Aplikacja do komunikacji w firmie

Aplikacja do komunikacji w firmie staje się coraz bardziej popularna wśród firm. Ceniona jest za usprawnienie i mobilność, ich funkcje są zaprojektowane z myślą o zaspokojeniu najważniejszych potrzeb organizacyjnych i można je szybko wdrożyć, zwłaszcza w porównaniu do dużych i uciążliwych projektów informatycznych z przeszłości.

Aplikacja do komunikacji wewnętrznej różni się od narzędzi do współpracy i komunikacji między pracownikami, takich jak Slack i Microsoft Teams. Komunikacja między pracodawcą, a pracownikiem wymaga lepszego narzędzia.

• Jak wybrać aplikację do komunikacji wewnętrznej?
• Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?

Aplikacja do komunikacji w firmie, korzyści

Każda duża firma posiada intranet służący głównie do dystrybucji dokumentów. W większości przypadków intranet jest dostępny tylko przez komputer stacjonarny. Jednak pracownicy nieposiadający biurka, pracujący w terenie, którzy nie mają dostępu do komputera mają utrudniony dostęp do zasobów firmy. Grupa pracowników w terenie szybko rośnie. Ich oczekiwania również.

Terminale intranetowe stają się coraz bardziej powszechne w magazynach i produkcji, to jednak ich popularność nie do końca wzrosła. Wynikający z tego brak zaangażowania jest szczególnie bolesny, gdy pracownicy otrzymujący najmniejszą ilość informacji są tymi, którzy najbardziej ich potrzebują. Jako kanał komunikacji wewnętrznej, aplikacje mobilne ułatwiają dostęp do pracowników za pomocą smartfonów. Dotyczy to zarówno urządzeń dostarczanych przez firmę, jak i tych będących własnością prywatną.

Dostęp do tego nowego kanału komunikacji ma wiele zalet w porównaniu z tradycyjnymi kanałami komunikacji, takimi jak intranet i poczta elektroniczna. Komunikacja za pośrednictwem aplikacji dedykowanej zachęca do interakcji społecznych, pozwalając użytkownikom na przekazywanie informacji zwrotnych poprzez komentarze, sympatie i udostępnianie, a jednocześnie dając administratorom możliwość analizowania poziomu zaangażowania treści.

Te nowe elementy komunikacji służą również do nawiązania dialogu między zarządem firmy, a działem operacyjnym, pomagając jednocześnie urzędnikom ds. komunikacji w identyfikacji ważnych tematów i skutecznym rozwiązywaniu ich problemów.

Ponadto, aplikacje mobilne dostosowują się do transformacji cyfrowej zachodzącej w większości miejsc pracy. Automatycznie kompilują one treści mobilne dla użytkowników i ułatwiają dostarczanie informacji, których oczekują. Pozwalając pracownikom na otrzymywanie informacji, które są najważniejsze dla ich pracy, takich jak wiadomości dotyczące lokalizacji lub działu.

Jak wdrożyć aplikację do komunikacji w firmie?

Na pierwszy rzut oka, idea aplikacji do komunikacji wewnętrznej w firmie może wydawać się prosta, ale jej wdrożenie wymaga planowania. Aplikacja jest czymś więcej niż tylko dodatkowym kanałem dla treści intranetowych, dostosowanym do szybkiego wyświetlania na ekranach mobilnych.

Opracowaliśmy kilka podstawowych elementów, które powinny zostać poruszone.

Aplikacja do komunikacji w firmie, dobrowolna czy obowiązkowa?

Dobrowolność to podstawowa zasada komunikacji wewnętrznej. W doskonałym świecie, komunikacja jest skierowana do jak największej liczby użytkowników (czyli do wszystkich), ale nigdy nie powinna być wymuszona. W dużej mierze to pracownicy sami decydują, jakie informacje z firmy chcą widzieć.

Im bardziej informacje są istotne dla ich własnej pracy i zainteresowań, tym większe jest prawdopodobieństwo, że będą one częściej oraz bardziej dokładnie czytane. Dlatego wdrożenie aplikacji do komunikacji wewnętrznej oznacza uczynienie dostępu do informacji dobrowolnym działaniem, zastępującym wewnętrzne dzienniki i tablice ogłoszeń.

Istnieje wiele innych zastosowań aplikacji, takich jak uproszczone procesy komunikacyjne i uczynienie katalogów pracowników lub podręczników szkoleniowych łatwo dostępnymi. W miarę jak korzystanie z aplikacji do komunikacji staje się coraz bardziej istotne, pracownicy muszą mieć zapewnione środki dostępu do nich, takie jak urządzenia firmowe, lub powinny być zwracane opłaty za dane związane z pracą naliczone na ich urządzeniach osobistych.

