Aplikacje HR
Zarzadzanie wydatkami w firmie nie jest łatwym zadaniem. W końcu "sposób" pracy zmienił się drastycznie w ciągu ostatnich lat, właściwie zmienia się ciągle. Na dobre i na złe, praca zdalna jest z nami na stałe. W związku z tym, polityka zarządzania wydatkami jest prawdopodobnie zmęczona i nieaktualna.
Dla zespołów księgowych i finansowych jest to zła wiadomość. Przestarzałe zasady bez wątpienia prowadzą do braku kontroli nad wydatkami, a to jest przepis na katastrofę.
Firmy zawsze mają ograniczone zasoby i trzeba odpowiednio rozdysponować te środki w najbardziej efektywny sposób. Jeśli firma nie kontroluje wydatków lub jeśli wydatki nie są zgodne ze strategią i celami, marnujesz kluczową okazję do rozwoju firmy.
Wyzwanie związane z kontrolą wydatków i modernizacją polityk staje się jeszcze większe. A im dłużej będziemy opierać się dostosowaniu, tym trudniej będzie to pogodzić na koniec roku.
Zarządzanie wydatkami służbowymi w firmie
Jak stworzyć własną politykę wydatków?
Zarządzanie wydatkami w firmie jest tym, co firma robi, aby przetwarzać, płacić i kontrolować swoje wydatki. Zarządzanie obejmuje polityki i procedury, które regulują wydatki, jak również aplikacje informatyczne, technologie i usługi wykorzystywane do przetwarzania i analizowania danych z nimi związanych.
Kwestie do rozważenia, w zakresie zarządzania wydatkami służbowymi. Na przykład:
- Czy wydatki firmowe są stałe, zmienne, czy okresowe?
- Czy wydatki firmowe są lekkie czy celowe?
- Czy należą one do kosztów operacyjnych czy nieoperacyjnych?
- Czy są to wydatki firmowe i na podróże? Wydatki na spotkania? A może wydatki codzienne?
W ramach kategorii istnieje wiele różnych wydatków ponoszonych przez firmę. Na przykład:
- Marketing, reklama, imprezy, promocje.
- Wynagrodzenia, kontrahenci niezależni oraz inne świadczenia i płace.
- Czynsz, media i ubezpieczenie.
- Materiały eksploatacyjne do biura dla członków zespołu pracujących zdalnie.
- Subskrypcje na technologię i oprogramowanie.
Biorąc pod uwagę, że średnio 20% złożonych raportów wydatków zawiera błędy, a poprawienie każdego z nich kosztuje ponad 15 minut, bardzo ważne jest, aby od samego początku mieć jasną i zwięzłą politykę wydatków.
Wskazówki dotyczące tworzenia własnej polityki wydatków firmowych, tak aby była ona zgodna z nowym sposobem pracy.
Zarządzanie wydatkami służbowymi w firmie, użyj jasnego języka
Po pierwsze i najważniejsze, prawdopodobnie spiszesz swoją politykę wydatków w firmie, aby podzielić się nią z pracownikami. W związku z tym język, którego używasz, musi być jasny, zwięzły i zrozumiały dla wszystkich, a nie tylko dla zespołów księgowych i finansowych.
Przejrzystość i jednoznaczność zazwyczaj prowadzi do jasności myśli. W związku z tym, pamiętaj, aby utrzymać politykę prostą i unikaj stosowania żargonu prawnego, który pozostawia pracowników z niedomówieniami.
Zarządzanie wydatkami służbowymi w firmie, opracuj politykę wydatków
Każda firma ma swoją unikalną kulturę wydatkowania. Zanim zaczniesz pisać politykę zarządzania wydatkami w firmie, musisz określić, jaki typ polityki najlepiej pasuje do kultury organizacyjnej Twojej firmy.
Istnieją cztery rodzaje kultury wydatkowania:
- Administracyjna: Kładzie nacisk na poprawność proceduralną i skoordynowane podejmowanie decyzji strategicznych.
- Demokratyczna: Nakłada dużą odpowiedzialność na liderów i zespoły, co sprawia, że pracownicy czują się odpowiedzialni.
- Zwinna: Kultura obejmuje porządek i stabilność, ale również zachęca do adaptacyjności i innowacyjności.
- Nieograniczony: Ta polityka upoważnia pracowników do brania odpowiedzialności za decyzje, dzięki czemu firmy mogą szybko reagować i dostosowywać się na bieżąco.
