Zamówienia zakupu
Współczesne firmy chcą, aby zespoły zakupowe tworzyły wartość wykraczającą poza oszczędności kosztów. W związku z tym, liderzy działów zakupów nieustannie poszukują sposobów na usprawnienie procesu zakupów i uczynienie go bardziej zrównoważonym. Nie chcą jednak podejmować żadnych decyzji bez odpowiednich danych. Dlatego też śledzą cały szereg metryk jako KPI.
Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) są powszechnie używanym słowem w działach zakupowych, ale nie są one ustalone na stałe. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) aplikacji zamówienia zakupu oznaczają różne rzeczy dla różnych firm, prawie do tego stopnia, że większość liderów zakupów nie jest pewna, co liczy się jako KPI, a co nie.
Ale jeśli chodzi o podejmowanie decyzji i śledzenie wydajności, jak można mieć pewność, że śledzone KPI mają największe znaczenie? Jedynie poprzez lepsze zrozumienie metryk i przyjrzenie się wskaźnikom efektywności (KPI) w zakresie zaopatrzenia, które są wykorzystywane przez liderów branży.
KPI w zakupach. Czym są?
Wskaźniki efektywności aplikacji zamówienia zakupu są rodzajem narzędzia pomiaru wydajności, które są wykorzystywane do oceny i monitorowania efektywności zarządzania zakupami w firmie. Te KPI pomagają firmie optymalizować i regulować wydatki, jakość, czas i koszty.
Dodatkowo, KPI w aplikacji zamówienia zakupu pomagają firmom dotrzymać kroku ich ogólnym celom procesowym, strategiom zakupowym i celom biznesowym.
Dlaczego warto mierzyć efektywność procesu zakupowego?
Powiedzenie "Jeśli nie możesz tego zmierzyć, nie możesz tego poprawić" jest jak zawsze prawdziwe. Należy jeszcze dodać zdanie, że musisz wartość z czymś porównać. Mierzenie efektywności procesu zakupu jest ważne, ponieważ odgrywa on krytyczną rolę w łańcuchu dostaw w każdej firmie.
Podczas gdy oszczędność kosztów jest oczywistym celem wydajności zakupów, nie jest ona ograniczona tylko do tego. Poprzez pomiar wydajności procesu zakupów, firmy mogą znaleźć odpowiedzi na inne ważne pytania, takie jak:
- Czy się poprawiamy, czy pogarszamy?
- Co należy poprawić w procesie zakupu?
- Jaka jest tendencja zmian procesu zakupu?
- Jak efektywny jest proces zakupu w firmie na tle innych organizacji?
KPI w zakupach, które powinieneś mierzyć stale
Właściwy wskaźniki efektywności aplikacji zamówienia zakupu (KPI) są istotne dla Twoich celów biznesowych i łatwe do monitorowania i śledzenia. Kiedy tworzysz swoje pierwsze wskaźniki efektywności aplikacji zamówienia zakupu, może to być nieco przytłaczające. Zyskując lepsze zrozumienie ich celu, będziesz w stanie zidentyfikować wskaźniki KPI, które lepiej zaspokoją Twoje potrzeby.
Poniżej przedstawiamy kilka wskaźniki efektywności aplikacji zamówienia zakupu, które każda firma powinna śledzić:
- Wskaźnik zgodności.
- Wskaźnik wadliwości dostawców.
- Dokładność zamówień zakupu i faktur.
- Wskaźnik zakupów awaryjnych.
- Czas realizacji zamówienia przez dostawcę.
- Czas cyklu zamówienia zakupu.
- Dostępność dostawców.
- Koszt na fakturę i zamówienie zakupu (purchase order PO).
- Wydatki dokonywane w aplikacji zamówienia zakupu.
- ROI i korzyści z zamówień.
- Konkurencyjność cenowa.
W zależności od ich przeznaczenia, te wskaźniki efektywności aplikacji zamówienia zakupu można podzielić na trzy główne kategorie:
- Zapewnienie jakości.
- Poprawa dostaw zakupów.
- Oszczędności w dostawach zakupów.
Wszystkie trzy kategorie są współzależne, więc skupienie się tylko na jednej z nich może zaszkodzić pozostałym dwóm i zmniejszyć zrównoważenie procesu.
KPI w zakupach. Wskaźnik zgodności z przepisami
Zgodność z umowami i polityką ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa prawnego. Jeśli te wskaźniki zgodności spadną, mogą spowodować wzrost wydatków pośrednich i nietypowych. Niezawodna umowa zakupu z jasno określonymi karami może poprawić wskaźnik zgodności.
Metryki, na które warto zwrócić uwagę:
- Stosunek zakwestionowanych faktur do wszystkich faktur.
- Całkowita różnica pomiędzy ceną zapłaconą a ceną podaną.