Aplikacja do komunikacji w firmie, treści

Nowoczesne sieci intranetowe rozwijają coraz więcej nowych funkcji wspierających praktyczne zastosowania. Podczas gdy początkowo intranety były wykorzystywane do przechowywania często używanych dokumentów, wkrótce dodano wiadomości i komunikację firmową. Następnym krokiem było stworzenie portali dla pracowników, które skupiały się w szczególności na procesach samoobsługowych pracowników, Employee Self Services.

Najnowszym krokiem było zaadaptowanie społeczności i pomieszczeń projektowych, w których zespoły mogą pracować razem, a wszystkie ważne dokumenty mogą być przechowywane. Cztery główne przypadki zastosowania (informacja, komunikacja, procesy i praca zespołowa) budują podstawowe ramy dla nowoczesnych aplikacji intranetowych i stanowią podstawę dla następującego pytania:

Które przypadki użycia i związane z nimi treści muszą być dostępne w sieci komórkowej?

Niektóre z najbardziej praktycznych przypadków zastosowania aplikacji do komunikacji wewnętrznej.

Bazując na naszym doświadczeniu, komunikacja, która dociera do wszystkich pracowników za pomocą aplikacji mobilnej, jest logicznym pierwszym krokiem. Drugi krok jest podzielony na dostarczanie informacji (podręczniki, kartoteki pracowników, menu, informacje kontaktowe, itp.) oraz dostęp do procesów (ankiety, wnioski urlopowe, karty czasu pracy). Ze względu na bezpieczeństwo, oba te kroki są najlepiej zarządzane przez ograniczoną liczbę pracowników.

Aplikacja do komunikacji w firmie, funkcje

Przede wszystkim ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że sama aplikacja nie wystarczy. Musi ona być wypełniona celową treścią. Oznacza to, że w idealnym przypadku, oprócz redaktorów, którzy przy minimalnym przeszkoleniu mogą łatwo tworzyć treści i utrzymywać je na bieżąco, potrzebujesz administratora nadzorującego aplikację. Potrzebny jest również system zarządzania treścią (CMS), specyficzny dla intranetu, w odróżnieniu od tradycyjnie stosowanego w internecie.

Aplikacja mobilna wymaga dalszej specjalizacji intranetowego systemu zarządzania treścią (CMS). Jedną z najważniejszych cech jest funkcjonalność „push’. Aplikacja może wyświetlać tzw. powiadomienia w trybie "push" na ekranie głównym smartfona. Aktywnie informując i przyciągając użytkowników do aplikacji. Powiadomienia ‘push” są potężnym narzędziem, ale użytkownicy nie powinni być nimi przytłoczeni. Jeśli tak, ich skuteczność będzie się stopniowo zmniejszać. Co gorsza, użytkownicy mogą zrezygnować całkowicie wyłączając funkcję w urządzeniu.

Dedykowana aplikacja mobilna reguluje powiadomienia "push", ograniczając ich tworzenie do ograniczonej liczby autorów i czyniąc ich dystrybucję specyficzną.

Aplikacja do komunikacji w firmie, użytkownicy

To zagadnienie jest często podnoszone w odniesieniu do wszystkich aplikacji IT związanych z firmą. Co ciekawe, grupa docelowa aplikacji dla pracowników obejmuje pracowników nie będących pracownikami biurowymi, którzy zazwyczaj nie są zarejestrowani w żadnym systemie informatycznym lub katalogu użytkowników. Często pracownicy ci istnieją jedynie w systemach kadrowo-płacowych. Dlatego też aplikacja do komunikacji wewnętrznej musi zapewniać łatwą metodę importowania list pracowników, które zawierają nie tylko nazwisko i cechy (np. numer identyfikacyjny), ale także dalszą personalizację informacji, takich jak lokalizacja lub region.

Aplikacja do komunikacji w firmie, wewnętrzna czy internetowa?

Natywne aplikacje są dobrze znane dla użytkowników smartfonów: są to małe programy pobierane ze sklepu z aplikacjami. Ogromną zaletą jest to, że tylko aplikacje natywne są w stanie wykorzystać funkcje urządzenia, które umożliwiają takie funkcje jak powiadomienia typu "push".

Aplikacja do komunikacji w firmie, jak ją upowszechnić?

Aplikacja dla pracowników jest dystrybuowana za pośrednictwem sklepu z aplikacjami. Pracownicy są przyzwyczajeni do tego procesu ze względu na zainstalowanie innych aplikacji na swoim urządzeniu. Sklep z aplikacjami zapewnia również regularną aktualizację środowiska oraz umożliwia łatwe wgranie aktualizacji.

Aplikacja do komunikacji w firmie, a strategia komunikacyjna

Aplikacja dla pracowników może być postrzegana jako kanał komunikacji wewnętrznej. W takich przypadkach jest więc niczym więcej jak samym intranetem. Najtrudniejsze do pokonania wyzwania w tym scenariuszu wynikają z bezpieczeństwa informacji i dwóch powiązanych ze sobą konkurencyjnych wymagań.