Proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów

Proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów usprawnia sposób działania firmy. Zakupy dokonywane w formie papierowej mają istotny wpływ na wyniki finansowe firmy. Niewydolność manualna kosztuje organizacje ogromne ilości gotówki w postaci długich cykli zakupowych, niewykorzystanych rabatów i sporów transakcyjnych. Próba przyspieszenia procesów zakupowych za pomocą przestarzałych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne i e-maile, to jak próba uruchomienia mikrofalówki za pomocą stali i krzesiwa.

Aby skorzystać z wczesnych zakupów i rabatów za płatności, firmy muszą wyrzucić przestarzałe praktyki zakupowe i przyjąć rozwiązania w postaci aplikacji i platform zakupowych. Nowoczesne aplikacje zakupowe mogą przekształcić powolną strategię zakupową w rozwiązania z obszaru transformacji cyfrowej oraz tworzenia przewagi konkurencyjnej na rynku  z dnia na dzień.

Jeśli Twój proces zamówień zakupów nadal opiera się na tradycyjnych, stary narzędziach, nadszedł czas na gruntowną modernizację technologii. Oto wszystko, co musisz wiedzieć, aby proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów wzmocnić.

Proces zakupu w aplikacji zakupy, wymagania

Zamówienia zakupu to techniki, ustrukturyzowane metody i środki stosowane w celu usprawnienia procesu zaopatrzenia organizacji i osiągnięcia pożądanych rezultatów przy jednoczesnej oszczędności kosztów, skróceniu czasu i budowaniu korzystnych relacji z dostawcami. Zamówienia zakupu mogą mieć charakter bezpośredni, pośredni, reaktywny lub proaktywny.

Jaka jest różnica pomiędzy zakupami pośrednimi, bezpośrednimi i usługowymi?

Zamówienia bezpośrednie, pośrednie i usługowe są filiami ogólnego procesu zamówień i różnią się między sobą takimi aspektami, jak definicja, zadania i inne. Dzięki głębszemu przyjrzeniu się różnicom pomiędzy tymi procesami zakupu i zrozumieniu na czym one polegają, interesariusze będą mogli łatwiej podjąć odpowiednie działania w celu zaspokojenia potrzeb.

Zamówienia bezpośrednie

• Zamawianie i zakupy towarów, materiałów i/lub usług do celów produkcyjnych.
• Przykłady: surowce, maszyny i artykuły do odsprzedaży
• Napędzają zysk zewnętrzny i ciągły wzrost przychodów
• Składają się z materiałów magazynowych lub części do produkcji
• Tworzy długoterminowe, oparte na współpracy relacje z dostawcami

Zamówienia pośrednie

• Zamawianie i zakupy materiałów, towarów lub usług do użytku wewnętrznego
• Przykłady: media, zarządzanie obiektami i podróże
• Zajmują się codziennymi operacjami
• Służą do zakupu materiałów eksploatacyjnych i łatwo psujących się
• Zmienia krótkoterminowe, transakcyjne relacje z dostawcami

Zamówienia usługowe

• Zamawianie i zarządzanie pracownikami tymczasowymi i usługami konsultingowymi.
• Przykłady: usługi profesjonalne, subskrypcje oprogramowania, itp.
• Wykorzystywane do wypełniania luk w procesach i ludziach
• Służą do zakupu usług zewnętrznych i personelu
• Utrzymuje jednorazowe, kontraktowe relacje z dostawcami

Czym jest proces zaopatrzenia?

Jest to szereg procesów, które są niezbędne do przeprowadzenia produktów lub usług od momentu złożenia zamówienia do zatwierdzenia faktury. Choć zamiennie używamy terminów "zaopatrzenie" i "zakupy", to jednak różnią się one od siebie nieznacznie.

Podczas gdy zamówienie zakupu jest nadrzędnym procesem pozyskiwania niezbędnych towarów i usług w imieniu firmy, zaopatrzenie opisuje działania związane z ich pozyskaniem. Proces zaopatrzenia w firmie jest unikalny dla jej kontekstu i działalności.