Każda kultura wydatków ma unikalny sposób podejścia do wydatków firmowych, a co za tym idzie, każdy typ kultury wydatkowania będzie miał wpływ na szerszą działalność firmy.
Na przykład, jeśli przyjmiesz politykę nieograniczonych wydatków, członkowie Twojego zespołu będą czuli się upoważnieni do swobodnego wydawania pieniędzy w obszarach, które uważają za istotne dla rozwoju. Natomiast kultura administracyjna stworzy hierarchię, ale ograniczy błędy w wydatkach.
Niezależnie od tego, co zdecydujesz, decyduj mądrze. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jaki typ kultury wydatkowania ma Twoja firma.
Zarządzanie wydatkami służbowymi w firmie, określ budżet
Zanim przekażesz firmową kartę kredytową członkom swojego zespołu, Twoja polityka wydatków w firmie musi określać rodzaje kategorii wydatków, które można rejestrować, oraz budżet dla każdej z tych kategorii.
Musisz tak wyważyć budżet, aby był on sprawiedliwy dla członków zespołu, a jednocześnie sensowny z punktu widzenia tego, na co firma może sobie pozwolić.
Dzięki ustaleniu budżetów i podzieleniu wydatków na kategorie, zespoły będą miały jasny obraz tego, ile mogą wydać na każdy rodzaj wydatków.
Zaangażuj pracowników, aby zarządzać wydatkami służbowymi w firmie
Odgórne podejście do zarządzania wydatkami w firmie może być błędne. W końcu kadra kierownicza, która wyznacza kierunki rozwoju firmy, zazwyczaj nie działa w terenie. W związku z tym nie zawsze wiedzą, co jest najlepsze dla poszczególnych zespołów.
Jeśli chodzi o tworzenie polityki wydatków, pamiętaj, aby skonsultować się z tymi, na których ma ona największy wpływ. Menedżerowie niższego szczebla często najlepiej znają potrzeby swoich zespołów. Uwzględnienie ich głosu uchroni Cię przed ustaleniem zbyt niskich lub zbyt wysokich budżetów. A poza tym, słuchanie zespołów bez wątpienia poprawi kulturę i morale.
Zarządzanie wydatkami służbowymi w firmie, zarządzaj procesem zwrotu wydatków służbowych
Polityka zarządzania wydatkami w firmie jest bez znaczenia bez szczegółów dotyczących tego, w jaki sposób członkowie zespołu mogą zarówno dokonywać płatności, jak i ubiegać się o ich zwrot.
- Czy używasz wirtualnych kart płatniczych?
- Czy zespoły składają wnioski o zamówienie?
- Czy członkowie zespołu mają dokonywać zakupów przy użyciu własnej karty i składać Wniosek o zwrot wydatków?
Niezależnie od tego, jaki jest Twój proces, pamiętaj, aby wyjaśnić kroki, jakie pracownik musi podjąć, aby dokonać płatności i, jeśli to konieczne, ubiegać się o zwrot wydatków.
W tej części zasad, pamiętaj, aby zawrzeć informację o tym, czy istnieje limit czasowy na złożenie wniosku o zwrot wydatków służbowych oraz w jaki sposób firma zamierza zwracać koszty. Określ, jak długo może trwać proces rozliczania zwrotu wydatków.
Co najważniejsze, jasny proces rozliczania wydatków służbowych pozwoli członkom zespołu zaoszczędzić czas na uganianie się za zwrotami kosztów. Wyznaczy również właściwe oczekiwania dotyczące sposobu dokonywania wydatków służbowych i sprawi, że zespoły będą mogły być pewne, że wydają pieniądze we właściwy sposób.
Zarządzanie wydatkami służbowymi w firmie
Obecnie polityka zarządzania wydatkami służbowymi w firmie musi odzwierciedlać szybko zmieniający się krajobraz nowoczesnej, rozproszonej pracy. Bez jasnej i zrozumiałej polityki zarządzania wydatkami służbowymi, zespoły pozostaną zablokowane przez nie. Co ważniejsze, nie będą one w stanie efektywnie przyczynić się do rozwoju organizacji.
Wpłynie to nie tylko na kulturę firmy, ale również zahamuje rozwój biznesu. A bez silnej kultury i rozwoju, firma będzie miała trudności z utrzymaniem się na rynku. Wspaniałe pomysły wymagają pieniędzy, więc dobrze nimi zarządzaj. Jeśli chcesz stworzyć skuteczną politykę wydatków służbowych i przyspieszyć ten proces.
