Aplikacja workflow
Informacje dostępne dla analizy procesów różnią się w zależności od stosowanego systemu workflow. Podczas gdy niektóre systemy rejestrują głównie zdarzenia systemowe ze swoimi znacznikami czasowymi, inne rejestrują również obiekt przetwarzany w ramach danej czynności. Dostępność informacji decyduje o jakości i głębokości możliwych analiz. W niektórych przypadkach możliwe jest jednak rozszerzenie ścieżki audytu specyficznej dla danego sprzedawcy o dodatkowe informacje. W celu umożliwienia obiektowej analizy instancji workflow w trakcie rozwoju naszego systemu informacji procesowej, do modelu workflow dodano działanie, które tworzyło log-wejście, który zawierał relację pomiędzy ID instancji workflow a ID obiektu procesu, który nie był dostępny w danych ścieżki audytu systemu workflow. Za pomocą tych dodatkowych informacji można przeprowadzić analizę szczegółową z informacji o procesie do obiektu procesu.
Większość systemów workflow rejestruje trzy rodzaje danych: Zmiany stanu dotyczące procesów i czynności, informacje o zasobach generatorów zmian stanu oraz znaczniki czasowe zmian stanu. Informacje te, pochodzące z plików ścieżki audytu workflow, mogą być wykorzystane do szeregu analiz w systemie informacji procesowej:
- Czas zdarzeń: Za pomocą znacznika czasowego aktywacji, wykonania i zakończenia lub przerwania czynności w systemie workflow system informacji procesowej może obliczać czasy cyklu procesowego, czasy aktywności i bezczynności, a także czasy przetwarzania czynności i ich odchylenia.
- Zaangażowane zasoby: Informacje o jednostkach organizacyjnych i systemach informatycznych zaangażowanych w realizację działań mogą być wykorzystane do obliczenia średniego i szczytowego obciążenia zasobów. Zmiana czasu przetwarzania instancji działań w czasie, które były wykonywane przez ten sam zasób, wskazuje na potencjalne efekty krzywej uczenia się. Liczba różnych zasobów zaangażowanych w wykonanie pojedynczego workflow, jak również w zestaw instancji workflow może dostarczyć informacji o relacji wejścia-wyjścia procesu.
- Zmiany stanu: Rodzaj i liczba zmian stanów w procesie dostarcza informacji o liczbie i rodzaju wyjątków, które wystąpiły podczas wykonywania procesu (np. jeśli przepływ często zmienia się z "uruchomionego" na "zawieszony"). Analiza aktywności aktywnych przepływów w ramach pojedynczych instancji przepływu może być wykorzystana do określenia prawdopodobieństwa ścieżek wykonania w przypadku, gdy model przepływu zawiera gałęzie równoległe. Informacje te mogą być z kolei wykorzystane do celów symulacyjnych.
Oprócz tych podstawowych obiektów informacyjnych, do oceny efektu ekonomicznego systemu workflow przydatne są zaawansowane analizy, takie jak wpływ workflow na czas wprowadzania na rynek, zmiany jakości procesów czy przewagi konkurencyjnej. Strategiczne znaczenie informacji jest jednak bezpośrednio odwrotne do wymierności tego typu informacji. O ile operacyjne, tj. zastępcze, efekty technologii workflow można dość łatwo zmierzyć (np. redukcja personelu podczas wdrażania procesów), o tyle efekty uzupełniające, takie jak powiększenie etatów i wzbogacenie uczestników workflow, są trudniejsze do zmierzenia. Efekty zastępcze są również uważane za możliwe do obliczenia, podczas gdy efekty uzupełniające wymagają oszacowania. Strategicznych efektów technologii workflow, takich jak zdolność do dostarczenia klientom nowych rodzajów produktów lub krótszy czas wprowadzenia na rynek, nie można już określić w wartości pieniężnych.
Znaczenie strategiczne Możliwość pomiaru Efekty zastępcze, np. zmniejszenie kosztów personelu Efekty uzupełniające, np. wzbogacenie oferty pracy, rozszerzenie oferty pracy Efekty strategiczne, np. krótszy czas wprowadzenia na rynek, nowe obszary działalności itp.
Mierniki workflow
W ramach monitorowania i kontroli procesów mogą być stosowane różne techniki statystyczne. Jako przykład można podać analizę klastrów w ramach widoku obiektu. Inną istotną techniką oceny jest statystyczna kontrola procesu (SPC), która jest stosowana w systemach zarządzania produkcją. SPC wymaga zdefiniowania górnego i dolnego poziomu tolerancji odnoszącego się np. do oczekiwanego czasu przetwarzania. Zgodnie z ideą zarządzania według wyjątków, system monitorowania i kontroli informuje właściciela procesu, jeżeli jedna z wartości znajduje się powyżej górnego lub poniżej dolnego poziomu. Inną regułą jest to, że właściciel procesu otrzymuje komunikat wczesnego ostrzegania, jeżeli n (z n zwykle >5) wartości są stale zwiększane lub zmniejszane.
Kolejnym ciekawym podejściem w kontekście monitorowania i kontrolowania procesów opartych na workflow jest zastosowanie hedonicznego modelu płac. Pierwotnie zaprojektowany w celu oceny poprawy w obszarze biurowym spowodowanej przez nowe systemy informatyczne, hedoniczny model płac może być łatwo zaadaptowany do analizy związanej z procesem. Podejście to wymaga, aby wiadomo było, jaka klasa pracowników (określona przez ich wynagrodzenie) wykonuje jaką pracę (określoną przez stopień trudności). Każda klasa pracowników jest powiązana z jedną klasą czynności. Zakłada się, że pracownik powinien wykonywać tylko te czynności, do których jest wykwalifikowany. Dla danej sytuacji wartość hedoniczna może być wyprowadzona poprzez system równań, w którym ilość pracy, jaką poszczególne klasy pracowników faktycznie wydają na różne czynności jest zsumowana z wynagrodzeniem tej klasy pracowników. Prowadzi to do określenia wartości hedonicznej dla każdej klasy działalności. Wartości te mogą być porównywane z pożądanymi modelami lub sytuacją po reorganizacji.
Do tej pory główną wadą hedonicznego modelu wynagradzania jest czasochłonny proces ustalania, kto faktycznie wykonuje jaki rodzaj pracy.
Aplikacje workflow stanowią idealne wsparcie dla modelu płac. Aby wdrożyć tę koncepcję, każda działalność, jak również każda zaangażowana jednostka organizacyjna musi zostać sklasyfikowana. Ponadto obie te klasyfikacje mogą być stosowane nie tylko w modelu płac, ale również do rozwiązywania problemów kadrowych w oparciu o role. Dzięki tym klasyfikacjom dość łatwo jest uzyskać wymagane sprawozdania.