Niezależnie od tej wyjątkowości, każdy proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów składa się z:

• Ludzi
• Procesu,
• Pracy papierkowej.

Proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów - ludzie

Są to interesariusze i ich specyficzna odpowiedzialność w cyklu zakupowym. Dbają oni o inicjowanie lub autoryzowanie każdego etapu procesu. Liczba zaangażowanych interesariuszy jest wprost proporcjonalna do ryzyka i wartości zakupu.

Proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów - proces

Lista zasad, które muszą być przestrzegane podczas przeglądu, zamawiania, uzyskiwania i płacenia za towary i usługi. Punkty kontrolne i kroki zwiększają się wraz ze złożonością zakupu.

Proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów - papier

Odnosi się do papierowej roboty i dokumentacji związanej z każdym etapem przepływu procesu zaopatrzenia, z których wszystkie są gromadzone i przechowywane w celach referencyjnych i audytowych.

Co to jest przepływ procesu zamówień?

Aby proces zarządzania zakupami był uczciwy, przejrzysty i efektywny, kluczowe jest dobre zrozumienie przebiegu procesu zakupów. Mimo, że procesy zakupowe w organizacjach różnią się od siebie.

Proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów

Etapy procesu zakupów

Każdy proces zarządzania zakupami obejmuje kilka elementów, w tym określenie wymagań, poszukiwanie dostawców, analizę wartości, złożenie wniosku o zakup, fazę przeglądu, konwersję na zamówienie, zarządzanie umową, monitorowanie zamówienia , ocena zamówienia, trójstronne dopasowanie, realizację płatności oraz prowadzenie dokumentacji. Są to ważne etapy w przebiegu procesu zakupów:

Etapy procesu zamówień

Krok 0: Rozpoznanie potrzeb

Etap rozpoznawania potrzeb w procesie zamówień umożliwia firmom nakreślenie dokładnego planu nabywania towarów i usług w odpowiednim czasie i po rozsądnych kosztach.

• Zainteresowane strony - Specjaliści ds. zamówień, kierownicy działów, kierownicy funkcjonalni
• Dokumenty - formularz uzasadnienia nagłej potrzeby, formularz wniosku o zakup, analizy potrzeb, wyszukiwarka całkowitych kosztów nabycia, badanie due diligence
• Pytania - Czy istnieje rzeczywiste zapotrzebowanie na towary/usługi? Czy istniejący kontrakt lub ustalone źródło może zaspokoić potrzebę? Czy będzie to wymagało jakiejś specjalnej zgody?

Krok 1: Zapotrzebowanie na zakup

Zapotrzebowanie zakup to pisemne lub elektroniczne dokumenty składane przez wewnętrznych użytkowników / klientów poszukujących pomocy zespołu zakupowego w celu zaspokojenia istniejącej potrzeby. Zawierają one kluczowe informacje, które są niezbędne do pozyskania odpowiednich produktów, towarów lub usług.

Krok 2: Przegląd zamówienia

Proces zamówień oficjalnie rozpocznie się dopiero po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup i sprawdzeniu dostępności budżetu. W fazie przeglądu menedżerowie funkcjonalni lub kierownicy działów dokonują przeglądu dostawców i sprawdzają, czy istnieje rzeczywiste zapotrzebowanie na żądane towary lub usługi, a także weryfikują, czy dostępne są niezbędne środki finansowe. Weryfikacja dotyczy kwestii formalnych oraz finansowych.

Zatwierdzone wnioski o zakup stają się zamówieniami zakupu (purchase order - PO), podczas gdy odrzucone wnioski są odsyłane z powrotem do zamawiającego z podaniem przyczyny odrzucenia. Wszystko to może być obsługiwane z poziomu aplikacji zamówienia zakupu

• Zainteresowane strony Urzędnicy ds. zamówień, użytkownicy końcowi, kierownicy działów
• Dokumenty - zapytanie formularz zgłoszenia, formularz zapytania ofertowego, zamówienie jedynej marki, szablon RFI, szybka ścieżka RFP
• Pytania - Jaki jest dostępny lub zatwierdzony budżet na ten zakup? Do kiedy zakup powinien zostać zrealizowany? Gdzie powinny być dostarczone żądane elementy?

