Budżetowanie vs. prognozowanie finansowe

Budżetowanie jest deklaracją oczekiwanych wyników finansowych w danym okresie, podczas gdy prognozy finansowe przewidują wyniki w oparciu o dane historyczne i bieżące warunki biznesowe. Planowanie strategiczne wymaga obu.

Jaka jest różnica między budżetowaniem a prognozowaniem finansowym?

Budżetowanie i prognozowanie finansowe są ściśle powiązanymi narzędziami zarządzania, ale są to dwa odrębne procesy. Zasadniczo, budżet jest celem, który firma chciałaby osiągnąć, a prognoza finansowa szacuje, w jakim kierunku firma faktycznie zmierza.

Budżety są zazwyczaj statyczne w ustalonym okresie, więc w dynamicznym środowisku biznesowym mogą pozostać nieaktualne. Prognozy finansowe, często uwzględniają bieżącą dynamikę rynku, aby przewidzieć przyszłe wyniki.

Czym jest budżet?

Zacznijmy od tego, dokąd chcesz doprowadzić swoją firmę. Budżet szczegółowo przedstawia przewidywane wyniki finansowe firmy w określonym czasie. Może to być budżet miesięczny, kwartalny lub roczny.

Budżet przekształca plan operacyjny w zestaw wyników finansowych, które obejmują przychody, wydatki, przepływy pieniężne i plan inwestycyjny. Mając lepsze zrozumienie źródeł przychodów i wydatków, można przewidzieć przepływy pieniężne.

Przedsiębiorstwa używają budżetów jako miernika wyników finansowych. Porównanie rzeczywistych i budżetowanych liczb daje jasny wgląd w bieżący postęp. Mając taki wgląd, menedżerowie mogą strategicznie dostosowywać koszty lub zmieniać priorytety. Budżety mają kluczowe znaczenie dla identyfikacji i alokacji zasobów finansowych w przedsiębiorstwie.

Budżet jest zazwyczaj opracowywany corocznie na rok fiskalny, co oznacza, że może szybko stać się nieaktualny, zwłaszcza na dynamicznym rynku. W tym miejscu pojawia się prognoza finansowa.

Co to jest prognoza finansowa?

Prognoza finansowa wykorzystuje dane historyczne do oszacowania przyszłych wyników finansowych. Historyczna sprzedaż, trendy w wydatkach i przyszłe kontrakty sprzedażowe pomagają w tworzeniu prognoz. Prognozy finansowe uwzględniają również istotne czynniki kosztotwórcze oraz czynniki zewnętrzne, takie jak zmiany w otoczeniu biznesowym.

W przeciwieństwie do budżetów, prognozy finansowe są regularnie aktualizowane. Aktualizacje mogą odbywać się co miesiąc lub co kwartał.

Prognozy finansowe są niezbędne do planowania strategicznego i operacyjnego. Ze względu na ich znaczenie zarówno w planach krótkoterminowych, jak i długoterminowych, prognozy finansowe mogą odnosić się do kwestii wymagających natychmiastowej uwagi oraz do planów obejmujących okres kilku lat. Firmy wykorzystują prognozy finansowe również do poprawy zarządzania przepływami pieniężnymi i określania zapotrzebowania na kapitał dla możliwości biznesowych.

Kluczowe różnice pomiędzy budżetem a prognozą finansową

Chociaż budżetowanie i prognozowanie finansowe są ze sobą powiązane, mają kluczowe różnice.

• Horyzont czasowy: Budżety często obejmują rok, podczas gdy prognozy finansowe mogą być długoterminowe lub krótkoterminowe.
• Czas przygotowania: Przygotowanie budżetu może zająć od trzech do sześciu miesięcy, podczas gdy prognozy finansowe mogą zająć tylko od jednego do czterech tygodni.
• Ujawnianie informacji na zewnątrz: Budżety są przeznaczone wyłącznie do użytku kierownictwa. Prognozy finansowe, przynajmniej w przypadku spółek publicznych, mogą wymagać upublicznienia.
• Elastyczność: Budżety wymagają znacznych zasobów i są rzadko aktualizowane. Prognozy finansowe są bardziej elastyczne. Firmy mogą wielokrotnie korygować prognozy finansowe, aby uwzględnić informacje w czasie rzeczywistym.
• Wiarygodność: Budżety są wiarygodne tylko wtedy, gdy warunki rynkowe nie uległy większym zakłóceniom. Ponieważ prognozy finansowe używają aktualnych danych liczbowych do przewidywania wyników biznesowych, pozostają one aktualne nawet w przypadku zmian w klimacie biznesowym.
• Zarządzanie wydajnością: Firmy wykorzystują budżety jako cele wydajnościowe, po tym jak menedżerowie analizują wariancję pomiędzy budżetem a rzeczywistością. Prognozy finansowe przewidują wyniki i służą jako dane wejściowe do podejmowania decyzji, jak również do formułowania budżetów.