KPI w zakupach w obszarze zapewnienia jakości zakupów
KPI w zakupach - wskaźnik wadliwości dostawców
Współczynnik wadliwości dostawców służy do oceny indywidualnej jakości dostawcy. Pomiar wskaźnika wadliwości dostawców i rozbicie go na typy wadliwości umożliwi uzyskanie użytecznych informacji na temat wiarygodności dostawcy. Wskaźniki wadliwości dostawców są zwykle mierzone w wadach na milion.
Wskaźnik wadliwości dostawcy = Liczba produktów niespełniających standardów / całkowita liczba przetestowanych jednostek.
KPI w zakupach - dokładność zamówienia zakupu
Niska dokładność zamówienia zakupu (purchase order PO) zwiększa koszty operacyjne firmy. KPI w zakresie zakupów są mierzone w kategoriach dostaw, segmentach nabywców i nie tylko. Ten wskaźnik efektywności aplikacji pomoże firmom upewnić się, czy dostawcy dostarczają to, co zostało zamówione i czy zostało to dostarczone we właściwym czasie.
KPI w zakupach do śledzenia:
- Stosunek produktów / usług dostarczonych poza wcześniej zdefiniowany cel usługowy.
- % błędnych dostaw w stosunku do całkowitej liczby zamówień zakupu w wybranym okresie czasu.
KPI w zakupach w obszarze poprawy dostaw zakupów.
KPI w zakupach - wskaźnik zakupów awaryjnych
Zakupy awaryjne to te nieplanowane zamówienia, które są nabywane w celu zapobieżenia niedoborom produktów i usług. Wskaźniki aplikacji zamówienia zakupu jest mierzony stosunkiem zakupów awaryjnych do całkowitej liczby zakupów w ustalonym okresie czasu.
Poprzez obniżenie wskaźnika zamówień awaryjnych, firmy mogą uzyskać:
- Oszczędność kosztów.
- Zapewnić ciągłość dostaw.
- Usprawnić plan zaopatrzenia.
- Zmniejszyć ryzyka związane z dostawami.
KPI w zakupach - czas realizacji zamówienia przez dostawcę
Czas realizacji zamówienia przez dostawcę to czas, jaki upływa od momentu otrzymania przez dostawcę zamówienia zakupu do momentu jego otrzymania przez zamawiającego. Ten wskaźniki efektywności aplikacji zamówienia zakupu jest często mierzony w dniach. Czas realizacji zamówienia przez dostawcę zaczyna się od potwierdzenia dostępności i złożenia zamówienia, a kończy na dostawie towarów.
Czas realizacji zamówienia przez dostawcę = czas dostawy (dostawa towarów i odbiorów) - czas zamówienia (przyjęcie zamówienia).
KPI w zakupach - czas cyklu zamówienia zakupu
Czas cyklu zamówienia mierzony jest w godzinach lub dniach od momentu złożenia zapotrzebowania na zakup do momentu przekazania go do sprzedawcy lub kontrahenta. Ten KPI obejmuje cały proces zamawiania, który składa się na cały cykl zamówienia zakupu.
KPI w zakupach - dostępność dostawcy
Dostępność dostawcy jest wykorzystywana do pomiaru zdolności dostawcy do reagowania na nagłe potrzeby. Ten wskaźnik efektywności aplikacji zamówienia zakupu pomaga firmom określić stopień niezawodności, jaki mogą one przypisać dostawcy.
Dostępność dostawcy (%) jest mierzona stosunkiem liczby pozycji czasowych dostępnych po stronie dostawcy do liczby zamówień złożonych u dostawcy.
KPI w zakupach w obszarze oszczędności w dostawach zakupów
KPI w zakupach - koszt przypadający na fakturę i zamówienie zakupu po stronie dostawcy
Koszt wydatkowany na fakturę i zamówienie zakupu może różnić się w zależności od firmy, w zależności od czynników, które są uwzględnione w tej kalkulacji. Firma, która stosuje podejście ręczne, będzie miała wyższe koszty przetwarzania w porównaniu z innymi firmami, które stosują proces zautomatyzowany.
Badania pokazują, że firmy, w których automatyzacja procesu zakupu jest niewielka lub nie ma jej wcale, wydają więcej na jedną fakturę niż firmy, które wdrożyły aplikację.
KPI w zakupach - wydatki dokonywane poprzez aplikację
Wydatki dokonywane w aplikacji zamówienia zakupu, to procent wydatków na zakupy, które są regulowane lub kontrolowane przez kierownictwo. Wraz ze wzrostem wskaźnika wydatków pod kontrolą, wzrasta zdolność firmy do optymalizacji kosztów i prognozowania wydatków.
Wydatki dokonywane w aplikacji zamówienia zakupu = Całkowite zatwierdzone wydatki (tj. koszty bezpośrednie, pośrednie i związane z usługami) - wydatki dokonywane w aplikacji zamówienia zakupu.