Krok 3: Proces zamówienia

Po zatwierdzeniu zamówienia i wygenerowaniu zamówienia zakupu (purchase order - PO), zespół ds. zaopatrzenia opracowuje indywidualny plan zaopatrzenia i szkicuje odpowiedni proces przetargowy. Zakres tego indywidualnego planu zamówień zależy ostatecznie od złożoności zapotrzebowania.

• Interesariusze - Kierownicy ds. zamówień
• Dokumenty - Zaproszenie dla dostawców, prośba o informacje, arkusz informacji o dostawcy, formularz uczestnictwa członka komisji oceniającej, arkusz analizy rynku.
• Pytania - Czy dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert są sprawdzane pod kątem spójności i kompletności? W jaki sposób zamierzamy obsługiwać zapytania od dostawców (korespondencja pisemna lub konferencja przedofertowa)?

Po zatwierdzeniu budżetu, zespół ds. zamówień wysyła kilka zapytań ofertowych (requests for quotation - RFQ) do dostawców z zamiarem otrzymania i porównania ofert w celu wybrania idealnego dostawcy.

Krok 4: Ocena i umowa

Po oficjalnym zamknięciu procesu przetargowego, zespół ds. zamówień w połączeniu z komitetem oceniającym dokona przeglądu i oceny ofert dostawców w celu ustalenia, który z nich będzie najlepiej pasował do zaspokojenia istniejącej potrzeby.

• Zainteresowane strony - Zespół ds. zamówień publicznych i komisja oceniająca
• Dokumenty - Porządek obrad komisji oceniającej, negocjacje kosztów (requests for quotation - RFQ) (najlepsza i ostateczna oferta), warunki kontraktu, prośba o wyjaśnienie, szablon oceny technicznej dostawcy, arkusz podsumowujący przegląd zamówienia.
• Pytania - Czy istnieje potencjalny konflikt interesów z którymkolwiek z dostawców? Czy dokonaliśmy krótkiej listy ofert zgodnych, akceptowalnych i odrzuciliśmy oferty nie odpowiadające?

Po wybraniu dostawcy, negocjacje i podpisanie umowy są zakończone, a zamówienie zakupu jest następnie przekazywane do dostawcy. Prawnie wiążąca umowa aktywuje się zaraz po tym, jak sprzedawca akceptuje (purchase order - PO) i potwierdza to.

Krok 5: Zarządzanie zamówieniem

Sprzedawca dostarcza obiecane towary i usługi w ustalonym terminie. Po ich otrzymaniu, nabywca sprawdza zamówienie i powiadamia sprzedawcę o wszelkich problemach z otrzymanymi pozycjami.

• Interesariusze - Kierownicy zapasów, magazynów, sprzedawcy i zespół ds. zaopatrzenia
• Dokumenty - Zamówienie zakupu, zawiadomienia o wysyłce, potwierdzenia odbioru towarów, faktury zakupu, przesyłki zwrotne towarów, szablon kontroli jakości produktu i usługi, raport z oceny dostawcy.
• Pytania - Czy istnieją jakieś rozbieżności w dopasowaniu? Czy istnieje znaczna różnica między oczekiwaną a rzeczywistą jakością usług dostawcy? Czy istnieje znacząca kwota między oczekiwaną a rzeczywistą wartością zamówienia?

Na tym etapie, trzy dokumenty zamówienia zakupu, wydanie z magazynu (które przychodzą z zamówienia) i faktury sprzedawcy są dostarczone i uzgodnione w celu zidentyfikowania rozbieżności i zapewnienia, że transakcja jest dokładna. Rozbieżności powinny zostać usunięte po ich wykryciu.