Czy najpierw jest budżet czy prognoza finansowa?

Firmy muszą przygotowywać budżety z wyprzedzeniem, czasami na miesiące przed końcem roku. Budżety opierają się na założeniach, w tym prognozach finansowych, w celu przygotowania szczegółowych danych finansowych.

Ponieważ prognozy finansowe służą jako dane wejściowe do przygotowania budżetu, w naturalny sposób są one wykonywane w pierwszej kolejności.

Jak stworzyć budżet?

Co powinien zawierać budżet?

Na końcu procesu budżetowania jest stworzenie budżetowego sprawozdania finansowego. Kluczowe elementy obejmują:

• Strumienie przychodów: Wszystkie planowane przychody wraz z kwotą w złotych i terminami.
• Koszty stałe: Koszty takie jak czynsz, media, pensje, podatki od nieruchomości, ubezpieczenia, itp. często niezwiązane z produkcją.
• Koszty zmienne: Obejmują zmieniające się koszty, takie jak podróże i rozrywka, dostawy, materiały i utrzymanie.

Proces budżetowania krok po kroku

Budowanie budżetu jest starannym, iteracyjnym procesem. Podejście krok po kroku jest najlepszym sposobem, aby upewnić się, że podczas formułowania budżetu uwzględnione zostały wszystkie podstawy.

• Zbierz i przeanalizuj wszystkie dane wejściowe do budżetu. Policz strumienie przychodów, koszty stałe, wydatki zmienne i jednorazowe, aby uniknąć niespodzianek.
• Przejrzyj poprzednie budżety. Przeanalizuj dane historyczne, aby określić oczekiwania dotyczące przychodów i wydatków na każdy miesiąc, rozumiejąc trendy miesięczne i sezonowe.
• Skonsultuj się z zespołem. Omów budżety poszczególnych działów z ich kierownikami, aby uzyskać akceptację całego zespołu.
• Opracuj plan wydatków kapitałowych. Rozważ niezbędne wydatki na wymagane inwestycje, takie jak infrastruktura, nieruchomości i sprzęt w okresie budżetowym.
• Stwórz budżetowe dane finansowe. Wykorzystaj wymagania budżetowe do przygotowania rachunku zysków i strat, bilansu oraz rachunku przepływów pieniężnych.
• Zdefiniuj metryki. Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki wydajności i wskaźniki efektywności, aby ocenić rzeczywiste wyniki w stosunku do budżetu.
• Przegląd i strategia. Poszukaj strategicznych możliwości, na przykład zaprzestania działalności niezwiązanej z podstawową działalnością, zainwestowania w technologię w celu poprawy wydajności lub zmniejszenia zadłużenia.

Jak stworzyć prognozę finansową?

Prognozy finansowe mogą pełnić różne funkcje. Pomagają w tworzeniu efektywnych budżetów i wspierają firmy w reagowaniu na zmiany rynkowe. Takie planowanie operacyjne i finansowe pomaga zachować adekwatność liczb w okresie objętym budżetem.

Najświeższe dane historyczne są głównym elementem wejściowym do prognozy finansowej.

Rodzaje prognoz finansowych

• Prognozy finansowe okresowe: Prognoza finansowa do końca okresu budżetowania, zazwyczaj roku fiskalnego.
• Prognozy finansowe kroczące: Regularne prognozy finansowe generowane dla określonego okresu, który wykracza poza rok fiskalny. Prognozy finansowe kroczące zazwyczaj obejmują okres dwunastu miesięcy, ale mogą nawet wykraczać poza ten okres. Uzyskuje się stałą widoczność w określonym okresie.
• Na przykład, 12-miesięczna prognoza finansowa krocząca może początkowo rozpoczynać się w styczniu, a kończyć w grudniu. Pod koniec pierwszego kwartału, prognoza finansowa przenosi się na następne 12 miesięcy i przewiduje liczby na okres od kwietnia do marca przyszłego roku.

Co powinna zawierać prognoza finansowa?

Podobnie jak budżet, prognoza finansowa powinna zawierać następujące elementy:

• Prognozy finansowe przychodów: Strumienie przychodów.
• Koszty stałe: Wynagrodzenia, czynsze, ubezpieczenia, media itp.
• Koszty zmienne: Koszty podróży i wydatków służbowych, materiały, materiały eksploatacyjne, itp.

