycznie i podzielone na zakładki. Nazwa zakładki określa kategorie danych. Pola mogą być modyfikowane tylko pracownika HR lub Admina. Pracownik którego ta kartoteka dotyczy widzi tylko informacje bez możliwości dokonywania zmian. Inni pracownicy (np. przełożeni) nie mogą oglądać tych danych.

W zakładce "dane osobowe" najważniejszymi polami są:

  • Użytkownik - wartość tego pola musi być zgodna z nazwą użytkownika. Wartość tego pola wprowadza się za pierwszym razem gdy tworzona jest kartoteka. Później jeżeli zmieniła się nazwa w N&A można to skorygować klikając na przycisk. Uwaga: jest to pole bardzo ważne strategicznie, ponieważ według tego pola kojarzone są inne dokumenty oraz wysyłane są wiadomości pocztowe.
  • Imię i Nazwisko - pola mniej ważne z punktu widzenia działania aplikacji, służą do lepszego utożsamienia pracownika

W zakładce "adresy" znajdują się pola dotyczące adresów pracownika:

Pola adres do korespondencji wypełniają się automatycznie danymi z adresu zamieszkania jeżeli nie wpisze się innej wartości. Pola nie mają większego znaczenia strategicznego w chwili obecnej. Mogą je mieć w przyszłości jeżeli zaimplementuje się jako dodatkową funkcjonalność mechanizm korespondencji seryjnej.

W zakładce "miejsce w organizacji" znajdują się pola dotyczące przyporządkowania pracownika do stanowiska.

Pracownikowi przydziela się stanowisko przy pomocy przycisku <Zmień stanowisko>. Pod tym przyciskiem kryje się program, który wpisuje dane pracownika do dokumentu stanowiska oraz pobiera dane dotyczące stanowiska i wpisuje je do kartoteki. Program jednocześnie buduje historię zmian stanowisk. Program automatycznie wpisuje niezbędne dane do formularza.

Polami uzupełniającymi są:

  • Data zatrudnienia - wartość pola wykorzystywana jest w raportach
  • Data zwolnienia - wartość pola wykorzystywana jest w raportach
  • Rodzaj umowy o pracę - pole wyboru. Lista definiowana jest w definicjach przez administratora
  • Wymiar etatu - pole wyboru. Lista definiowana jest w definicjach przez administratora

Przycisk  <Drukuj obiegówkę> rozpoczyna proces zwalniania pracownika. Przycisk jest dostępny dla HR i administratora. Po naciśnięciu przycisku wykonywane są następujące akcje:

  • tworzony jest dokument zatytułowany obiegówka pracownika ( opis formatki patrz dalej)
  • wysłana jest wiadomość do przełożonego z informacją o rozpoczęciu procesu zwalniania pracownika
  • dokonany jest wpis do historii dokumentu

Po wydrukowaniu i zatwierdzeniu obiegówki żeby zakończyć proces należy kliknąć przycisk [Zatwierdź zakończenie pracy]. Przycisk jest dostępny dla HR i administratora. Po naciśnięciu przycisku wykonywane są następujące akcje:

  • z danych w kartotece usuwane są informacje na temat zajmowanego stanowiska
  • kartoteka otrzymuje status „Nie pracuje”
  • w dokumencie stanowisko usuwana jest informacja o pracowniku i stanowisko staje się wolnym wakatem
  • w dokumentach przełożonych związanych z kartoteką usuwana jest informacja o przełożonym
  • tworzony jest zapis w karierze pracownika

Widok dotychczasowa kariera pokazuje historię zmian stanowisk pracownika

W zakładce "urlop" znajdują się pola dotyczące rozliczeń urlopów pracownika. Pola wypełniane są automatycznie. Tylko pracownik HR i Admin mają prawo do wprowadzania zmian.

Ponadto w dołączonych widokach znajduje się lista wszystkich urlopów oraz planów urlopów pracownika

  • W zakładce "delegacje" znajduje zestawienie delegacji pracownika.
  • W zakładce "zwolnienia" znajduje zestawienie zwolnień pracownika.
  • W zakładce "szkolenia" znajduje zestawienie szkoleń pracownika.
  • W zakładce "godziny" znajduje zestawienie rozliczenia nadgodzin pracownika.

Zakładka Edukacja i Uprawnienia jest widoczna tylko dla Admina. Nie ma znaczenia dla funkcjonalności. Jest tylko przykładem jak można rozbudować program.

Aplikacja HR - moduł zasoby

W sekcji  zasoby znajdują się informacje o przydzielonych pracownikowi zasobach oraz programów i aplikacji do których ma dostęp

W tej sekcji osoby uprawnione (przełożeni) mają prawa do przydzielania zasobów

W celu poinformowania zainteresowanych osób o dokonanych zmianach należy kliknąć na przycisk <Wyślij wiadomość>

Aplikacja HR - moduł urlopy

  • Listwa przycisków W górnej części formularza znajduje się listwa z przyciskami:
  • Aktualizuj dane - przycisk powoduje ponowne przeliczenie wszystkich formuł i wartości pól w formatce
  • Nagłówek Rysunek pokazuje wszystkie możliwe warianty informacji która może pokazać się w nagłówku.
  • Treść wniosku
  • Proces zatwierdzania wniosku