Krok 6: Zatwierdzanie faktur i spory

Po zakończeniu dopasowywania trójstronnego faktura jest zatwierdzana i przekazywana do realizacji płatności, w zależności od norm organizacyjnych.

• Zainteresowane strony - Kierownicy ds. zamówień, komisja oceniająca, arbiter i sprzedawcy
• Dokumenty - Oryginalna umowa z dostawcą, formularz zatwierdzenia faktury, formularz rozstrzygnięcia sporu, rejestracja skarg i protokoły z posiedzeń, dokumenty arbitrażowe, pokwitowania rozliczenia.
• Pytania - Czy rozliczenie nastąpiło w przewidzianym terminie? Czy ugoda została zawarta w przewidzianym terminie? Czy klauzule dotyczące rozwiązywania sporów były pomocne przy rozwiązywaniu konfliktów?

Krok 7: Przechowywanie dokumentów zamówienia zakupu

Po procesie płatności, kupujący dodaje dane dla księgowości i audytu. Wszystkie odpowiednie dokumenty, od wniosków o zakup do zatwierdzonych faktur, są przechowywane w jednej bazie danych aplikacji dedykowanej.

• Zainteresowane strony - Osoby odpowiedzialne za zamówienia i audytorzy
• Dokumenty - Raport z oceny procesu zamówień, raport z zamknięcia kontraktu.
• Pytania - Czy wymagania regulacyjne są spełnione? Czy kryteria i metody oceny były właściwe? Jakie problemy zostały napotkane? Rekomendacje w celu uniknięcia podobnych sytuacji.

Proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów Odrzuć e-maile i arkusze

Wdróż aplikację, zautomatyzuj proces zamówienia zakupu w kilka minut.

Dlaczego powinieneś zautomatyzować proces zarządzania zamówieniami?

Aplikacja dedykowana zamówienia zakupu usprawnia zagmatwany proces zamówień i zachowuje jego przejrzystość. Wszystkie potrzebne dane są przechowywane w jednym, centralnym miejscu przez wiele lat dostępne dla audytorów i wszystkich zainteresowanych stron. Uczestnicy procesu z poziomu laptopa posiadają pełen obraz etapów wszystkich procesów zakupowych. Nie potrzebuję komunikować się z innymi użytkownikami. Usprawniony proces zamówienia zakupu oferuje lepszą kontrolę nad każdym etapem cyklu życia zakupu.

Ponadto aplikacja zakupy elektroniczny obieg dokumentów:

• Skraca cykl życia zakupów.
• Pilnuje predefiniowanego cyklu zamówień.
• Utrzymuje proces dokładnie według oczekiwań.
• Wprowadza przejrzystość do przepływu procesu.
• Minimalizuje chaos spowodowany papierkową pracą.
• Ogranicza interwencje i błędy zależne od użytkowników.
• Zmniejsza obciążenie pracą wszystkich użytkowników.

Wybór aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów do zarządzania zamówieniami zamiast polegania na e-mailach i arkuszach kalkulacyjnych przyspieszy proces zamówień, zapewni dokładność, zwiększy efektywność oraz zaoszczędzi czas i zasoby.

Proces zakupu w aplikacji zakupy elektroniczny obieg dokumentów - podsumowanie

Oparta na chmurze aplikacja dedykowana jest odpowiednia zarówno dla firm średnich jak i dużych. Dedykowana aplikacja webowa pozwala firmom na stworzenie dynamicznego procesu zarządzania zamówieniami zakupu, który zapewnia im przewagę konkurencyjną.

Firmy mogą rozwiązywać problemy związane z zamówieniami zakupu, które napotykają dzięki tradycyjnym metodom. Nowoczesna aplikacja dedykowana zamówienia zakupu jest w stanie w mgnieniu oka usprawnić przebieg procesu zamówień.

commint oferuje aplikacje dedykowane, posiada wiedzę oraz zasoby, których każda firma potrzebuje, aby zautomatyzować cały proces zakupu i skalować go w celu zaspokojenia potrzeb biznesowych.