Proces prognozowania finansowego krok po kroku

Prognozowanie finansowe obejmuje następujące kroki:

• Określenie kluczowych obszarów zainteresowania. Określenie podstawowych założeń i kwestii, które będą miały wpływ na prognozę. Obejmuje to:
• metryki, które próbujesz prognozować, takie jak wielkość sprzedaży, przychody brutto lub wydatki na marketing,
• bieżące lub oczekiwane wymogi regulacyjne oraz inne zmiany prawne i polityczne, które mogą mieć wpływ na prognozę, oraz
• politykę firmy w zakresie prognozowania finansowego.
• Ustalenie okresu prognozy finansowej. Zazwyczaj prognoza finansowa obejmuje okres do końca okresu budżetowego.
• Wypełnij szablon prognozy finansowej. Należy użyć najbardziej aktualnych danych liczbowych.
• Analizuj trendy. Porównaj dane rzeczywiste za okres od początku roku do końca okresu z danymi historycznymi, aby określić trendy do końca okresu.
• Zastosuj analizę trendów do danych rzeczywistych. Wykorzystaj ostatnie liczby z trendami, aby opracować prognozy finansowe. Dokonaj modyfikacji dla znanych zmian w środowisku biznesowym przed złożeniem prognozy finansowe.

Pułapki budżetowania i prognozowania finansowego

Złożoność prognoz budżetowych jest różna w różnych firmach i branżach. Wyzwania są prawie nieuniknione, ale zrozumienie powszechnych pułapek może przygotować Cię na czekające Cię utrudnienia.

• Rozłączne źródła danych. Wiele firm boryka się z silosami danych, co utrudnia uzyskanie użytecznych i wiarygodnych informacji z różnych funkcji. Zbieranie informacji jest również opóźnione, ponieważ zespoły finansowe muszą łączyć dane z różnych źródeł. Opóźnienia te zmniejszają istotność informacji i utrudniają współpracę.
• Ręczne tworzenie budżetu w Excelu. Chociaż wiele firm korzysta z Excela w procesie prognozowania budżetu, arkusze kalkulacyjne są czasochłonne i pracochłonne. Większość menedżerów dobrze radzi sobie z arkuszami kalkulacyjnymi Excel, ale problemy mają tendencję do potęgowania się i stanowią wyzwanie dla rozwijających się firm. Excel jest podatny na błędy ręcznego wprowadzania danych, korupcję danych, błędy w formułach, problemy z integralnością danych i problemy z kontrolą wersji, które mogą wymazać ważne informacje w jednej chwili.
• Brak komunikacji i współpracy pomiędzy zainteresowanymi stronami. Prognozowanie finansowe budżetu wymaga ścisłej współpracy wszystkich zainteresowanych stron, w tym na przykład działów sprzedaży, kadr, marketingu, produktów i operacji. Bez inteligentnego budżetowania działów może zabraknąć skutecznej komunikacji.
• Niedopasowane motywy. Większość budżetów opiera się na podejściu oddolnym, które pozwala kierownikom działów ustalać swoje budżety. Kierownicy mają tendencję do ustalania małych budżetów, więc łatwiej jest im je osiągnąć. Z drugiej strony, ustalenie zbyt wysokiego budżetu obniży morale pracowników.
• Niedokładne, nierealistyczne lub nieaktualne założenia. Budżety i prognozy finansowe muszą być jak najbardziej uzasadnione. Zamiast używać optymistycznych danych dotyczących przychodów i sprzedaży, postaw na osiągalne cele. Po stronie wydatków uwzględniaj realistyczne wydatki, nawet jeśli wpływają one na obniżenie wyniku końcowego. Jeśli rynek zbytnio się zmienił, wyrzuć dane historyczne, które będą mało przydatne.

Budżetowanie

Budżetowanie i prognozowanie finansowe pozwalają utrzymać plany i wyniki firmy na właściwym torze. Budżet przedstawia to, co firma chce osiągnąć, a prognoza finansowa pokazuje, co najprawdopodobniej uda się jej osiągnąć.

Podczas gdy prognozowanie finansowe jest kluczowe dla długoterminowych celów strategicznych, budżet zapewnia środki finansowe na realizację planu operacyjnego.

Rzetelne budżetowanie i prognozowanie finansowe wymaga czasu i stałego wysiłku wszystkich zespołów. Nic dziwnego, że wiele małych firm nie posiada formalnego budżetu.

Podczas gdy większość aplikacji pomaga w tworzeniu budżetów, ich egzekwowanie to zazwyczaj inna gra. Istotne jest, aby móc porównywać rzeczywiste wyniki z budżetem w czasie rzeczywistym.