Aplikacja HR - moduł delegacje

  • Listwa przycisków W górnej części formularza znajduje się listwa z przyciskami:
  • Wypełnij dane - przycisk powoduje ponowne przeliczenie wszystkich formuł i wartości pól w formatce
  • Nagłówek Rysunek pokazuje wszystkie możliwe warianty informacji która może pokazać się w nagłówku.
  • Treść wniosku Składa się z dwóch części. Pierwsza jest wypełniana przed wyjazdem i musi być wydrukowana po zatwierdzeniu. A druga jest wypełnia jako rozliczenie kosztów delegacji. Druga część staje się dostępna dopiero po zaakceptowaniu i wydrukowaniu pierwszej części delegacji: Część druga
  • Proces zatwierdzania wniosku Rysunek pokazuje wszystkie możliwe warianty przycisków które mogą pokazać się w trakcie procesu zatwierdzania

Aplikacja HR - moduł zwolnienia

  • Listwa przycisków W górnej części formularza znajduje się listwa z przyciskami:
  • Aktualizuj dane - przycisk powoduje ponowne przeliczenie wszystkich formuł i wartości pól w formatce
  • Skasuj dokument - przycisk powoduje zaznaczenie dokumentu do skasowania
  • Nagłówek Rysunek pokazuje wszystkie możliwe warianty informacji która może pokazać się w nagłówku.
  • Treść wniosku
  • Proces zatwierdzania wniosku Rysunek pokazuje wszystkie możliwe warianty przycisków które mogą pokazać się w trakcie procesu zatwierdzania

Aplikacja HR - moduł szkolenia

  • Listwa przycisków W górnej części formularza znajduje się listwa z przyciskami:
  • Aktualizuj dane - przycisk powoduje ponowne przeliczenie wszystkich formuł i wartości pól w formatce
  • Skasuj dokument - przycisk powoduje zaznaczenie dokumentu do skasowania
  • Nagłówek Rysunek pokazuje wszystkie możliwe warianty informacji która może pokazać się w nagłówku.
  • Treść wniosku
  • Proces zatwierdzania wniosku Rysunek pokazuje wszystkie możliwe warianty przycisków które mogą pokazać się w trakcie procesu zatwierdzania

Aplikacja HR - moduł godziny nadliczbowe

  • Listwa przycisków W górnej części formularza znajduje się listwa z przyciskami:
  • Aktualizuj dane - przycisk powoduje ponowne przeliczenie wszystkich formuł i wartości pól w formatce
  • Skasuj dokument - przycisk powoduje zaznaczenie dokumentu do skasowania
  • Nagłówek Rysunek pokazuje wszystkie możliwe warianty informacji która może pokazać się w nagłówku.
  • Treść wniosku
  • Proces zatwierdzania wniosku Rysunek pokazuje wszystkie możliwe warianty przycisków które mogą pokazać się w trakcie procesu zatwierdzania

Obiegówka

  • Listwa przycisków W górnej części formularza znajduje się listwa z przyciskami:
  • Drukuj - przycisk powoduje wydrukowanie obiegówki w postaci papierowej
  • Zamknij - przycisk powoduje zamknięcie dokumentu bez zapamiętania
  • Dokument obiegówka przedstawia podstawowe informacje identyfikujące pracownika oraz zawiera listę zasobów i aplikacji, którymi dysponował podczas pracy. Dokument nie jest zapamiętywany w formie elektronicznej, służy jedynie do przygotowania dokumentu w formie papierowej w celu rozliczenia pracownika na koniec pracy.

Opis istotnych widoków

Widoki (zestawienia dokumentów w danej kategorii) dzielą się na kilka sekcji:

Administracja

Sekcja dostępna tylko dla użytkownika mającego rolę [Admin]

Nazwa widoku

dostęp

Kryteria wyboru

Wszystkie dokumenty

tylko Admin

Lista wszystkich dokumentów w bazie

Skasowane dokumenty

tylko Admin

Lista dokumentów zaznaczonych do skasowania

Stanowiska specjalne

tylko Admin

Lista stanowisk o specjalnym charakterze

Pracownicy

Sekcja pracownicy jest dostępna dla wszystkich użytkowników i zawiera następujące widoki:

Nazwa widoku

dostęp

Kryteria wyboru

Lista pracowników

wszyscy

Lista kartotek pracowników

Lista zwolnionych

tylko HR i Admin

Lista kartotek pracowników zwolnionych

Szkolenia

wszyscy

Lista szkoleń

   rozliczenie

wszyscy

 

   wg. pracowników

wszyscy

 

   Plan szkoleń

wszyscy

 

   Wszystkie szkolenia

wszyscy

 

Urlopy

wszyscy

Lista urlopów

   Plany urlopów

wszyscy

 

   Zestawienia planów

wszyscy

 

   Wg pracowników

wszyscy

 

   Wg. miesięcy

wszyscy

 

   Grafik roczny

wszyscy

 

   kalendarz

wszyscy

 

   Dni wolne

wszyscy

 

Delegacje

wszyscy

Lista delegacji

Zwolnienia

wszyscy

Lista zwolnień

Godziny nadliczbowe

wszyscy

Lista godzin nadliczbowych

Wszystkie

wszyscy

Lista wszystkich nieobecności podwładnych pracowników

   Wg. daty

wszyscy

 

   Wg. statusu

wszyscy

 

Uwaga: W widoku Lista pracowników widoczni są tylko ci, którzy są przydzieleni do struktury organizacyjnej.

Powiązane artykuły