Aplikacje HR
Podróżujący służbowo pracownicy są reprezentantami firmy. Przeprowadzają prezentacje, zamykają transakcje i zapewniają przepływ gotówki. Ale firma musi wydać pieniądze na podróże, aby pozyskać sprzedaż. Firmy nadal wydają mnóstwo pieniędzy na zarządzanie podróżami służbowymi, aby utrzymać przyszłe przychody. Pracownicy potrzebują korzystać z aplikacji rozliczanie delegacji służbowych, aby sprawnie i szybko rozliczyć wyjazdy służbowe, odzyskać poniesione wydatki.
Mimo, że rozliczanie delegacji służbowych może wydawać się proste, nie jest to wcale takie proste. Jest w nim wiele zmiennych elementów i zbyt wiele osób jest w nie zaangażowanych. Zanim pracownicy otrzymają wnioski o wyjazd od menedżera, zespołu finansowego i kierownika działu, ceny biletów się zmienić, hotele mogą zostać wyprzedane, a firma płaci o wiele więcej niż planowała.
Przestarzałe procesy związane z rozliczaniem delegacji służbowych skutkują nieefektywnym zarządzaniem kosztami podróży oraz niewiarygodną stratą czasu i zasobów. Jednak posiadanie aplikacji do rozliczania delegacji służbowych może uprościć i usprawnić procesy w podróży służbowych.
Rozliczanie delegacji służbowych krok po kroku
Rozliczanie delegacji służbowych rozpocznij od wypełnienia wniosku o podróż służbową
Zacznij od stworzenia portalu, na którym Twoi pracownicy będą mogli zgłaszać zapotrzebowanie na podróże służbowe. Może to być formularz, w którym większość danych pracownika, takich jak imię i nazwisko oraz osoba odpowiedzialna za raportowanie, jest wypełniona. Pracownicy muszą jedynie wprowadzić szczegóły dotyczące podróży, którą zamierzają odbyć.
Rozliczanie delegacji służbowych w aplikacji polega na uzyskania aprobaty na podróż
Gdy pracownicy złożą swoje wnioski delegacji służbowych, są one wysyłane do zatwierdzenia przez jedną lub więcej osób. To właśnie tutaj przydaje się posiadanie dobrze zdefiniowanej polityki zarządzania podróżami służbowymi. Możesz zdecydować się na automatyczne zatwierdzanie wniosków o delegację w oparciu o określone kryteria. Być może, jednodniowa delegacja służbowa nie musi przechodzić przez długi proces zatwierdzania.
Rozliczanie delegacji służbowych polega na rozliczaniu wydatków
Pracownicy mogą przechwytywać faktury, rachunki, pokwitowania wydatków i przesyłać je na bieżąco. To oszczędza im wiele czasu po powrocie do firmy lub biura domowego. Wszystko, co muszą zrobić, to upewnić się, że ich wydatki służbowe nie naruszają polityki delegacji służbowych i przesłać je. Istnieją aplikacje do zarządzania finansami, które wychwytują informacje z cyfrowej kopii paragonu i odpowiednio kategoryzują wydatki.
Rozliczanie delegacji służbowych obejmuje uzyskanie akceptacji poniesionych wydatków
Ustawiając hierarchię zatwierdzania wydatków służbowych, możesz mieć pewność, że odpowiednie informacje dotrą do właściwej osoby we właściwym czasie. W niektórych przypadkach można nawet zdecydować się na automatyczne zatwierdzanie wniosków o zwrot kosztów delegacji.
Na przykład, jeśli roszczenie jest mniejsze niż 50 złotych, a kategoria wydatków obejmuje żywność, można wybrać automatyczne zatwierdzanie tego roszczenia, co pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu.
Rozliczanie delegacji służbowych kończy się uzyskaniem zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników
Po zatwierdzeniu przez zespół finansowy można skonfigurować automatyczny proces zwrotu kosztów delegacji służbowej, w ramach którego pieniądze są przekazywane bezpośrednio na konta bankowe pracowników.
Rozliczanie delegacji służbowych, przydatne cechy aplikacji delegacje
Najlepsza aplikacja do rozliczania delegacji służbowych powinna przejąć od firmy cały proces: od wniosków o delegację służbową podróż, przez zatwierdzenie, po zwroty kosztów pracownikom.
W zależności od wymagań, możesz potrzebować gotowej aplikacji do rozliczania delegacji służbowych lub dostosować ją samemu. Jednak istnieje kilka kluczowych funkcji, bez których nie można się obejść:
Chociaż rozliczanie delegacji służbowych i ubieganie się o zwrot kosztów podróży może być nudne, jest kilka elementów, które możesz zrobić, aby uczynić je mniej zniechęcające. Postępowanie zgodnie z usprawnionym procesem zatwierdzania delegacji służbowych może pomóc Ci zaoszczędzić czas i uniknąć kosztownych błędów.