KPI w zakupach - ROI zamówień zakupu
Zwrot z inwestycji w aplikację zakupy - ROI - służy do określenia rentowności i efektywności kosztowej inwestycji w zamówienia zakupów. Wskaźniki efektywności aplikacji zamówienia zakupu najlepiej nadaje się do analiz wewnętrznych.
ROI = roczne oszczędności kosztów / roczny koszt zaopatrzenia
KPI w zakupach - konkurencyjność cenowa
Mała lub żadna konkurencja pomiędzy dostawcami może doprowadzić do sytuacji, w której kilku dostawców będzie miało duopol lub oligopol. Taka sytuacja może obniżyć jakość towarów i usług w dłuższej perspektywie. Wskaźnik kładzie nacisk się na krótkiej liście dostawców, które oferują nabywcy wyraźną przewagę konkurencyjną.
Konkurencyjność cenowa może być mierzona poprzez porównanie zapłaconej ceny z opublikowanymi cenami rynkowymi wymienionymi na stronach www rynku zamówień.
Daje ono również liderom ds. zakupów możliwość tworzenia niestandardowych raportów, które pokazują kluczowe wskaźniki, takie jak czas procesu zamówień zakupu, wskaźnik zakupów awaryjnych oraz roczny stosunek oszczędności związanych z zamówieniami do rocznych kosztów zamówień.
Wdrożenie aplikacji zamówienia zakupu jest kluczem do poprawy wydajności zaopatrzenia
Aby zwiększyć wydajność zaopatrzenia, firmy muszą dokonywać pomiarów wskaźniki efektywności aplikacji zamówienia zakupu i śledzić je w sposób ciągły i cyfrowy. Korzystanie z narzędzia opartego na chmurze pomaga firmom w gromadzeniu danych, segregacji, routingu, wyszukiwaniu i wielu innych czynnościach. Pozwala to pracownikom działu zakupów i zaopatrzenia poświęcić więcej czasu na analizę zebranych danych.
Korzystanie z aplikacji zamówienia zakupu oferuje szereg korzyści, takich jak:
- Wzrost efektywności pracy.
- Znacząca redukcja ryzyka zakupów.
- Zyski w zakresie zgodności z przepisami.
- Znaczne oszczędności kosztów zakupów.
- Redukcja czasu trwania procesu zakupów.
- Lepsza widoczność całego procesu zakupu.
- Wzrost szybkości i wydajności generowania zamówień zakupu.
Poprzez wdrożenie aplikacji zamówienia zakupu użytkownicy uzyskują dostęp do jednego kompleksowej aplikacji, które obsługuje procesy zakupowe w całym cyklu od zamówienia do monitorowania płatności. Ponieważ aplikacja zakupy jest oparta na chmurze, wszystkie dane dotyczące zamówień są dostępne w sposób ciągły. Oznacza to, że można stale bez żadnego dodatkowego wysiłku mierzyć wskaźniki KPI dotyczące zamówień zakupów.
Aplikacja zamówienia zakupu oferuje dedykowane narzędzia do obsługi funkcji związanych z zakupami:
- zarządzanie dostawcami.
- zarządzanie fakturami i umowami.
- zarządzanie zamówieniami i wnioskami o zakup.
Wszystkie dane z tych procesów są połączone i dostępne wraz z kontekstem, a pełen obraz, zapewnia spójność i przejrzystość w całym procesie zakupu.
Śledzenie wskaźników efektywności aplikacji w zakresie zamówienia zakupu nie było łatwiejsze dzięki aplikacji zamówienia zakupu, która gromadzi, przechowuje i analizuje niezbędne informacje przy minimalnym wysiłku ze strony użytkowników. Zebrane dane są następnie udostępniane wszystkim zainteresowanym stronom z dostępem opartym na rolach w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych.
Aplikacja zakupy daje również managerom działów zamówień i zakupów możliwość tworzenia niestandardowych raportów, które pokazują kluczowe wskaźniki, takie jak:
- czas cyklu zamówienia zakupu.
- wskaźnik zakupów awaryjnych.
- roczne oszczędności w zamówieniach do rocznych kosztów zamówień.
Wdrożenie aplikacji zamówienia zakupu podsumowanie
Proces opracowywania wskaźników efektywności dla zakupów w firmie nie zawsze jest prostym zadaniem. Jednak, gdy managerowie działów zakupów poświęcą czas na zidentyfikowanie swoich potrzeb biznesowych i zrozumienie natury kluczowych wskaźników efektywności w obszarze zakupów, łatwo jest wybrać te, które są zgodne z celami firmy.
Oparte na aplikacja dedykowana zamówienia zakupu może pomóc firmom w pomiarze wskaźników efektywności, uzyskaniu użytecznych informacji, ograniczeniu ryzyka i zwiększeniu rentowności.
